Các yêu cầu chức năng người dùng được xác định chính thức và vạch ra yêu cầu về dữ liệu, hiệu năng hệ thống, an ninh và yêu cầu bảo trì hệ thống. Tất cả các yêu cầu được xác định chi tiết đủ cho tiến hành thiết kế hệ thống. Tất cả các yêu cầu cần phải đo lường và kiểm chứng được, và hiểu được nhu cầu kinh doanh, cơ hội trong giai đoạn khởi đầu. Tài liệu liên quan đến yêu cầu người dùng từ giai đoạn lập kế hoạch được sử dụng làm cơ sở phân tích nhu cầu người dùng và phát triển yêu cầu người dùng chi tiết hơn. Trong giai đoạn phân tích yêu cầu, hệ thống xác định chi tiết hơn đối với đầu vào, quá trình, đầu ra và giao diện hệ thống. Quá trình xác định này xảy ra ở cấp độ chức năng (có nghĩa là, hệ thống mô tả về chức năng thực hiện, chứ không phải về các chương trình máy tính, tệp tin và các dòng dữ liệu). Tầm quan trọng của giai đoạn này là xác định những chức năng phải được thực hiện chứ không phải là làm thế nào để thực hiện các chức năng.
4. Thiết kế
Đặc tính vật lý của hệ thống được thiết kế trong giai đoạn này. Môi trường hoạt động được thiết lập, hệ thống con chủ yếu và các đầu vào đầu ra được xác định, và các quá trình được phân bổ cho các nguồn lực. Tất cả mọi thứ yêu cầu đầu vào hoặc đầu ra của người dùng được xem xét cẩn thận. Đặc tính vật lý của hệ thống được quy định cụ thể và được chuẩn bị thiết kế chi tiết. Các hệ thống con được xác định trong giai đoạn thiết kế được dùng để tạo ra cấu trúc chi tiết của hệ thống. Mỗi hệ thống được phân chia thành một hoặc nhiều đơn vị thiết kế hoặc module. Thông số kỹ thuật logic chi tiết được chuẩn bị cho từng phần của phần mềm.
Giai đoạn thiết kế phải được tính toán cho các yêu cầu chức năng của hồ sơ và các yêu cầu khác liên quan (ví dụ, quản lý, thủ tục và kỹ thuật) được xác định là kết quả của giai đoạn phân tích yêu cầu trước đó. Tương tự như yêu cầu bảo mật, thông số kỹ thuật thiết kế liên quan đến hồ sơ phải được đan kết với các thông số kỹ thuật thiết kế vật lý và logic (có nghĩa là, kiến trúc dữ liệu, mô hình dữ liệu, v.v...) cho hệ thống.
5. Lắp đặt
Hoạt động của giai đoạn này là chuyển thiết kế hệ thống được xây dựng trong giai đoạn thiết kế thành một hệ thống thông tin làm việc có khả năng giải quyết các yêu cầu hệ thống. Giai đoạn phát triển bao gồm các hoạt động xây dựng hệ thống, kiểm tra hệ thống và tiến hành kiểm tra định tính chức năng để đảm bảo các quy trình chức năng của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu quá trình chức năng. Một bước quan trọng trước khi cài đặt và vận hành hệ thống trong một môi trường sản xuất là phải tùy thuộc vào hệ thống để hoạt động chứng nhận và công nhận. Một số dạng thử nghiệm được tiến hành trong giai đoạn này. Đầu tiên, thử nghiệm tích hợp hệ thống con được thực hiện và đánh giá của nhóm phát triển để chứng minh rằng các thành phần chương trình tích hợp đúng cách vào hệ thống con và các hệ thống con tích hợp hợp thức vào một ứng dụng. Đây là nơi thử nghiệm để đánh giá khả năng của hệ thống lưu giữ và duy trì hồ sơ (theo yêu cầu chức năng) được tiến hành. Tiếp theo, thử nghiệm hệ thống được tiến hành và đánh giá để đảm bảo hệ thống phát triển đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật, bao gồm các yêu cầu thực thi. Hơn nữa, kiểm tra khả năng hồ sơ sẽ là một phần của thử nghiệm tổng thể và quá trình đánh giá. Kiểm tra tập trung vào tính toàn vẹn dữ liệu từ khía cạnh an ninh và triển vọng quản lý hồ sơ sẽ xác nhận khả năng của hệ thống đảm bảo các yêu cầu về độ tin cậy, tính xác thực, độ đầy đủ, v.v... Cuối cùng, người dùng tham gia thử nghiệm để xác nhận rằng hệ thống phát triển đáp ứng tất cả yêu cầu người dùng bao gồm cả khả năng hệ thống tạo dễ dàng tiếp cận và truy vấn hồ sơ. Một khi hệ thống được chấp nhận, nó sẽ chuyển sang 'sản xuất', dựa trên thông báo chính thức về việc lắp đặt cho người dùng cuối, thực hiện kế hoạch đào tạo được xác định trước, nhập hoặc chuyển đổi dữ liệu, và xem xét sau lắp đặt.
Trong giai đoạn này, hệ thống được giám sát tiếp tục thực hiện theo yêu cầu của người dùng, và được kết hợp với yêu cầu sửa đổi hệ thống. Hệ thống vận hành được đánh giá định kỳ thông qua việc xem xét xác định làm thế nào hệ thống có thể được vận hành hiệu quả và hiệu quả hơn. Vận hành tiếp tục chừng nào mà hệ thống được thích nghi một cách hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của một tổ chức. Điều này có nghĩa là thay đổi các yêu cầu liên quan đến hồ sơ, (do luật mới, thay đổi yêu cầu kinh doanh, những thay đổi trong thiết kế của các quá trình kinh doanh, v.v...) phải được điều chỉnh trong khi giám sát và các quá trình thay đổi phải được thực hiện trong giai đoạn này. Cung cấp hỗ trợ người dùng là một hoạt động liên tục. Người sử dụng mới sẽ yêu cầu được đào tạo. Trọng tâm của giai đoạn này là đảm bảo nhu cầu của người dùng được đáp ứng và hệ thống tiếp tục thực hiện theo quy định trong môi trường hoạt động. Khi cần thiết sửa đổi hoặc thay đổi, hệ thống có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch. Các hoạt động liên quan đến sắp xếp của hệ thống đảm bảo kết thúc có trật tự và bảo toàn thông tin quan trọng về hệ thống mà một số hoặc tất cả các thông tin (bao gồm cả thông tin trong hồ sơ) có thể được kích hoạt trong tương lai nếu cần thiết.
Điều quan trọng là phải bảo quản thích hợp các hồ sơ đã được xử lý bởi hệ thống (có nghĩa là, di chuyển các hồ sơ có giá trị sang các hệ thống khác bao gồm cả việc hỗ trợ kho lưu trữ), theo chính sách và quy định quản lý hồ sơ, để truy cập trong tương lai.