3.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
3.2.1.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để ghi nhận các doanh thu phát sinh trong kỳ.
Tài khoản 511 có chi tiết như sau:
- 5111: Doanh thu bán hàng hóa
- 5112: Doanh thu bán các thành phẩm
- 51121: Doanh thu bán các thành phẩm sản xuất
- 51122: Doanh thu bán các thành phẩm gia công
- 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
- 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
3.2.1.2. Đặc điểm doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là số tiền mà công ty thu được từ việc gia công in ấn và bán các thành phẩm in do công ty sản xuất ra.
79 Khi phát sinh nghiệp vụ có doanh thu và chi phí thì phải ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp với năm tài chính.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua dù có thu tiền ngay hay chưa thu tiền.
Kế toán cần nhận thức rõ bản chất của doanh thu và xác định đúng đắn phạm vi, thời điểm, cơ sở ghi nhận doanh thu. Việc ghi nhận doanh thu một cách chính xác có tính chất quyết định đến tính khách quan, trung thực của chỉ tiêu doanh thu, kết quả trong báo cáo tài chính.
3.2.1.3. Chứng từ sử dụng
- Bảng báo giá
- Phiếu xuất kho, nhập kho
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng
- Sổ cái TK 511 (Phụ lục 1)
3.2.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng, bộ phận kinh doanh kiểm tra và xem xét, gửi bảng báo giá đến khách hàng. Kế toán lập lệnh xuất kho gửi cho bộ phận kho, tiến hành xuất kho nguyên vật liệu và sản xuất thành phẩm.
Sau khi sản xuất hoàn tất đơn hàng, kế toán lập phiếu nhập kho thành phẩm hoàn thành. Đến hạn giao hàng, kế toán lập phiếu xuất kho kèm hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 cho khách hàng. Nếu thu tiền ngay, kế toán lập phiếu thu tiền mặt, đối với thanh toán không dùng tiền mặt thì sẽ nhận giấy báo có từ ngân hàng.
3.2.1.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1:
Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000250, ký hiệu AA/12P, ngày 15/01/2018 (Phụ lục
80 cho Công ty TNHH Thú nhồi bông Diễm Trúc, thuế suất 10%, chưa thanh toán. Kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 48.400.000
Có TK 51121: 44.000.000 Có TK 33311: 4.400.000
Ngày 06/02/2018, Công ty nhận được giấy báo có từ ngân hàng Vietcombank
(Phụ lục 1) xác nhận tiền hàng HĐ 0000250 đã được thanh toán, kế toán ghi nhận giảm
khoản phải thu khách hàng:
Nợ TK 11211: 48.400.000 Có TK 131: 48.400.000
Nghiệp vụ 2:
Ngày 08/11/2018 kế toán xuất HĐ GTGT số 0000272 ký hiệu AA/12P kèm theo
bảng kê (Phụ lục 1) xuất bán vải in gia công cho Công ty TNHH Unipax, thuế suất 0%,
chưa thanh toán. Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 207.558.151
Có TK 51121: 207.558.151
3.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
3.2.2.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” để ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh thu trong kỳ.
3.2.2.2. Đặc điểm giảm trừ doanh thu
Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại được áp dụng đối với những khách hàng thân thiết đã mua đủ số lượng hàng quy định, mức chiết khấu thường là 1-10% trên giá chưa thuế. Chương trình chiết khấu được áp dụng theo tùy thời điểm và tùy tình hình kinh doanh của công ty.
81 Những mặt hàng bị trả lại thường là sản phẩm in lỗi, mực bị nhạt, hình in bị nhòe,… Công ty có in mẫu sản phẩm trước khi tiến hành in số lượng lớn vì thế khả năng sai thiết kế, font chữ, kích thước thường rất hiếm khi xảy ra.
Giảm giá hàng bán
Các trường hợp giảm giá hàng bán cho khách hàng thường vì lý do sản phẩm in sai quy cách, kém phẩm chất.
