5. Kết cấu luận văn
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
• Chức năng
Công ty Cổ phần Đầu tư & Thương mại Thịnh Phát Hà Nội có chức năng chính là sản xuất và tổ chức tiêu thụ sản phẩm các loại do chính doanh nghiệp nhập về.
Thông qua hoạt động sản xuất và kinh doanh, khai thác có hiệu quả nguồn vốn, vật tư, nhân lực và tài nguyên của đất nước để đẩy mạnh sản xuất, xuất khẩu.
Có kế hoạch đầu tư thiết bị và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần xây dựng và phát triển kinh tế đất nước.
Tích cực khai thác thị trường, mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh đẩy mạnh sản xuất tiêu thụ sản phẩm trên mọi hình thức bán buôn, bán sỉ, bán lẻ phục vụ đến tận tay người tiêu dùng.
23
• Nhiệm vụ
Nước ta là thành viên của AFTA và đã gia nhập WHO nên Công ty đang đứng trước thách thức lớn là phải đẩy mạnh đổi mới hoạt động SXKD, đẩy mạnh đổi mới công nghệ, cải tiến lề lối làm việc nhất là khâu quản lý để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ có như vậy Công ty mới có thể tồn tại và phát triển. Công ty có các nhiệm vụ sau:
+ Chấp hành luật pháp Nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử dụng tiền vốn, hàng hóa, tài sản, nguồn lực, thể hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện tốt nghĩa vụ đóng thuế đối với Nhà nước.
+ Xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh và dịch vụ, phát triển theo kế hoạch và mục tiêu, chiến lược của Công ty. Liên doanh liên kết với các đơn vị trong và ngoài ngành để mở rộng thị trường.
+ Tăng cường công tác kiểm tra, quản lý, hướng dẫn hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm hạn chế thất thoát về kinh tế.
+ Thực hiện mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đó ký kết với các tổ chức kinh tế.
+ Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo qui định của Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Công ty. + Điều quan trọng nhất các sản phẩm phải đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng, giá cả dịch vụ, thẩm mỹ. Sự tín nhiệm của khách hàng là mục tiêu cao nhất của Công ty, bởi vì khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định tới sự sống còn của của Công ty, chỉ có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì Công ty mới có thể đứng vững được trên thị trường.
• Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Công ty Cổ phần Đầu tư & Thương mại Thịnh Phát Hà Nội là một doanh nghiệp chuyên xây dựng các công trình mà công ty trúng thầu hoặc theo yêu cầu của khách hàng tùy theo từng gói thầu, theo kích cỡ và chủng loại xây
24
dựng mà khách hàng yêu cầu. Bên cạnh đó công ty kết hợp kinh doanh một số sản phẩm đồ gỗ nội thất.
- Nghiên cứu phê duyệt dự án, tập hợp các thông tin liên quan đến việc tham gia đấu thầu, giá bỏ thầu, hướng dẫn lập hồ sơ dự thầu ( lập dự toán, lập dự án thi công) và tham gia dự thầu.
- Sau khi có quyết định chính thức trúng thầu ( chỉ định thầu), ký hợp đồng với chủ đầu tư và chuẩn bị thi công công trình, hạng mục công trình ( chuẩn bị nguồn lực: NVL, vốn, nhân công...).
- Tiến hành xây dựng, tổ chức công nhân, máy móc NVL, đội ngũ kỹ thuật chính thức tổ chức thi công. Trong quá trình thi công phải thường xuyên điều hành, quản lý thực hiện theo đúng tiến độ như đã ký kết với chủ đầu tư.
- Nghiệm thu, bàn giao, xác lập kết quả, lập quyết toán.
- Theo dõi việc bảo hành, bảo dưỡng và quyết toán của từng công trình, hạng mục công trình.
Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng cơ bản với sản phẩm là công trình xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Có thể tóm tắt quy trình triển khai thực hiện các hoạt động đối với một công trình theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình triển khai thực hiện các hoạt động một công trình
Nguồn: Hồ sơ năng lực
Đấu thầu
Nghiệm thu công trình Quyết toán
Bàn giao công trình
Hợp đồng kinh tế Nhận bàn giao mặt
bằng thi công
25
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình thi công
Nguồn: Hồ sơ năng lực
• Đặc điểm tổ chức quản lí tại công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư & Thương mại Thịnh Phát Hà Nội là một công ty có quy mô nhỏ do đó việc tổ chức bộ máy hoạt động của công ty tương đối đơn giản.
