Hồng giai đoạn 2017 - 2020
2.3.1. Quy trình nhập khẩu
Hoạt động nhập khẩu hóa chất của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng diễn ra chủ yếu với một số đối tác quen thuộc đã hợp tác lâu năm như: Merck KgaA,
32
Singma, Biorad… Công ty cũng được cấp giấy chứng nhận ủy quyền phân phối hóa chất của các hãng này tại thị trường Việt Nam kể từ năm 1998 đến nay và đã thực hiện hàng trăm đơn hàng nhập khẩu cùng với các hãng này.
Vì Công ty đã thực hiện nhập khẩu rất nhiều lần với các nhà cung cấp trên nên quy trình nhập khẩu của công ty diễn ra cũng không quá phức tạp. Quy trình đó được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa chất của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Công ty TNHH TM DV Việt Hồng Tìm kiếm nhà cung cấp
Trước tiên, phòng nhập khẩu tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu lô hàng từ bộ phận kinh doanh sau đó tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh phân tích những số liệu đó và rút ra kết luận để chọn phương án tối ưu nhất. Dựa trên những kết luận này, phòng nhập khẩu sẽ lập kế hoạch nhập khẩu, trình ban quản lý công ty ký duyệt. Các thông tin cần thu thập như sau: nhà cung cấp hóa chất trên thị trường nước ngoài, quan hệ chính trị, chính sách pháp luật của nước đối tác, giá cả hàng hóa, thuế nhập khẩu hàng hóa…
Sau khi đã thu thập được toàn bộ số liệu yêu cầu và chọn được đối tác nhập khẩu phù hợp. Nhân viên nhập khẩu sẽ tiến hành liên hệ với nhà xuất khẩu để xin thông tin lô hàng, cũng như một vài yêu cầu quan trọng về việc cung cấp hàng hóa.
Liên hệ xin thông tin lô hàng
Khi đã hoàn thành việc tìm kiếm, nhân viên nhập khẩu sẽ có nhiệm vụ gửi e- mail đến nhà cung cấp sản phẩm, lô hàng để xin báo giá về sản phẩm. Tiến hành
Tìm kiếm nhà cung
cấp
Liên hệ xin thông tin lô
hàng
Ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương
Theo dõi quá trình đóng hàng và giao hàng của nhà xuất khẩu Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ Làm tờ khai hải quan và nhận hàng
33
kiểm tra các thông tin yêu cầu về hàng hoá, đàm phán về giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện thương mại… Nếu tất cả các điều kiện đều đáp ứng nhu cầu sẽ tiến tới bước đặt hàng và ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương
Sau khi đã được lãnh đạo phê duyệt phương án kinh doanh và qua quá trình đàm phán, đi đến thỏa thuận thống nhất về các điều khoản. Hai bên tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương (Sale contract). Hợp đồng ngoại thương của công ty bao gồm các nội dung:
- Số hợp đồng
- Ngày tháng năm ký kết hợp đồng
- Thông tin cơ bản về các chủ thể tham gia hợp đồng: bên mua, bên bán, sản phẩm, các bên liên quan....
- Các điều khoản giữa 2 bên: Thông tin về sản phẩm, mô tả sản phẩm, xuất xứ, số lượng, đơn giá, chất lượng sản phẩm, quy cách đóng gói, nhãn dán sản phẩm
- Các điều khoản về giao hàng: điều kiện sử dụng, thời gian giao hàng, cảng đi, cảng đến...
- Các điều khoản về thanh toán: Phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, ngân hàng và các bên có liên quan...
- Các điều khoản về tranh chấp, khiếu nại xảy ra nếu có và căn cứ luật giải quyết đã được thống nhất.
Đối với hình thức nhập khẩu trực tiếp, Công ty TNHH TM DV Việt Hồng sẽ giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu thông qua các phương tiện như điện tử, điện tín hoặc gặp mặt trực tiếp đối với đơn hàng lớn để đàm phán về điều khoản hợp đồng mua bán, từ đó đưa đến những ký kết với đối tác. Còn đối với hình thức nhập khẩu ủy thác, Công ty được ủy thác sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng thông qua những yêu cầu từ Công ty TNHH TM DV Việt Hồng.
