1. Khái niệm
− Là quá trình sắp đặt nhân lực vào các vị trí, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân lực nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc.
− Vừa mang tính ổn định vừa mang tính linh hoạt vì quá trình này liên quan trực tiếp đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng như cá nhân từng người lao động.
− Trách nhiệm trước hết thuộc về người đứng đầu DN, sau đó các nhà quản trị khác theo phạm vi và quyền hạn được phân công.
2. Mục tiêu: 3 mục tiêu cụ thể
− Mục tiêu chung: : Tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, phát huy được sở trường của mỗi người,, từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc và qua đó hoàn thành mục tiêu chung của DN
− Mục tiêu cụ thể:
+ Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân lực, đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo đúng người và đúng việc: đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm gia tăng năng suất lao động và động lực của nhân viên
+ Đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động: tránh những đột biến về nhân lực, đa dạng hóa loại hình hợp đồng,…
II. Các nguyên tắc bố trí và sư dụng nhân lực 1. Bố trí nhân lực phải theo quy hoạch
∗ Cơ sở khoa học: Trong mỗi giai đoạn phát triển DN lựa chọn mục tiêu, chiến lược kinh doanh phù hợp. Để thực hiện được mục tiêu chiến lược DN cần xây dựng chiến lược nhân sự tương ứng và kế hoạch triển khai để có nhân lực phù hợp. Đó chính là nền tảng của quy hoạch nhân lực.
∗ Nội dung: (Biểu hiện của nguyên tắc) − Tiến hành quy hoạch nhân lực:
+ Quy hoạch nhân lực là xác định trước những người có khả năng đảm nhận những trọng trách khi DN có sự thay đổi về nhân lực. Doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể để đảm bảo bố trí đúng người đúng việc
+ Lặng lẽ là một kỹ xảo thể hiện trí tuệ của nhà quản trị (quy hoạch phải được tiến hành ngầm, không công khai → để đảm bảo thực hiện chính sách thành công. Vì: khi công khai làm người ta không có động lực phấn đấu hoặc đấu đá để tranh dành nhau. Tuy nhiên vẫn cần phải báo cho người đc qui hoạch biết)
− Mang tính động và tính mở: Quy hoạch chú ý đến những yếu tố tác động không mong muốn nhằm tránh những trục trặc và rào cản. Quy hoạch chưa chắc đã dùng, ko phải qui hoạch 1 người vào 1 vị trí mà 5 – 6 người đề phòng trường hợp rủi ro
− Mạnh dạn trong bố trí và sử dụng nhân lực, phả bỏ các khuôn thức cũ (sử dụng nhân lực trẻ, đề bạt vượt cấp…)
− Ngoài năng lực chuyên môn, bố trí và sử dụng nhân lực phải coi trọng phẩm chất đạo đức (cần, kiệm, liêm, chính) → giúp DN giữ được vị thế ổn định lâu dài và thu hút thêm được những người tài
2. Bố trí và sử dụng nhân lực theo logic hiệu suất
∗ Cơ sở khoa học:
− Taylor khẳng định: chuyên môn hóa trong lao động là nền tảng của tăng năng suất lao động
− Dùng người đúng chỗ, đúng việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác ∗ Nội dung:
− Đảm bảo tính chuyên môn hoá, thống nhất quy trình nghiệp vụ trên toàn doanh nghiệp
− Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm: mục tiêu, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi các nhân, vị trí, bộ phận trong DN phải đạt được mục tiêu rõ ràng.
− Đảm bảo có tầm hạn quản trị phù hợp: đảm bảo phù hợp với năng lực của nhà quản trị, năng lực của nhân viên, các điều kiện cơ sở vật chất hỗ trợ quá trình làm việc, hệ thống thông tin.
