(tham khảo) GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ Thuật ngữ Định nghĩa Truy cập Access
Quyền, cơ hội, phương tiện để tìm kiếm, sử dụng hoặc truy vấn thông tin. Nguồn: ISO 15489-3, điều 3.1.
Kiểm soát truy cập
Access Controls
Lược đồ về cơ cấu không phân cấp, có thể được áp dụng cho các hồ sơ số để ngăn chặn truy cập của người sử dụng trái phép. Có thể bao gồm xác định nhóm người truy cập và danh sách đặc biệt của người dùng có tên cá nhân. Xem thêm Kiểm soát an ninh, Kiểm soát truy cập hệ thống và Nhóm người truy cập. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3:
Reference Document, 2002, p. 28.
Tập hợp Aggregation
Sự tích luỹ bất kỳ của các thực thể hồ sơ ở mức trên một đối tượng hồ sơ (tài liệu, đối tượng số), ví dụ, thư mục số, seri. Xem thêm Thư mục
và Loại hồ sơ.
Dữ liệu kiếm định Audit trail
Dữ liệu cho phép tái thiết hoạt động trước đó, hoặc cho phép các thuộc tính của sự thay đổi (như ngày, thời gian, người điều hành) được lưu trữ để cho chuỗi các sự kiện có thể được xác định trong thứ tự thời gian chính xác. Thông thường dưới hình thức của cơ sở dữ liệu hoặc một hoặc nhiều danh mục các dữ liệu hoạt động. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management
Systems, 3: Reference Document, 2002, p.1.
Xác thực Authentication
Quá trình thử nghiệm một xác nhận để thiết lập mức độ tin tưởng vào độ tin cậy của sự xác nhận. Nguồn: Australian Government Information Management Office, The Australian Government e-Authentication
102 Điều kiện để hủy bỏ thành công các hồ sơ số được nêu trong Yêu cầu 101. Hủy bỏ một hồ sơ số
được coi là không thành công nếu nó vẫn có thể được phục hồi, hoặc là một phần hoặc là tất cả, sau khi áp dụng quá trình hủy bỏ được nêu trong Yêu cầu 101
103 Cố định sắp xếp có thể bao gồm, ví dụ, hồ sơ số là đối tượng đang đợi hoặc đang xem xét quyền
Framework.
Hệ thống kinh doanh Business system
Theo mục đích của tài liệu này, hệ thống kinh doanh là hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ chức. Bao gồm các ứng dụng có mục đích chính là tạo điều kiện giao dịch dễ dàng giữa một đơn vị tổ chức và khách hàng của mình - ví dụ, một hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu tùy biến hoặc cố định, và hệ thống tài chính hoặc nguồn nhân lực. Hệ thống kinh doanh là hệ thống điển hình có chứa dữ liệu động, thường phải cập nhật (kịp thời), có thể được chuyển tải (thao tác) và chứa dữ liệu hiện hành (không dự phòng). Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử có chứa dữ liệu mà không phải là liên kết động với hoạt động kinh doanh (có thời hạn), không thể được thay đổi (bất khả xâm phạm), và có thể sẽ không hiện hành (dự phòng). Xem thêm Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS).
Người quản trị hệ thống kinh doanh Business system administrator
Người sử dụng với trách nhiệm được giao là điều hành hệ thống, bao gồm cả cấu hình, giám sát và quản lý hệ thống kinh doanh và sử dụng hệ thống. Tùy thuộc vào thâm niên công tác của người quản trị hệ thống để giao nhiệm vụ quản trị hệ thống và một số quy trình quản lý hồ sơ.
Lưu giữ Capture
Quá trình gửi tài liệu hoặc đối tượng số vào trong hệ thống quản lý hồ sơ và gán siêu dữ liệu để mô tả hồ sơ và đặt nó vào ngữ cảnh, do đó cho phép quản lý phù hợp hồ sơ theo thời gian. Đối với một số hoạt động kinh doanh chức năng này có thể được gắn vào hệ thống kinh doanh để lưu giữ hồ sơ và siêu dữ liệu liên quan là đồng thời với việc tạo ra các hồ sơ. Xem thêm Đăng ký. Nguồn: National Archives of Australia, Digital
Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004. Adapted from AS 4390, Part 1,
Clause 4.7.
Cơ quan cấp chứng chỉ
Certification authority
Cơ quan tạo ra, ký và cấp giấy chứng nhận khóa công khai để ràng buộc các thuê bao dùng khóa công khai của họ. Nguồn: Australian
Government Information Management Office, The Australian
Government e-Authentication Framework.
