Sau khi kiểm nhập, phòng tài chính kế toán chuyển tiền thanh toán chocông ty dược bằng séc chuyển khoản, thời hạn từ 60 đến 90 ngày sau khi nhậpkho. Nhìn chung bệnh viện luôn thanh toán đúng hạn trên không để nợ tiềnthuốc. Nguồn kinh phí dành cho mua thuốc của bệnh viện khá lớn nên đảmbảo cho đủ nhu cầu thuốc của bệnh viện.
Tóm lại:
Hoạt động mua thuốc tại bệnh viện nhìn chung đã đảm bảo theo đúngquy định của luật đấu thầu và hướng dẫn của Thông tư 10/2007/TTLB - BYT -BTC. Về Cơ bản bệnh Viện đã cung ứng đầy đủ, kịp thời, thuốc có chất lượngvà giá cả hợp lý cho bệnh nhân. Tuy nhiên quy trình mua thuốc còn một sốvấn đề bất cập cần giải quyết trong thời gian tới.
3.3.KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG TỒN TRỮ VÀ CẤP PHÁT THUỐC TẠI KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN ĐA KHOA TP VINH:
3.3.1. Phân tích công tác tồn trữ thuốc tại bệnh viện:
* Hệ thống kho:
Thuốc và hóa chất được khoa Dược bảo quản thích hợp trong hệ thống kho gồm:
Hình 3.7. Sơ đồ hệ thống kho Dược BV TP Vinh:
Thuốc được nhập trực tiếp tới các khovà cấp phát cho bệnh nhân nội trú, kho ngoại trú cấp phát cho các đối tượng bệnh nhân ngoại trú. Các kho lẻ có thủ kho là DSTH, kho vật tư, hóa chất và kho Đông Y là DSTH.
Kho phát thuốc trực: danh mục thuốc của kho được xây dựng dựa trên nhu cầu của tủ thuốc trực tại các khoa lâm sàng. Danh mục thuốc của kho thuốc trực được xây dựng vào tháng 12 hàng năm, là một trong những căn cứ để xây dựng danh mục thuốc bệnh viện.
Kho Đông Y: đơn của bác sĩ được tập hợp và chuyển tới kho, thủ kho sẽ làm nhiệm vụ bốc thuốc. Thuốc được đóng gói và sắc ở phòng riêng biệt, sau đó sẽ được đưa đến khoa điều trị để y tá cấp phát cho bệnh nhân.
- Cơ sở vật chất:kho Dược bệnh viện nằm ở tầng 3 trong khu vực riêng biệt, các kho đều được bố trí thuận tiện cho việc thực hiện qui trình nghiệp vụ kho. Các kho cấp 1 ( kho chính, kho Đông Y, kho vật tư, hóa chất) được nằm ở vị trí riêng biệt thuận lợi cho công tác xuất, nhập, vận chuyển, bảo quản. Còn kho ngoại trú để phục vụ cấp phát cho bệnh nhân được nằm ở gần các khoa khám bệnh để phục vụ bệnh nhân một cách tốt nhất. Kho được xây dựng chắc chắn, kiên cố và đảm bảo được 5 chống. Ngoài các kho để phục vụ công
Hệ thống kho Kho thuốc:
1. Kho thuốc nghiện - hướng thần – tiêm truyền, thuốc gói 2. Kho thuốc viên
3. Kho ngoại trú Kho vật tư tiêu hao, hóa chất Kho Đông Y 44
tác tồn trữ thuốc, khoa Dược còn có các phòng ban phục vụ công tác hành chính, kiểm kê, báo cáo hàng tồn kho.
- Trang thiết bị kho:
+ Trang thiết bị chất xếp thuốc: gồm có các giá chia nhiều tầng, tủ có nhiều ngăn.
+ Trang thiết bị vận chuyển: các kho đều được trang bị bằng xe đẩy tay để vận chuyển thuốc.
+ Trang thiết bị bảo quản thuốc: nhiệt kế, ẩm kế, điều hòa, máy hút ẩm, quạt trần, quạt thông gió.
+ Ngoài ra còn có các trang thiết bị văn phòng, các phương tiện phòng chống cháy nổ và các vật dụng vệ sinh kho.