3.2.2.3. Chứng từ sử dụng
- Sổ cái TK 521 (Phụ lục 2)
- Chiết khấu thương mại
- Hóa đơn GTGT
- Hàng bán bị trả lại
- Phiếu nhập kho số hàng trả lại
- Hóa đơn hàng hóa bị trả lại
- Biên bản trả hàng
- Giảm giá hàng bán
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản thỏa thuận giảm giá hàng bán
3.2.2.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Chiết khấu thương mại
Trường hợp chiết khấu thương mại được xác định ngay tại thời điểm bán hàng, kế toán tiến hành trừ ngay tiền chiết khấu vào giá bán khi lập hóa đơn GTGT.
Trường hợp chiết khấu được tính theo doanh số mua hàng (cộng dồn nhiều hóa đơn để đạt đủ số lượng hưởng chiết khấu) thì điều chỉnh trên hóa đơn cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, có 2 trường hợp cụ thể như sau:
- Nếu số tiền được chiết khấu nhỏ hơn giá trị hóa đơn cuối cùng thì kế toán
82
- Nếu số tiền được chiết khấu lớn hơn giá trị hóa đơn cuối cùng thì sẽ phải
lập một hóa đơn điều chỉnh giảm kèm bảng kê các hóa đơn trước đó.
Hàng bán bị trả lại
Khi khách hàng xuất trả lại hàng hóa cho công ty, tùy theo đối tượng khách hàng mà công ty sẽ xử lý:
- Nếu khách hàng là đối tượng không có hóa đơn (cá nhân): hai bên lập biên
bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số HĐ, số ký hiệu, ngày tháng), lý do trả hàng và kế toán phải thu hồi hóa đơn đã lập.
- Nếu khách hàng là doanh nghiệp: bên mua phải lập hóa đơn hàng bán trả
lại, trên hóa đơn ghi rõ “Xuất hàng trả lại do sai mẫu mã, quy cách”, kế toán nhận hóa đơn từ khách hàng và lưu lại.
Giảm giá hàng bán
Đối với trường hợp giảm giá trực tiếp trên hóa đơn ngay tại thời điểm mua hàng, kế toán chỉ giảm trên hóa đơn chứ không hạch toán trên tài khoản 5213, doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã giảm.
Trường hợp giảm giá phát sinh sau thời điểm bán hàng do hàng hóa kém chất lượng, công ty và khách hàng lập biên bản thỏa thuận giảm giá hàng bán, đồng thời kế toán lập hóa đơn để điều chỉnh giảm giá.
3.2.2.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1:
Ngày 20/05/2018, công ty phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán do in sai mẫu mã sản phẩm. Căn cứ theo HĐ GTGT số 0000258, ký hiệu AA/12P có kèm theo bảng kê
(Phụ lục 2), kế toán ghi nhận HĐ GTGT trên phần mềm như bình thường và lập thêm
phiếu kế toán để định khoản giảm giá hàng bán: Nợ TK 521: 1.800.000
83
3.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán
3.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” để xác định trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã bán ra trong kỳ.
3.2.3.2. Đặc điểm giá vốn hàng bán
GVHB được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tiêu hao vượt mức bình thường, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung không phân bổ vào giá trị sản phẩm nhập kho, kế toán phải hạch toán vào GVHB kể cả khi sản phẩm, hàng hóa chưa được xác định là tiêu thụ. Nếu trong tháng không có phát sinh bán hàng, chi phí khấu hao máy và chi phí nhân công trực tiếp vẫn được kết chuyển vào TK 632.
Những mất mát hàng tồn kho cũng được ghi nhận vào GVHB (sau khi trừ đi phần tiền bồi thường của cá nhân gây ra tổn thất).
3.2.3.3. Chứng từ sử dụng
- Sổ cái TK 632 (Phụ lục 3)
- Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập kho
3.2.3.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Đến ngày giao hàng, kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng lập phiếu xuất kho gửi cho bộ phận kho để xuất thành phẩm giao cho khách hàng. Sau đó, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập để nhập liệu vào phần mềm kế toán và ghi nhận doanh thu bán hàng. Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm (TK155), phần mềm sẽ hỗ trợ ghi nhận GVHB cho các lần xuất bán trong kỳ, và kế toán tiến hành thực hiện kết chuyển trên phần mềm TK632 sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh.
