lương tại công ty
- Chứng từ là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương được lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động, theo dõi các khoản phải thanh toán cho người lao động trong đơn vị như: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền lễ phép, tiền ăn ca và một số nội dung khác có liên quan đến lao động, tiền lương.
- Trình tự luân chuyển chứng từ : Các tổ lập bảng chấm công, gửi về phòng tổ chức lao động để theo dõi hạch toán lao động, sau đó chuyển cho phòng kế toán để lập bảng tính lương, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Sau đó kế toán thanh toán viết phiếu chi lương, lập bảng tổng hợp lương toàn công ty và bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
- Tiền lương của công nhân viên trong công ty được tập hợp theo dõi trên TK 334 (phải trả công nhân viên) bao gồm tiền lương của các bộ phận quản lý phòng ban, khoản tiền lương này bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, tiền ăn ca của từng bộ phận và được hạch toán vào chi phí trên các chứng từ.
Ví dụ:
Nghiệp vụ 1:
Khi tính lương phải trả cho Tổ văn phòng ghi: Nợ TK 642: 32.024.800 đ
Có TK 334: 32.024.800 đ
Tương tự tính lương đối với Tổ mặt bến (TK 6271), Tổ phương tiện (TK 6272), Thuê ngoài (TK 627)
Khi tính tiền lương ăn ca phải trả cho Tổ mặt bến ghi: Nợ TK 6271: 11.595.000 đ
Có TK 334: 11.595.000 đ
Tương tự tính lương ăn ca phải trả cho Tổ văn phòng (TK 642), Tổ phương tiện (TK 6272) và thuê ngoài (TK 6273)
Khi tính lương phụ cấp kiêm nhiệm của Tổ văn phòng ghi: Nợ TK 642: 447.000 đ
Có TK 334: 447.000 đ
Tương tự tính lương phụ cấp kiêm nhiệm cho Tổ phương tiện (TK 6272) Khi tính lương phát sinh dự phòng trả cho Tổ phương tiện ghi:
Nợ TK 6273: 868.000 đ Có TK 334: 868.000 đ ...
Đồng thời những nghiệp vụ trên sẽ được nhân viên kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 334 và ở chứng từ ghi sổ.
Nghiệp vụ 2:
Cuối tháng 10, khi phiếu chi thanh toán lương chuyển thủ quỹ chi tiền, phát lương và CNV ký nhận đủ, lúc này chuyển trả chứng từ cho kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 334
Nợ TK 334: 29.881.155 đ Có TK 111: 29.881.155 đ ...
Tương tự ghi sổ lương của Tổ mặt bến, Tổ phương tiện và Thuê ngoài. Đồng thời, những nghiệp vụ này sẽ được phản ánh ở chứng từ ghi sổ.
Từ chứng từ ghi sổ, nhân viên kế toán có nhiệm vụ vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái TK 334.
Biểu 2.10. Sổ chi tiết TK 334 Biểu 2.11. Chứng từ ghi sổ số 1120 Biểu 2.12. Chứng từ ghi sổ số 1121
2.2. Kế toán các khoản trích theo lương của Công ty Cổ phần Cầu phà Quảng Ninh
2.2.1.Nội dung các khoản trích theo lương tại Công ty
Kế toán căn cứ vào phiếu nghỉ hưởng BHXH, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ hưởng BHXH, danh sách cán bộ công nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội và mức lương cơ bản của công nhân viên để tính trợ cấp BHXH thay lương cho từng cá nhân và toàn công ty. Đồng thời kế toán tiền lương tiến hành trích BHXH, BHYT, BHTN đối với từng người sau đó tính cho toàn công ty. Trong đó 23,5% tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ của công ty (tỉ lệ trích: 17,5% BHXH, 3% BHYT, 1 % BHTN, 2% KPCĐ) và 10,5% khấu trừ trực tiếp vào tiền lương cán bộ công nhân viên trong công ty (8% BHXH, 1,5% BHYT, 1 % BHTN).
a. Bảo hiểm xã hội :
Hàng tháng, Công ty tiến hành trích BHXH 25,5% trên mức lương cơ bản đóng bảo hiểm và phụ cấp trách nhiệm của CBCNV. Trong đó, 17,5% tính vào chi phí của Công ty, 8% tính trừ vào lương của CBCNV. Toàn bộ khoản trích này cuối tháng Công ty nộp cho cơ quan BHXH tỉnh Quảng Ninh.