Vì công ty có mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài và có sự tin tưởng với một số đối tác như: Kanto, BioRad, Sigma, Hanna, Merck KgaA… nên hầu hết những hợp đồng mua bán của công ty với các nhà cung cấp đều thực hiện thông qua fax hoặc e- mail để công việc nhập khẩu diễn ra nhanh hơn, rút ngắn thời gian giao hàng. Công ty thường xuyên nhập khẩu hóa chất theo điều kiện CIF và FOB theo điều kiện thương mại quốc tế Incoterm 2020. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trước khi tiến hành thực hiện nhập khẩu, Công ty TNHH TM DV Việt Hồng sẽ xin giấy phép nhập khẩu đối với hàng hóa chất thuộc danh mục phải xin giấy phép nhập khẩu thì công ty sẽ chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như sau:
34 - Đơn đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư (bản sao chứng thực).
- Hợp đồng kinh tế xác nhận mua bán, vận chuyển hóa chất.
- Hóa đơn thương mại hoặc giấy tờ tương tự như thỏa thuận bán hàng, giao nhận hàng hóa giữa hai bên.
Công ty TNHH TM DV Việt Hồng luôn chấp hành và tuân thủ thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý theo Thông tư số 42/2013/TT-BCT ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Bộ Công Thương về nguyên tắc cấp giấy phép nhập khẩu hóa chất. Trong khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ cấp phép nhập khẩu là một quá trình khó khăn khi thực hiện. Mỗi khi chuẩn bị có một lô hàng nhập khẩu về, trưởng phòng xuất nhập khẩu phải đi tới Bộ Công Thương để xin giấy phép nhập khẩu với những lô hàng hóa chất nằm trong danh mục nguy hiểm. Công việc này tốn nhiều thời gian và chi phí đi lại của nhân viên trong quá trình thực hiện hoạt động nhập khẩu, nhưng đó là điều cần thiết nên công ty luôn chấp hành và làm các thủ tục theo đúng quy định của Nhà nước đề ra.
Theo dõi quá trình đóng hàng và giao hàng của nhà xuất khẩu
Sau khi đã hoàn tất hợp đồng mua bán với nhà xuất khẩu. Bộ phận nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng sẽ kiểm tra và theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp ngay từ khâu đóng hàng đến khâu vận chuyển hàng đi. Kiểm tra số cont/seal xem có gì sai sót trong quá trình đóng hàng. Kiểm tra tình trạng chốt seal, để đảm bảo rằng hàng hóa không bị mất trong suốt quá trình vận chuyển.
Số cont hay còn gọi là số container là thùng chứa hàng hóa thường xuyên được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Seal container là kẹp chì container, hay được hiểu là khóa niêm phong container được sử dụng để niêm phong thùng container trước khi xuất hàng đi nước ngoài nhằm đảm bảo hàng hóa phía trong container đầy đủ số lượng và hạn chế những ảnh hưởng tới chất lượng. Mỗi seal này có một dãy số serial được gọi là số Seal gồm có 6 chữ số, tùy vào số lượng sử dụng, các con số 0 sẽ được thêm vào trước để đủ 6 chữ số. Mỗi container sẽ được niêm phong một số chì duy nhất, không giống với bất kỳ số chì nào khác, nhằm đảm bảo container không được thay thế bằng seal khác. Nếu có sự thay đổi, tức hàng hóa đã có sự thay đổi, nhân viên nhập khẩu của Việt Hồng có quyền không nhận hàng, và truy cứu trách nhiệm với bên vận chuyển.
35
Sau khi hàng hóa được đóng xong, bên xuất khẩu sẽ gửi bộ chứng từ bằng e- mail đến cho Công ty TNHH TM DV Việt Hồng. Trách nhiệm của nhân viên là kiểm tra sự phù hợp trên bề mặt bộ chứng từ có đúng như thỏa thuận trong hợp đồng hay không. Nếu có sai sót thì yêu cầu điều chỉnh, bổ sung lại cho đúng như thỏa thuận đã thống nhất trong hợp đồng.
