: Ghi cuối tháng
B Đại diện bên nhậ n:
3.2.1. kiến về việc tổ chức luân chuyển chứng từ
Một trong những yêu cầu của công tác kế toán nói chung và kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty nói riêng đó là đảm bảo tính kịp thời, cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho các đối tợng sử dụng mà trớc hết là phục vụ cho chính công ty ( ban giám đốc và các phòng ban có liên quan ) để từ đó có đợc những quyết định phù hợp với thực tế tại công ty.
Mặt khác để có thể giảm bớt đợc khối lợng công việc của các nhân viên kế toán, hạn chế đợc những sai sót, tránh đợc sự nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp, xử lý thông tin kế toán vì thờng thì việc nhập liệu chỉ do nhân viên kế toán tổng hợp tiến hành. Xuất phát từ những yêu cầu trên Công ty nên tập hợp chứng từ một cách thích hợp nhất để đáp ứng đợc những yêu cầu đó, công ty cần có quy định yêu cầu nhân viên kinh tế ở các đội công trình định kỳ 10- 15 ngày phải gửi chứng từ đã tập hợp đ - ợc về ban TCKT của công ty tuỳ theo điều kiện từng công trình. Đồng thời , phòng TCKT cần cử các nhân viên kế toán xuống từng đội công trình để hớng dẫn các nhân viên kinh tế đội lập bảng kê chứng từ. Để việc lập bảng kê đợc chính xác, rõ ràng và có tác dụng thiết thực đối với công tác kế toán tại công ty thì nhân viên kế toán phải
có sự hớng dẫn cụ thể về việc phản ánh chi phí sản xuất phát sinh theo từng khoản mục, yếu tố chi phí. Mỗi chứng từ đợc phản ánh trên cùng một dòng của bảng kê và phải kiểm tra theo dõi công việc của các nhân viên kinh tế đội một cách thờng xuyên để có những hớng dẫn hữu ích kịp thời trong công tác tập hợp chứng từ và lập bảng kê chứng từ.
Nếu điều kiện cho phép nên tổ chức 1 tháng 2 lần nhân viên kinh tế ở các đội công trình phải gửi toàn bộ chứng từ gốc kèm theo bảng kê chứng từ đã tập hợp đợc trong tháng về phòng tài chính kế toán của công ty vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng .
Nếu điều kiện không cho phép (đối vói mỗi công trình ở xa) thì thời gian quy định để nhân viên kinh tế đội ở các công trình phải gửi toàn bộ hoá đơn, chứng từ gốc và bảng kê chứng từ về phòng kế toán chậm nhất là vào ngày 4, 5 tháng sau.
Bảng kê chứng từ sẽ làm giảm bớt khối lợng công việc kế toán tránh sự dồn dập vầo cuối tháng, hạn chế nhầm lẫn, sai sót trong công việc tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc theo từng khoản mục và việc nhập liệu, nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ gốc với bảng kê chứng từ, khi đó công việc đơn giản hơn rất nhiều.