Trong số các hình thức xuất khẩu đã nêu ra ở chương 1, Công ty CP Thủy sản Bình Định chọn hình thức xuất khẩu trực tiếp là chủ yếu, chiếm 95% trong khi các hình thức khác chỉ chiếm 5%. Trước hết muốn xuất khẩu thì công ty phải tìm kiếm được thị trường, tìm kiếm khách hàng. Thị trường Mỹ và EU là hai thị trường chính mà công ty hướng tới trong giai đoạn 2016 – 2020. Sau khi xác định được thị trường, tìm kiếm được khách hàng có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty thì công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và xuất khẩu hàng hóa ra thị trường nước ngoài cho đối tác.
Trong các điều kiện cơ sở giao hàng, công ty dùng nhiều hình thức như FAS – giao dọc mạn tàu, FOB – giao hàng trên tàu, CIF – tiền hàng, bảo hiểm và cước phí nhưng công ty chủ yếu áp dụng hình thức FOB. Đây được xem là điều kiện thuận lợi nhất trong việc xuất khẩu hàng hóa của công ty. Với vị trí khá gần cảng Quy Nhơn nên việc đưa hàng hóa ra cảng, xếp hàng lên tàu khá dễ dàng và thuận lợi.
Dựa vào sơ đồ 2.3 dưới đây, công ty đóng vai trò là người bán, người xuất khẩu. Để có thể xuất hàng ra nước ngoài thì điều nhất thiết là phải có hợp đồng thương mại giữa công ty với đối tác. Nhưng muốn có được đối tác thì nhiệm vụ của các nhân viên phòng kinh doanh là phải tìm kiếm thị trường tiêu thụ, tìm kiếm đối tác cho công ty. Hiện tại công ty chủ yếu xuất khẩu sang thị trường EU, Mỹ, Mexico, Trung Đông,... Sau quá trình tìm kiếm thị trường, tìm kiếm đối tác thì việc ký kết hợp đồng và nhận yêu cầu từ đối tác là bước đầu tiên trong chuỗi quy trình xuất khẩu hàng hóa. Vì là doanh nghiệp xuất khẩu lâu năm nên trước kia công ty đã tiến hành xin giấy phép xuất khẩu từ trước. Do đó các nhân viên phòng kinh doanh không cần phải thực hiện thao tác này trước khi tiến hành xuất khẩu hàng.
Việc tiếp theo các nhân viên phòng kinh doanh cần làm là đặt tàu và kiểm tra giá tàu để sao cho giá cả hợp lý nhất. Tùy thuộc vào vị trí địa lý, thời gian giao hàng hay các yêu cầu của đối tác mà lựa chọn tàu phù hợp. Bên cạnh đó, dựa vào số lượng hàng xuất khẩu mà chọn loại container phù hợp để đóng hàng lên tàu. Tuy nhiên, nếu người bán là công ty bán hàng với hình thức CIF thì các nhân viên phòng kinh doanh phải liên hệ với hãng tàu để tìm giá tốt cho việc chuyên chở lô hàng. Nếu công ty bán FOB thì việc đặt booking sẽ do người nhận đặt booking. Do vậy, tùy thuộc vào điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms) trong hợp đồng mà cần phải tiến hành đặt tàu hay không.
Sau khi có booking, các nhân viên tiến hành ra cảng đổi bản xác nhận đặt chỗ hay còn gọi là lấy lệnh cấp container rỗng tại thương vụ cảng Quy Nhơn đối với xuất CIF và có booking. Trong lệnh cấp container rỗng chứa đựng các thông tin: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng giao hàng, cảng chuyển tải, kích thước, loại container, ngày dự định đi, ngày dự kiến đến, chỗ cấp container rỗng,... Công việc này lấy lệnh này nhằm giúp xác nhận với hãng tàu rằng công ty đồng ý lấy
container. Theo các nhân viên cho biết, việc lựa chọn container rất quan trọng. Phải lựa chọn các container sạch tốt để tránh chi phí sửa chữa. Nếu xuất FOB thì công ty sẽ nhận được xác nhận đặt chỗ từ phía đối tác và đem đi đổi lấy booking. Vì công ty chủ yếu xuất FOB nên việc booking không làm mất nhiều thời gian cho các nhân viên xuất nhập khẩu do việc này đã được bên đối tác chủ động đặt nên mình chỉ làm theo yêu cầu của họ.
