Trong khâu thanh toán đối với hàng nhập khẩu máy tính, dù có là mới nhưng vẫn sẽ có những lỗi không thể tránh, vì vậy Synnex FPT sử dụng hình thức là LC(thanh toán bằng thư tín dụng hoặc tín dụng thư) - ngân hàng đại diện Vietcombank, để có thể dễ dàng hơn trong việc đảm bảo cho bước thanh toán cuối cùng.
Mở L/C: Căn cứ vào hợp đồng đã thỏa thuận, công ty Synnex FPT tiến hành đến ngân hàng Vietcombank để làm đơn mở L/C trả tiền cho bên xuất khẩu (Đơn được in theo mẫu sẵn của ngân hàng) và nộp tiền ký quỹ. Công ty FPT Synnex FPT là đối tác tin cậy lâu năm của ngân hàng Vietcombank nên chỉ cần ký quỹ 10% giá trị hợp đồng.
Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa ngân hàng mở L/C và người xin mở L/C. Đồng thời cũng là cơ sở để ngân hàng mở L/C cho bên xuất khẩu.
Trường hợp bên xuất khẩu thỏa thuận yêu cầu tu chỉnh L/C, nếu thấy nội dung phù hợp công ty Synnex FPT cũng nhanh chóng yêu cầu ngân hàng tu sửa L/C để người xuất khẩu giao hàng.
Ngày mở L/C: 1/5/2021 Ngày hết hạn L/C: 1/7/2021
Thời gian thanh toán tiền: 10/6/2021-1/7/2021
Để đảm bảo cho số lượng nhập về lớn các máy tính xách tay và máy tính để bàn của Apple, bước đầu thanh toán, công ty Synnex FPT thực hiện:
- Kiểm tra kỹ lại thông tin hợp đồng giữa bên doanh nghiệp và bên Apple: điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, điều khoản cung cấp chứng từ mà bên Apple cung cấp cho doanh nghiệp, thông tin ngân hàng người bán, điều khoản đền bù và người đứng ra giải quyết khi có sự cố xảy ra,...
- Khi ngân hàng đưa cho một LC nháp cần kiểm tra kỹ các thông tin về điều khoản trong LC mà Synnex FPT yêu cầu Apple phải cung cấp cho doanh nghiệp mình và nộp các chứng từ đó cho ngân hàng thông báo bao gồm:
+ Vận đơn chọn bộ (bill of lading): tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, thông tin vận chuyển (tên tàu, số chuyến, biển số xe,..), thông tin về hàng hóa, ngày và địa điểm phát hành vận đơn,...
+ Hóa đơn, bảng kê hàng hóa, giấy chứng nhận phân tích(C/A), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa(C/O),..
- Thay đổi ngay những thiếu xót trước khi ký LC để tránh mất phí cho ngân hàng.
2.2.3: Thuê phương tiện vận tải
Synnex FPT có các đối tác vận chuyển như Kerry Express, Saigon post, Viettel Post, VNPT,… Và bắt đầu từ tháng 7 năm 2021, Synnex FPT đã nhanh chóng bắt đầu xây dựng mô hình DDP (Nền tảng phân phối kỹ thuật số) giúp quản trị xuyên suốt toàn bộ chuỗi cung ứng, tăng độ bao phủ sản phẩm và kiểm soát được chi phí vận hành cũng như năng suất, năng lực của đội ngũ kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cũng áp dụng điều khoản chủ yếu Incoterm là FOB,... để làm giảm đi sự rủi ro tối thiểu của hàng hóa khi nhập khẩu về nước.
Đối với nhập khẩu máy tính Apple, Synnex FPT đã tiến hành:
- Tiến hành thuê phương tiện vận tải với các đối tác: dựa vào hợp đồng và điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng là: máy tính xách tay, máy tính để bàn Synnex FPT sẽ sử dụng các nhà Forwarder đó là Vinatrans để ký kết hợp đồng
- Thuê phương tiện vận tải đường biển: dựa vào mô hình và ngân sách Synnex FPT đã nghiên cứu và lựa chọn hình thức đó là thuê tàu chợ - LCL .
Số lượng: 500 (đơn vị: máy tính) máy tính xách tay và máy tính để bàn hãng Apple
Đặc điểm hàng: Dễ hỏng, vỡ, dễ xầy xước, mỏng và nhẹ tương đối.