Ngày 31/10/2019 dựa trên bảng thanh toán lương của bộ phận văn phòng và Tổ mặt bến, Tổ phương tiện, kế toán thực hiện trích BHXH cho từng bộ phận.
Ví dụ: Chị Đặng Thị Tú Quyên, có lương tính BHXH là 3.824.000 đồng - Phần BHXH công ty phải trích cho Chị Đặng Thị Tú Quyên là:
3.824.000 * 17,5% = 669.200 đồng.
- Phần chị Đặng Thị Tú Quyên phải nộp là: 3.824.000 * 8% = 305.920 đồng.
- Tổng BHXH hạch toán của chị Đặng Thị Tú Quyên là: 669.200 + 305.920 = 975.120 đồng.
Tương tự với các nhân viên khác, như vậy ta tính được: - Tổng phần hạch toán BHXH của Tổ văn phòng là:
17.549.000 * 25,5% = 4.474.995 đồng.
- Tổng phần hạch toán BHXH của Tổ mặt bến là: 54.194.000 * 25,5% = 13.819.470 đồng.
- Tổng phần hạch toán BHXH của Tổ phương tiện là: 67.397.000 * 25,5% = 17.186.235 đồng. Bộ phận Tổng lương đóng BH Tính vào chi phí của doanh nghiệp (17,5%) Khấu trừ vào lương người lao động ( 8%) Cộng (25,5%) Tổ văn phòng 17.549.000 3.071.075 1.403.920 4.474.995 Tổ mặt bến 54.194.000 9.483.950 4.335.520 13.819.470 Tổ phương tiện 67.397.000 11.794.475 5.391.760 17.186.235 Tổng cộng 139.140.000 24.349.500 11.131.200 35.480.700 b. Bảo hiểm y tế :
Hàng tháng, Công ty trích 4,5% trên tiền lương tháng của cán bộ công nhân viên để lập quỹ bảo hiểm y tế. Trong đó người lao động góp 1,5% và Công ty góp 3%. Mức tiền lương làm căn cứ tính bảo hiểm y tế cũng chính là mức tiền lương làm căn cứ tính BHXH cộng thêm phụ cấp trách nhiệm, cách tính và hạch toán tương tự như BHXH.
Ví dụ: Chị Đặng Thị Tú Quyên, có lương tính BHXH là 3.824.000 đồng - Phần BHYT công ty phải trích cho chị Đặng Thị Tú Quyên là:
3.824.000* 3% = 114.720 đồng.
- Phần BHYT chị Đặng Thị Tú Quyên phải nộp là: 3.824.000 * 1,5% = 57.360 đồng.
- Tổng BHXH hạch toán của chị Đặng Thị Tú Quyên là: 114.720 + 57.360 = 172.080 đồng.
- Tổng phần hạch toán BHYT của Tổ văn phòng là: 17.549.000 * 4,5% = 789.705 đồng.
- Tổng phần hạch toán BHYT của Tổ mặt bến là: 54.194.000 * 4,5% = 2.438.730 đồng.
- Tổng phần hạch toán BHYT của Tổ phương tiện là: 67.397.000 * 4,5% = 3.032.865 đồng. Bộ Phận Tổng lương đóng BH Tính vào chi phí của doanh nghiệp (3%) Khấu trừ vào lương người lao động (1,5%) Cộng (4,5%) Tổ văn phòng 17.549.000 526.470 263.235 789.705 Tổ mặt bến 54.194.000 1.625.820 812.910 2.438.730 Tổ phương tiện 67.397.000 2.021.910 1.010.955 3.032.865 Tổng cộng 139.140.000 4.174.200 2.087.100 6.261.300
c. Bảo hiểm thất nghiệp :
Công ty thực hiện trích 2% trên tiền lương vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp. Trong đó người lao động đóng góp 1% trên tiền lương tiền công đóng BHXH hàng tháng. Công ty đóng góp 1% đưa vào chi phí. Mức tiền lương làm căn cứ tính bảo hiểm thất nghiệp cũng chính là mức lương làm căn cứ tính BHXH, cộng thêm phụ cấp trách nhiệm.
Ví dụ: Chị Đặng Thị Tú Quyên, có lương tính BHXH là 3.824.000 đồng - Phần BHTN công ty phải trích cho chị Đặng Thị Tú Quyên là:
3.824.000 *1% = 38.240 đồng.
- Phần BHTN chị Đặng Thị Tú Quyên phải nộp là: 3.824.000 *1% = 38.240 đồng.
