6. Bố cục của đề tài
2.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý
Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạnthảotại Việnđược xác địnhgồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản - Thứ nhất: Căn cứ vào thẩm quyền đã được Chủ tịch Viện phê duyệt, thủ trưởng các đơn vị xác định yêu cầu xây dựng mới hoặc xem xét sửa đổi, bổsung các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Thứ hai: Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nảy sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác của Viện. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện được Chính phủ quy định mà xác định yêu cầu xây dựng văn bản theo thẩm quyền để giải quyết công việc.
Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu thập và xử lý dữ liệu. Tại bước này chuyên viên phải thu thập nhiều nguồn thông tin: thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật) nhằm bảo đảm cho những vấn đề được đề cập trong văn bản soạn thảo, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, ban hành văn bản phù hợp với pháp luật hiện hành; thông tin thực tiễn đểgiúp cho văn bản có tính cụ thể, có khả năng ứng dụng cao để văn bản ban hành phù hợp, sát thực, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn.
Trên cơ sở các nguồn thông tin mà chuyên viên cung cấp (qua tiến hành kiểm tra, hệ thống hoá và phân tích thông tin một cách khách quan và khoa học), nếu kiểm định thấy các thông tin đều phù hợp với pháp luật hiện hành, không chồng chéo với các quyết định có liên quan đã ban hành trước đó, Chủ tịch Viện nhất trí hoặc ngược lại, nếu xét thấy không cần thiết sẽ bác
tốt là điều kiện để loại bỏ được những thông tin trùng thừa, mâu thuẫn giữa các văn bản, là cơ sở để so sánh chọn lựa những thông tin thích hợp, phù hợp vừa đảm bảo tính hiện hành đồng thời mang được tính dự đoán, dựbáo; là cơ sở để đề (đưa) ra các phương án về dự tính phương tiện, biện pháp, thời gian và thời hạn hiệu lực của văn bản giúp cho việc thực hiện mang tính khả thi cao.
Bước 2: Lập đềcương và viết bản thảo
- Lập đề cương
Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dựđịnh thể hiện trong nội dung văn bản
Trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích ban hành và phạm vi của văn bản, cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương chi tiết( hoặc đề cương sơ thảo)
- Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Quỳ thuộc vào nội dung văn bản là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo đểxác định phạm vi lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bản ở Viện được thực hiện thông qua các hình thức sau: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo thời hạn ghi trên công văn xin ý kiến( tối đa trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị tham gia ý kiến). Trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của Chủ tịch Viện hàn lâm, đơn vị chủ trì soạn thỏa có thể đưa ra thời hạn xin ý kiến ngắn hơn thời hạn nêu trên.
Quá thời hạn tham gia ý kiến mà đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến không có công văn trả lời thì đơn vị, cá nhân đó được xem là đã nhất trí với nội dung dự thảo. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến chịu trách nhiệm trước chủ tịch
nhân soạn thảo đưa ra và các phát sinh( nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của đơn vị.
Sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia dự thảo, các đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo phải giải trình tiếp thu ý kiến vầ chỉnh sửa dự thỏa văn bản để báo cáo chủ tịch viện hàn lâm về tiến độ, nội dung, những vấn đề phức tạp có nhiều ý kiến khác nhau để xin ý kiến chỉ đạo
Sau khi chỉnh lại dự thảo theo ý kiến tham gia của các bên có liên quan, đơn vị cá nhân sẽ hoàn thiện dự thảo để trình duyệt và giải trình về các nội dung không chỉnh sửa.
Bước 3: Trình, duyệt dự thảo
Đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện hàn lâm ký ban hành văn bản. Hồsơ trình ký bao gồm:
- Tờ trình về dự thảo văn bản
- Dự thảo văn bản đã hoàn thiện sau khi tiếp thu các ý kiến đóng góp và sự thẩm định của Văn phòng, phòng pháp chế
- Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan
- Báo cáo thẩm định của Phòng pháp chế - Duyệt thể thức của Văn phòng
- Tài liệu có liên quan( nếu có)
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành
- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu”./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy định của Viện hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở” Nơi nhận”
- Trình ký văn bản:
+ Văn thư nhận lại văn bản sau khi đã được Chánh Văn phòng kiểm tra, có đủ chữ ký nháy tắt của Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng vào bản thảo của văn bản, trình lãnh đạo Viện ký văn bản hoặc ký nháy tắt vào văn bản trình lãnh đạo Viện.
+ Đối với văn bản trình lãnh đạo Viện ký, Lãnh đạo đơn vị ký vào phiếu trình giải quyết công việc.
Bước 5: Ban hành và phát hành văn bản
+ Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Viện ký, đã được Văn phòng kiểm tra và đảm bảo về hình thức, kỹ thuật trình bày. Sau khi Lãnh đạo Viện ký văn bản, cán bộ được phân công giải quyết công việc hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến Văn thư Viện để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản đểphát hành, căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và số trang của văn bản để nhân bản sốlượng văn bản phù hợp, kịp thời, chính xác.
+ Văn thư có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ sơ để lưu hồsơ công việc của cá nhân đó.
- Các bước ban hành và phát hành văn bản: Văn thư Viện thực hiện các công việc dưới đây:
+ Cấp sốvăn bản, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản + Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành + Lưu 01 bản gốc tại Văn thư (bản có chữ ký tắt)
+ Để lại Văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
+Văn thư nhập vào hệ thống quản lý văn bản của Viện: Loại văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, ngày gửi, người ký, nơi nhận, trích yếu nội dung văn bản, đính kèm file văn bản đã scan.
- Phát hành văn bản
+ Sau khi hoàn tất các thủ tục đối với việc ban hành văn bản, Văn phòng có trách nhiệm phát hành
+ Đối với văn bản gửi đi trong nội bộ cơ quan,văn thư có thể gửi thấy hoặc chuyển trên phần mềm hệ thống Quản lý văn bản.
+ Đối với văn bản gửi đi tổ chức, cá nhân ở ngoài Viện, Văn thư Viện tiến hành các thủ tục đóng bì, ghi số trên bì, tên cơ quan đơn vị, địa chỉ nơi nhaanh, ghi các thông tin cần theo dõi vào sổvăn bản đi và làm thủ tục để gửi đi với nhân viên Bưu điện.
+ Mức độ khẩn mật của văn bản do chuyên viên được phân công xác định đóng trước khi gửi đi, có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Viện.
- Lưu văn bản
+ Văn phòng lưu bản gốc của văn bản ban hành và các phụ lục kèm theo (nếu có)
+ Cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết công việc lưu văn bản và Hồsơ công việc.
+ Hồ sơ khi chưa có yêu cầu nộp lưu vào lưu trữ Viện được giữ lại tại đơn vị soạn thảo hoặc người chịu trách nhiệm soạn thảo.
Trên đây là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam. Trên thực tế, tùy thuộc vào nội dung, tính chất công việc và thực tế, các bước này có thể được đơn giản hóa hoặc thêm một số bước nhỏ khác, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đúng chức năng thẩm quyền và