Phân loại Classification
1 Xác định và sắp xếp một cách có hệ thống các hoạt động kinh doanh và/hoặc các hồ sơ thành các loại theo quy ước có cấu trúc logic, phương pháp và quy tắc được trình bày trong một hệ thống phân loại. 2 Phân loại bao gồm xác định tài liệu hoặc tệp tin theo quy định, giấy phép người dùng và hạn chế bảo mật hồ sơ. Xem thêm Sơ đồ phân loại hồ sơ. Nguồn: Theo điều 3.5 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1); điều 4.8 của AS 4390-1.
Thành phần Component
Các bộ phận cấu thành một hồ sơ số (chẳng hạn như các thành phần đa phương tiện của một trang web). Cần phải lưu giữ siêu dữ liệu theo các thành phần để cho phép hồ sơ được quản lý theo thời gian, ví dụ, cho mục đích di chuyển hồ sơ. Không nên nhầm lẫn với khái niệm thành phần của 'phần mềm' hay 'hệ thống'. Xem thêm Đối tượng số, Yếu tố dữ liệu và Hồ sơ số. Nguồn: Theo The National Archives (UK),
Requirements for Digital Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 1.
Hồ sơ phức Compound record
Một hồ sơ bao gồm nhiều thành phần đa dạng. Ví dụ, các trang web với đồ họa nhúng và các biểu mẫu.
Kiểm soát Control
Quản lý về mặt vật lý và/hoặc trí tuệ được thiết lập trên các hồ sơ bằng cách tư liệu hóa thông tin về trạng thái vật lý và logic, nội dung, xuất xứ của hồ sơ và các mối quan hệ của chúng với các hồ sơ khác. Các hệ thống và quá trình kiểm soát bao gồm: đăng ký, phân loại, lập chỉ mục và theo dõi. Xem thêm Phân loại và đăng ký.
Chuyển đổi Conversion
Quá trình thay đổi hồ sơ từ một phương tiện sang một phương tiện khác hoặc từ một định dạng sang một định dạng khác. Chuyển đổi liên quan đến sự thay đổi định dạng của hồ sơ, nhưng vẫn đảm bảo hồ sơ lưu giữ lại nội dung chính xác của thông tin chính. Xem thêm Di trú và Bản dịch. Nguồn: Theo điều 3.7 của TCVN 7420-1(ISO 15489-1) và điều 4.3.9.2 của TCVN 7420-2 (ISO 15489-2)
Cryptographic key điện tử. Bao gồm một chuỗi các ký hiệu điều khiển thao tác chuyển đổi mật mã, chẳng hạn như giải mã. Xem thêm Mã hóa và Hạ tầng khóa công cộng (PKI). Nguồn: National Archives of Australia, Recordkeeping
and Online Security Processes: Guidelines for Managing Commonwealth Records Created or Received Using Authentication and Encryption,
2004.
Dữ liệu Data
Sự kiện hoặc lệnh được trình bày một cách chính thức, phù hợp để truyền tải, diễn giải hoặc xử lý tự động hoặc thủ công. Nguồn:
International Council on Archives, Dictionary of Archival Terminology, KG Saur, Munich, 1988, tr. 48.
Yếu tố dữ liệu Data element
Một đơn vị dữ liệu logic, nhận dạng được tạo nên các thành phần cơ bản về mặt tổ chức trong một cơ sở dữ liệu. Thường là sự kết hợp của các ký tự hay bit đề cập đến một mảng riêng biệt của thông tin. Yếu tố dữ liệu có thể kết hợp với một hoặc nhiều yếu tố dữ liệu khác hoặc đối tượng số để tạo thành một hồ sơ số. Xem thêm Dữ liệu, Thành phần, Cơ sở dữ liệu, Hồ sơ số, Trường và Bảng xác định trường.
Cơ sở dữ liệu Database
Một tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan. Cơ sở dữ liệu thường được cấu trúc và lập chi mục để hỗ trợ người dùng truy cập và tìm thông tin. Cơ sở dữ liệu có thể tồn tại ở dạng vật lý hoặc kỹ thuật số. Xem thêm Dữ liệu, Yếu tố dữ liệu, Trường, Bảng và cơ sở dữ liệu quan hệ.
Xóa Deletion
Quá trình loại bỏ, xóa hoặc hủy bỏ thông tin ghi được từ phương tiện bên ngoài quá trình sắp xếp. Xóa trong hệ thống kỹ thuật số thường đề cập đến việc loại bỏ chỉ điểm (ví dụ, thông tin vị trí) cho phép hệ thống xác định nơi một phần cụ thể của dữ liệu được lưu trữ trên phương tiện. Xem thêm Hủy bỏ và Xử lý.
Thuật ngữ mô tả Descriptor
Thuật ngữ hạn định không phân cấp (ví dụ, 'nhân sự') thuộc danh mục bảo mật để giới hạn truy cập vào hồ sơ cụ thể. Thuật ngữ mô tả có thể cung cấp thông tin hoặc tư vấn nhưng không thể chủ động kiểm soát truy cập. Nguồn: Theo The National Archives (UK), Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 27-8.
Hủy bỏ Destruction
1 Quá trình loại bỏ hoặc xóa hồ sơ mà không có khả năng khôi phục. 2 Trong tài liệu này, hủy bỏ liên quan đến quá trình xử lý, theo đó các hồ sơ số, các thực thể tổ chức hồ sơ và siêu dữ liệu của hồ sơ bị loại bỏ vĩnh viễn hoặc xóa sạch theo ủy quyền và được chấp thuận của đối tượng có thẩm quyền xử lý. Xem thêm Xóa. Nguồn: Theo điều 3.8 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)
Chứng chỉ số Digital certificate
Tài liệu số được ký bởi tượng có thẩm quyền cấp chứng chỉ xác định người giữ khóa và cơ quan kinh doanh mà họ đại diện; liên kết người giữ khóa với cặp khóa bằng cách chỉ định khóa công cộng của cặp khóa đó; và phải chứa mọi thông tin khác theo yêu cầu của diện cấp chứng chỉ. Nguồn: National Archives of Australia, Recordkeeping and Online
Security Processes: Guidelines for Managing Commonwealth Records Created or Received Using Authentication and Encryption, 2004.
Thư mục số Digital folder
Tập hợp các hồ sơ số có liên quan giữ mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ trong hệ thống kinh doanh và được quản lý như một đối tượng duy nhất. Một dạng của tập hợp các hồ sơ số. Cũng có thể được gọi thư mục chứa. Xem thêm Tập hợp và Thư mục.
Đối tượng số Digital object
Một đối tượng có thể được trình bày bằng máy tính, chẳng hạn như một tệp tin được tạo ra bởi một hệ thống cụ thể hoặc phần mềm ứng dụng (ví dụ, một tài liệu được xử lý trong văn bản, bảng tính, hình ảnh). Hồ sơ số có thể bao gồm một hoặc nhiều đối tượng số. Xem thêm Thành phần
và Hồ sơ số.
Hồ sơ số Digital record
Hồ sơ trên phương tiện lưu trữ kỹ thuật số, được tạo ra, truyền đi, lưu trữ và/hoặc truy cập bằng các phương tiện thiết bị kỹ thuật số.
Chữ ký số Digital signature
Cơ chế bảo mật trong hồ sơ số cho phép xác định người tạo ra đối tượng số và cũng có thể sử dụng để phát hiện và theo dõi bất kỳ thay đổi đã được thực hiện cho đối tượng số. Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and
Australian Government Information Management Office, Trusting the
Internet: A Small Business Guide to E-security, 2002. tr. 43.
DIRKS Viết tắt của "thiết kế và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ", phương pháp
quản lý hồ sơ và thông tin kinh doanh khác được trình bày trong Tiêu chuẩn Quốc tế về Quản lý hồ sơ (điều 8.4 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) và được trình bày chi tiết trong ấn phẩm Lưu trữ Quốc gia 2001, DIRKS: Chiến lược tiếp cận quản lý thông tin kinh doanh.
Xử lý Disposition
Một loạt quy trình liên quan đến việc thực hiện các quyết định lưu giữ, hủy bỏ hoặc chuyển giao được diễn tả trong sắp xếp hoặc các tài liệu khác. Nguồn: điều 3.9 của TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)
Hiệu lực xử lý Disposition action
Thao tác được ghi trong tài liệu xử lý chỉ rõ thời gian lưu giữ tối thiểu cho một hồ sơ và sự kiện mà ngày xử lý được tính toán từ đó. Xem thêm
Kích hoạt xử lý và Thời gian lưu giữ.
Công cụ kiểm soát xử lý
Disposition authority
Công cụ chính thức xác định thời gian lưu giữ và hiệu lực xử lý hợp lý quy định cho các lớp của hồ sơ được ghi trong công cụ kiểm soát xử lý. Xem thêm Hiệu lực xử lý, Sắp xếp lớp và Thời gian lưu giữ.