− Dùng người theo học thức (dùng người theo đúng trình độ)
− Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần được bố trí và sử dụng trên cơ sở xác định rõ danh và phận
− Kết hợp lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể. Lấy lợi ích tập thể làm nền tảng (vì nếu không thực hiện được điều này sẽ gây đảo lộn tư tưởng người lao động)
3. Bố trí và sử dụng nhân lực theo logic tâm lý xã hội.
∗ Cơ sở khoa học:
− Elton Mayor: con người là chủ thể phức tạp, là tổng hòa của các mối quan hệ xã hội dựa trên nền tảng sinh học. Vì vậy khi bố trí và sử dụng nhân lực cần chú ý đến mối liên hệ tình cảm
− Maslow xây dựng lý thuyết về thang bậc nhu cầu (sinh lý, an toàn, xã hội, tôn trọng, tự khẳng định)
∗ Nội dung:
− Giao cho người lao động nhiều việc không đơn giản nhưng không quá phức tạp để tạo ra thách thức
− Khích lệ nhu cầu thành đạt − Luân chuyển công việc − Tạo niềm vui trong công việc
∗ Chú ý: “Giang sơn dễ thay đổi, bản tính khó thay đổi” → Bố trí và sử dụng nhân lực cần phải có nghệ thuật, nhà quản trị cần dung các phương pháp khôn khéo.
∗ Cơ sở khoa học:
− Con người ai cũng có điểm mạnh, điểm yếu
− Sử dụng nhân lực làm sao cho phát huy điểm mạnh và hạn chế những điểm yếu ∗ Nội dung:
− Dùng người không quá cầu toàn, kẻ hiền sỹ không phải là thánh nhân: Bố trí và sử dụng nhân lực cần sự lựa chọn kỹ lưỡng nhưng cũng phải quán triệt nguyên tác dùng người không quá cầu toàn. Nhà quản trị giỏi cần biết cách phát huy tài năng của mỗi người và tìm cách chế ngự các điểm hạn chế của nhân viên
− Người nhiều tài sẽ lắm tật
− Phát huy sở trường nhưng không làm mai một tài năng
− Bố trí và sử dụng nhân lực do vậy cần chuyên sâu chứ không cần ham nhiều (kiêm nhiệm). Bố trí và sử dụng nhân lực theo chuyên môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi nhân viên thấy hứng thú khi thực hiện đúng công việc chuyên môn.
− Lấy chữ tín và lòng tin làm gốc: phải tin tưởng nhân viên một cách đầy đủ: nhà quản trị phải luôn nhìn vào điểm sáng trong con người của cấp dưới.
5. Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực
∗ Cơ sở khoa học: Tập hợp ý kiến tập thể và trách nhiệm cá nhân trong công việc ∗ Nội dung:
− Thống nhất từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất
− Phân quyền rộng rãi cho các cấp trong hệ thống tổ chức DN
→ Mọi sự bố trí và sử dụng phải nhằm vào phục vụ mục tiêu chung của DN.
− Gặp gỡ, trao đổi giữa cấp trên và người được bố trí và sử dụng (đảm bảo sự thông suốt)
− Chú trọng đến ý kiến tập thể, lắng nghe ý kiến của họ
III. Nội dung của bố trí và sư dụng nhân lực
1. Dự báo nhu cầu nhân lực
∗ Mục đích: Nhằm xác định nhu cầu nhân lực của DN trong tương lai cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu.
∗ Nội dung:
Dự báo nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai
Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực doanh nghiệp đang có
Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực
So sánh giữa nhu cầu nhân lực sắp tới và khả năng đáp ứng hiện nay
− Xác định chính xác các căn cứ để dự báo, các căn cứ cụ thể như: + Chiến lược, KHKD của DN.
+ Nhu cầu về sản phẩm dịch vụ
+ Khối lượng công việc cần thiết phải làm;
+ Trình độ trang thiết bị kỹ thuật và khả năng thay đổi công nghệ;
+ Sự thay đổi về tổ chức hành chính có ảnh hưởng đến năng suất lao động; + Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên;
+ Tỷ lệ nghỉ việc có thể có tại DN;
+ Khả năng tài chính của DN để thu hút lao động lành nghề trên thị trường. + ... − Kỹ thuật sử dụng để dự báo: + Phân tích xu hướng + Trù tính + Kỹ thuật Delphi + …
→ Dự báo nhu cầu của DN thường mang tính dài hạn và nằm trong phạm trù “kínˮ của các nhà quản trị doanh nghiệp, nó liên quan nhiều đến sự thay đồi cơ cấu tổ chức theo yêu cầu của thị trường → DN cần xác lập danh mục các công việc và chức danh cần có trong thời gian tới nhằm duy trì và phát triển hoạt động sx KD của DN. Danh mục này sẽ phải chứa đựng các thông tin:
+ Các công việc và chức danh gì?