Sau một thời gian tham gia vào thị trường, quy mô của công ty ngày càng được mở rộng hơn, công ty cũng đã tạo công ăn việc làm cho hơn 20 lao động góp phần làm giảm tỉ lệ thất nghiệp ở nước ta và góp phần vào việc đẩy mạnh tăng trưởng nền kinh tế. Trong tương lai công ty sẽ còn mở rộng hơn nữa, sẽ có những đóng góp tích cực cho sự phát triển chung của cả nước.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được biểu diễn qua sơ đồ sau:
Đào móng Gia cố nền Xây thô Thi công phần khung bê tông cốt thép khung và mái nhà Thi công máy
26
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần Đầu tư & Thương mại Thịnh Phát Hà Nội
Giám đốc
- Giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật hiện hành
- Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại
- Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của công ty
- Trực tiếp ký các hợp đồng xuất nhập khẩu
- Phê duyệt tất cả các quyết định áp dụng trong nội bộ công ty
- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh và đầu tư của công ty
- Là người đề xuất các chiến lược kinh doanh - Phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm - Quyết định các chi tiêu về tài chính
- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động của công ty Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Cửa hàng và kho dự trữ Phó giám đốc Phó giám đốc Giám đốc Phòng kế toán
27
- Giám đốc được quyền tuyển dụng hoặc cho thôi việc người làm công không đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, có quyền buộc thôi việc người làm công vi phạm nội quy, quy chế hoạt động của công ty.
Phó giám đốc
Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc là phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phó giám đốc phụ trách tài chính.
Phó giám đốc kinh doanh
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động kinh doanh trong công ty - Nhận chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của công ty
- Tổ chức thực hiện hoàn thành kế hoạch của công ty giao đồng thời đảm bảo kế hoạch nguồn hàng bên ngoài để thu về lợi nhuận cao nhất
- Quản lý, điều hành và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên
- Xây dựng mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh theo quý, năm và đảm bảo lợi nhuận cho công ty
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho giám đốc.
Phó giám đốc tài chính
- Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định thông tư có liên quan đến ngành nghề kinh doanh
- Xây dựng, đề xuất quy chế lương áp dụng trong toàn công ty
- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, luật khuyến khích đầu tư trong nước và các văn bản có liên quan về quản lý tài chính do nhà nước ban hành để áp dụng cho công ty
- Tham mưu cho giám đốc về việc điều hành vốn trong công ty - Thẩm định các bản quyết toán lỗ lãi hàng quý, hàng năm - Kiểm tra bảng cân đối kế toán do phòng kế toán lập ra
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính như: Lương, chính sách xã hội và những chính sách khác đối với người lao động.
28
Khi vắng mặt, giám đốc sẽ ủy quyền cho phó giám đốc điều hành công việc, trực tiếp ký các chứng từ hóa đơn liên quan đến các lĩnh vực được phân công sau khi được giám đốc phê duyệt. Người được ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm cá nhân trước giám đốc và trước pháp luật nhà nước về phạm vi công việc. Các phó giám đốc có trách nhiệm báo cáo lại cho giám đốc những công việc đã giải quyết khi giám đốc đi vắng.
Phòng kế toán
Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về thực hiện công tác tài chính, kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về việc mở sổ sách theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán và báo cáo kết quả hoạt động của công ty theo quy định của nhà nước
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc, tổng hợp các số liệu về sản xuất kinh doanh, báo cáo phân tích hoạt động kinh tế trong công ty từng tháng, từng quý, lên bản nhu cầu về tài chính để giám đốc xử lý.
Kế toán trưởng được quyền kiểm tra giá cả các loại hàng hóa mua về. Được tham gia các cuộc họp của lãnh đạo bàn về công tác kinh doanh, công tác kế toán, tài chính, công tác khen, thưởng.