Các chứng từ cần kiểm tra như:
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- Vận đơn hàng không (AWB)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
Làm tờ khai hải quan và nhận hàng
Sau khi hàng đến cảng như đã sắp xếp, Công ty Việt Hồng sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng vận chuyển và bộ chứng từ gốc từ bên xuất khẩu, nhân viên sẽ kiểm tra và tổng hợp bộ chứng từ để làm thủ tục thông quan nhập khẩu.
Trên giấy báo hàng đến bao gồm một số thông tin như sau: - Tên hãng vận chuyển
- Số lượng – CONT / SEAL No. : Số Container / Số chì - Cảng xếp hàng
- Cảng dỡ hàng - Thời gian đi - Thời gian đến - Cảng / Kho hàng
- Phí địa phương được trả tại cảng load hàng và cảng xếp hàng - Lấy lệnh giao hàng tại
- Ghi chú
Sau khi nhân viên đã kiểm tra bộ chứng từ từ bên xuất khẩu thì công ty sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm đầy đủ các giấy tờ cần thiết (tờ khai hải quan, hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn…). Khi đã chuẩn bị xong thì đăng ký tờ khai hải quan nhanh chóng và nộp tờ khai cho cán bộ hải quan. Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ hải quan, nhập mã số thuế, kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai, cấp số tờ khai và phân luồng hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, duyệt kết quả kiểm tra rồi ra xác nhận đã làm thủ tục hải quan. Đối với những hóa chất nằm trong danh mục phải khai báo thì Công ty TNHH TM DV Việt Hồng sẽ tiến hành khai báo hóa chất trên Cổng thông tin một cửa quốc gia trước khi làm hồ sơ hải quan.
36
Khi hàng hóa đến hải quan phải tiến hành kiểm tra hàng hóa (tên, mã số hàng hóa, số lượng, trọng lượng, chất lượng… ). Sau khi hoàn thành các thủ tục hải quan, công ty sẽ cử người mang tờ khai hải quan, hồ sơ, chứng từ đầy đủ đến phòng hải quan để lấy lệnh D/O, phiếu xuất kho và nhận hàng.
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan nhập khẩu hàng hoá chất được chuyển về kho, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ làm phiếu nhập kho bao gồm các thông tin sau:
- Số tờ khai hải quan - Thuế nhập khẩu
- Phí trucking và local charge đầu người bán (nếu điều kiện thương mại là EXW hay còn gọi là giá xuất xưởng)
- Cước hàng không - Phí local charge - Phí hải quan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phí trucking nội địa - Phí lưu kho, lưu bãi - Phí nâng cont - Phí hạ cont
- Phí kết cấu hạ tầng
- Phí kiểm hoá (nếu luồng đỏ)
Cuối cùng, nhân viên tổng hợp chứng từ gốc bản cứng trả cho kế toán để tiến hành thanh toán cho bên xuất khẩu. Các chứng từ bao gồm:
- Đơn đặt hàng gốc (có xác nhận 2 bên)
- Hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hoá - Vận đơn
- Giấy chứng nhận xuất xứ - Tờ khai hải quan chính thức
- Danh sách hàng hoá sau thông quan (nếu có)
2.3.2. Kim ngạch nhập khẩu
Trong những năm gần đây Công ty TNHH TM DV Việt Hồng tiếp nhận rất nhiều đơn đặt hàng từ các khách hàng cả trong nước và quốc tế. Do nhu cầu đặt hàng lớn nên Công ty cũng tăng hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài. Công ty có kinh nghiệm trong hoạt động nhập khẩu hóa chất bởi vì ngay từ khi mới thành lập, Công ty đã tham gia vào các hoạt động nhập khẩu hóa chất để phục vụ kinh
37
doanh của mình. Do đó, Công ty có rất nhiều những kinh nghiệm quý báu trong lĩnh vực nhập khẩu hóa chất để có thể tiết kiệm được cả về thời gian lẫn chi phí. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty luôn chú trọng tới việc tạo dựng niềm tin, giữ chữ tín đối với các bạn hàng. Nhờ vậy mà Công ty có được nhiều mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng cả trong nước lẫn trên thế giới. Điều này giúp cho Công ty có được những mối hàng quen thuộc, có tính ổn định cao và duy trì hoạt động kinh doanh một cách lâu dài.
