Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
77 Cho phép các lớp sắp xếp được áp dụng một cách có hệ thống cho các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, và khi có thể là tập hợp hồ sơ số. Các phương tiện sử dụng cho hệ thống kinh doanh để áp dụng các lớp sắp xếp và quá trình sắp xếp liên quan có thể bao gồm:
● kết hợp chức năng sắp xếp vào trong phần mềm hệ thống kinh doanh;83
● tích hợp các ứng dụng phần mềm bên ngoài với hệ thống kinh doanh để giúp cho việc áp dụng các chức năng xử lý;84
● người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác tự ánh xạ và áp dụng quyền xử lý cho các hồ sơ của hệ thống kinh doanh;85 hoặc
● bất kỳ sự kết hợp ở trên.86
77.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ việc sử dụng quy tắc hệ thống được xác định trước, hệ thống phải cho phép cập nhật thủ công, hoặc kế thừa có hiệu quả các lớp sắp xếp khi lớp sắp xếp mới được áp dụng sau việc thay đổi quy tắc hệ thống được xác định trước.
78 Cho phép các lớp sắp xếp được áp dụng cho bất kỳ và tất cả hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc khi có thể là tập hợp các hồ sơ số, được lưu giữ bởi hệ thống.
79 Ghi lại tất cả các lệnh xử lý trong hồ sơ siêu dữ liệu.
80 Tự động theo dõi việc bắt đầu và tiến triển của thời gian lưu giữ, để xác định ngày sắp xếp cho các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc nếu có thể là tập hợp các hồ sơ số.
81 Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền
79 Có khả năng xuất một bộ các lớp sắp xếp có thẩm quyền từ hệ thống kinh doanh, hoặc khi phù
hợp, là cơ cấu quản lý sắp xếp bên ngoài có liên quan, để chúng có thể được chuyển giao cho một hệ giống khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
80 Một bộ các lớp sắp xếp có cấu trúc được phát hành bởi một cơ quan lưu trữ có thể được biết đến
như là một tài liệu sắp xếp hoặc sắp xếp / duy trì tiến độ.
81 Ánh xạ thủ công các lớp sắp xếp có thể khá tốn thời gian, khi số lượng lớn các lớp sắp xếp cần phải được ánh xạ tới các hồ sơ số lưu giữ trong hệ thống kinh doanh.
82 Để hỗ trợ các tổ chức có thể có nhiều hơn một thẩm quyền xử lý mà đã được phê duyệt
83 Mức độ tinh vi của chức năng xử lý được kết hợp trong hệ thống kinh doanh sẽ khác nhau tùy theo
tính chất và độ phức tạp của hệ thống.
84 Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý sắp xếp chuyên dụng hoặc tích hợp với
hệ thống kinh doanh bên ngoài với chức năng lưu trữ hồ sơ đầy đủ, chẳng hạn như một hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Hồ sơ hoặc có thể được xuất với cơ chế bên ngoài nơi chúng được lưu giữ và được ứng dụng việc kiểm soát quản lý sắp xếp thích hợp, hoặc, cơ chế bên ngoài có thể giao diện với hệ thống kinh doanh, để áp dụng kiểm soát quản lý sắp xếp thích hợp các hồ sơ được lưu giữ chính bên trong hệ thống kinh doanh.
85 Khi hệ thống kinh doanh không có khả năng hỗ trợ đầy đủ quá trình sắp xếp tự động hệ thống cần
thiết phải tự ánh xạ thẩm quyền sắp xếp cho các hồ sơ được kiểm soát bởi hệ thống và tự áp dụng các lệnh sắp xếp cho các hồ sơ, hoặc tập hộp các hồ sơ theo yêu cầu.
86 Giải pháp tự động áp dụng các lớp sắp xếp có thể không đủ linh hoạt để đáp ứng tất cả các tình
khác áp dụng lớp sắp xếp khác nhau cho hồ sơ số bất cứ lúc nào.
82 Hạn chế khả năng áp dụng và tái áp dụng các lớp sắp xếp đối với người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác.
83 Hỗ trợ quá trình sắp xếp bao gồm:
● xác định các hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, và có thể là tập hợp các hồ sơ số, mà thời gian lưu giữ đã qua; ● thông báo của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác;
● áp dụng lại87 lớp sắp xếp nếu cần;
● thực hiện các lệnh xử lý có liên quan sau xác nhận của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác; có thể áp dụng tự động hoặc bằng tay những điều đã được xác định bởi cơ chế xử lý đã được hệ thống kinh doanh sử dụng, như đã nêu trong Yêu cầu 77.