Bảng 3.9. Số lượng các trang thiết bị bảo quản thuốc của bệnh viện STT Tên trang thiết bị ĐVT Số lượng
1 Nhiệt kế Cái 6
2 Ẩm kế Cái 6
3 Máy hút ẩm Cái 1
4 Điều hòa Cái 6
5 Quạt trần Cái 1
6 Tủ lạnh Cái 6
7 Bình cứu hỏa Cái 6
Nhận xét: Bệnh viện đa khoa TP Vinh có 1 hệ thống kho lớn, chắc chắn. Các thủ kho đều là DSTH trở lên, tuy nhiên do cơ sở vật chất và nhân lực còn hạn chế nên chưa tổ chức được kho chính. Hệ thống trang thiết bị khá đầy đủ cho việc xuất, nhập, bảo quản thuốc. Khoa Dược có một hệ thống máy tính nối mạng nội bộ thuận lợi cho công tác xuất, nhập, bảo quản thuốc. Tuy nhiên kho chưa đạt tiêu chuẩn thực hành bảo quản tốt (GSP). Bệnh viện cần
đầu tư thêm kinh phí cho hoạt động bảo quản thuốc như quạt thông gió, máy hút ẩm để tránh ẩm thấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Hoạt động quản lý nghiệp vụ kho
Trước khi thuốc nhập vào kho, Hội đồng kiểm nhập có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và tiếp nhận thuốc - hóa chất vào kho theo đúng qui định. Phải kiểm tra lô sản xuất, hạn dùng, phiếu kiểm nghiệm của thuốc - hóa chất, đảm bảo thuốc - hóa chất nhập kho đúng chủng loại, qui cách, số lượng, chất lượng. Hội đồng kiểm nhập thuốc gốm: phó giám đốc bệnh viện, trưởng khoa Dược, thanh tra nhân dân, nhân viên phòng TCKT, nhân viên phòng KHTH, dược chính, nhân viên phòng kiểm nghiệm, nhân viên phòng tiếp liệu.
- Thuốc trong kho được sắp xếp như sau: + Sắp xếp theo độc tính: nghiện, hướng thần.
+ Sắp xếp theo tác dụng dược lý: thuốc gây tê, thuốc gây mê, thuốc chống dị ứng, chống nhiễm khuẩn, điều trị ung thư, thuốc tim mạch,…
+ Sắp xếp theo dạng bào chế: thuốc viên, thuốc tiêm.
+ Sắp xếp theo đường dùng: thuốc uống, thuốc tiêm, thuốc dùng ngoài. + Thuốc trong kho được sắp xếp theo thứ tự A, B, C.
- Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần được cất giữ trong tủ sắt có hai lớp cửa, có ngăn riêng cho từng loại thuốc, có danh mục thuốc trong tủ. Tại các kho có bảng theo dõi hạn dùng của thuốc đảm bảo tránh tồn kho tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và cấp phát.
Để đánh giá quá trình nghiệp vụ của hệ thống kho chúng tôi tiến hành nghiên cứu quy trình thực hiện nghiệp vụ kho, được trình bày bằng sơ đồ:
Hình 3.8. Sơ đồ mô tả quy trình thực hiện nghiệp vụ kho
Nhận xét:Khoa Dược thực hiện nghiệp vụ kho một cách nghiêm túc và rất khoa học do đó hiệu suất công việc cao. Các quy trình quản lý hóa đơn xuất, nhập rất chặt chẽ, chi tiết, với những hướng dẫn khá cụ thể cho từng nhân viên đảm bảo an toàn trong cung ứng thuốc. Thuốc trong kho được sắp xếp theo nguyên tắc FEFO nên thuốc được kiểm tra HSD một cách liên tục. Mặt khác, do nhu cầu sử dụng thuốc lớn và khoa Dược có kế hoạch chặt chẽ trong công tác xuất nhập thuốc nên thuốc được luân chuyển liên tục từ kho chính sang kho lẻ. Tại kho lẻ có các bảng theo dõi HSD của các thuốc nên ít có hiện tượng thuốc bị hết hạn. Thuốc trong hầu hết các kho được sắp xếp theo độc tính, chỉ có kho thuốc trực là được sắp xếp theo tác dụng dược lý.
Nhập kho Sắp xếp Bảo quản Xuất kho Hội đồng kiểm nhập Sắp xếp theo độc tính Sắp xếp theo tác dụng dược lý Sắp xếp theo yêu cầu bảo quản Nguyên tắc sắp xếp: FEFO Thực hiện 5 chống
Nhiệt độ: 20-250C, độ ẩm 70% Yêu cầu bảo quản từng thuốc
Hóa đơn nhập
3 kiểm tra,
3 đối chiếu Phiếu xuất kho
Mỗi loại thuốc được sắp xếp theo thứ tự A, B, C, các kho thuốc đang dần triển khai thực hiện sắp xếp theo quyết định 05/2008/QĐ-BYT.
