Chứng từ sử dụng: Để theo dõi tình hình doanh thu phát sinh trong kì, kế
toán sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:
- Đơn đặt hàng, phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho thành phẩm, hóa đơn GTGT,
phiếu thu, giấy báo có,giấy ủy nhiệm thu, bảng kê.
39
Hình 3.1: Quy trình luân chuyển chứng từ
(Nguồn: Phòng Kinh doanh) Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoặc dịch vụ của công ty sẽ liên hệ , bộ phận bán hàng sẽ gửi bảng báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận giá, khách hàng xác nhận số lượng đặt hàng và đơn đăt hàng. Bộ phận bán hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ lập hợp đồng (tùy phương thức mà công ty áp dụng cho từng đối tượng khách hàng) và gửi cho khách hàng xác nhận và đóng dấu, mỗi bên giữ 01 bản.
Sau đó, hợp đồng (đơn đặt hàng) sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.
40
Kế toán kho nhận phiếu xuất kho sẽ kiểm tra lượng tồn hàng (để tránh trường hợp thiếu hàng) xuất hàng chuyển cho bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ đồng thời giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kế toán sẽ nhận được hợp đồng và phiếu giao hàng từ bộ phận bán hàng, phiếu xuất kho từ kế toán kho sẽ tiến hàng lập hóa đơn GTGT và giao liên 2 cho khách hàng.
Nếu khách hàng trả tiền mặt trực tiếp, kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên chuyển sang cho thủ quỹ, còn nếu đồng ý cho khách hàng bán chịu thì kế toán ghi sổ công nợ và bắt đầu theo dõi công nợ của khách hàng trên phần mềm Misa.
Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và phiếu thu do phòng kế toán chuyển sang tiến hành thu tiền. Sau khi phiếu thu được duyệt xong và có đầy đủ các chữ ký hợp lệ, gửi phiếu thu cho kế toán.
Kế toán dựa vào phiếu thu ghi sổ và lưu.
Sổ sách kế toán
Kế toán ghi nhận vào sổ cái TK 511. (Đính kèm Phụ lục B1)