- Tổng BHTN hạch toán chị Đặng Thị Tú Quyên là: 38.240 + 38.240 = 76.480 đồng
- Tổng phần hạch toán BHTN của Tổ văn phòng là: 17.549.000 * 2% = 175.490 đồng.
- Tổng phần hạch toán BHTN của Tổ mặt bến là: 54.194.000 * 2% = 1.079.880 đồng.
- Tổng phần hạch toán BHTN của Tổ phương tiện là: 67.397.000 * 2%= 1.432.340 đồng. Bộ phận Tổng lương đóng BH Tính vào chi phí của doanh nghiệp (1%) Khấu trừ vào lương người lao động (1%) Cộng (2%) Tổ văn phòng 17.549.000 175.490 175.490 350.980 Tổ mặt bến 54.194.000 541.940 541.940 1.083.880 Tổ phương tiện 67.397.000 673.970 673.970 1.347.940 Tổng cộng 139.140.000 1.391.400 1.391.400 2.782.800
d. Kinh phí công đoàn :
Công ty thực hiện trích 2% trên tiền lương vào kinh phí công đoàn. Công ty đóng góp 2% đưa vào chi phí. Mức tiền lương làm căn cứ tính kinh phí công đoàn cũng chính là mức lương làm căn cứ tính BHXH, cộng thêm phụ cấp trách nhiệm.
Ví dụ: Chị Đặng Thị Tú Quyên, có lương tính BHXH là 3.824.000 đồng - Phần KPCĐ công ty phải trích cho chị Đặng Thị Tú Quyên là:
3.824.000 * 2% = 76.480 đồng.
- Tổng KPCĐ hạch toán chị Đặng Thị Tú Quyên là: 76.480 đồng Tương tự với các nhân viên khác, như vậy ta tính được:
- Tổng phần hạch toán KPCĐ của Tổ văn phòng là: 17.549.000 * 2% = 350.980 đồng.
54.194.000 * 2% = 1.083.880 đồng.
- Tổng phần hạch toán KPCĐ của Tổ phương tiện là: 67.397.000 *2% = 1.347.940 đồng. Bộ Phận Tổng Lương đóng BH Tính vào chi phí của Doanh nghiệp (2%) Tổ Văn Phòng 17.549.000 350.980 Tổ mặt bến 54.194.000 1.083.880 Tổ phương tiện 67.397.000 1.347.940 Tổng cộng 139.140.000 2.782.800
Biểu 2.14. Ủy nhiệm chi đóng BHXH Biểu 2.15. Phiếu chi nộp KPCĐ
2.2.2. Chứng từ, tài khoản, sổ sách Công ty sử dụng
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Bảng thanh toán BHXH
- Sổ chi tiết TK 338 - Sổ cái TK 338
2.2.3. Quy trình hạch toán luân chuyển chứng từ lên sổ sách kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty khoản trích theo lương tại Công ty
- Tài khoản sử dụng để theo dõi các khoản trích theo lương ở công ty là TK 338
- Sổ chi tiết TK 338
Ghi Nợ các TK 338 ghi Có các TK 112
Ví dụ : Nộp BHXH bằng tiền gửi ngân hàng : ghi nợ TK 338 và ghi có TK 112 ...
