b/ Cơng tác quản lý máy tính phát triển phần mềm:
2.1.5.2.3. Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế tốn
Việc lựa chọn hình thức sổ kế tốn thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hĩa và xử lý thơng tin ban đầu. Bởi vậy, việc tổ chức hệ thống sổ sách hợp lý cĩ vai trị quan trọng để cung cấp thơng tin kịp thời và báo cáo định kỳ.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng máy tính vào cơng tác kế tốn, đơn vị áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ trên máy tính. Với hình thức này, kế tốn sử dụng những sổ sách theo mẫu quy định đĩ là các sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kế tốn chi tiết.
Chứng từ kế tốn SỔ KẾ TỐN -Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn các loại - Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản trị PHẦN MỀM KẾ TỐN
(KTVN)
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy tính.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp: Sổ cái tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
-Cuối tháng, cuối năm, sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.