Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
39 Hỗ trợ di chuyển các hồ sơ số bằng cách đưa ra cơ chế gán hoặc phân loại lại các hồ sơ trong hệ thống (bao gồm cả gán hồ sơ từ một tập hợp hồ sơ sang một tập hợp khác, nơi mà tập hợp các hồ sơ được hỗ trợ).
40 Hỗ trợ cơ chế để nhân bản các hồ sơ số.57
Khi hệ thống kinh doanh có thể sao chép nội dung của một hồ sơ số hiện có để tạo ra một hồ sơ số mới và riêng biệt, nó phải đảm bảo hồ sơ gốc vẫn còn nguyên vẹn và không bị thay đổi.
40.2. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ nhân bản hồ sơ số, hệ thống có thể cung cấp một bản sao dễ dàng kiểm soát được hoặc cho phép hệ thống kinh doanh liên kết đến một hệ thống bên ngoài có khả năng cung cấp bản sao dễ dàng kiểm soát được.
40.3. Hệ thống kinh doanh có thể tạo thuận lợi cho việc theo dõi các bản sao được làm từ hồ sơ số, ghi thông tin về truy cập vào các bản sao trong hồ sơ kiểm định.58
Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
41 Cho phép tạo trích xuất từ hồ sơ số, nhờ đó thông tin nhạy cảm được loại bỏ hoặc không thấy được trong trích xuất, trong khi hồ sơ gốc vẫn giữ nguyên vẹn.
41.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ trích xuất, nó phải ghi chú trích xuất trong siêu dữ liệu của hồ sơ gốc, bao gồm ngày, thời gian, người tạo lập và lý do tạo trích xuất.59
41.2. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ trích xuất, hệ thống phải sao chép các thuộc tính siêu dữ liệu từ hồ sơ gốc để trích xuất - cho phép lựa chọn các yếu tố siêu dữ liệu để sửa đổi khi cần60
41.3. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ trích xuất, hệ thống có thể tạo liên kết điều hướng giữa trích xuất và hồ sơ số. Như vậy liên kết giữ được mối quan hệ giữa trích xuất và hồ sơ số mà không ảnh hưởng đến truy cập và kiểm soát an ninh của hồ sơ.
42 Đưa ra các giải pháp xóa thông tin nhạy cảm bằng cách tạo ra các bản sao của hồ sơ dưới nhiều dạng định dạng nhờ sự hỗ trợ của hệ thống, bao gồm cả âm thanh và video.