Bước đầu thanh toán, công ty Synnex FPT đã kiểm tra toàn bộ các điều khoản hợp đồng để tiến hành mở LC. Sau khi cả 2 bên ký kết L/C, bên xuất khẩu giao đầy đủ hàng hoá theo đúng yêu cầu.
Công ty Synnex FPT tiến hành làm những thủ tục thanh toán còn lại theo phương thức L/C.
Kiểm tra chứng từ: Sau khi L/C có hiệu lực, bên xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng như trong hợp đồng. Đồng thời gửi bộ chứng từ đến ngân hàng Vietcombank thông qua ngân hàng thông báo của bên xuất khẩu.
Phía ngân hàng Vietcombank sẽ kiểm tra toàn bộ chứng từ theo nguyên tắc tuân thủ nghiêm ngặt so với L/C. Nếu phù hợp thì ngân hàng sẽ thanh toán toàn bộ 100% đơn hàng cho bên xuất khẩu. Sau đó, ngân hàng Vietcombank gửi chứng từ cho công ty Synnex FPT và yêu cầu số tiền 90% giá trị hợp đồng chưa thanh toán.
Bộ chứng từ bên XK phải gửi bao gồm:
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Vận đơn (B/L)
Chứng từ bảo hiểm
Phiếu đóng gói
Giấy chứng nhận số lượng, khối lượng
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ)
Giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận vệ sinh
Giấy chứng nhận xuất xứ (CO)
Trường hợp chứng từ không phù hợp với L/C thì ngân hàng Vietcombank sẽ từ chối thanh toán tiền cho bên xuất khẩu. Trường hợp ngân hàng Vietcombank kiểm tra chứng
từ phù hợp với L/C nhưng công ty Synnex FPT lại kiểm tra không phù hợp thì công ty nhập khẩu sẽ từ chối thanh toán cho ngân hàng Vietcombank.
2.2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quá trình nhập khẩu, các bên tham gia vào quá trình cũng sẽ gặp những phát sinh. Khi gặp các vấn đề vi phạm trong hợp đồng, các bên tham gia được quyền khiếu nại để giải quyết vấn đề
Bên nhập khẩu khiếu nại bên xuất khẩu
Bên xuất khẩu trong quá trình giao hàng cũng không tránh khỏi những vấn đề như:
Giao hàng không đúng số lượng 500 chiếc máy tính Apple
Giao hàng không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng
Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản làm hàng hoá hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sau so với thỏa thuận giữa 2 bên như chuyển tải hàng hoá, giao hàng từng phần.
Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra
Không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thông báo chậm việc hàng đã giao lên tàu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các nghĩa vụ khác như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá… hoặc giao hàng đang bị tranh chấp bởi bên thứ 3.
Các trường hợp trên, công ty Synnex FPT sẽ lập hồ sơ khiếu nại. Căn cứ vào nghĩa vụ và trách nhiệm nghĩa vụ các bên để lựa chọn đối tượng khiếu lại là bên xuất khẩu, vận tải hay bảo hiểm.
Đơn khiếu lại sẽ bao gồm: Đơn khiếu nại, bằng chứng vi phạm và các chứng từ có liên quan. Công ty Synnex sẽ luôn ưu tiên chọn phương án thương lượng để 2 bên cùng có lợi, tránh mất tình hữu nghị. Nếu 2 bên vẫn không thể đạt được thỏa thuận thương lượng, bên công ty Synnex FPT sẽ kiện đối tác ra Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Chiều theo các quy định định của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam để đi đến quyết định cuối cùng. Tất cả khoản chi phí phát sinh từ quá trình tài phán sẽ do bên thua chịu.
Bên xuất khẩu kiện bên nhập khẩu
Bên xuất khẩu cũng có quyền khiếu nại công ty Synnex FPT nếu bên công ty vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như: Thanh toán chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch trình. Không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương hủy bỏ hợp đồng.
Để khiếu nại, bên xuất khẩu cũng phải nộp hồ sơ bao gồm: Đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm, chứng từ liên quan.
Bên nhập khẩu hoặc xuất khẩu kiện bên vận chuyển hoặc bảo hiểm
Người bán hoặc mua khiếu nại người chuyên chở khi người chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở cụ thể: Khi người chuyên chở đưa tàu đến cảng bốc hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở. Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu về số lượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất cho kỹ thuật bốc xếp bảo quản hàng trên phương tiện vận tải. Hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn nhất.
Người bán hoặc người mua có thể khiếu nại người bảo hiểm, khi hàng hoá bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất cùng các chứng từ khác gửi đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn nhất.