84 Hạn chế vận hành quá trình xử lý của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác.
85 Hỗ trợ kích hoạt xử lý dựa trên siêu dữ liệu hiện hành.88 Ví dụ: ● ngày tạo lập hồ sơ;
● ngày truy vấn sau cùng của một hồ sơ;
● ngày mở hoặc đóng một tập hợp hồ sơ (nếu có); ● ngày xem xét cuối cùng của hồ sơ, hoặc tập hợp hồ sơ.
86 Hỗ trợ kích hoạt xử lý bên ngoài dựa vào thông báo của sự kiện được xác định hoặc tự nhập vào hệ thống bởi người dùng hoặc tự động bổ sung thông qua hệ thống kinh doanh bên ngoài tích hợp với cơ chế sắp xếp.
87 Đảm bảo thời gian lưu giữ được tính theo thời gian thực và không phải nhân tạo. 88 Cho phép ngừng hoạt động sắp xếp trên hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc tập
hợp các hồ sơ, để ngăn chặn bất kỳ lệnh xử lý diễn ra trong suốt thời gian ngừng hoạt động.89
89 Ngăn chặn việc xóa hoặc hủy bỏ bất kỳ chủ đề hồ sơ số để ngừng hoạt động xử lý.90
90 Hạn chế khả năng người quản trị hệ thống hoặc người dùng khác có thẩm quyền gỡ bỏ lệnh ngừng hoạt động.
91 Có thể xác định bất kỳ xung đột của các lệnh xử lý và hoặc là:
● tự động áp dụng lệnh xử lý đúng theo tuần tự đã được quy định của tổ chức;91 hoặc ● thông báo cho người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác và yêu cầu khắc phục hậu quả.
Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
92 Có khả năng tạo lập92 bằng cách tự động áp dụng lớp sắp xếp cho hồ sơ số mới được tạo ra hoặc nhận được và siêu dữ liệu liên quan, hoặc tập hợp các hồ sơ số, dựa trên tệp lệnh được xác định trước.93
87 Tái áp dụng lớp sắp xếp phải có hiệu lực ngay trong quá trình xử lý.
88 Siêu dữ liệu có thể hoặc là được tạo ra bởi hệ thống kinh doanh là kết quả của chức năng hệ thống
nội bộ, hoặc có thể được cung cấp bởi một hoặc nhiều cơ chế quản lý hồ sơ bên ngoài được tích hợp với hệ thống kinh doanh, chẳng hạn như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
89 Việc đóng băng một xử lý, ví dụ, có thể đặt cho các hồ sơ được xác định đang trong quá trình phát
hiện hợp pháp hoặc tự do áp dụng thông tin treo hoặc đang hoạt động. Để đáp ứng yêu cầu này, hệ thống không cần đưa ra chức năng đóng băng một xử lý đặc biệt. Hệ thống kinh doanh chỉ cần đơn giản là cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác tự xác định hồ sơ số bị ảnh hưởng và thực hiện kiểm soát để ngăn chặn việc xử lý chúng cho đến khi việc cố định xử lý không còn nữa.
90 Trong những trường hợp khác, xóa, hủy bỏ có thể được thực hiện bởi người quản trị hệ thống kinh
doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền. Xem Yêu cầu 86.
91 Thông thường áp dụng thời gian dài hơn.
93 Có thể thông báo một cách thường xuyên cho người quản trị hệ thống kinh doanh về tất cả các hoạt động xử lý xảy ra trong một thời gian nhất định.
Hệ thống kinh doanh có thể, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
94 Hỗ trợ sắp xếp tự động hồ sơ số và siêu dữ liệu liên quan, hoặc tập hợp các hồ sơ số, dựa trên nội dung của chúng, các yếu tố siêu dữ liệu cụ thể, hoặc kết hợp cả hai.94
94.1. Khi sắp xếp được tự động, hệ thống kinh doanh phải tự động tìm sự xác nhận của người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác trước khi thực hiện bất kỳ lệnh xử lý nào.
95 Hỗ trợ giao diện với quy trình công việc để tạo thuận lợi cho quá trình xử lý.
2.4.3. Xem xét
Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
96 Cung cấp phương tiện mà nội dung của một hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ số, được xác định để sắp xếp có thể được xem xét trước khi áp dụng lệnh xử lý.