Sơ đồ 2.3: Quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty
Đàm phán ký kết hợp đồng
Đặt tàu và kiểm tra giá (nếu có)
Lấy booking từ hãng tàu
Chuẩn bị hàng
Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan
Thông quan xuất khẩu
Xếp hàng lên tàu và lấy vận đơn
Gửi chứng từ cho đối tác
Lưu trữ hồ sơ
(Nguồn: Công ty CP Thủy sản Bình Định)
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty tiến hành sản xuất đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của người mua. Để có thể có sản phẩm xuất khẩu thì trước hết công ty cần phải tìm kiếm nguồn nguyên liệu phục vụ xuất khẩu. Nguồn nguyên liệu chế biến thủy sản xuất khẩu hiện tại được lấy từ ba nguồn chính: nguyên liệu khai thác tự nhiên, từ nuôi trồng và nguyên liệu nhập khẩu. Sau khi có được nguyên liệu đầu vào, các công nhân tiến hành chế biến sản phẩm. Dựa vào sơ đồ sau đây, ta thấy quy trình chế biến sản phẩm hàng đông lạnh xuất khẩu có tới 16 công đoạn. Mỗi công đoạn
lại có một đặc điểm, nhiệm vụ khác nhau. Các loại sản phẩm đều được sơ chế như làm sạch, cắt bỏ đầu, lóc da, đóng hộp, cân cá vào khay, đưa đi cấp đông và bảo quản trong kho lạnh. Hàng hóa của công ty không mang tính đồng nhất do cùng sử dụng một loại nguyên vật liệu nhưng tùy theo yêu cầu của khách hàng mà sản xuất ra các loại hàng hóa khác nhau.
Sơ đồ 2.4: Quy trình công nghệ chế biến sản phẩm hàng đông lạnh xuất khẩu
.
Tiếp nhận nguyên liệu Lấy nội tạng Bảo quản Fillet Nhổ xương Định hình Phân loại cỡ Cân lượng Rửa Xếp khuôn Chờ đông Cấp đông Tách khuôn, mạ băng Bao gói, đóng thùng Bảo quản thành phẩm Xuất hàng
(Nguồn: Công ty CP Thủy sản Bình Định)
Tiếp nhận nguyên liệu: Ở vị trí Hải Cảng, gần cảng Quy Nhơn - nơi mà tàu thuyền ra khơi xa về cập bến, việc thu mua nguyên liệu sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí vận chuyển. Để đảm bảo nguồn nguyên liệu chế biến và ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh nên công ty đã tiến hành thu mua nguyên vật liệu trên khắp các tỉnh thành trong cả nước. Nếu trong nước không đáp ứng đủ nguồn nguyên liệu, công ty tiến hành nhập khẩu nguồn nguyên liệu từ các nước khu vực Đông Nam Á. Nguyên liệu được chuyển bằng vận tải đông lạnh để đảm bảo việc tươi ngon cho các mặt hàng thủy sản.
Lấy nội tạng: Khi nguyên liệu về đến nhà máy, nhân viên thực hiện đưa nguyên liệu vào khu chế biến để tiến hành lấy nội tạng. Dùng dao xẻ một đường từ vây xuống, dùng tay lấy hết nội tạng ra, rửa sạch lại bằng nước đá lạnh có pha Chlorine 50ppm. Nội tạng là nơi chứa nhiều vi sinh vật gây hại có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm nên công đoạn này được công nhân chú trọng làm kỹ lưỡng.
Bảo quản: Sau khi lấy nội tạng, nguyên liệu chưa được chế biến ngay mà thay vào đó là bảo quản trong các thùng cách nhiệt bằng phương pháp muối gia kho theo tỷ lệ 1 cá : 1 đá.
Fillet: Vuốt sạch nước và đá, xẻ một đường dọc theo xương vây lưng từ đỉnh đầu đến cuối, sau đó dùng mũi dao rạch ngang một đường dưới mang để tiến hành fillet. Dùng tay căn mặt cắt và fillet hết phần thịt, tách thịt cá đã được cắt ra riêng. Lật ngược thân cá và thực hiện tương tự với phần còn lại.
Nhổ xương: Ngoài lớp xương sống đã được loại bỏ trong quá trình fillet, các công nhân tiến hành dùng nhíp nhổ các xương nhỏ còn sót và dùng tay kiểm tra lại.
Định hình: Dùng dao cắt bỏ hết phần thịt xanh, thịt bầm, gân, máu, các vết cắt chưa thẳng. Tiến hành cắt nhỏ, thẳng thắn phù hợp yêu cầu của khách hàng.