* Quản lý hàng tồn kho
- Công tác kiểm kê, báo cáo hàng tồn kho:
Hệ thống kho có đầy đủ sổ sách, hóa đơn như quy chế: phiếu xuất nhập thuốc thường, sổ xuất nhập thuốc gây nghiện, hướng thần,... Công tác kiểm kê, báo cáo quyết toán tại tất cả các kho được thực hiện định kì 1 tháng 1 lần. Biên bản kiểm kê được làm thành 2 bộ, 1 bộ lưu tại khoa Dược, 1 bộ lưu tại phòng Dược chính. Hội đồng kiểm kê gồm có sự tham gia của: trưởng khoa Dược, dược chính, phòng TCKT, thủ kho, thống kê.
Hàng tháng có báo cáo tồn kho trên cơ sở thống kê và tổng hợp số thuốc xuất - nhập - tồn - hư hỏng để tránh hư hao, mất thuốc xảy ra. Thủ kho đối chiếu số tồn kho với thống kê dược và làm báo cáo xuất kho cho phòng TCKT. Quá trình quản lý thuốc xuất, nhập, tồn kho được sử dụng bằng phần mềm máy tính, tuy nhiên chỉ có mạng nội bộ khoa Dược mà chưa nối mạng toàn viện.
- Tình hình xuất - nhập - tồn kho thuốc:
Tình hình xuất, nhập, tồn kho thuốc được trình bày trong bảng sau:
Bảng 3.10. Giá trị tiền thuốc xuất, nhập, tồn kho của khoa Dược BV đa khoa TP Vinh năm 2012
Đơn vị : đồng
Năm Nhập Xuất Tồn
2012 18.095.682.383 18.445.383.016 4.162.038.923
Nhận xét:Tỷ lệ thuốc nhập, xuất, tồn kho của Bệnh viện đa khoa TP Vinh năm 2012 có xu hướng tăng so với các năm trước. Như vậy lượng thuốc nhập và sử dụng tăng phù hợp với lượng bệnh nhân đến KCB ngày càng nhiều tại Bệnh viện đa khoa TP Vinh. Lượng thuốc tồn kho cũng tăng đảm bảo an toàn trong cung ứng đảm bảo nhu cầu điều trị của bệnh viện.
Phân tích việc quản lý hàng tồn kho:dự trữ thuốc hợp lý sẽ đảm bảo được mức độ an toàn trong cung ứng thuốc và hạn chế những bất lợi do thị trường thuốc gây ra. Để đánh giá mức độ dự trữ thuốc hợp lý của Bệnh viện đa khoa TP Vinh chúng tôi tiến hành nghiên cứu số lượng thuốc tồn kho của bệnh viện năm 2012. Theo hướng dẫn của Bộ Y tế, số lượng thuốc dự trữ trong kho phải đảm bảo được cho nhu cầu sử dụng của bệnh viện từ 2-3 tháng là hợp lý.
Bảng 3.11. Giá trị tiền thuốc dự trữ của BVĐKTPV năm 2012
Năm Tiền thuốc tồn kho (đồng) Tiền thuốc bình quân sử dụng 1 tháng (đồng) Thời gian sử dụng thuốc dự trữ (tháng) 2012 4.162.038.923 1.537.115.251 2,7 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhận xét:Lượng thuốc dự trữ đủ cho bệnh viện sử dụng từ 2,7đảm bảođược với mức hướng dẫn của Bộ Y tế. Như vậy cơ số dự trữ thuốc của Bệnh viện đa khoa TP Vinh là hợp lý. Trong những năm qua bệnh viện luôn đảm bảo được đầy đủ và kịp thời cung ứng thuốc phục vụ điều trị. Có được kết quả này là do bệnh viện đã thực hiện được kế hoạch mua thuốc thích hợp.
