IV. Nhận xét và đưa ra giải pháp
3.3.1Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu
là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động chủ yếu của công ty là bán hàng. Nguồn doanh thu chủ yếu là thu từ bán hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh. Tuy nhiên doanh nghiệp chỉ áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, điều này làm cho sản lượng hàng bán ra còn hạn chế do chưa phát huy tối đa hiệu quả của bán hàng. Nhân viên còn làm việc theo kiểu hết ngày lấy tiền, ít có trách nhiệm với công việc do chưa tác động trực tiếp tới lợi ích của chính họ.
* Về thông tin của tài sản cố định: Nhìn vào bảng tính khấu hao tài sản cố định và sổ chi tiết tài sản cố định doanh nghiệp không ghi cụ thể số hiệu và xuất xứ TSCĐ. Đây là một điểm thiếu sót rất lớn trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
3.3. M t s ý ki n đóng góp nh m hoàn thi n ộ ố ế ằ ệ công tác k toán t i Công ty Cế ạ ổ
ph n Xu t Nh p Kh u Hoa Nam.ầ ấ ậ ẩ
3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xuất NhậpKhẩu Hoa Nam. Khẩu Hoa Nam.
Công tác đổi mới kinh tế của đất nước ta là một tất yếu của lịch sử phù hợp với tình hình chung của thế giới và trong nước. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở lên gay gắt. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải thăm dò và dự báo thị trường tốt. Để đạt được điều ng tác quản lý. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bằng hệ thống các chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá hàng hóa, tổng hợp cân đối. Ngoài ra các báo cáo tài chính cũng cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính và triển vọng kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư kịp thời, đúng đắn. Vì vậy phải
hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Đây thực ra là một yêu cầu bức xúc không chỉ trong công ty mà cũng được toàn xã hội quan tâm.
Trong hoạt động kinh doanh, quá trình tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh. Vốn hàng hóa của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh. Vì vậy, quá trình luân chuyển vốn kinh doanh phải được theo dõi chặt chẽ và quản lý thường xuyên. Mục đích hoạt động của doanh nghiệp là lợi nhuận, đây là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp và hoàn thiện cụng tác kế toán, các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là vấn đề hết sức cần thiết trong điều kiện hiện nay. Muốn hoàn thiện được phải có sự nhận định đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ chính sách của nhà nước và đặc điểm kinh doanh của công ty. Đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác sao cho vừa tiết kiệm được chi phí, vừa đem lại hiệu quả cao.
Để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thì hệ thống chứng từ ban đầu cũng phải được hoàn thiện và nâng cao tính pháp lý, tính chính xác và tạo điều kiện cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ hợp lý giúp kế toán theo dõi kịp thời tình hình Nhập - Xuất - Tồn sản phẩm, hàng hóa tại công ty.
Ngoài các hiệu quả trên, hoàn thiện công tác kế toán cũng giúp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong công ty. Đối với cơ quan quản lý cấp trên việc hoàn thiện sẽ tạo cho họ những thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty theo hình thức bán hàng và hiệu quả kinh doanh của từng hình thức, giúp cho các nhà doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh tốt hơn và theo dõi tình thanh toán công nợ của công ty.
3.3.2 Một số kiến nghị
Qua phần nhận xét trên ta có thể thấy được thực trạng công tác kế tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hoa Nam: Bên cạnh những thành quả đạt được công ty cũng còn
những mặt hạn chế đòi hỏi có sự quan tâm nghiên cứu nhằm đưa ra các phương pháp hạch toán có hiệu quả hơn.
Để hoàn thiện hơn công tác kế toán ở công ty trên cơ sở thực trạng đã chỉ ra, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp như sau:
Kiến nghị 1: Về trích lập dự phòng cho các khoản thu khó đòi
Để giảm thiểu những khó khăn do biến động bởi nhưng chi phí tài chính bất thường công ty nên tiến hành trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi để tránh rơi vào tình trạng khủng hoảng. Công ty nên mở thêm tài khoản 1592 “Dự phòng phải thu khó đòi” Trong quá trình tiêu thụ nếu có phát sinh những khách hàng có khả năng khó đòi, kế toán công ty cần phải xem xét và xác định số dự phòng cần phải lập cho những khách hàng này.