Dưới quyền kế toán trưởng còn có hai kế toán viên chuyên phụ trách về việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh doanh hàng ngày, chịu trách nhiệm về tính chính xác, chân thực của các số liệu hàng ngày.
Phòng xuất nhập khẩu
Phần lớn các sản phẩm kinh doanh của công ty là hàng nhập khẩu, do đó mà phòng xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nguồn đầu vào cho công ty.
29
- Tìm kiếm đối tác, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất nhập khẩu và các kế hoạch khác có liên quan của công ty
- Tham mưu cho giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất nhập khẩu, luật pháp Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này. Giúp giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác.
- Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được ủy quyền được phép ký các hợp đồng thuộc lĩnh vực này.
- Giúp giám đốc các cuộc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài.
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh của công ty bao gồm 6 nhân viên, được phân công phụ trách theo từng phân đoạn thị trường cụ thể. Các nhân viên kinh doanh có trách nhiệm bán hàng, cung ứng dịch vụ thông qua giao dịch trực tiếp với khách hàng tại khu vực thị trường mình phụ trách. Trên cơ sở các bản kế hoạch kinh doanh chung do ban giám đốc đề ra hàng năm (quý) phòng kinh doanh sẽ tự đề ra kế hoạch và phương thức thực hiện cụ thể, phân chia sản lượng tiêu thụ và doanh thu mục tiêu mà mỗi nhân viên phải hoàn thành. Từng nhân viên của phòng kinh doanh phải thực hiện mọi hoạt động thị trường cần thiết để có thể thực hiện mục tiêu tìm kiếm đầu mối tiêu thụ (chủ yếu là các đại lý phân phối, cửa hàng). Thỏa thuận và ký kết hợp đồng, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng, tổ chức phân phối hàng hóa và các hoạt động liên quan khác
Kết quả hoạt động của phòng kinh doanh được báo cáo lên ban giám đốc theo từng tháng, quý. Báo cáo kinh doanh của kỳ này sẽ là cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch nhập khẩu cho kỳ sau.
30
Cửa hàng và kho dự trữ
Cửa hàng giới thiệu sản phẩm được đặt tại tầng một của công ty. Cửa hàng có chức năng giới thiệu, bán buôn và bán lẻ các sản phẩm rượu của công ty, tìm hiểu nhu cầu thị trường, nhu cầu của khách hàng tiêu dùng để tư vấn cho việc kinh doanh cũng như là thu nhận những thông tin về thị trường để cung cấp cho công ty.
Kho dự trữ nhằm đảm bảo cho việc bán hàng được diễn ra liên tục không bị ngắt quãng, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, giúp cho việc lưu thông hàng hóa được thông suốt.
Kho thực hiện việc tiếp nhận, giao nhận kiểm kê và bảo quản các loại hàng hóa mà công ty kinh doanh. Đây là nơi trung gian nối giữa công ty với nhà cung cấp và khách hàng.
Các nhân viên tại kho có trách nhiệm cung cấp thường xuyên về tình hình xuất, nhập, tồn kho các thời kỳ cho giám đốc, đảm bảo giấy tờ sổ sách chính xác, đúng số lượng, chất lượng theo yêu cầu. Báo cáo mọi sai lệch để xử lý đảm bảo tốt công tác nghiệp vụ.
Ngoài ra công ty còn có hai nhân viên phụ trách lái xe vận chuyển và hai nhân viên marketing
Các lái xe có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, tự chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hàng, có trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng phương tiện vận chuyển, không sử dụng phương tiện của công ty vào việc khác khi chưa có sự đồng ý của giám đốc
Các nhân viên marketing có nhiệm vụ tìm hiểu, điều tra thu thập các thông tin hàng ngày trên thị trường, xử lý và sắp xếp những thông tin đó nhằm đưa ra những biện pháp hữu hiệu giúp công ty và ban lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp. Các nhân viên này còn có nhiệm vụ chào hàng, chiêu hàng, giúp công ty mở rộng thị trường, tổ chức thực hiện các chương trình quảng bá thương hiệu hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh, thực hiện các chương trình khuyến
31
mại, hội nghị khách hàng…nhằm tạo mối quan hệ qua lại tốt đẹp với khách hàng và đảm bảo chữ tín.