Cơ cấu tổ chức của công ty Giám c
Phó giám c
k
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của chi nhánh tại công ty TNHH Melody Logistics
Nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban
Giám đốc
- Trực ti p giám sát và iều hành mọi ho t ộng kinh doanh cũng như là ho t ộng hàng ngày khác của công ty và là người i diện của công ty cho các ho t ộng bên ngoài và trước pháp luật.
- Tổ chức thực hiện các quy t ịnh của công ty, ho ch ịnh chi n lược, thực hiện k ho ch kinh doanh và phương án ầu tư của công ty.
- B trí cơ cấu tổ chức, quy ch quản lý nội bộ công ty như bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách thức cũng như tuyển dụng các chức danh trong công ty.
Phó giám đốc
- Phụ trách về chuyên môn quản lý iều hành t i chi nhánh Hà Nội thay cho giám c.
- Điều hành mọi ho t ộng của công ty theo úng pháp luật của Nhà nước, i diện Giám c, công ty ký k t hợp ồng với khách hàng. Thực hiện các ịnh hướng chính sách và nghị quy t của công ty.
- Lập k ho ch và nghiên cứu thị trường t i Hà Nội, ồng thời theo dõi, quản lý mọi lô hàng của công ty t i Hà Nội. Xây dựng cơ cấu tổ chức, ảm bảo iều kiện làm việc cho bán bộ công nhân viên ngoài Hà Nội.
Phòng kế toán
- Quản lý và sử dụng nguồn v n có hiệu quả
- Cân i nguồn v n phù hợp với ch ộ và nhu cầu ho t ộng kinh doanh của công ty. - Báo cáo chính xác s liệu và lập báo cáo tài chính hàng tháng.
- Cung cấp và chi tiền cho việc trả cước phí, chi tiền t m ứng cho các nhân viên giao nhận i làm cảng, ồng thời thu tiền, tính lương và tính lợi nhuận hoặc các khoản l từ các nghiệp vụ.
- Quản lý nợ trong và ngoài nước, báo cáo thu và óng thu .
Nhân viên sales/ kinh doanh
Đóng vai trò rất quan trọng i với ho t ộng kinh doanh của công ty. Trong ó, nhân viên sales chính là người tìm ra khách hàng và sau ó trở thành cầu n i giữa công ty với khách hàng, cũng như là nguồn t o ra việc làm cho các phòng khác trong công ty. Các nhân viên sales là người tìm ki m khách hàng thông qua nhiều nguồn như: Internet, người quen giới thiệu và liên l c l i danh sách khách hàng cũ từng sử dụng dịch vụ của công ty. Ti p theo, nhân viên sales iện tho i chào bán
giá cước tàu vận chuyển qu c t , giới thiệu dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu. hách hàng nào có nhu cầu s hẹn găp và bắt ầu cung cấp dịch vụ cho họ và khách hàng nào không có nhu cầu thì lưu thông tin l i vào nhật ký giao dịch, s gọi iện l i vào thời gian khác.
Phòng chăm sóc khách hàng
- Thông báo hàng n cho khách hàng khi nhận ược giấy báo hàng n từ bên phía i lý.
- Phát lệnh giao hàng hoặc giấy tờ ủy quyền hàng hóa cho người nhận hàng, ảm bảo thu ược cước phí dịch vụ trước khi phát lệnh.
- Sắp x p lưu kho (n u cần).
Phòng chứng từ
- Làm chứng từ hàng xuất – nhập, vận ơn và các chứng từ hàng hải liên quan. - Ph i hợp với các phòng ban khác nhằm ảm bảo thông su t công việc và báo cáo. - Lưu trữ hồ sơ, chứng từ như: thư từ giao dịch liên quan, ơn ặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu…
- Liên hệ với các hãng tàu, hãng bay làm booking.
- Chuẩn bị bộ chứng từ khai báo hải quan, bộ chứng từ xin cấp C/O, hồ sơ xin
cấp phép ( i với hàng hóa yêu cầu giấy phép), hồ sơ xin ăng ký chất lượng ( i với một s mặt hàng có yêu cầu), các công văn, tờ trình cho các bên có liên quan…
- Giao dịch với các công ty giao nhận nội - Báo giá cước cho nhân viên sales - Giao dịch với các h ng tàu/ hàng không - Giao dịch với các công ty xuất nhập khẩu ường biển/ hàng không và dịch vụ nội
Nhân viên hiện trường
- T i văn phòng
Phụ trách việc i lấy lệnh, chuyển lệnh lấy hàng sang bên Nội Bài.
Đăng ký kiểm dịch, lấy giấy xuất xứ… - T i cửa khẩu và các khu công nghiệp
Ti n hành quản lý, kiểm tra hàng hóa lưu kho, xuất kho, nhận kho.
Quản lý công nhân trong kho trong quá trình làm hàng.
Niêm phong, kẹp chì và các giấy tờ liên quan tới hàng xuất, nhập kho.
Nhận xét:
- Bộ máy quản lý của công ty như trên là khá chặt ch . Nhân sự của công ty ược chia ra từng vị trí theo những chức năng riêng biệt nhưng vẫn liên k t với nhau thành một kh i th ng nhất ồng bộ thực hiện các ho t ộng của công ty một cách nhuần nhuyễn.
- Cơ cấu tổ chức của công ty như vậy là khá phù hợp với yêu cầu quản lý hiệu quả của một công ty có kh i lượng công việc nhiều và yêu cầu hiệu quả cao như công ty TNHH Melody logistics.