3.3.l.Hoạt động cấp phát thuốc:
* Quy trình cấp phát thuốc:
Sau khi thuốc được mua bằng hình thức đấu thầu rộng rãi và chào hàngcạnh tranh, thuốc được tồn trữ, bảo quản và cấp phát tại các kho thuốc trongkhoa Dược. Mạng lưới cấp phát thuốc bệnh viện được mô tả như sau:
Nhập vào thứ 3, thứ 5 hàng tuần
Phiếu lĩnh Thống kê duyệt Kiểm tra, kiểm toán
Trả vỏ thuốc GN Thuốc thừa Đơn BHYT Thẻ BHYT Duyệt BHYT Y tá điều dưỡng Y tá hành chính
Đường đi của thuốc
Đường đi của thông tin, nhu cầu
Hình 3.5. Quy trình cấp phát thuốc tại khoa Dược bệnh viện đa khoa TP Vinh
* Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú, ngoại trú.
Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị ngoại trú: sau khi được bác sỹ kê đơn, bệnh nhân ra duyệt bảo hiểm rồi đến kho phát thuốc ngoại trú để lĩnh thuốc theo đơn. Với bệnh nhân không có bảo hiểm thì có thể đến mua thuốc tại Nhà thuốc bệnh viện.
Thuốc Kho chính Kho lẻ ngoại trú (BHYT) Kho lẻ nội trú Khoa lâm sàng Bệnh nhân nội trú Bệnh nhân ngoại trú (có BHYT) 50
Quy trình cấp phát cho bệnh nhân điều trị nội trú được thể hiện ở hình sau:
Hình 3.6. Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú
- Sổ lĩnh thuốc phải có đủ chữ ký của khoa lâm sàng và khoa Dược: Bác sỹ khám bệnh, kê đơn, ghi hồ sơ bệnh án
Y tá hành chính tổng hợp vào sổ lĩnh thuốc và viết phiếu lĩnh đúng quy chế. Bác sỹ ký vào
sổ lĩnh thuốc
Trưởng khoa lâm sàng duyệt hoặc có hội chẩn về thuốc đặc biệt
Khoa Dược duyệt sổ, tập hợp và phiếu lĩnh thuốc
Kho lẻ: dược sỹ giao thuốc đến khoa lâm sàng cho y tá (thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu)
Y tá hành chính, y tá điều trị phát thuốc cho bệnh nhân (thực hiện 3 kiểm tra, 5 đối chiếu)
Bệnh nhân
Vỏ thuốc gây nghiện, thuốc thừa
+ Khoa lâm sàng: bác sỹ kê đơn của khoa phòng điều trị (trừ các trường hợp đặc biệt); y tá hành chính.
+ Khoa Dược: 2 DSĐH ở phòng duyệt sổ thuốc, thủ kho của 4 kho lẻ nội trú.
- Với dung dịch bổ sung acid amin, albumin phải có chữ ký của trưởng khoa điều trị. Với kháng sinh thế hệ 3 dạng lọ phải có đủ chữ ký của chủ tọa và thư ký trong biên bản hội chẩn thuốc, khi sử dụng phải có sự giám sát chặt chẽ của khoa Dược.
- Thông thường khoa Dược duyệt thuốc theo lịch trình, hôm trước duyệt sổ cho hôm sau, riêng thứ 5 duyệt cho thứ 6 và thứ 7, thứ 6 duyệt cho chủ nhật và thứ 2. Nếu thuốc lĩnh hàng ngày không được sử dụng hết thì khoa lâm sàng giữ lại và làm phiếu trả thuốc cho khoa Dược vào sáng thứ 6 hàng tuần. Khoa Dược sẽ chuyển các chứng từ lên bộ phận kế toán phòng TCKT để quản lý số liệu sau khi hoàn tất số liệu khoa lâm sàng sẽ trả thuốc lại các kho lẻ vào sáng thứ 3 tuần kế tiếp.
- Với bệnh nhân nhập viện trong ngày tại các khoa lâm sàng, bệnh nhân cấp cứu sẽ được sử dụng thuốc lấy từ các tủ trực. Tất cả các thuốc này cũng được y tá tổng hợp vào sổ và ghi vào phiếu lĩnh thuốc. Sau khi lĩnh được thuốc các y tá sẽ bổ sung vào tủ trực để giữ nguyên cơ số thuốc.
