f. Kết nối với Hệ thống Cổng dịch vụ đầu tư công của Bộ Kế Hoạch và Đầu tư
3.2.3. Truyền thông, triển khai hệ thống
Biện pháp đảm bảo triển khai thành công trong giai đoạn quá độ chuyển đổi từ đấu thầu trên hệ thống mạng đấu thầu VNEPS sang đấu thầu trên hệ thống e-GP
Đối với một quy trình thông thường, khi chuyển đổi sang sử dụng CNTT để áp dụng đều phải trải qua thời kì quá độ. Các nhân tố ảnh hưởng tác động liên quan đến thời kì này:
+ Nhận thức của người sử dụng tham gia hệ thống ở cả hai phía; nhà thầu và chủ đầu tư mời thầu.
+ Thời gian dành cho thời kì quá độ không vượt quá và không ngắn quá một thời hạn nhất định.
+ Kỹ năng sử dụng hệ thống mới của các đối tượng tham gia.
Để đảm bảo thực hiện thành công trong thời kì quá độ này, các biện pháp sau cần được áp dụng:
Tuyên truyền nâng cao nhận thức của các thành phần tham gia qua các hình thức: chương trình quảng bá thông tin đại chúng; demo trực tuyến; nâng cao trách nhiệm người đứng đầu trong việc áp dụng.
Áp đặt thời gian chuyển đổi bằng các văn bản pháp lý.
Tạo các diễn đàn trao đổi qua nhiều hình thức e-mail, web, forum, điện thoại, báo chí, phương tiện thông tin đại chúng với sự tham gia của các bên liên quan.
Đào tạo và huấn luyện nâng cao các kỹ năng làm việc không chỉ cho các cán bộ quản lý đấu thầu mà cả các cán bộ chuyên trách về CNTT, nhằm giúp họ
hiểu được quy trình đấu thầu trong thực tế ra sao, từ đó xây dựng một hệ thống đấu thầu qua mạng hợp lý và hiệu quả. Tiếp tục tuyển dụng các cán bộ vừa giỏi chuyên môn, vừa am hiểu CNTT nhằm tham gia sâu rộng vào hệ thống đấu thầu qua mạng.
Xây dựng các bài giảng trực tuyến demo quá trình thực hiện thành nhiều hình thức khác nhau như demo trực tiếp tại các lớp học; bải giảng trực tuyến, đoạn video demo... cho phép người học hình dung được các yếu tố liên quan khi thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống CNTT.
Có thời gian thử nghiệm thực hiện trên hệ thống thật với các tình huống giả định trong thực tế.
Các bài kiểm tra đánh giá trình độ người tham gia hiểu biết về hệ thống theo hình thức trắc nghiệm trực tuyến, từ đó đánh giá mức độ am hiểu của người sử dụng về hệ thống. Đưa ra các khuyến nghị để hoàn thiện kỹ năng làm việc mới dựa trên thang điểm đạt được.
Các biện pháp trên đều nằm trong tổng thể quá trình triển khai, tuy nhiên đặc biệt chú trọng trong giai đoạn đầu sẽ được triển khai với sự tập trung và ưu tiên cũng như đồng loạt áp dụng. Sau khi đã thực hiện đầy đủ các biện pháp trên sẽ thực hiện chuyển đổi ngay sang sử dụng hệ thống đấu thầu mới vào một thời điểm định sẵn; chứ không thực hiện song song đồng thời cả hai phương thức đối với cùng một yêu cầu mua sắm.