97 Xem xét lại toàn bộ nội dung của hồ sơ số, hoặc tập hợp các hồ sơ số, dưới sự xem xét của người xét duyệt để hạn chế truy cập.
98 Cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh tái sử dụng lớp sắp xếp để có thể: ● đánh dấu hồ sơ số, và tập hợp các hồ sơ số, để tiếp tục duy trì và xem xét sau; ● đánh dấu hồ sơ kỹ thuật số, và tập hợp các hồ sơ số, để xuất ngay lập tức, chuyển giao, xử lý bảo quản (thông qua kỹ thuật chẳng hạn như di chuyển) hoặc hủy bỏ; ● đánh dấu hồ sơ số, và tập hợp các hồ sơ số, để tiếp tục duy trì và sau đó xuất, chuyển giao, xử lý bảo quản (thông qua kỹ thuật chẳng hạn như di chuyển) hoặc hủy bỏ; khi lệnh xem xét xử lý được kích hoạt.
Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
99 Đưa ra chi tiết lớp sắp xếp có thể áp dụng cho các hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ số để người duyệt xem lại bằng cách tìm kiếm hoặc di chuyển.
100 Tự động ghi ngày xem xét cuối cùng của siêu dữ liệu hiện hành, và cho phép người duyệt lại cập nhật lý do về quyết định xem xét lại siêu dữ liệu mô tả.
3.4.4. Hủy bỏ
Hệ thống kinh doanh phải, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
101 Đảm bảo kết quả hủy bỏ được xóa sạch hoặc không truy cập được toàn bộ hồ sơ số (bao gồm tất cả các thành phần của mỗi hồ sơ), và chúng cũng không thể phục hồi thông qua các tính năng hệ điều hành hoặc chuyên gia kỹ thuật phục hồi dữ liệu.95
102 Yêu cầu xác nhận việc hủy bỏ từ người quản trị hệ thống kinh doanh hoặc người sử dụng có thẩm quyền khác như là một phần của quá trình xử lý.
103 Ngăn chặn hủy bỏ hồ sơ số, hoặc tập hợp hồ sơ, cho đến khi nhận được xác nhận, và cho phép quá trình này bị hủy bỏ nếu không nhận được xác nhận.
104 Phân biệt giữa chức năng xóa đặc biệt và chức năng hủy bỏ trong quá trình sắp xếp, để mỗi chức năng có thể được giao cho từng người sử dụng có thẩm quyền.
105 Ngăn chặn chức năng xóa được sử dụng trong quá trình xử lý, như vậy việc hủy bỏ ngay lập tức các hồ sơ số được xác định chỉ có thể đạt được thông qua việc phân bổ lớp sắp xếp.
Hệ thống kinh doanh nên, hoặc độc lập hoặc kết hợp với các hệ thống khác:
93 Những lệnh này có thể được áp dụng thông qua siêu dữ liệu kế thừa từ các thực thể cao hơn trong
sơ đồ phân loại hồ sơ được hỗ trợ (theo Yêu cầu 23), hoặc có thể được thiết lập thông qua quy tắc hệ thống được thiết kế đặc biệt để phân bổ siêu dữ liệu sắp xếp (theo Yêu cầu 25 và 26).
94 Có thể thiết lập quy tắc hệ thống xác định trước cho việc gán tự động các lớp sắp xếp dựa vào đặc
điểm của các hồ sơ được tạo ra hoặc nhận được bởi hệ thống kinh doanh. Hệ thống kinh doanh có thể chứa một vài lớp hồ sơ dễ dàng được nhận dạng và nhóm lại thông qua các đặc điểm tương tự, cho phép gán tự động quyền xử lý tại thời điểm lưu giữ.
95 Dù tài liệu này không bao gồm việc quản lý sao chép dự phòng cho mục đích kinh doanh và khắc
phục thảm họa, thì cần lưu ý thói quen tốt là nên đảm bảo các bản sao lưu không được giữ lại lâu hơn yêu cầu cho mục đích kinh doanh.
106 Có khả năng đảm bảo rằng khi một hồ sơ số được phép hủy bỏ, thì tất cả bản dịch thay thế của hồ sơ cũng bị phá hủy.
106.1. Khi hệ thống kinh doanh hỗ trợ hủy bỏ bản dịch thay thế, hệ thống cần cho phép người quản trị hệ thống kinh doanh tắt các chức năng được nêu trong Yêu cầu 105 nếu cần.96