3.2.3.1 Quy trình xuất khẩu sang thị trường ĐNA
Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Nội dung của bản hợp đồng mà công ty VTS thường ký kết bao gồm:
– Các bên tham gia hợp đồng (Bên A: người bán, bên B: người mua), người đại diện, địa chỉ và thông tin liên lạc.
– Điều khoản 1: Định nghĩa các từ ngữ dùng trong hợp đồng.
– Điều khoản 2: Phạm vi hợp đồng. Trong mục này ghi rõ trách nhiệm của bên bán và trách nhiệm của bên mua.
– Điều khoản 3: Giá trị hợp đồng. Ghi rõ lô hàng xuất theo điều kiện nào theo như các điều kiện incoterms, FOB hay CIF.
– Điều khoản 4: Điều kiện giao hàng, cảng load hàng, cảng chuyển tải, cảng dỡ hàng,….
– Điều khoản 5: Phương thức thanh toán.
– Điều khoản 6: Thuê tàu container hay tàu hàng lẻ. – Điều khoản 7: Mua bảo hiểm
– Điều khoản 8: Kiểm tra hàng
– Điều khoản 9: Thời gian bảo hành, điều kiện bảo hành hàng hóa.
– Điều khoản 10: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Ngân hàng bảo lãnh hợp đồng và điều kiện bồi thường hợp đồng nếu làm không đúng.
– Điều khoản 11: Chấm dứt hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng không có nghĩa là một trong 2 bên vi phạm hợp đồng. Hợp đồng chấm dứt có thể đã hoàn thành công việc.
– Điều khoản 13: Trường hợp bất khả kháng mà 2 bên không thể thực hiện hợp đồng.
– Điều khoản 14: Sửa đổi hợp đồng. Bất kỳ hợp đồng nào sửa chữa hay bổ sung đều do người đại diện có pháp lý ký kết.
– Điều khoản 15: Trọng tài kinh tế. Trong phần này 2 bên thỏa thuận chọn trọng tài xử lý tranh chấp, địa điểm phân xử….
– Điều khoản 16: luật điều chỉnh hợp đồng. Luật này do nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành.
– Điều khoản 17: Thỏa thuận các điều kiện chuyển nhượng hợp đồng hay không chuyển nhượng hợp đồng.
– Điều khoản 18: Quy định ngôn ngữ dùng trong hợp đồng, thường là tiếng Anh hoặc song ngữ. Và hệ thống thang đo ( ví dụ m hay inche, Kgs hay Pound,..).
– Điều khoản 19: Toàn bộ hợp đồng, phần này giống như điều khoản chung của 2 bên.
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
Công ty sẽ xin giấy phép xuất khẩu vào lần xuất khẩu đầu tiên ( đến thời điểm hiện nay thì Công ty không cần phải thực hiện bước này nữa.
Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng
Bước 4: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)
+ Đóng hàng tại kho:
Các nhân viên của Công ty sẽ đóng hàng. Đặc biệt chú trọng tới pallet chọn đúng chủng loại, đúng kích thước, đóng bao nhiêu lớp carton theo quy định của Công ty nhận hàng. Ghi ký hiệu, in ấn trên từng package như thế nào,… Thường thì hàng FCL không yêu cầu để shipping mark. Nhưng đa số hàng LCL phải ghi shipping mark.
Trong bước này các nhân viên trong Công ty cần chú ý phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo khách hàng yêu cầu vì nó có liên quan đến hợp đồng ngoại thương. Các thông tin thường có là: Tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ,…).
Quá trình này cũng không khác nhiều so với việc đóng hàng tại kho. Tuy nhiên đóng hàng tại cảng phức tạp hơn nhiều, giấy tờ thủ tục cũng nhiều hơn. Các nhân viên kiểm tra và giám định việc đóng hàng.
Bước 5: Mua bảo hiểm lô hàng
Nhân viên trong Công ty liên hệ một số công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, thường thì mức mua bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị hàng hóa của Công ty. Với hàng hóa thông thường mức mua là 2% tổng giá trị hàng hóa. Xuất hàng FOB hay CNF thì không cần mua bảo hiểm.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan
Đăng ký tờ khai: Đăng ký viên căn cứ vào thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng được thông quan. Nếu lô hàng không có vấn đề gì sẽ được vào luồng xanh. Lô hàng của Công ty thuộc diện kiểm tra có thể vào lưồng vàng hoặc đỏ.
