Phổ cập giáo dục là công tác trọng tâm của các trường và các đơn vị chức năng, nó luôn được đặt lên hàng đầu trong các nhiệm vụ thường niên. Đối với các đơn vị quản lý cấp cao hơn như huyện thì phải bao quát được tình hình phổ cập tiểu học của các trường trong các xã do mình quản lý.
Các nhân viên quản lý cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý tình hình phổ cập trong các trường ở huyện do mình quản lý. Nhân viên quản lý cấp huyện chịu trách nhiệm cấp phát tài khoản cho các trường. Vì mỗi tài khoản được cấp phát cho một trường, nhân viên có tài khoản này sẽ có chức năng như một người quản lý cấp trường.
Đối với nhân viên quản lý cấp huyện thì ngoài quản lý các admin cấp trường thì còn có chức năng xem tình hình báo cáo thống kê của các trường do mình quản lý mà không được thao tác vào quá trình nhập liệu của các trường, để tránh việc sai lệch của dữ liệu. Đối với các admin cấp trường khi được admin cấp huyện cấp phát tài khoản sẽ chịu trách nhiệm quản lý các công việc nhập liệu và thống kê cũng như quản lý các người dùng cấp dưới.
Về quản lý, các admin cấp trường sẽ có quyền tạo ra các “nhóm chức năng”, mỗi nhóm sẽ sử dụng một số chức năng nào đó mà người quản lý quy định, ví dụ chuyên nhập liệu, hay chuyên thống kê, cũng có thể chỉ được tham gia vào quá trình
Bùi Văn Quý CH CNTT 2013 44 nhập trẻ. Sau khi tạo được “nhóm chức năng” thì sẽ cấp quyền cho người dùng, mỗi người dùng sẽ có một tài khoản và được phân vào một “nhóm chức năng” đã có ở trên. Các người dùng trong một trường, khi đăng nhập vào hệ thống sẽ chỉ sử dụng được các chức năng trong nhóm mình được phân công. Trong quá trình sử dụng các admin hay người dùng có thể thay đổi lại mật khẩu nếu cảm thấy cần thiết.