Tổ chức hệ thống sổ kế toán có vai trò rất quan trọng nó không những đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép hệ thống hoá số liệu kế toán mà còn giúp cho kế toán thông qua chức năng ghi chép giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lao động kế toán. Do vậy, hệ thống sổ kế toán là rất cần thiết.
Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản, là phương tiện cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Sổ kế toán có nhiều loại do yêu cầu quản lý ghi chép và hệ thống hoá các nghiệp vụ cho các yêu cầu quản lý khác nhau, vì vậy mỗi loại sổ kế toán sẽ khác nhau về:
- Chức năng ghi chép của sổ
- Hình thức và nội dung, kết cấu của sổ
- Phương pháp hạch toán các thông tin trên sổ - Cơ sở số liệu để ghi vào sổ
Do sự khác như vậy nên có nhiều cách ghi sổ khác nhau. - Phân loại theo phương pháp ghi có:
+ Sổ ghi kép: Sổ được mở theo quan hệ đối ứng gồm có: Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
+ Sổ ghi đơn: Sổ chỉ ghi một bên Nợ hoặc bên Có, không ghi quan hệ đối ứng, chỉ ghi bên Nợ hoặc bên Có.
- Phân loại theo chức năng hệ thống hoá số liệu:
+ Sổ Nhật ký: Là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian
+ Sổ cái: Sổ ghi theo hệ thống tài khoản: mỗi tài khoản được mở trên một sổ Cái (số lượng sổ cái bằng số lượng tài khoản)
+ Sổ liên hợp: Là sổ kết hợp ghi theo trình tự thời gian với hệ thống hoá theo tài khoản.
- Phân loại theo mức độ tổng hợp hay chi tiết:
+ Sổ chi tiết: Là sổ mở để chi tiết hoá một đối tượng hạch toán cụ thể, trên sổ chi tiết các đối tượng được ghi theo cả thước đo hiện vật và giá trị, số liệu trên sổ chi tiết được đối chiếu với sổ tổng hợp của tài khoản cùng loại.
+ Sổ tổng hợp: Sổ mở cho tài khoản tổng hợp, trên sổ tổng hợp các đối tượng được ghi theo thước đo giá trị, số liệu trên sổ tổng hợp để ghi vào hệ thống báo cáo kế toán.
- Phân loại theo hình thức kết cấu của sổ:
+ Theo kết cấu bên ngoài: Gồm sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển
+ Theo kết cấu bên trong: Gồm sổ có kết cấu 2 bên, sổ có kết cấu một bên và sổ kết cấu theo kiểu bàn cờ.
Có 4 hình thức sổ kế toán đó là: Nhật ký-Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký-Chứng từ. Tuỳ vào từng điều kiện của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức ghi sổ cho phù hợp, Đơn vị em thực tập là một doanh nghiệp thương mại có quy mô không lớn nên hình thức Nhật ký chung là rất phù hợp. Sau đây em chỉ xin trình bày về hình thức ghi sổ Nhật ký chung.
5.1. Điều kiện vận dụng:
Hình thức này áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi trình độ quản lý, trình độ kế toán và rất phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính.
5.2. Quy trình ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký chung, trên cơ sở NKC kế toán ghi vào Sổ cái tài khoản liên quan. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhật ký đặc biệt, từ chứng từ gốc kế toán ghi vào Sổ nhật ký đặc biệt, cuối tháng căn cứ vào Sổ nhật ký đặc biệt ghi vào Sổ cái tài khoản liên quan, với các đối tượng cần mở chi tiết, từ chứng từ gốc ghi vào ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, sổ này được đối chiếu với Sổ cái tài khoản liên quan, đối với các chứng từ thu, chi tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ, sổ này được đối chiếu với sổ cái tài khoản tiền mặt ở cuối tháng. Cuối tháng căn cứ vào sổ cái các tài khoản để ghi vào bảng cân đối số phát sinh, cuối quý từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán ghi vào hệ thống báo cáo kế toán.
5.3. Sổ sách sử dụng: