Quy trình đấu thầu tại tại Sở Y tế nhìn chung khá phù hợp với quy định của Luật đấu thầu của Quốc hội ban hành ngày 29/11/2005 và thông tư 10/2007/TTLB - BYT - BTC hướng dẫn mua thuốc tại các cơ sở khám chữa bệnh.
Hiện nay bệnh viện tiến hành tổ chức đấu thầu theo quy trình sau:
Hình 3.3. Quy trình đấu thầu thuốc tại Sở Y tế Nghệ An
1. Tập hợp nhu cầu sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao của các phòng ban trong toàn bệnh viện trong vòng 6 tháng
3. Sở y tế tổng hợp, lập kế hoạch và hồ sơ mời thầu
2. Lập dự trù trình lên HĐT&ĐT phê duyệt và trình lên Sở y tế
4. SYT đăng thông tin báo mời thầu
5. SYT phát hành hồ sơ mời thầu 6. Đóng thầu - 7. Mở thầu
8. Xét thầu
9. SYT gửi thông báo về kết quả trúng thầu cho cơ sở khám chữa bệnh
10. Bệnh viện lập danh mục thuốc và ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu 11. Nhập hàng, kiểm tra chất lượng 12. Thanh toán, giám sát, điều chỉnh
* Chuẩn bị đấu thầu:
+ Xác đinh nhu cầu thuốc:
Khoa Dược tập hợp nhu cầu sử dụng thuốc trong bệnh viện theo số liệu thuốc xuất kho và tồn kho thống kê năm trước và đề xuất bổ sung của các khoa phòng, đồng thời dự đoán những thay đổi nhu cầu sử dụng thuốc của các khoa trong năm để xác định nhu cầu thuốc. Bệnh viện tiến hành họp HĐT&ĐT thông qua danh mục để gửi Sở Y tế Nghệ An.
Để có thể tính toán chính xác nhu cầu thuốc, khoa Dược cần nắm rõ lượng thuốc sử dụng tại các khoa, tức là phải có một cơ chế cấp phát thuốc khá chặt chẽ và khoa học. Ngoài ra để dự trù thuốc hợp lý bệnh viện cần tính đến các yếu tố mô hình bệnh tật trong thời gian sắp tới, sự xuất hiện của các bệnh theo mùa và cũng căn cứ vào nguồn kinh phí mua thuốc của bệnh viện. Tuy nhiên bệnh viện chưa có những thống kê về sự thay đổi của mô hình bệnh tật qua các năm mà xác định nhu cầu thuốc chủ yếu dựa theo số lượng thuốc dùng năm trước, do đó việc xác định thiếu tính chính xác.