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán xử lí nghiệp vụ như mục 2.2.2.4 và lập phiếu nhập kho đồng thời ghi nhận giảm GVHB.
84
3.2.3.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1:
Dựa vào liên 03 HĐ GTGT số 0000250, ký hiệu AA/12P, ngày 15/01/2018 (Phụ
lục 1) khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán nhập liệu vào phần mềm để ghi nhận
doanh thu và số lượng thành phẩm. Cuối kỳ, sau khi kế toán thực hiện cập nhật giá xuất kho, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá vốn:
Nợ TK 632: 39.193.609
Có TK 155: 39.193.609
Nghiệp vụ 2:
Dựa vào liên 03 HĐ GTGT số 0000272, ký hiệu AA/12P, ngày 08/11/2018 (Phụ
lục 1) kế toán ghi nhận doanh thu và lượng hàng xuất bán vào phần mềm kế toán. Cuối
kỳ sau khi được cập nhật giá xuất kho, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá vốn: Nợ TK 632: 120.009.946
Có TK 155: 120.009.946
(Xem báo cáo nhập xuất tồn vật tư hàng hóa và Sổ cái 632 tại Phụ lục 3)
3.2.4. Kế toán chi phí bán hàng
3.2.4.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa trong kỳ.
3.2.4.2. Đặc điểm chi phí bán hàng
Đối với công ty, CPBH là chi phí phát sinh trong quá trình bán thành phẩm bao gồm:
- Chi phí nhân viên: tiền lương cho nhân viên bán hàng.
- Chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm.
- Chi phí bằng tiền đã chi phục vụ cho hoạt động bán hàng: tiếp khách ở bộ
phận bán hàng, công tác phí cho nhân viên kinh doanh, chi phí giới thiệu sản phẩm.
85
- Sổ cái TK 641 (Phụ lục 4)
- Hóa đơn GTGT đầu vào
- Phiếu chi
- Ủy nhiệm chi
- Bảng lương
3.2.4.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Trong kỳ, khi nhận được hóa đơn GTGT đầu vào, kế toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để thanh toán cho các khoản chi liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Phiếu chi có 2 liên, 1 liên được lưu lại phòng kế toán và 1 liên được giao cho bên nhận tiền.
Căn cứ vào bảng chấm công, kế toán lập bảng tính lương và các khoản trích lương theo đúng quy định. Sau đó ghi nhận lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng vào TK 6411.
Kế toán nhập liệu vào phần mềm và định khoản, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản.
3.2.4.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1:
Ngày 28/08/2018, kế toán lập bảng tính lương (Phụ lục 4) cho nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6411: 8.517.200
Có TK 3341: 8.517.200
Kế toán trích lập các khoản BHYT, BHTN, BHXH theo đúng tỉ lệ hiện hành:
Nợ TK 6411: 1.831.198
Có TK 3383: 1.490.510
Có TK 3384: 255.516
Có TK 3389: 85.172
3.2.5. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
86 Kế toán sử dụng tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh các chi phí có liên quan.
3.2.5.2. Đặc điểm chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí QLDN tại công ty là những chi phí phát sinh trong quá trình vận hành, QLDN, bao gồm:
- Các khoản phải trả cho nhân viên quản lý như tiền lương, các khoản phụ
cấp, BHYT, BHXH, BHTN,…
- Các chi phí mua văn phòng phẩm dùng trong bộ phận quản lý.
- Các khoản thuế, phí như thuế môn bài, tiền thuê đất, phí, lệ phí khác,…
- Chi phí tiếp khách, chi phí xăng dầu hoặc các chi phí khác khi đi công tác.
- Phí chuyển khoản, phí điện, nước, điện thoại,…
- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong quản lý.
