1 Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH x
2 Danh sách trợ cấp ốm, thai sản x
3 Hóa đơn bán hàng thông thường 02/GTGT-3LL x
4 Phiếu xuất kiêm v/chuyển nội bộ O3-VT-3LL x
5 Phiếu xuất hàng gửi đại lý 12HDL-3LL x
6 Hóa đơn d.vụ cho thuê tài chính 05TTC-LL x
7 Bảng kê mua hàng vào không có
hóa đơn 12/GTGT x
8 ... ... ... ...
Ghi chú: BB (*): mẫu bắt buộc ; HD (*): mẫu hướng dẫn.
Hệ thống sổ sách kế toán theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
Sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ NKC, sổ cái các TK. Sổ kế toán chi tiết gồm: sổ và thẻ kế toán chi tiết.
STT TÊN SỔ SÁCH KÝ HIỆU 01 Sổ nhật ký chung S03a-Doanh nghiệp 02 Sổ nhật ký thu tiền S03a1-Doanh nghiệp 03 Sổ nhật ký chi tiền S03a2-Doanh nghiệp 12 Sổ nhật ký mua hàng S03a3-Doanh nghiệp 05 Sổ nhật ký bán hàng S03a4-Doanh nghiệp 06 Sổ cái (dùng cho hình thức NKC) S03b-Doanh nghiệp 07 Sổ quỹ tiền mặt S07-Doanh nghiệp 08 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
S07a-Doanh nghiệp
09 Sổ tiền gửi ngân hàng
S08-Doanh nghiệp 10 Sổ chi tiết NVL-CCDC, SP, hàng hóa
S10-Doanh nghiệp 11 Sổ tổng hợp chi tiết NVL-CCDC S11-Doanh nghiệp 12 Sổ kho S12-Doanh nghiệp 13 Sổ TSCĐ S21-Doanh nghiệp 14 Sổ theo dõi NVL-CCDC, TSCĐ tại công trình
S22-Doanh nghiệp 15 Sổ chi tiết thanh toán với người bán
S31-Doanh nghiệp 16 Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ
S32-Doanh nghiệp
17 Sổ theo dõi bằng ngoại tệ
S33-Doanh nghiệp
18 Sổ chi tiết tiền vay
S34-Doanh nghiệp 19 Sổ chi tiết bán hàng S35-Doanh nghiệp 20 Sổ chi phí SXKD S36-Doanh
nghiệp 21 Sổ tính giá thành SP, dịch vụ
S37-Doanh nghiệp
22 Sổ chi tiết các tài khoản
S38-Doanh nghiệp 23 Sổ theo dõi nguồn vốn kinh doanh
S51-Doanh nghiệp
24 Sổ chi phí đầu tư XD
S52-Doanh nghiệp
25 Sổ theo dõi thuế GTGT
S61-Doanh nghiệp 26 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại
S62-Doanh nghiệp 27 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm
S63-Doanh nghiệp
28 Bảng cân đối số P/S
S06-Doanh nghiệp
29 Bảng cân đối kế toán
B01-Doanh nghiệp
30 Báo cáo kết quả HĐSXKD
B02-Doanh nghiệp
31 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
B03-Doanh nghiệp 32 Thuyết minh báo cáo tài chính
B09-Doanh nghiệp
Bảng biểu 12: Hệ thống sổ sách kế toán của Doanh nghiệp.
2.2. Thực tế công tác kế toán NVL-CCDC tại Doanh nghiệp tư nhân Xuân Dũng. Dũng.
2.2.1. Phân loại NVL-CCDC.
Do đặc thù của công việc XD đã đòi hỏi Doanh nghiệp phải sử dụng một khối lương NVL-CCDC là rất lớn. NVL-CCDC bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có một vai trò tính năng lý hóa riêng. Để quản lý tốt thì Doanh nghiệp cần phải phân loại NVL-CCDC và theo dõi ở từng kho. Nhưng công tác hạch toán kế toán do sử dụng mã vật tư nên Doanh nghiệp không sử dụng TK cấp 2. Doanh nghiệp tiến hành XD mã vật tư riêng cho từng loại NVL-CCDC. Quá trình Doanh nghiệp sử dụng mã vật tư như sau.