Kim ngạch nhập khẩu hóa chất của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng ở mức cao và tăng đều qua các năm. Một điểm mạnh nữa của Công ty chính là kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian qua như: doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh ngày càng tăng nhanh, tốc độ xoay vòng vốn cao, lợi nhuận ngày càng nhiều hơn. Đóng góp vào kết quả kinh doanh đó chính là việc kim ngạch nhập khẩu hóa chất tăng cao, mặt hàng và thị trường ngày càng mở rộng. Điều này sẽ giúp cho Công ty có thể mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai. Công ty có mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp hóa chất trên thị trường Châu Âu cũng như với những đơn vị mua hóa chất ở trong nước. Thị trường nhập khẩu hóa chất ngày càng được mở rộng, đồng thời có sự tăng lên về số lượng các nhà cung cấp hóa chất. Trong tương lai, Công ty sẽ thực hiện mục tiêu hợp tác với các khách hàng ở khu vực Châu Á và Đông Nam Á nhiều hơn để giảm bớt chi phí vận chuyển, mở rộng quy mô và đa dạng hóa sản phẩm. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng giai đoạn 2017 - 2020 được thể hiện qua biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.1. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng giai đoạn 2017 - 2020
Đơn vị: EUR
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Công ty TNHH TM DV Việt Hồng
2017 2018 2019 2020 Kim ngạch nhập khẩu 241903.25 278629.16 269437.86 325134.45 0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000
38
Qua biểu đồ trên cho ta thấy kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng có sự thay đổi không đồng đều qua các năm từ 2017 - 2020. Cụ thể, năm 2020 đạt kim ngạch nhập khẩu cao nhất là 325.134,45 EUR, gấp khoảng 1,3 lần so với năm 2017, 1,17 lần so với năm 2018 và 1,2 lần so với năm 2019. Lí do năm 2020 có mức kim ngạch nhập khẩu cao là do số lượng đơn đặt hàng trong nước tăng, lượng hóa chất mà Công ty cung cấp không đủ để đáp ứng nhu cầu trong nước nên phải tiến hành nhập khẩu từ Công ty nước ngoài để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp nội địa. Có thể nói năm 2020 là một năm gặt hái đầy thành công của Công ty cả về doanh thu chung lẫn kim ngạch xuất nhập khẩu. Trong khi hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước phải chịu nhiều tác động nặng nề từ dịch bệnh Covid-19 thì Công ty TNHH TM DV Việt Hồng vẫn hoàn thành tốt mục tiêu đề ra, góp phần tăng uy tín cho Công ty cả trong hiện tại và tương lai.
Nhìn chung, mức chênh lệch về kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng giai đoạn 2017 - 2020 là không đáng kể và có thể cải thiện được phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh của ban lãnh đạo, cùng với sự nỗ lực làm việc của cán bộ công nhân viên. Trong tương lai từ 2021 - 2025 Công ty phấn đấu hoàn thành mục tiêu tăng kim ngạch nhập khẩu lên trên 430.000 EUR, thu hút được nhiều đơn đặt hàng hơn và nhiều đối tác nhập khẩu hơn cả trong và ngoài khu vực, vừa để đạt được mức chi phí nhập khẩu phù hợp, vừa để tăng quy mô thị trường của Công ty.
Bảng 2.2. Nhóm khách hàng trong nước nhập khẩu hóa chất của Công ty TNHH TM DV Việt Hồng
STT Nhóm khách hàng Tỷ trọng NK (%)
1 Hệ thống các trường đại học phía nam, trung bộ 10