Ghi Có TK 338 ghi Nợ các TK 627, 642, 334 Ví dụ :
Bảo hiểm xã hội (BHXH): Doanh nghiệp nộp 17,5%, người lao động nộp là 8%
Trích BHXH cho Tổ mặt bến: Nợ TK 627.1:9.483.950 đ
Có TK 338.3: 9.483.950 đ Trích BHXH cho Tổ phương tiện: Nợ TK 627.2: 11.794.475 đ Có TK 338.3: 11.794.475 đ Trích BHXH cho Tổ văn phòng: Nợ TK 642: 3.071.075 đ Có TK 338.3: 3.071.075 đ Khấu trừ lương BHXH: Nợ TK 334: 11.131.200 đ Có TK 338.3: 11.131.200 đ
Bảo hiểm y tế (BHYT): Doanh nghiệp nộp 3%, người lao động nộp là 1,5% Trích BHYT cho Tổ mặt bến:
Nợ TK 627.1: 1.625.820 đ Có TK 338.4: 1.625.820 đ Trích BHYT cho Tổ phương tiện:
Nợ TK 627.2: 2.021.910 đ Có TK 338.4: 2.021.910 đ Trích BHYT cho Tổ văn phòng:
Nợ TK 672: 526.470 đ Có TK 338.4: 526.470 đ Khấu trừ lương BHYT:
Nợ TK 334: 2.087.100 đ Có TK 338.4: 2.087.100 đ
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Doanh nghiệp nộp 1%, người lao động nộp là 1%
Trích BHTN cho Tổ mặt bến: Nợ TK 627: 541.940 đ
Có TK 338.6: 541.940 đ Trích BHTN cho Tổ phương tiện:
Nợ TK 627: 673.970 đ Có TK 338.6: 673.970 đ Trích BHTN cho Tổ văn phòng: Nợ TK 642: 175.490 đ Có TK 338.6: 175.490 đ Khấu trừ lương BHTN: Nợ TK 334: 1.391.400 đ Có TK 338.6: 1.391.400 đ
Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Doanh nghiệp nộp 2% Trích KPCĐ cho Tổ mặt bến:
Nợ TK 627: 1.083.880 đ Có TK 338.2: 1.083.880 đ Trích BHTN cho Tổ phương tiện:
Nợ TK 627: 1.347.940 đ Có TK 338.2: 1.347.940 đ Trích BHTN cho Tổ văn phòng:
Nợ TK 642:350.980 đ Có TK 338.2: 350.980 đ
Số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + tổng số phát sinh bên có TK 338 – tổng số phát sinh bên nợ TK 338
- Hàng tháng kế toán tiền lương và các khoản trích phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tương sử dụng và tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ hàng tháng tính vào chi phí kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ và của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng bảng phân bổ tiền lương và BHXH để phân bổ chi phí và lập các bảng tổng hợp thanh toán lương phải trả, bảng thanh toán BHXH, bảng tổng hợp lương trên phạm vi toàn công ty, sau đó sẽ chuyển cho các bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu..
- Sau khi lập định khoản kế toán tiến hành phản ánh trên các sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty, bảng thanh toán BHXH.
Bảng tổng hợp tiền lương toàn chi nhánh Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Sổ chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3386
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 338
- Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, ủy nhiệm chi,... kế toán vào sổ chi tiết các TK 3382, 3383, 3384, 3386. Từ sổ chi tiết kế toán lập chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ.. Sau đó từ các sổ trên kế toán lên sổ cái TK 338. Dùng để phản ánh các khoản phải trả và nộp cho cơ quan pháp luật cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Cuối tháng, số liệu ở các chứng từ ghi sổ được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, mục đích để so sánh với bảng cân đối số phát sinh.
Biểu 2.17. Sổ chi tiết TK 338.2 Biểu 2.18. Sổ chi tiết TK 338.3 Biểu 2.19. Sổ chi tiết TK 338.4 Biểu 2.20. Sổ chi tiết TK 338.6 Biểu 2.11. Chứng từ ghi sổ 1122 Biểu 2.22. Chứng từ ghi sổ 1123 Biểu 2.23. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM KHẮC PHỤC HẠN CHẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU PHÀ QUẢNG NINH 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP Cầu Phà Quảng Ninh
3.1.1. Ưu điểm
a. Về tổ chức bộ máy kế toán:
- Bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ và năng động, các phòng ban chức năng hoạt động có hiệu quả giúp cho ban lãnh đạo Công ty quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và tổ chức kế toán được tiến hành khoa học và hợp lý.
- Công ty hiện có một lực lượng lao động có kiến thức kinh nghiệm. Đội ngũ công nhân trải qua nhiều năm lao động cũng như kinh nghiệm thực tế, có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất, kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó Công ty thường xuyên cử cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên môn đi học lên bậc cao hơn. Nhờ vậy mà đáp ứng được nhiệm vụ quản lý sản xuất kinh doanh.
- Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý kế toán khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh. Từ việc hạch toán ban đầu đến việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ được tiến hành khá cẩn thận, đảm bảo các số liệu kế toán có căn cứ pháp lý, tránh phản ánh sai lệch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Công ty có bộ phận kế toán với trình độ cao và kinh nghiệm nhiều năm, nhiệt tình năng động trong việc giải quyết các công việc có liên quan với chức năng, nhiệm vụ của từng người.
- Việc áp dụng nhanh nhạy các thành tựu tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã góp phần giảm nhẹ số lượng công việc cho phòng kế toán.
- Luôn cập nhật và kịp thời áp dụng các dụng các chế độ kế toán mới được chỉnh sửa, bổ sung do Nhà Nước ban hành.