Lớp sắp xếp Disposition class
Mô tả đặc tính của một nhóm hồ sơ diễn tả các hoạt động tương tự, cùng với thao tác xử lý được áp dụng cho nhóm. Bao gồm mô tả chức năng và điều kiện hoạt động, ghi chú phạm vi mô tả hồ sơ và hiệu lực xử lý. Thành phần của tài liệu xử lý được thực hiện trong hệ thống kinh doanh như là một bộ quy tắc tạo kích hoạt xử lý, thời gian lưu giữ và hiệu lực xử lý, có thể được áp dụng cho thực thể hồ sơ.
Kích hoạt xử lý Disposition trigger
Thời điểm mà từ đó hiệu lực xử lý được tính. Đây có thể là ngày xảy ra hoặc hoàn thành xử lý. Xem thêm Thời gian lưu giữ.
Hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử (EDRMS)
Electronic document and records
management system (EDRMS)
Hệ thống quản lý hồ sơ số có khả năng cung cấp chức năng quản lý tài liệu.
Tin nhắn điện tử Electronic messages
Mọi loại thông tin liên lạc sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý kinh doanh trong nội bộ kinh doanh, giữa các tổ chức, hoặc với thế giới bên ngoài. Ví dụ phổ biến có: thư điện tử, tin nhắn nhanh và dịch vụ tin nhắn ngắn (SMS). Nguồn: National Archives of Australia, Digital
Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004.
Hệ thống tin nhắn điện tử
Electronic messaging systems
Các ứng dụng được sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân để gửi và nhận, cũng như lưu trữ và truy vấn các tin nhắn điện tử. Các hệ thống này thường không có chức năng quản lý hồ sơ. Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and
Preserving Digital Records, exposure draft, 2004.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERMS) Electronic records management system (ERMS)
Hệ thống tự động được dùng để quản lý việc tạo lập, sử dụng, lưu trữ và xử lý các hồ sơ số được tạo ra nhằm mục đích cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh. Hệ thống này duy trì thông tin theo ngữ cảnh thích hợp (siêu dữ liệu) và các liên kết giữa các hồ sơ để xác nhận giá trị của nó như là bằng chứng. Mục đích chính của hệ thống quản lý hồ sơ điện tử là thu thập và quản lý hồ sơ số. Xem thêm Hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử (EDRMS). Nguồn: National Archives of Australia,
Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records, exposure draft, 2004.
Mã hóa Encryption
Quá trình chuyển đổi dữ liệu vào một mã an toàn thông qua việc sử dụng thuật toán mã hóa để truyền trên mạng công cộng. Bài toán để các mã thuật toán được mã hóa và truyền dữ liệu, nhờ đó mà cung cấp các phương tiện để dữ liệu có thể được giải mã khi nhận và phục hồi dữ liệu gốc. Nguồn: National Archives of Australia, Digital Recordkeeping:
Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records,
exposure draft, 2004. Adapted from Australian Government Information Management Office, Trusting the Internet: A Small Business Guide to E-
ERMS Xem Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử. Bằng chứng
Evidence
Bằng chứng của một giao dịch kinh doanh.
Xuất Export
Quá trình sắp xếp, theo đó các bản sao của hồ sơ kỹ thuật số (hoặc một nhóm các hồ sơ) cùng với siêu dữ liệu từ một hệ thống được được đưa sang hệ thống khác trong cùng tổ chức hoặc ở nơi khác. Xuất hồ sơ không liên quan đến việc loại bỏ hồ sơ từ hệ thống đầu tiên. Xem thêm
Chuyển giao. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK),
Requirements for Electronic Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 3.
Trích xuất Extract
Bản sao của một hồ sơ kỹ thuật số mà ở đó một số tài liệu được gỡ bỏ hoặc vĩnh viễn giấu đi. Trích xuất được thực hiện khi hồ sơ đầy đủ không được đưa ra để truy cập, nhưng một phần của hồ sơ thì có thể. Nguồn: Adapted from The National Archives (UK), Requirements for Electronic
Records Management Systems, 3: Reference Document, 2002, tr. 3.
Trường Field
Tập hợp của một hoặc nhiều yếu tố dữ liệu có liên quan, trình bày một dạng thông tin trong cơ sở dữ liệu. Xem thêm Yếu tố dữ liệu, Cơ sở dữ