Theo em khoản dự phòng phải thu khó đòi cần phải lập ra, kế toán công ty có thể dựa trên kinh nghiệm thực tế để xác định số dự phòng cần phải trích lập hoặc có thể xây dựng trên cở sở tỷ lệ dự phòng ước tính, trên cơ sở số tiền khó đòi thực tế trong 3 năm. Tỷ lệ dự phòng phải thu Tổng số tiền khó đòi thực tế
khó đòi cần trích lập Tổng doanh thu bán chịu thực tế
Số dự phòng
phải thu khó đòi cần trích lập
=
Tỷ lệ dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập
x Doanh thu bán chịu thực tế trong năm
Nếu phát sinh nghiệp vụ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán công ty nên mở thêm tài khoản 1592 chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà doanh nghiệp đã lập dự phòng.
- Trong kỳ, kế toán thấy khoản phải thu cần trích lập dự phòng theo một tỷ lệ nhất định kế toán ghi bút toán định khoản:
Có TK 1592: Khoản trích lập dự phòng
- Trong kỳ có khoản phải thu đã trích lập dự phòng rồi mà không có khả năng thu nợ kế toán đinh khoản bút toán xoá sổ:
Nợ TK 642: Khoản chưa trích lập dự phòng Nợ TK 1592: Khoản đã trích lập dự phòng
Có TK 131,138: Số tiền phải thu nay xoá nợ Đồng thời ghi đơn: Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý
- Trong kỳ kế toán thấy có khoản nợ có khả năng không thu hồi nợ cao hơn kỳ trước hoặc khoản nợ mới nghi ngờ không thu được kế toán ghi bổ xung dự phòng:
Nợ TK 642: Trích lập bổ sung dự phòng Có TK 1592: Trích lập bổ sung dự phòng
- Trong kỳ kế toán giảm khoản trích lập dự phòng do khách hàng đã trả hoặc khoản trích lập dự phòng co khả năng thu hồi nợ kế toán phản ánh:
Nợ TK 1592: Số hoàn nhập dự phòng Có TK 642: Số hoàn nhập dự phòng
- Trong trường hợp công ty đã xoá sổ khoản phải thu nay đòi được kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản 711:
Nợ TK 111,112: Số tiền thu được Có TK 711: Số tiền thu được
Đồng thời ghi đơn Có TK 004: Khoản phải thu đã xoá sổ nay đòi được. Kiến nghị 2: Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa sẽ không tránh khỏi được việc có những mặt hàng tiêu thụ khá tốt nhưng cũng sẽ có những mặt hàng bị ứ đọng tồn kho. Mặt khác trong nền kinh tế hiện nay luôn có những biến động về giá cả. Vì vậy để đảm bảo chi phí sản xuất kinh doanh không có biến động lớn trong năm công ty nên tiến hành trích lập khoản dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho. Công ty nên mở thêm Tài khoản 1593: “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
Để tiến hành trích lập dự phòng kế toán có thể thực hiện trích lập mức dự phòng theo công thức sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa = Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập BCTC x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuẩn có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên kế toán ghi: Nợ TK 632: - Giá vốn hàng bán
Có TK 1593: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kì kế toán tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập cuối kỳ này bằng với khoản dự phòng giảm giá hàng hàng tồn kho đã trích lập ở cuối kỳ kế toán trước thì doanh nghiệp không phải trích thêm phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ. - Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập ở cuối kỳ kế toán trước thì tiến hành trích lập thêm phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ, số chênh lệch lớn hơn kế toán ghi:
Nợ TK 632: - Giá vốn hàng bán
Có TK 1593: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập ở cuối kỳ kế toán trước thì phải hoàn nhập dự phòng và ghi giảm giá vố hàng bán ra trong kỳ, số chênh lệch nhỏ hơn kế toán ghi:
Nợ TK 1593: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: - Giá vốn hàng bán
Kiến nghị 3: Về việc hạch toán chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại.
Như đã nêu trên, Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hoa Nam chưa có chế độ chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm và công ty đã có chế độ chiết khấu thương mại cho các khách hàng lâu năm và khách hàng mua với khối lượng lớn nhưng lại giảm ngay trên giá bán ra của hàng hoá mà không sử dụng TK 5211 “ Chiết khấu thương mại”. Theo quy định của Bộ Tài Chính, chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn quy định. Còn chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc thanh toán cho khách hàng do họ đã mua hàng với khối lượng lớn. Trong thời gian tới công ty nên đưa thêm vào chính sách bán hàng hai hình thức này nhằm mở rộng quy mô tiêu thụ hàng hoá và khuyến khích khách hàng thanh toán trong thời gian sớm nhất, hạn chế vốn bị chiếm dụng.