3.2.5.3. Chứng từ sử dụng
- Sổ cái TK 642 (Phụ lục 5)
- Hóa đơn GTGT đầu vào
- Phiếu chi
- Ủy nhiệm chi
- Bảng lương
- Bảng trích khấu hao TSCĐ
3.2.5.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Trong kỳ, sau khi nhận được HĐ GTGT đầu vào, kế toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để thanh toán cho các khoản chi liên quan đến QLDN.
Căn cứ vào bảng chấm công, kế toán lập bảng tính lương và các khoản trích lương theo đúng quy định. Sau đó ghi nhận lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý vào TK 6421.
Kế toán nhập liệu vào phần mềm và định khoản trực tiếp trên phần mềm, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản.
87
3.2.5.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1:
Ngày 28/08/2018, kế toán lập bảng tính lương (Phụ lục 4) cho nhân viên quản lý:
Nợ TK 6421: 9.154.000
Có TK 3341: 9.154.000
Kế toán trích lập các khoản BHYT, BHTN, BHXH theo đúng tỉ lệ hiện hành:
Nợ TK 6411: 1.968.110
Có TK 3383: 1.601.950
Có TK 3384: 274.620
Có TK 3389: 91.540
Nghiệp vụ 2:
Ngày 31/05/2018, căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ (Phụ lục 5), kế toán tiến
hành trích khấu hao máy tính sử dụng ở bộ phận văn phòng: Nợ TK 6424: 353.333
Có TK 2141: 353.333
Nghiệp vụ 3:
Ngày 02/01/2018, kế toán ghi nhận phát sinh thuế môn bài phải nộp của năm: Nợ TK 6425: 2.000.000
Có TK 3338: 2.000.000
Căn cứ vào giấy báo nợ từ ngân hàng Vietcombank (Phụ lục 5) ngày 17/01/2018
kế toán xác nhận đã nộp thuế môn bài cho Chi cục thuế quận Thủ Đức: Nợ TK 3338: 2.000.000
Có TK 11211: 2.000.000
Nghiệp vụ 4:
Căn cứ vào giấy báo nợ từ ngân hàng Vietcombank ngày 25/04/2018 (Phụ lục 5),
kế toán ghi nhận phí quản lý tài khoản: Nợ TK 6427: 22.000
88 Có TK 11211: 22.000
Nghiệp vụ 5:
Căn cứ vào HĐ GTGT số 8762643 từ Công ty Điện lực Thủ Đức, ký hiệu
AC/18E, ngày 17/10/2018 (Phụ lục 5), kế toán lập phiếu chi tiền mặt để thanh toán và
ghi nhận:
Nợ TK 64272: 10.757.720 Nợ TK 1331: 1.075.772
Có TK 1111: 11.833.492
Nghiệp vụ 6:
Căn cứ HĐ GTGT số 0089824, ký hiệu AB/17E, ngày 02/01/2018 (Phụ lục 5),
kế toán lập phiếu chi thanh toán phí gia hạn chữ ký số và định khoản: Nợ TK 6428: 2.422.727
Nợ TK 1331: 242.273
Có TK 1111: 2.665.000
3.3. Kế toán hoạt động tài chính
3.3.1. Kế toán doanh thu tài chính
3.3.1.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” để phản ánh các phát sinh doanh thu hoạt động tài chính có trong kỳ.
3.3.1.2. Đặc điểm doanh thu tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là phát sinh lãi tiền gửi.
Hàng tháng, kế toán nhận sổ phụ ngân hàng và hạch toán số tiền lãi thu được vào TK 515 trên phần mềm kế toán.
3.3.1.3. Chứng từ sử dụng
- Sổ cái TK 515 (Phụ lục 6)
- Giấy báo có của ngân hàng
89
3.3.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng tháng ngân hàng sẽ dựa trên số tiền gốc trong TK để tính số tiền lãi mà doanh nghiệp được hưởng. Sau khi ngân hàng trả lãi vào TK và chứng từ ngân hàng được gửi về doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào giấy báo có và sổ phụ ngân hàng tiến hành hạch toán trên phần mềm và phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết các TK liên quan.
3.3.1.5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: