10. Kết cấu luận văn
3.1 Xây dựng mô hình nhóm chất lƣợng trong cơ quan HCNN
Mô hình hoạt động của nhóm chất lƣợng (NCL) đã đƣợc duy trì và phát huy hiệu quả trong nhiều tổ chức. Hoạt động của NCL dựa trên hƣớng tiếp cận có hệ thống PDCA (Plan: Lập kế hoạch; Do: Thực hiện; Check: Kiểm soát; Act :
Hành động khắc phục/phòng ngừa) và sử dụng 7 công cụ kiểm soát chất lƣợng để xác định và giải quyết vấn đề. Triết lý hoạt động của nhóm chất lƣợng là nếu một ngƣời có đƣợc cơ hội tham gia vào việc ra quyết định liên quan đến công việc của chính họ thì họ đặc biệt sẽ phát huy năng lực và tinh thần tự giác trong công việc.
Việc duy trì hoạt động của nhóm chất lƣợng góp phần đáng kể vào sự phát triển và cải tiến của tổ chức, góp phần vào việc tạo lập một môi trƣờng làm việc thuận lợi tại nơi làm việc, tôn trọng con ngƣời và ý nghĩa của công việc đƣợc thực hiện, đồng thời chứng minh năng lực và khả năng đặc biệt của mỗi cá nhân. Các thành viên sẽ đƣợc đào tạo để nâng cao kiến thức và năng lực thông qua các chƣơng trình đào tạo và thực tế tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề. Hoạt động truyền thông giữa các thành viên đƣợc tăng cƣờng; góp phần vào việc nâng cao nhận thức về chất lƣợng trong cán bộ công nhân viên; đồng thời từ việc tham gia nhiều hơn vào công việc của mình, các thành viên sẽ trở nên thành thạo hơn trong việc giải quyết vấn đề.
Đối với một cơ quan hành chính nhà nƣớc, hoạt động của nhóm chất lƣợng sẽ là một công cụ hoạt động hữu hiệu góp phần thúc đẩy sự liên quan của mọi ngƣời đối với công việc, mang lại tâm lý thoải mái đối với mọi cán bộ công chức bởi sự tham gia cùng với việc đƣợc đánh giá xứng đáng và ghi nhận từ ban lãnh đạo cơ quan. Hoạt động này cũng góp phần cải tiến chất lƣợng và năng suất công việc thông qua nhận thức ngày càng cao của ngƣời lao động. Phƣơng thức làm việc và các quy trình công việc sẽ đƣợc cải tiến bởi các vấn đề đã đƣợc chính các cán bộ công chức giải quyết thông qua hoạt động của nhóm chất lƣợng. Tất cả các yếu tố này sẽ giúp giảm thiểu sự lãng phí, cải tiến hình ảnh chất lƣợng của tổ chức, cải thiện và nâng cao năng suất làm việc của toàn tổ chức.
Một nhóm chất lƣợng trong cơ quan nhà nƣớc tuân theo các triết lý sau:
(1) Cán bộ công chức là tài sản vô giá của cơ quan, nhóm chất lƣợng tạo điều kiện để CBCC tham gia quá trình giải quyết vấn đề nhằm nâng cao năng suất và chất lƣợng.
(2) Tạo môi trƣờng làm việc để mọi ngƣời có thể phát huy khả năng tiềm ẩn của mình
(3) Mỗi cán bộ, công chức nhận thức đƣợc tầm quan trọng và sự đóng góp của họ vào vào kết quả chung của cơ quan.
