Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
27 Ngăn ngừa sự phá hủy hoặc xóa các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan vào mọi lúc, trừ trường hợp quy định tại điều 3.4: Lưu giữ lại và xử lý hồ sơ theo yêu cầu.
28 Có thể vạch ra tất cả các yếu tố siêu dữ liệu để tạo ra một hồ sơ siêu dữ liệu cho hồ sơ số, hoặc, tập hợp hồ sơ số.
29 Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh xác định nguồn dữ liệu cho từng yếu tố siêu dữ liệu trong cấu hình hệ thống.
30 Có khả năng sử dụng nội dung của yếu tố siêu dữ liệu để xác định quá trình chức năng,53
khi yếu tố siêu dữ liệu liên quan đến hoạt động chức năng của hệ thống kinh doanh.
52 Điều này trích từ TCVN 7420 (ISO 15489-1) Quản lý hồ sơ, điều 7.2 Các đặc điểm của hồ sơ.
53 Chức năng này hoặc được kết hợp trong hệ thống kinh doanh hoặc được đưa ra qua tích hợp với
30.1. Khi hệ thống kinh doanh liên kết chặt chẽ siêu dữ liệu hồ sơ với các chức năng của nó, các siêu dữ liệu cần cung cấp cả thông tin mô tả và hỗ trợ tích cực cho việc đạt được chức năng tự động.
30.2. Trường hợp hệ thống kinh doanh hỗ trợ liên kết giữa chức năng sắp xếp và cơ chế quản lý hồ sơ khác được hỗ trợ bởi hệ thống,54 thì phải cảnh báo cho người quản trị hệ thống kinh doanh khi cơ chế kiểm soát liên quan đến các lớp sắp xếp được cập nhật, và bảo vệ các lớp sắp xếp từ khi sửa đổi cho đến khi sửa đổi được hoàn tất.
31 Hỗ trợ cơ chế chứng thực nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu, chẳng hạn như: ● định dạng nội dung yếu tố;
● phân loại giá trị;
● xác nhận lại danh mục giá trị và
● tài liệu tham khảo sơ đồ phân loại có giá trị (khi được hỗ trợ).
32 Có thể quản lý hồ sơ siêu dữ liệu theo thời gian - duy trì các liên kết đến hồ sơ và xử lý bổ sung thêm siêu dữ liệu về các hoạt động quản lý hồ sơ.55
Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác: 33 Có thể quản lý hồ sơ siêu dữ liệu như một thực thể duy nhất.
34 Không giới hạn số lượng yếu tố siêu dữ liệu được cho phép đối với mỗi hồ sơ hoặc một thành phần của hồ sơ trong hệ thống.56
35 Cho phép đặc tả các yếu tố siêu dữ liệu được duy trì và nhập thủ công, thông qua đặc tả yêu cầu hoặc thông qua cấu hình.
36 Hỗ trợ các định dạng khác nhau hoặc kết hợp các định dạng cho các yếu tố siêu dữ liệu, bao gồm:
● chữ cái; ● chữ số; ● số;
● ngày / giờ; và
● theo logic (nghĩa là Có / Không hoặc Đúng / Sai).
37 Cho phép các giá trị siêu dữ liệu được lấy từ bảng tra cứu hoặc từ các lệnh của hệ điều hành, nền ứng dụng hoặc phần mềm ứng dụng khác, theo yêu cầu.
Hệ thống kinh doanh có thể:
54 Cơ chế quản lý hồ sơ này có thể tự sáp nhập vào trong hệ thống kinh doanh hoặc được đưa ra qua
tích hợp với các ứng dụng phần mềm chuyên dụng hoặc hệ thống kinh doanh khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
55 Hệ thống kinh doanh có thể có khả năng quản lý độc lập hồ sơ siêu dữ liệu, bất kể các hồ sơ số
được duy trì trong hệ thống kinh doanh hoặc trong kho đối tượng số bên ngoài. Trường hợp hệ thống kinh doanh không có khả năng quản lý độc lập hồ sơ siêu dữ liệu theo thời gian, và các hồ sơ số được duy trì trong hệ thống, thi hệ thống kinh doanh phải có khả năng hoặc là:
- xuất hồ sơ siêu dữ liệu sang một hệ thống bên ngoài, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, có khả năng quản lý thích hợp hồ sơ siêu dữ liệu và cho phép nó được kết nối với các hồ sơ chứa trong hệ thống kinh doanh ban đầu. Trong trường hợp này, bắt buộc hệ thống kinh doanh bên ngoài hỗ trợ việc nhập siêu dữ liệu từ hệ thống kinh doanh ban đầu. Hệ thống kinh doanh nhập dữ liệu phải có khả năng quản lý hồ sơ siêu dữ liệu theo yêu cầu chức năng lưu trữ hồ sơ đầy đủ đã quy định trong đặc tả này; hoặc
- cho phép giao diện với hệ thống bên ngoài, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, để hệ thống bên ngoài có thể quản lý hồ sơ siêu dữ liệu được duy trì trong hệ thống kinh doanh ban đầu. Hệ thống kinh doanh bên ngoài phải có khả năng hỗ trợ quản lý liên tục hồ sơ siêu dữ liệu theo yêu cầu chức năng về lưu trữ hồ sơ đầy đủ đã được nêu trong đặc tả này.
Khi hệ thống kinh doanh không có khả năng quản lý độc lập hồ sơ siêu dữ liệu theo thời gian, như yêu cầu 32, và các hồ sơ số được duy trì bên ngoài hệ thống, thì hệ thống kinh doanh phải có khả năng xuất siêu dữ liệu cùng với hồ sơ số vào kho đối tượng số tập trung, chẳng hạn như hệ thống quản ly hồ sơ điện tử, để quản lý liên tục.
56 Yêu cầu này có thể không có liên quan nếu hệ thống được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu
38 Hỗ trợ xác nhận siêu dữ liệu bằng cách gọi đến phần mềm ứng dụng khác