Phân loại cỡ: Sau khi kết thúc công đoạn sơ chế, bán thành phẩm được kiểm tra quy cách và phân cỡ, đánh thẻ cỡ.
Cân lượng: Các nhân viên thực hiện việc kiểm tra độ ráo nước của bán thành phẩm rồi cho vào các khay, đưa lên cân lượng để xác định khối lượng của mỗi loại trước khi tiến hành các công đoạn tiếp theo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Rửa: Vì đã được cắt nhỏ nên yêu cầu công đoạn rửa lại này phải hết sức nhẹ nhàng, làm sạch hết máu, phụ phẩm. Sau đó đặt lên mặt nghiêng góc 150C, dùng khăn sạch để lau ráo nước.
Xếp khuôn: Bán thành phẩm đã ráo nước mới tiến hành xếp vào khuôn, phủ các lớp PE kín bề mặt bán thành phẩm để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong quá trình làm đông.
Chờ đông: Trước khi bán thành phẩm được đưa đi làm đông, phải hạ nhiệt độ kho xuống còn 00C mới đưa vào.
Cấp đông: Khi đủ số lượng các công nhân phải nhanh chóng đưa hàng vào tủ để cấp đông.
Tách khuôn, mạ: Kết thúc quá trình cấp đông, đưa sản phẩm ra khỏi khuôn, sản phẩm được mạ băng mỏng trên bề mặt nhằm hạn chế sự mất nước và chảy lạnh trong quá trình bảo quản đông lạnh.
Bao gói, đóng thùng: Sản phẩm đã mạ băng cho vào túi PE và đóng vào các thùng carton.
Bảo quản thành phẩm: Trong quá trình chờ xuất khẩu ra nước ngoài, sản phẩm được bảo quản trong kho lạnh trong thời gian không quá 12 tháng.
Xuất hàng: Khi có đơn đặt hàng, sản phẩm được phân phối và vận chuyển bằng xe lạnh hoặc container lạnh.
Khi có đủ số lượng sản phẩm như trong hợp đồng, các công nhân tiến hành đóng hàng vào các container đã được thuê, đánh dấu hàng hóa, niêm chì và đưa hàng hóa ra kho bãi ở cảng Quy Nhơn. Tại đây, công ty chịu chi phí thuê công nhân của cảng đóng hàng tại cảng, đảm bảo hàng hóa còn nguyên vẹn cho đến khi hàng hóa được xếp hoàn toàn trong kho bãi của cảng. Một trong những lý do công ty thường xuất FOB thay vì xuất CIF nằm ở việc mua bảo hiểm cho lô hàng. Để mua được bảo hiểm, các nhân viên phòng kinh doanh phải tìm đến các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng. Hạn mức của bảo hiểm phụ thuộc vào giá trị hàng hóa, thường mức mua là 2% trên tổng giá trị lô hàng.
Để hàng hóa có thể rời cảng Quy Nhơn, một công việc quan trọng đối với các nhân viên phòng kinh doanh là việc thông quan xuất khẩu cho lô hàng. Đây là cách thức để Nhà nước quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Trước khi khai báo hải quan thì việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ sẽ giúp việc thông quan dễ dàng hơn. Bộ chứng từ cần nộp để khai quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan: hai bản chính (một bản hải quan lưu, một bản người khai lưu)
+ Giấy tiếp nhận hồ sơ theo mẫu và theo dõi làm thủ tục hải quan: hai bản
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ pháp lý tương đương hợp đồng: một bản chính
+ Hóa đơn thương mại: một bản chính
+ Bản kê khai chi tiết hàng hóa hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng hóa: một bản chính và một bản sao
+ Vận đơn
+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty
Trước kia, việc khai báo hải quan phải thực hiện trực tiếp, gây mất thời gian cho nhân viên. Nhiều năm trở lại đây, nhờ sự phát triển của công nghệ mà việc khai báo hải quan điện tử đã được áp dụng tại công ty. Nhờ vậy các nhân viên không cần mất nhiều thời gian, công suất cho việc thông quan một lô hàng. Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm ECUS5 – VNACCS 2018 của công ty Thái Sơn để khai báo hải quan. Trong quá trình thực tập, mặc dù chưa được khai quan nhưng thay vào đó được quan sát các anh chị làm công việc khai quan. Trong phần mềm này, để mở một tờ khai và khai báo hải quan, nhân viên xuất khẩu phải nhập đầy đủ thông tin trên tab “thông tin chung”, “thông tin container” và “danh sách hàng”. Ở tab “thông tin chung” bao gồm:
+ Nhóm loại hình: bao gồm mã loại hình, cơ quan hải quan, mã bộ phận xử lý tờ khai, mã hiệu phương thức vận chuyển
+ Thông tin đơn vị xuất nhập khẩu: thông tin người xuất khẩu tức là thông tin của công ty, thông tin đối tác nhập khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác
+ Thông tin vận đơn: số vận đơn, số lượng kiện, tổng trọng lượng hàng hóa, mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến, địa điểm nhận hàng cuối cùng, địa điểm xếp hàng, phương tiện vận chuyển, ngày hàng đi dự kiến
+ Thông tin hóa đơn của lô hàng xuất khẩu: phân loại hình thức hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành, mã phân loại hóa đơn, phương thức thanh toán, điều kiện giá hóa đơn, mã đồng tiền của hóa đơn
+ Thông tin thuế và bảo lãnh: người nộp thuế, mã xác định thời gian nộp thuế
+ Thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày hợp đồng
Ngoài ra, nhân viên xuất khẩu còn nhập thông tin trên tab “thông tin container” bao gồm mã, tên, địa chỉ và số container. Cuối cùng, nhập thông tin cho tab “ danh sách hàng” bao gồm tên hàng, lượng, mã HS, đơn vị tính, xuất xứ và đơn giá hóa đơn. Theo các anh chị, việc nhập tờ khai hải quan rất quan trọng, đặc biệt là các mục mã loại hình, cơ quan Hải quan, mã hiệu phương thức vận chuyển,... bởi vì nếu làm sai sẽ bị hủy tờ khai nên phải đặc biệt lưu ý. Sau khi nhập thông tin lên tờ
khai, truyền tờ khai và nhận kết quả kết quả phân luồng. Kết quả của việc phân luồng được chia làm ba loại:
+ Tờ khai luồng xanh: hàng hóa được giải phóng ngay sau khi kiểm hóa, không phải chờ tính thuế. Hàng hóa xuất khẩu của công ty sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Tờ khai luồng vàng: nhân viên phòng kinh doanh phải chuẩn bị các giấy tờ sau để Cơ quan Hải quan kiểm tra: tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy phép, giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Tờ khai luồng đỏ: nhân viên xuất khẩu chuẩn bị hồ sơ như trên hồ sơ luồng vàng. Sau khi hải quan tiếp nhận hồ sơ, sẽ chuyển sang cho đội kiểm hóa. Đăng ký kiểm hóa, xuống cảng làm thủ tục hạ hàng đưa vào khu kiểm hóa, rồi liên hệ với cán bộ hải quan xuống làm thủ tục kiểm tra. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi qua quá trình khai báo hải quan, nhân viên phòng kinh doanh tiến hành in ra giấy và chuẩn bị hồ sơ mang đến cục hải quan khai báo. Công ty còn phải tiến hành thuê nhân công bốc hàng lên tàu, trả các khoản chi phí như nộp thuế, phí giao nhận, bốc xếp, lưu kho trong quá trình chờ làm tờ khai hải quan nếu có. Nhân viên phải cung cấp chi tiết thông tin để hãng tàu làm vận đơn cho lô hàng. Sau khi hoàn tất việc khai báo thông tin, công ty sẽ nhận lại được ba bản vận đơn gốc hoặc bản thể hiện vận đơn gốc (surrendered bill) từ chủ tàu.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiến hành gửi bộ chứng từ cho đối tác nước ngoài. Tùy thuộc vào hợp đồng thương mại đã ký kết với hình thức thanh toán nào mà có công việc nhất định. Đối với hình thức chuyển tiền, công ty chỉ áp dụng hình thức này với vai trò là người nhập khẩu. Nhận thấy được ưu điểm là đơn giản, tốc độ thanh toán nhanh và chi phí thấp nên công ty luôn ưu tiên lựa chọn để nhập khẩu. Bên cạnh đó, dựa vào tình hình thực tế là công ty nhập khẩu nguồn nguyên liệu từ các nước trong khu vực Đông Nam Á. Đây là các nước gần Việt Nam nên thời gian tàu chạy nhanh, áp dụng phương thức này giúp công ty tránh tình trạng chôn vốn do ký quỹ, cũng như tránh các thủ tục phức tạp như phương thức tín dụng chứng từ gây mất thời gian cho đôi bên. Do đó, khi xuất hàng đi, công ty thường sử dụng hình thức thanh toán nhờ thu và tín dụng chứng từ. Thông thường, các đối tác Mỹ thường thích thanh toán theo hình thức