* Nguyên vật liệu.
NVL không phân chia thành NVL chính hay NVL phụ, mà tất cả NVL đều được coi là NVL chính, là đối tượng LĐ chủ yếu của Doanh nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên SP CDCB. Ví dụ như: xi măng, sắt thép, gạch, ngói, đá, cát. v.v.
Trong mỗi loại NVL lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép φ6, thép φ10, thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. v.v.
Nhiên liệu: là loại NVL có tác dụng cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu. v.v.
Phụ tùng thay thế: là chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà Doanh nghiệp sử dụng để thay thế như: phụ tùng thay thế cho các loại máy cẩu, máy ủi, máy trộn bê tông, máy nghiền. v.v và phụ tùng thay thế cho các loại xe như săm lốp ô tô, mũi khoan.v.v.
Phế liệu thu hồi: gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa như vỏ bao xi măng. v.v.
* Công cụ dụng cụ: được phân loại như sau.
CCDC: gồm dàn giáo, cuốc, xẻng, mũ nhựa, quần áo LĐ, giày ba ta. v.v. Bao bì luân chuyển.
Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc thi công như máy cẩu, máy xúc, máy khoan, máy đầm cóc, các loại xe chuyên chở. v.v.
Doanh nghiệp bảo quản NVL-CCDC theo 2 kho và theo mỗi công trình khác nhau. NVL như xi măng, sắt, thép. v.v thì được quản lý ở tại kho của Doanh nghiệp, còn các loại như cát, đá, gạch, ngói. v.v thì được quản lý ở kho tại nơi có công trình XD. Để hạch toán NVL-CCDC thì kế toán cần tổ chức quản lý, phân loại một cách hợp lý và khoa học trong khi Doanh nghiệp vẫn chưa lập sổ danh điểm NVL- CCDC. Do đó, NVL-CCDC sử dụng trong Doanh nghiệp là các chữ cái đầu tiên mang tên NVL-CCDC đó và được thể hiện ở trên sổ chi tiết NVL-CCDC.
2.2.2. Kế toán chi tiết NVL-CCDC tại Doanh nghiệp.
2.2.2.1. Thủ tục nhập-xuất NVL-CCDC và các chứng từ kế toán có liên quan. quan.
Các chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán NVL-CCDC gồm:
Hóa đơn : mẫu 01/GTGT-3LL
Biên bản kiểm nghiệm vật tư: mẫu 05-VT. Phiếu nhập kho: mẫu 01-VT
Phiếu xuất kho: mẫu 02-VT
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số các chứng từ liên quan khác để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán NVL-CCDC.
* Thủ tục nhập kho.
NVL-CCDC nhập kho từ nguồn mua ngoài:
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả NVL-CCDC về đến Doanh nghiệp đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi NVL-CCDC về đến Doanh nghiệp thì người nhận mang hóa đơn của bên bán lên phòng kế hoạch vật tư. Phòng vật tư xem xét hóa đơn nếu phù hợp thì tiến hành nhập kho theo 2 liên phiếu nhập. Người lập phiếu nhập đánh số hiệu phiếu nhập, vào thẻ kho rồi giao 2 liên cho người nhận. Người nhận mang hóa đơn kiêm phiếu xuất của bên bán và 2 liên phiếu nhập đi
nhận hàng. Thủ kho kiểm tra rồi ghi vào cột thực nhập, ký 2 liên phiếu, vào thẻ kho để cuối ngày chuyển cho kế toán NVL-CCDC hạch toán và kế toán công nợ để thanh toán. Kế toán NVL-CCDC đối chiếu với kế toán công nợ và thủ kho để theo dõi NVL- CCDC. Thủ tục nhập được diễn ra theo sơ đồ sau.
Hóa Hóa đơn Nhập
Đơn Biên bản kiểm kho nghiệm
Sơ đồ 09: Thủ tục nhập kho NVL-CCDC của Doanh nghiệp.