Tuyến đường chuyên chở: từ cảng Long Beach - Mỹ về cảng Hải Phòng -Việt Nam
Thời gian giao hàng: 12/05/2021
Thời điểm nhận hàng: 09/06/2021
- Nghiên cứu các hãng tàu và lựa chọn hãng tàu: Synnex FPT ký kết hợp đồng với bên vận chuyển và Vinatrans là người đứng ra nghiên cứu, lựa chọn thuê tàu cho doanh nghiệp
Lập bảng kê khai hàng (Cargo list):
1: Macbook air 2021: 150 máy tính 2: Macbook pro M1 2020: 120 máy tính 3: iMac M1 2021: 60 máy tính
4: CTO/BTO iMac 2020: 30 máy tính
5: Máy tính all in one Apple iMac: 50 máy tính 6: Macbook Pro 13 2020: 90 máy tính
Cước vận chuyển: được trả theo thỏa thuận hợp đồng bao gồm dỡ hàng, chi phí vận chuyển về kho của doanh nghiệp.
Tập kết hàng: tổng kết lại hàng để hãng vận chuyển nắm được và vận chuyển về cho người nhập khẩu.
2.2.4. Mua bảo hiểm
Giá trị lô hàng máy tính nhập khẩu Apple của công ty rất lớn và rất dễ bị tổn thất trong quá trình vận chuyển nên bên cạnh việc ký kết hợp đồng với công ty vận tải thì FPT còn ký kết hợp đồng bảo hiểm với công ty bảo hiểm Bảo Việt nhằm giảm thiểu thiệt hại do những tổn thất gây ra và hình thức bảo hiểm hàng hoá thường được FPT lựa chọn là hình thức bảo hiểm loại A - bảo hiểm cho mọi rủi ro.
Tổn thất được quy hợp lý cho:
Cháy, nổ
Tàu, thuyền bị mắc cạn, chìm đắm, lật úp
Phương tiện vận chuyển trên đất liền bị lật đổ hay trật bánh
Đâm va của tàu thuyền, phương tiện vận chuyển với bất kỳ vật thể khác không phải nước
Dỡ hàng tại cảng nơi tàu gặp nạn Tổn thất gây ra bởi:
Hy sinh tổn thất chung
Ném hàng khỏi tàu
Hàng hóa được bảo hiểm bị mất do tàu hoặc phương tiện vận chuyển bị mất tích
Nước cuốn hàng khỏi tàu
Động đất, núi lửa phun, sét đánh
Nước biển, sông, hồ tràn vào tàu thuyền, phương tiện vận chuyển, container, nơi chứa hàng
Tổn thất toàn bộ kiện hàng do bị rơi trong khi xếp lên hay dỡ hàng khỏi tàu hoặc xà lan
Cướp biển
Các rủi ro đặc biệt
Thủ tục tham gia bảo hiểm: Điền đầy đủ thông tin trên Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa (theo mẫu của Bảo hiểm Bảo Việt), sau khi điền đầy đủ thông tin, Bảo Việt sẽ cấp Đơn bảo hiểm và ký Hợp đồng bảo hiểm với phí bảo hiểm được tính theo công thức:
CIF = (C+F) / (1-R) I = CIF x R
(Trong đó: I: Phí bảo hiểm, C: Giá hàng,
F: Giá cước phí vận chuyển, R: Tỷ lệ phí bảo hiểm
Đối với mặt hàng là máy tính xách tay, máy tính để bàn , nhập khẩu bằng đường biển thì tỷ lệ phí bảo hiểm sẽ là 0,22 % (0,2% tỷ lệ phí chính, 0,02% phụ phí tuyến châu Âu)
Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm: 110% giá trị CIF của lô hàng
Bước 1: Khai thông tin nhập khẩu (IDA) trên ứng dụng FPT.VNACCS:
- Công ty khai các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu. Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA (133 chỉ tiêu) bao gồm các chứng từ liên quan và thông tin lô hàng, gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào, tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai - IDC.
- Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin nhập khẩu IDA được lưu trên hệ thống VNACCS.
Bước 2: Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC):
- Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (IDC) do hệ thống phản hồi, công ty kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.
Bước 3: Kiểm tra và thông quan:
Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ. Khi nhận được phân luồng xanh của hệ thống và thông báo địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá, Synnex FPT sẽ nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ, chuẩn bị các điều kiện để kiểm thực tế hàng hoá, sau đó thực hiện nộp thuế theo thông tin tờ khai nhập khẩu khi mà hệ thống sẽ xuất ra “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Khi đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.
Ngoài các hồ sơ đã khai trên hệ thống ra, do phải kiểm tra chất lượng chuyên ngành Viễn Thông, kiểm tra hiệu suất năng lượng tối thiểu nên khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu máy tính xách tay, ngoài các thủ tục và giấy tờ xuất trình hải quan như với hàng hóa thông thường, công ty cần nộp:
Đơn đăng ký kiểm tra hiệu suất năng lượng tối thiểu.