- Để nâng cao trách nhiệm phục vụ bệnh nhân, khoa Dược đã thực hiệncấp phát thuốc tới tận khoa lâm sàng theo chỉ thị 05/2004/CT-BYT của Bộ Y tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhận xét: quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú và ngoại trúđược thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ. Cấp phát cho bệnh nhân đ- ượcthực hiện một cách nhanh chóng, luôn đảm bảo thuốc đến tay bệnh nhân kịpthời. Những thuốc đặc biệt được quản lý một cách chặt chẽ tránh thất thoátthuốc, sử dụng thuốc không nhằm mục đích điều trị, tránh sự lạm dụng thuốc,sử dụng thuốc không hợp lý đảm bảo an toàn và hiệu quả cho người
bệnh. Tuynhiên, các công đoạn vân còn thực hiện một cách thủ công. Nếu ứng dụngđược công nghệ thông tin thì việc cấp phát sẽ được thực hiện một cách nhanhchóng và chính xác hơn. Việc khoa Dược thực hiện cấp phát tới tận khoa lâmsàng đảm bao chất lượng thuốc tốt hơn khi đến tay bệnh nhân. Đây là một ưu điểm lớn của bệnh viện cần được phát huy.
Tóm lại, bệnh viện đã xây dựng được quy trình cấp phát phù hợp với nhânlực của bệnh viện và thuận tiện cho người bệnh. Công tác tổn trữ, bảo quảnđược thực hiện khá tốt. Thực hiện được dự trữ thuốc hợp lý đủ cho 2-3 thángsử dụng, tuy nhiên chưa có đủ chủng loại thuốc như trong danh mục thuốc chủyếu để phục vụ bệnh nhân. Bên cạnh đó, bệnh viện cần xây dựng các tiêuchuẩn cụ thể đánh giá công tác cấp phát thuốc để làm cơ sở để cho các nhânviên thực hiện và để quản lý dễ dàng hơn.
3.4.PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT SỬ DỤNG THUỐC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TP VINH 2012
Giám sát sử dụng thuốc đóng vai trò quan trọng trong công tác cungứng thuốc. Đảm bảo cho bệnh nhân nhận được đúng thuốc, đủ thuốc, thuốc cóchất lượng đảm bảo là mục tiêu.của giám sát sử dụng thuốc tại bệnh viện.
3.4.1. Hoạt động giám sát sử dụng thuốc tại bệnh viện.
* Giám sát việc thực hiện danh mục thuốc.
Danh mục thuốc tại bệnh viện được xây dựng lại hàng năm, đến năm 2012 bệnhviện đã có 303 thuốc, 70 dược liệu trong danh mục, có 40% nằmtrong danh mục thuốc thiết yếu. DMTBV được thay đổi hàng năm để phù hợpvới thực tế điều trị của bệnh viện. Việc lựa chọn, bổ sung, thay thế thuốc trongdanh mục được thực hiện bởi HĐT&ĐT.
Khi có nhu cầu về thuốc mới, khoa lâm sàng sẽ đề nghị đến khoa Dược.Khoa Dược căn cứ vào DMTBYT, thực tế sử dụng tại bệnh viện, nguồn kinhphí tổng hợp và báo cáo lại cho HĐT&ĐT. HĐT&ĐT xem xét lại rồi có
quyếtđịnh bổ sung hoặc loại bỏ cho phù hợp với tình hình thực tế của bệnh viện.
Những nội dung mà HĐT&ĐT xem xét, bổ sung, thay thế, loại bỏ thuốctrong DMTBV:
- Danh mục thuốc của BYT: ưu tiên các thuốc có trong DMT của BYT. - Hiệu quả điều trị dựa trên các tài liệu, những công bố về nghiên cứulâm sàng, hiệu quả so với nhóm thuốc đang sử dụng tại bệnh viện.
-Cân nhắc về chi phí điều trị
- Khả năng cung ứng thuốc trên thị trường.
Khi DMT được ban hành, khoa Dược có trách nhiệm hướng dẫn sử dụngDMT tới các khoa lâm sàng đồng thời thu hồi danh mục thuốc đã hết hiệu lực.Việc giám sát thực hiện DMT được mô tả theo qui trình như sau:
Ký duyệt Bác sỹ kê đơn Y tá phát phiếu lĩnh thuốc - Khoa Dược - KHTH - BHYT - TCKT Dược sỹ khoa Dược Bệnh nhân BA ra viện BN nội trú Căn cứ vào: - DMT đã sử dụng - Đối tượng bệnh nhân - Quy định hội chẩn…
Tổng kết sử dụng
Duyệt, giám sát Cấp thuốc
Hình 3.9. Quy trình giám sát thực hiện danh mục thuốc
Khoa dược phối hợp với các phòng KHTH, phòng TCKT, cơ quan BHYT giám sát việc thực hiện danh mục thuốc:
- Khoa Dược: khi đưa thuốc vào bệnh viện, khoa Dược có trách nhiệm