– Đóng phí: Gồm phí làm thủ tục hải quan
– Lấy tờ khai: Hải quan sẽ ghi số container và số seal và mặt sau của tời khai ( phần dành cho hải quan).
– Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan phải trình tờ khai đã được hoàn tất để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa, và hạ có đúng không. Xong bước này container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
– Vào sổ tàu: Nếu container đã được hạ thì sẽ được vào sổ tàu. Và nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time.
– Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đã giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng ( quy định này bắt đầu áp dụng từ 2006) các giấy tờ gồm: Tờ khai hải quan ( 1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice ( 1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu). Chúng ta thấy bước này hải quan quản lý số lượng và giá trị hàng hóa nhằm phục vụ cho việc đóng thuế.
Bước 7: Giao hàng cho tàu
Sau khi kết thĐNA việc thông quan cho lô hàng (hàng đã được thanh lý). Nhân viên trong Công ty phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Tất nhiên bước này được làm trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Vận chuyển
container lên tàu là việc của hãng tàu ( vì họ đã thu bạn phí THC). Bước này kết thúc bằng việc bạn phải nhận được vận đơn đường biển có thể là bill gốc ( 3 bản ) hoặc surrendered bill.
Bước 8: Thanh toán tiền hàng
Nhân viên trong Công ty phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán gồm: Hóa đơn thương mại (commercrial invoice), phiếu đóng gói packing list, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O và giấy chứng nhận khử trùng, nếu bạn dùng thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.
Có thể thấy bước làm thủ tục hải quan là bước gây mất thời gian và khó khăn nhất trong quy trình xuất khẩu gỗ của Công ty bởi khi thực hiện bước này Công ty cần cung cấp rất nhiều giây tờ để Hải quan kiểm tra, các giấy đòi hỏi thông tin, số liệu, loại hàng phải chính xác 100%, do vậy chỉ cần một sai sót nhỏ cũng làm cản trở và gây mất thời gian trong quy trình làm thủ xuất khẩu của Công ty. Chính vì vậy Công ty cần quan tâm đặc biệt đến Công tác đào tạo nhân viên làm thủ tục xuất khẩu để hạn chế những sai sót trong quy trình thủ tục xuất khẩu gỗ của Công ty.
3.2.3.2 Công tác nghiên cứu thị trường Nhu cầu thị trường
Có thể thấy xu hướng tiêu dùng đồ gỗ và các sản phẩm từ gỗ của thị trường Đông Nam Á ngày càng gia tăng và sức tiêu thụ của thị trường này rất lớn, bao gồm cả nhập khẩu nguyên liệu gỗ và các sản phẩm từ gỗ, họ nhập khẩu nguyên liệu gỗ để tiến hàng xuất khẩu sang các nước khác cũng như để chế biến hàng gia dụng, còn đối với các sản phẩm từ gỗ thì họ nhập các loại hàng gia dụng để sử dụng trực tiếp. Có thể thấy đồ gỗ nhập khẩu chiếm 37% thị phần tại thị trường ĐNA. ĐNA là thị trường tiêu thụ sản phẩm gỗ trung bình đối với các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong xã hội công nghiệp với mức độ rất cao như hiện nay, thị trường ĐNA ngày càng có nhu cầu sử dụng đồ vật bằng chất liệu gỗ thay thế các vật liệu sắt, nhôm… Nhập khẩu các mặt hàng đồ gỗ nội thất có xu hướng tăng trưởng khá nhanh. Do quá trình chuyển sản xuất các đồ gỗ giá rẻ sang khu vực Đông Nam Á là nơi có nhân công rẻ, nguồn nguyên liệu dồi dào, chi phí nhập khẩu thấp và đặc biệt là nỗ lực của các nhà nhập khẩu ĐNA giảm chi phí trong khâu phân phối đã cho phép giảm giá bán đồ gỗ nhập khẩu.
Bàn và ghế gỗ bắt đầu được sử dụng trong các gia đình ĐNA từ những năm 1955 - 1960. Theo báo cáo của Cục Kế hoạch Kinh tế ĐNA về xu hướng tiêu thụ đồ gỗ trong gia đình, năm 1961 bàn ghế được sử dụng trong 6,2% gia đình ĐNA, trong khi bàn ghế phòng khách được sử dụng là 12% gia đình ĐNA; năm 1992, 69,7% gia đình ĐNA có bàn ghế ăn; năm 1995, 36,3% gia đình ĐNA có bàn ghế trong phòng khách. Tỷ lệ này không thay đổi trong những năm gần đây.