(4) Khuyến khích sự sáng tạo, tinh thần cải tiến
Trên cơ sở những lập luận trên, tôi đề xuất mô hình nhóm chất lƣợng và những bƣớc thực hiện cũng nhƣ các công cụ cải tiến trong cơ quan hành chính nhà nƣớc theo hình 3.3 và hình 3.4 nhƣ sau:
Hình 3.3 : Mô hình hoạt động của NCL trong cơ quan nhà nƣớc
P D C A Plan Do Check Action HOẠT ĐỘNG NHÓM CHẤT LƯỢNG -Xác định và lựa chọn chủ đề -Xây dựng kế hoạch thực hiện -Thu thập dữ liệu -Phân tích nguyên nhân -Giải pháp thực hiện -Báo cáo đến ban điều hành -Thực hiện kế hoạch được duyệt Đánh giá tính hiệu quả
-Tiêu chuẩn hóa -Cải tiến liên tục
PDCA VÀ CÔNG CỤ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG
-Lưu trình -Tiêu chuẩn hóa
-Cải tiến liên tục
Hành động (ACTION)
-Biểu đồ Pareto -Đồ thị
-Đánh giá tính hiệu quả
Kiểm tra (CHECK)
-Phiếu kiểm tra -Biểu đồ Pareto -Biểu đồ xương cá -Biểu đồ phân bố -Các đồ thị -Thu thập dữ liệu
-Phân tích nguyên nhân -Giải pháp thực hiện -Báo cáo đến ban điều hành -Thực hiện kế hoạch được duyệt
Thực hiện (DO)
-Tấn công não -Lưu trình
-Xác định và lựa chọn chủ đề -Xây dựng kế hoạch thực hiện
Lập kế hoạch (PLAN)
Công cụ Các bước cải tiến chất
lượng PDCA
Hình 3.4 : Quy trình PDCA và công cụ cải tiến chất lƣợng
Để nhóm chất lƣợng hoạt động hiệu quả và sử dụng hiệu quả các công vụ cải tiến, phải lƣu ý thêm những vấn đề:
Xác định vai trò của nhóm chất lượng. Yếu tố này sẽ xác định mục đích của
nhóm. Nó cụ thể hóa những điều nhóm sẽ thực hiện, bản chất công việc và lý do tồn tại của nhóm. Nó phải đƣợc quyết định một cách nhất trí bởi các thành viên trong nhóm, nếu không nhóm sẽ dễ bị tan rã thậm chí thất bại hoàn toàn.
Nhóm chất lượng hoạt động vì ai. Yếu tố này xác định khách hàng chủ yếu
mà nhóm sẽ phục vụ. Nó xác định ai sẽ nhận đƣợc những lợi ích từ kết quả của nhóm. Nên có sự tƣơng tác với những khách hàng xác định và thảo luận về những cách thức hành động mà nhóm có thể chọn để đáp ứng những nhu cầu khách hàng.
Nhóm chất lượng sẽ thực hiện những kế hoạch đặt ra như thế nào. Quá trình này sẽ giúp nhóm quản lý công việc chặt chẽ, từ khi lập kế hoạch, phân công trách nhiệm, thời gian hoàn thành và cách tổ chức thực hiện.
Để nhóm chất lƣợng hoạt động trong cơ quan nhà nƣớc hoạt động hiệu quả nhƣng vẫn không làm chệch mục tiêu và nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc thì cần tuân thủ theo nguyên tắc SMART khi nhóm đặt ra bất kỳ chƣơng trình hay nhiệm vụ nào, nguyên tắc đó là:
Specific : Cụ thể hóa những công việc
Measurable : Có thể đo lƣờng đƣợc bằng các con số thống kê hay những chỉ tiêu có thể định lƣợng
Agreed : Có thể thực hiện đƣợc, không đặt ra những mục tiêu nằm quá nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ công chức.
Reality : phù hợp với các quy định pháp luật liên quan
Time constrained : có giới hạn về thời gian để đáp ứng nhu cầu khách hàng và thời gian quy định.
Ngoài ra, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lƣờng Chất lƣợng thuộc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh là đơn vị đầu mối về các vấn đề chất lƣợng, hàng năm cần tổ chức các lớp tập huấn cho đội ngũ CBCC, thành viên nhóm chất lƣợng làm nòng cốt cho hoạt động ISO ở các cơ quan hành chính nhà nƣớc.