Sơ đồ 1.1: Quy trình đấu thầu cơ bản
Theo quy định của Pháp luật Việt Nam hiện hành, để tổ chức quy trình cho một cuộc đấu thầu tổng quát gồm 5 bước cơ bản như trên:
Bước một là chuẩn bị lựa chọn nhà thầu.
Trong bước này bên mời thầu phải thực hiện trình tự các hoạt động từ lúc bắt đầu phê duyệt dự án tới thời điểm có thể mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Sau khi thu thập đầy đủ các căn cứ pháp lý, bên mời thầu lập kế hoạch đấu thầu, thẩm định và trình duyệt. Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt là cơ sở đầu tiên cho mọi hoạt động khác của quá trình tổ chức đấu thầu. Từ đó, bên mời thầu lập hồ sơ mời thầu theo yêu cầu của gói thầu của dự án. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ
18
yêu cầu sau khi được thẩm định và phê duyệt sẽ là căn cứ pháp lý duy nhất để tất cả các cá nhân, tổ chức có liên quan thực hiện công việc của mình.
Bước hai là tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Tổ chức đấu thầu bắt đầu từ việc mời thầu, phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu tới thời điểm mở thầu. Khi bên mời thầu thông báo mời thầu theo quy định trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo đấu thầu và hệ thống mạng thông đấu thầu quốc gia, các nhà thầu quan tâm sẽ tới mua hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Họ sẽ có một khoảng thời gian nhất định để chuẩn bị hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và nộp cho bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu. Bên mời thầu luôn có một bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất theo quy định của Nhà nước cho đến thời điểm mở thầu. Đồng thời bên mời thầu thành lập tổ chuyên gia đánh giá, tổ thẩm định.
Trong lễ mở thầu công khai, bên mời thầu thực hiện công việc mở thầu, ghi biên bản...hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của các nhà thầu sau khi được mở sẽ được quản lý và chuyển sang bộ phận đánh giá hồ sơ. Thời điểm mở thầu cũng là thời điểm kết thúc bước 2 của quy trình đấu thầu.
Bước ba là đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng.
Bước này được thực hiện bởi tổ chuyên gia đấu thầu. Họ thực hiện lần lượt từ đánh giá sơ bộ, đánh giá chi tiết theo phương pháp đánh giá được nêu trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Kết quả đánh giá được nộp lên để tiến hành thẩm định. Sau khi thẩm định kết quả đánh giá thầu, bên mời thầu trình lên người có thẩm quyền xét duyệt kết quả và công bố kết quả lựa chọn thầu, kết quả được gửi tới các nhà thầu tham dự và công bố trên hệ thống mạng thông đấu thầu quốc gia. Tại đây nhà thầu trúng thầu được mời tới để thương thảo đàm phán hợp đồng.
19
Bước bốn là trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.
Sau khi đánh giá hồ sơ và thương thảo hợp đồng xong, bên mời thầu sẽ trình, thẩm định, phê duyệt, đăng tải thông tin và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Bước cuối cùng là hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
Bước này chủ đầu tư và nhà thầu cùng nhau hoàn thiện hợp đồng và sau đó ký kết hợp đồng trước khi bắt đầu tiến hành thực hiện dự án.