Ngoài ra khi nhìn vào bảng 3.4 về tổng kim nghạch xuất khẩu gỗ và sản phẩm từ gỗ theo cơ cấu thị trường của Công ty VTS sang thị trường Đông Nam Á ta thấy Công ty đã xuất khẩu sang 3 nước có tỷ trọng kim nghạch xuất khẩu lớn nhất đó là Indonesia Myanmar và Thái Lan đây là 3 nước có diện tích và dân số đông nhất Đông Nam Á do vậy nhu cầu thị trường của 3 nước này là rất lớn chính vì vậy trong công tác nghiên cứu thị trường của mình Công ty cần đặc biệt quan tâm đến nhu cầu và thị hiếu của người dân ở 3 nước lớn này.
Thị hiếu
Thường người ĐNA giờ đây có sở thích rất đa dạng. Họ thích các kiểu đồ gỗ mở, tức là người sử dụng có thể tuỳ chọn bọc da hay bọc vải, có nệm hay không có nệm, kích cỡ có thể thay đổi to hay nhỏ... để phù hợp với sở thích cá nhân của mình, vì vậy các lô hàng nhập khẩu hiện nay qui mô có xu hướng nhỏ hơn nhưng chủng loại phải phong phú hơn.
Gần đây, mối quan tâm đến các vấn đề ô nhiễm môi trường ngày càng cao đã nâng cao ý thức sinh thái và bảo vệ môi trường của người tiêu dùng. Các sản phẩm đồ gỗ tái sinh cũng như đồ gỗ có nguồn gốc xuất xứ đang chiếm được thị phần lớn tại ĐNA.
Thị trường đồ gỗ ĐNA đang có những thay đổi đáng kể, người tiêu dùng ĐNA đang có xu hướng chuyển từ hàng cao cấp của châu Âu sang dùng hàng trung bình với giá cả cạnh tranh từ khu vực châu Á. Có thể thấy nhu cầu nhập khẩu đồ gỗ của thị trường ĐNA đang gia tăng, đặc biệt là đồ nội thất: đồ gỗ, đồ mây, kim loại và vật liệu khác.
Tiềm năng của thị trường ĐNA
Có thể thấy Đông Nam Á là một khu vực của châu Á, bao gồm các nước nằm ở phía nam Trung Quốc, phía đông Ấn Độ và phía bắc của ĐNA, phía Tây Papua New
Guinea. Khu vực này rộng 4.494.047 km² (chiếm 10.5% diện tích Châu Á và 3% diện tích đất trên Trái Đất), khu vực nằm ở bán cầu Bắc và nằm một chút tại bán cầu Nam. Nó bao gồm 11 quốc gia được chia thành 2 nhóm:
Nhóm đất liền: Việt Nam, Lào, Campuchia, Thái Lan, Myanmar và phía tây Malaysia.
Nhóm hải đảo: Indonesia, phía đông Malaysia, Singapore, Philipines, Đông Timor, Brunei.
Dân số hiện tại của các nước Đông Nam Á là 651.583.049 người vào ngày 02/11/2018 theo số liệu từ Liên Hợp Quốc. Tổng dân số các nước Đông Nam Á hiện chiếm 8,59% dân số thế giới. Đông Nam Á hiện đang đứng thứ 3 ở khu vực Châu Á về dân số. Mật độ dân số của Đông Nam Á là 150 người/km2. Với tổng diện tích là 4.340.239 km2. 48,70% dân số sống ở khu vực thành thị (317.320.945 người vào năm 2017).
Do vị trí địa lý nằm án ngữ trên con đường hàng hải nối liền giữa Ấn Độ Dương với Thái Bình Dương, Đông Nam Á từ lâu vẫn được coi là cầu nối giữa Trung Quốc, Nhật Bản với Ấn Độ, Tây Á và Địa Trung Hải. Thậm chí đến gần đây, một số nhà nghiên cứu vẫn gọi khu vực này là "ống thông gió" hay "ngã tư đường. Do vậy mà các nước Đông Nam Á có các biển, vịnh biển ăn sâu vào đất liền, tạo điều kiện cho các luồng di dân giữa đất liền và các đảo, cho sự giao lưu văn hóa giữa các quốc gia, các dân tộc. Cũng chính vì vậy mà việc buôn bán bằng đường biển với Đông Nam Á đã khá nhộn nhịp từ thế kỷ II, cho đến ngày nay thị trường ĐNA đã trở thành trung tâm kinh tế phát triển mạnh, Do vậy có thể thấy đây là một thị trường phát triển lớn tiềm năng đối với các sản phẩm nói chung và sản phẩm gỗ nói riêng của các doanh nghiệp Việt Nam cũng như Công ty TNHH một thành viên VTS.