+ Đối tượng mà công việc cần đáp ứng là gì? + Công việc đó khi thực hiện sẽ liên quan đến ai? + Công việc cần đạt được ở mức độ nào?
+ Tiêu chuẩn thực hiện tốt công việc đó.
2. Đánh giá thực trạng nhân lực của doanh nghiệp
∗ Mục đích:
− Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu từ nguồn cung nội bộ về số lượng, chất lượng, cơ cấu nhân lực.
− Khai thác tốt nhất đội ngũ nhân lực hiện có. ∗ Nội dung: Gồm hai mảng công việc chính:
a. Đánh giá tổng quan thực trạng nhân lực của doanh nghiệp
− Là phân tích mức cung nội bộ của DN về con người → giúp DN xác lập được định hướng tổng thể cho công tác bố trí và sử dụng nhân lực.
− Dựa trên cơ sở:
+ Tại DN hiện có bao nhiêu người cho mỗi công việc?
+ Trong thời gian tới, đối với 1 công việc, bao nhiêu người sẽ ở lại chỗ cũ, bao nhiêu người chuyển sang công việc khác và bao nhiêu người sẽ rời khỏi công việc của mình và tổ chức đó
− Sau đó NQT thiết lập hệ thống thong tin nhân lực (thống kê số lượng và chất lượng nhân lực hiện có)
b. Đánh giá năng lực của nhân lực trước khi bố trí và sư dụng
− Tiêu chuẩn đánh giá:
+ Tư chất cá nhân: tính liêm khiết, sức chịu đựng căng thằng, khả năng đổi mới,…
+ Kỹ năng chuyên môn: tư duy KD trình độ chuyên môn nghề nghiệp, khả năng tiếp thu kiến thức mới, khả năng ngoại ngữ,…
+ Kỹ năng lãnh đạo và tổ chức: định hướng mục tiêu, khả năng quẩn trị,… + Kỹ năng giao tiếp: khả năng biết lắng nghe, tinh thần cởi mở, tinh thần đông đội,…
− Đối tượng đánh giá:
+ Cấp trên đánh giá: là cấp trên trực tiếp, đánh giá thong qua những dữ liệu từ mọi phía và khách quan → làm rõ những mặt mạnh, tồn tại của cán bộ và nhân viên do mình quản lý nhằm tạo điều kiện giúp đỡ cấp dưới phát triển tốt hơn
+ Đồng nghiệp đánh giá: thấy được khả năng làm việc theo nhóm của người được đánh giá nhưng ý kiến đánh giá thường phân tán vì mang tính chủ quan cao
+ Tự đánh giá: nhân viên có cơ hội nhìn lại bản thân, tạo bầu không khí cởi mở hơn trong công việc và giúp nhân viên dễ dàng thay đổi thái độ, tác phong làm việc cũng như cách ứng xử với đồng nghiệp
+ Ngoài ra có thể đánh giá thông quan nhận xét của KH − Phương pháp đánh giá:
+ Phương pháp thang điểm: đnahs giá nhân viên thong qua một bảng điểm mẫu trong đó có các tiêu chuẩn đánh giá về năng lực cụ thể → phân loại nguwoif được đánh giá theo các mức độ khác nhau tương ứng với điểm số.
+ Phương pháp ghi chép, lưu trữ: NQT trực tiếp lập nhật ký ghi lại các nhận định kèm theo các tình huống tương đối đặc thù quan đó năng lực của con nguwoif có thể bộc lộ rõ rang →phải khách quan, liên tục, trải qua 1 quá trình nhất địch.
+ Phương pháp quan sát hành vi: quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên.
→ Cần kết hợp nhiều phương pháp đánh giá và đối tượng đánh giá để đảm bảo tính đồng bộ và toàn diện.
3. So sánh giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng của nhân lực
− Phân tích GAP (chênh lệch) là cân đối giữa nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng của nhân lực
− Trong dài hạn: Cho phép DN đưa ra đc giải pháp đào tạo cán bộ nguồn
− Trong ngắn hạn: cho phép đưa ra các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thay đổi công việc, thuyên chuyển công tác…
− Phân tích GAP cho ra 3 kết quả:
+ Nhu cầu và khả năng cung ứng cân bằng + Cầu > cung: khan hiếm nhân lực
+ Cung > cầu: dư thừa nhân lực
4. Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực
Biến động về biên chế Kế hoạch phát triển
của DN Các giả thiết về sự
thăng tiến
Dự báo trong những năm tới
Đánh giá về nhu cầu nhân sự
So sánh
Giải pháp khi Cầu > Cung Giải pháp khi Cung > Cầu
Ngắn hạn
− Mục tiêu: Đảm bảo độ thích ứng giữa nhu cầu DN và người lao động
− Khoảng cách NS xảy ra do tác động của các hiện tượng:
+ Tính thời vụ
+ Cao điểm kinh doanh + Giảm sản lượng
− Làm thêm giờ
− Sử dụng lao động thời vụ, nhân viên part time − Sử dụng lao động hợp đồng có thời hạn
− Thuê gia công − Giảm sản lượng − ….
− Dừng lao động thời vụ − Dừng lao động thêm giờ − Không gia hạn hợp đồng có thời hạn
− Cử cán bộ đi đào tạo, nghỉ phép
− Nghỉ việc tạm thời − Nhận làm gia công − Giảm thời gian làm việc − …
Trung hạn
Phân tích:
− Bám sát thông tin về nhân lực hiện tại cũng như phát triển của DN trong ngắn hạn
− Nhận định khó khăn và thuân lợi có thể có trong trung hạn
− Tăng cường điều chuyển nội bộ
− Sửa đổi lộ trình công danh và phát triển nhân sự − Gia hạn làm them cho những nhân lực lành nghề sắp về hưu
− …
− Tăng cường điều chuyển nội bộ
− Giảm sử dụng nguồn nội bộ với nhân sự có học vấn thấp
− Sửa đổi lộ trình công danh và phát triển nhân sự − Về hưu sớm
…
Dài hạn
Cần thiết:
− Kế hoạch phát triển nhân lực phù hợp môi trường hoạt động của DN
− Tạo ra được sự hài hòa giữa dự báo nhu cầu nhân sự và sự vận động phát triển của nhân viên
→ Tạo ra bầu không khí khuyến khích nhân viên phát triển
Các giải pháp mang tính chiến lược
− Tuyển dụng từ nguồn bên ngoài
− Đào tạo và phát triển nhân sự có định hướng
− Cắt giảm nhân sự. − Đào tạo và phát triển có định hướng
5. Kiểm soát nhân lực
− Nắm bắt tình hình nhân lực được bố trí và sử dụng
− Đề ra các biện pháp và hành động can thiệp hợp lý, kịp thời để phát huy năng lực của nhân lực
− Kiểm soát nhân lực cần được thực hiện khéo léo để: + Biết rõ năng lực nhân lực
+ Điều chuyển nhân lực phù hợp
+ Sự hợp lý của quyết dịnh bố trí và sử dụng nhân lực + Giúp đỡ nhân lực làm tốt công việc được bố trí − Sử dụng các nguồn thông tin về nhân lực dân chủ tập trung − Kiểm soát nhân lực phải căn cứ vào thực tiễn công tác
IV. Bố trí và sư dụng theo nhóm
1. Khái niệm và phân loại nhóm làm việc
∗ Khái niệm: Nhóm là sự kết hợp giữa hai người trở lên nhằm thực hiện mục tiêu chung của cả nhóm và thoả mãn nhu cầu của các thành viên.
→ Nhóm là một tập hợp người với các đặc trưng cơ bản sau: − Có cùng mục tiêu hay đạt được một thoả thuận nhất định. − Có cùng một “ngôn ngữ’’ làm việc thống nhất.
− Có sự phân công phân việc và xác lập mối quan hệ tương quan giữa các thành viên nhóm trong sự quản lý điều hành chung để thực hiện mục tiêu của nhóm.
∗ Phân loại:
− Nhóm ổn định: là một bộ phận của tổ chức DN được thành lập với trưởng nhóm