Lập, chấp hành, cấp phát và quyết toán ngân sách là các khâu trong quy trình ngân sách. Quy trình này gắn liền với thẩm quyền của cơ quan sử dụng ngân sách, cũng như mối quan hệ của cơ quan đó với các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền về các lĩnh vực tài chính như: Quyền quyết định, quyền quản lý và yêu cầu báo cáo, quyền kiểm tra, giám sát. Trong lĩnh vực quản lý chi ngân sách cho GD - ĐT, những năm qua, tỉnh Hà Tĩnh đã có những cải tiến, sửa đổi quy trình này để vừa phù hợp với luật NSNN, vừa phù hợp với đặc điểm cụ thể của Hà Tĩnh.
* Về lập dự toán ngân sách GD - ĐT
Trong hoạt động tài chính, công tác lập dự toán giữ vai trò hết sức quan trọng, không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành ngân sách, mà còn giúp cho các cấp có thẩm quyền hoạch định các chính sách tài chính, ngân sách ngắn hạn và dài hạn, cũng như tạo cơ sở cho việc đề xuất hoặc điều chỉnh các chính sách, chế độ tài chính hiện hành. Để phát huy được vai trò của công tác lập dự toán nói chung, lập dự toán cho GD - ĐT nói riêng cần phải khắc phục được tình trạng bỏ sót nguồn thu, quên nhiệm vụ chi, cũng như tình trạng tách rời phân bổ tổng mức chi với dự toán của cơ sở. Lập dự toán ngân sách ở các đơn vị cơ sở phải đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng các chuẩn mực khoa
học để làm cơ sở, căn cứ lập và xét duyệt dự toán của các đơn vị, tránh tình trạng áp đặt các chỉ tiêu, định mức không phù hợp với thực tế của đơn vị. Việc quyết định dự toán chi ngân sách cho GD - ĐT phải dựa trên các chuẩn mực khoa học đã được xác định, phải thực sự thận trọng và khách quan đảm bảo công bằng, minh bạch giữa các đơn vị, đồng thời đảm bảo hiệu quả trong quản lý ngân sách, làm cho dự toán được xét duyệt của các đơn vị sát với tình hình thực tế.
* Về chấp hành, cấp phát ngân sách GD - ĐT
Quá trình chấp hành ngân sách cần chú trọng cụ thể hoá dự toán NSNN được duyệt để chỉ đạo, quá trình thực hiện phải dựa trên những căn cứ, cơ sở khoa học, đảm bảo sát với tình hình thực tế, chủ động nguồn đảm bảo nhu cầu chi trong quá trình thực hiện. Điều này hạn chế tối thiểu việc điều chỉnh, thay đổi dự toán trong quá trình thực hiện.
Việc cấp phát kinh phí luôn luôn phải đảm bảo yêu cầu đúng đối tượng, đúng định mức, đúng mục đích, kịp thời và đúng dự toán được duyệt. Tránh tình trạng gây phiền hà, quan liêu, giấy tờ trong khi đã có đầy đủ căn cứ để cấp cho các đơn vị thụ hưởng.
Trong quá trình cấp phát, cơ quan tài chính phải tạo mối quan hệ chặt chẽ với Kho bạc nhà nước nhằm thực hiện kiểm soát chi theo đúng quy định về quản lý ngân sách nhà nước hiện hành. Trong những trường hợp cần thiết, cơ quan tài chính có thể tổ chức những đợt kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất ở các trường học sau khi thực hiện cấp phát kinh phí, nhằm ngăn chặn những hiện tượng sử dụng kinh phí sai mục đích, kém hiệu quả, gây thất thoát nguồn vốn đầu tư cho GD - ĐT.
* Về quyết toán ngân sách GD - ĐT
Quyết toán ngân sách là khâu cuối cùng của quy trình chấp hành, quản lý tài chính ngân sách ở đơn vị cơ sở. Mặc dù Luật NSNN quy định chặt chẽ, nhưng tình trạng chung hiện nay là quyết toán ở các trường cũng như ở cơ quan quản lý giáo dục thường chậm và chưa thực hiện đầy đủ nhiệm vụ theo quy định.
Vì vậy trong thời gian tới cần có những giải pháp nghiêm ngặt, việc lập, nộp và duyệt báo cáo quyết toán, phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và chính xác theo yêu cầu của cơ quan tài chính cấp trên. Công tác lập và báo cáo quyết toán phải đảm bảo sự thống nhất từ các đơn vị thụ hưởng cho đến cơ quan tài chính cấp trên, phải có sự nhất quán ngay từ đầu trong việc ra các văn bản hướng dẫn việc lập báo cáo quyết toán. Đi kèm với báo cáo quyết toán phải có phần đánh giá chính xác việc thực hiện kế hoạch và hiệu quả sử dụng kinh phí trong năm ngân sách. Điều này rất có ý nghĩa trong việc tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời cho việc xây dựng dự toán ngân sách năm sau.
3.2.4. Giải pháp khắc phục những tồn tại trong công tác quản lý tài chính ở các trường học
Thực trạng công tác quản lý và sử dụng ngân sách GD - ĐT trong các năm qua ở Hà Tĩnh cho thấy, công tác tổ chức hạch toán cũng như công tác quyết toán ngân sách ở các trường học còn nhiều hạn chế, tình trạng chi sai, chi vượt quá tiêu chuẩn định mức, các khoản chi không đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ, việc nộp quyết toán ngân sách chậm vẫn diễn ra khá phổ biến. nước, vì vậy trong thời gian tới các trường học phải quán triệt những yêu cầu được đặt ra trong việc quản lý tài chính như sau:
- Thực hiện hạch toán một cách đầy đủ, rõ ràng các nguồn vốn được
hưởng: Nguồn vốn ngân sách cấp được hạch toán riêng với nguồn vốn ngoài ngân sách. Từ đó sẽ thuận lợi cho cơ quan tài chính trong việc thanh, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí, mặt khác các trường có kế hoạch quản lý, chi tiêu theo đúng quy định của nhà nước.
- Phải có hệ thống sổ sách ghi chép, bảng biểu phù hợp với quy mô của trường học và phù hợp với quy định chung của Bộ Tài chính, Sở tài chính, nhằm đảm bảo sự thống nhất, tạo điều kiện cho việc theo dõi quản lý tài chính được chặt chẽ chính xác.
- Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của chủ tài khoản trong quản lý
tài chính của đơn vị. Từ đó tạo điều kiện cho việc quản lý được thu về một mối, thiết lập được tính kỷ luật, kỷ cương trong quản lý tài chính.
- Đổi mới mạnh mẽ công tác quản lý, thực hiện tốt phân cấp quản lý, phát
huy tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong các đơn vị trường học và các cơ sở giáo dục
- Đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện cơ chế "một cửa" trong các cơ
quan quản lý và các cơ sở giáo dục nhằm tạo ra một cơ chế quản lý gọn nhẹ, hiệu quả. Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông nhằm “tin học hóa” quản lý tài chính giáo dục các cấp.