3.2.3.3 Kim nghạch tăng trưởng
Nhìn vào bảng 3.3 về tổng kim ngạch xuất khẩu Gỗ theo cơ cấu sản phẩm của công ty sang thị trường ĐNA ta thấy trong số các sản phẩm kinh doanh của TNHH một thành viên VTS sang thị trường ĐNA . Sản phẩm Gỗ dán chiếm tỷ trọng lớn nhất với kim ngạch xuất khẩu đạt 112.620 USD vào năm 2015, 374.138 USD vào năm 2016 và tăng mạnh đột biến vào năm 2016 với kim ngạch xuất khẩu lên đến 460.938 USD. Đối với sản phẩm Gỗ pallet cũng có kim ngạch xuất khẩu tương đối lớn khi tăng từ
96.947 USD năm 2015 lên đến 283.716 USD năm 2016, 349.537 USD năm 2017. Các sản phẩm ván lạng gỗ bạch đàn chiếm tỷ trọng lớn thứ 3 trong tổng kim nghạch xuất khẩu sang thị trường ĐNA của Công ty biểu hiện là năm 2015 chiếm 43.056 USD đến năm 2017 đã lên tới 68.357 USD trong tổng kim nghạch xuất khẩu sang thị trường ĐNA của Công ty có thể thấy đây là dấu hiệu cho thấy thị trường ĐNA là thị trường tiềm năng lớn đối với Công ty. Các sản phẩm này rất được ưa chuộng tại thị trường Trung Đông và thị trường Đông Nam Á, nơi mà nhu cầu xây dựng luôn rất cao.
Ngoài ra các sản phẩm về gỗ xẻ thanh, ván lạng gỗ keo về kim nghạch xuất khẩu sang thị trường ĐNA cũng không ngừng tăng qua các năm, đối với sản phẩm gỗ xẻ thanh là từ 23.619 USD vào năm 2015 và tăng lên 35.290 vào năm 2017, còn đối với sản phẩm ván.
Ta có thể thấy gỗ dán và gỗ pallet là 2 sản phẩm có tỷ trọng kim nghạch xuất khẩu lớn nhất trong số các sản phẩm mà Công ty xuất khẩu sang thị trường Đông Nam Á chính vì vậy đây chính là 2 sản phẩm chủ lực của Công ty VTS do vậy Công ty cần đặc biệt quan tâm, hoàn thiện nhằm phát triển hơn nữa 2 sản phẩm này.
3.2.3.4 Công tác phát triển sản phẩm
Trong công tác phát triển sản phẩm Công ty TNHH một thành viên VTS đã không ngừng đổi mới khoa học công nghệ trong chế biến gỗ và lâm sản xuất khẩu; đưa các sáng chế sáng tạo vào sản phẩm gỗ để nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như tạo ra các sản phẩm từ gỗ đa dạng, mẫu mã phong phú, đẹp mắt. Công ty cũng không ngừng làm tốt công tác nghiên cứu , tìm kiếm những nhà cung ứng có nguồn nguyên liệu gỗ quý hiếm, đạt chất lượng, đẹp mắt đòng thời giá cả phải chăng, hợp lý để làm nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất gỗ của Công ty. Công ty cũng cần phải tôn trọng luật pháp quốc tế, sử dụng nguồn nguyên liệu hợp pháp, tích cực nghiên cứu thị trường, luật lệ quốc tế, phòng tránh những tranh chấp có thể xảy ra, kiên quyết “nói không” với sử dụng nguyên liệu có nguồn gốc bất hợp pháp.
Để phát triển công tác phát triển sản phẩm một yếu tố rất quan trọng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm gỗ của Công ty đó là đẩy mạnh đào tạo nguồn nhân lực nhằm đào tạo ra một đội ngũ nhân lực có chất lượng cao, một đội ngũ lao động lành nghề về chế biến nguyên liệu gỗ và các sản phẩm từ gỗ. Tiêu biểu như Công ty đã tổ chức khóa đào tạo cho một số cán bộ quản lý và tổ trưởng của các tổ thợ như thợ cắt, thợ mài, thợ phủ sơn lên tới tổng chi phí đào tạo là 31,6 triệu đồng.
Bảng 3.5: Bảng chi phí đào tạo nhân lực của Công ty năm 2017