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến chiết khấu thương mại , kế toán sử dụng tài khoản 5211 “Chiết khấu thương mại”, hạch toán như sau:
+ Trong kỳ khi có các nghiệp vụ chiết khấu thương mại phát sinh có khách hàng, căn cứ vào các chứng từ chứng minh, kế toán vào “ Phiếu khác” kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 5211: Số chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng
Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh
Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu ở người mua (kể cả trường hợp xuất trả tiền cho khách hàng cũng hạch toán qua tài khoản 131 này sau đó thực hiện chi trả)
Có TK 338 (3388): Số chiết khấu thương mại chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua.
+ Đến cuối sau khi thực hiện bút toán kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần theo định khoản:
Nợ TK 511
Có TK 5211
Để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng sổ ghi chi tiết TK 5211, sổ chi tiết TK 5212, sổ chi tiết TK 5213, sổ cái TK 5211, sổ cái TK 5212, sổ cái TK 5213.
Để hạch toán các khoản Chiết khấu thanh toán, kế toán sử dụng tài khoản 635 “Chi phí tài chính”.
Trong kỳ khi phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước thời hạn, kế toán căn cứ vào mục “ Phiếu khác” để lập bút toán:
Nợ TK 635: Tổng số chiết khấu khách hàng được hưởng
Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu của khách hàng (kể cả trường hợp xuất trả tiền cho khách hàng cũng hạch toán qua tài khoản 131 này sau đó thực hiện chi trả)
Có TK 3388: Số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua.
Cuối tháng, sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển số liệu sang tài khoản 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”
Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính
Có TK 911: Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Kiến nghị 4: Về tổ chức bộ máy kế toán
Đầu tiên công ty cần bổ sung thêm kế toán viên đồng thời tổ chức và phân công lại công việc của các kế toán để vừa đảm bảo sự cân bằng trong công việc, lại vừa tạo ra
sự thống nhất trong công tác kế toán tại công ty. Cách phân công cũ là chưa phù hợp. Vì vậy nên có sự phân công lại công việc kế toán như sau :
- Kế toán trưởng : Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi tổng thể công việc của phòng kế toán, lập các báo cáo tài chính, các báo cáo thuế liên quan.
- Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Có nhiệm vụ theo dõi và nhập các chứng từ mua hàng hoá, hạch toán quá trình mua hàng hoá và thanh toán với người bán, đề xuất các kế hạch thanh toán công nợ cho người bán và chịu trách nhiệm đối chiếu thường kỳ các công nợ này.
- Kế toán tổng hợp : theo dõi và hạch toán TSCĐ, tiền lương, CCDC, quá trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Cập nhập số liệu, hạch toán quá trình bán hàng, tập hợp và theo dõi các khoản công nợ phải thu phát sinh trong kỳ. Tập hợp chi phí liên quan xác định kết quả kinh doanh.
- Thủ quỹ: Thu chi tiền tại quỹ công ty, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc thường xuyên công nợ phải thu của khách hàng, tập hợp quá trình tăng giảm công nợ phải thu trong kỳ.
Kiến nghị 5:Về các phương thức trả lương trong doanh nghiệp.
Hiện tại hình thức trả lương chủ yếu tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hoa Nam vẫn là hình thức trả lương theo thời gian. Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả bán hàng nhằm đạt doanh số cao nhất Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Hoa Nam nên có thêm hình thức trả lương theo sản phẩm, theo hiệu suất công việc đạt được. Công ty có thể trả lương cho nhân viên bộ phận bán hàng theo doanh số bán ra, việc này tác động trực tiếp vào lợi ích của người lao động. Như vậy, hiệu suất làm việc chắc chắn sẽ tăng dẫn đến doanh thu không ngừng tăng theo năng suất công việc.
Kiến nghị 6: Về TSCĐ trong doanh nghiệp:
Nhìn vào bảng tính khấu hao tài sản cố định và sổ chi tiết tài sản cố định doanh nghiệp không ghi cụ thể số hiệu và xuất xứ TSCĐ. Đây là một điểm thiếu sót rất lớn trong
công tác kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải cố gắng khắc phục ngay trong năm 2015. Cụ thể là kế toán nên tìm lại những hoá đơn đỏ để bổ sung vào các loại sổ sách bảng biểu có liên quan đến tài sản cố định. Nếu như thông tin là do bên bán cung cấp thiếu thì kế toán sẽ có thể tìm hiểu thêm qua nhà cung cấp hoặc qua tìm kiếm thông tin ngoài xã hội để bổ sung cho đầy đủ.
Một số kiến nghị khác:
Trên đây là một số ý kiến của em nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán