vận chuyển bằng đường biển tại công ty TNHH Scanwell logistics Việt Nam
4.2.1 Một số giải pháp trực tiếp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩuvận chuyển bằng đường biển tại công ty TNHH Scanwell logistics Việt Nam vận chuyển bằng đường biển tại công ty TNHH Scanwell logistics Việt Nam
a. Hoàn thiện khâu chuẩn bị giao hàng
Khâu chuẩn bị giao hàng bao gồm chuẩn bị chứng từ và khai hải quan. Chuẩn bị những chứng từ cần thiết dể làm thủ tục hải quan, giao hàng, kiểm hàng là một phần không thể thiếu trong thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Để hoàn thiện và khắc phục những sai sót không đáng có trong khâu này, công ty cần phân công người theo dõi, cập nhật những thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ thực hiện quy trình giao hàng từ các cơ quan chức năng để kịp thời có điều chỉnh phù hợp.
Đối với khâu làm thủ tục hải quan, nhân viên công ty cần nâng cao trách nhiệm, tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất khẩu cho mặt hàng giao nhận. Ngoài ra phải chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm tra thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo tiến độ giao hàng lên tàu.
b. Hoàn thiện khâu thực hiện giao hàng
Để thực hiện tốt khâu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty cần có kế hoạch, chiến lược để hoàn thiện các bước từ nhận hàng và kiểm tra hàng, bố trí phương tiện vận tải dến giao hàng cho cảng và tàu. Một số giải pháp mà công ty có thể áp dụng như:
- Nhận hàng và kiểm tra hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết là việc làm hết sức cần thiết để tránh những sai sót không đáng có. Nhân viên công ty cần kiểm tra kỹ hàng hóa xem có phù hợp với chất lượng, phù hợp với chứng từ được giao, có đúng với điều khoản đã ký kết trong hợp đồng không.
- Công ty hoàn toàn không có phương tiện vận tải nội địa phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu. Đây là một điểm bất lợi của Scanwell so với các doanh nghiệp giao nhận khác vì điều này dễ khiến công ty rơi vào tình trạng bị động, đặc biệt là vào dịp cao điểm có thể gây khó chịu cho khách hàng và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Vì vậy trong ngắn hạn, công ty nên xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng vận tải để dành được quyền ưu tiên vận tải. Về dài hạn công ty cần đầu tư trang bị cho mình phương tiện vận tải nội địa phù hợp với quy mô hoạt động nhằm tăng tính chủ động, tiết kiệm chi phí và thời gian nhận hàng.
- Giao hàng cho cảng và tàu là một khâu rất quan trọng. Vì vậy công ty cần lên lịch giao hàng phù hợp, theo dõi sát sao lịch trình của tàu để có những thông tin kịp thời cho khách hàng và có những ứng phó cần thiết. Ngoài ra công ty cần tạo dựng tốt mối quan hệ với hãng tàu và cảng vụ để khâu giao hàng được tiến hành thuận lợi, và có thể nhận được những thông báo kịp thời về tình trạng giao hàng để đưa ra giải pháp khắc phục sự cố nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng.
- Công ty cần linh động hơn nữa trong việc quản lý quỹ tiền mặt và khâu thanh toán, cho văn phòng Hà Nội, chủ động thực hiện lệnh giao dịch sau khi đã
báo cáo văn phòng Singapore, nâng cao hơn nữa khả năng chi trả tức thời vì trong quá trình vận chuyển phát sinh rất nhiều các chi phí và thủ tục.
- Việc điều hành và giám sát hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển giúp công ty vừa điều chỉnh được những sai lệch đã xảy ra, vừa kiểm soát được những hoạt động đang diễn ra trong toàn quy trình. Vì vậy, công ty cần cử ra một người có tinh thần trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối các khâu trong quy trình giao nhận hàng đước thuận lợi, đảm bảo tiến độ.
- Công ty nên xây dựng một bản quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa một cách chi tiết cụ thể, đồng thời xây dựng những tiêu chuẩn mang tính định lượng khi đánh giá hiệu quả hoạt động giao hàng xuất khẩu. Từ đó có thể đánh giá cụ thể hơn về kết quả thực hiện quy trình, phần nào còn yếu, tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết những vướng mắc kịp thời.
c. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giao nhận
Trên thế giới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, sự nhận thức cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh với mục đích giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng cạnh tranh, cùng với mối quan tâm sống còn là chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới, CRM đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng cho việc giải quyết bài toán khách hàng. CRM là một chiến lược được sử dụng để khai thác và hiểu biết thêm về nhu cầu và hành vi của khách hàng dựa trên nền tảng công nghệ thông tin nhằm mục tiêu phát triển mối quan hệ với tài sản lớn nhất của một công ty - khách hàng.
Ứng dụng phầm mềm quản trị mối quan hệ khách hàng CRM, Scanwell không những đơn giản hóa, hệ thống hóa và hiên đại hóa, tiết kiệm chi phí trong thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng qua nâng cao công tác chăm sóc khách hàng với các dịch vụ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế. Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích cụ thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra. Tư vấn về việc sử
dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường, những thủ tục cần thiết liên quan đến hàng hóa như thủ tục hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nhằm giúp cho hàng hóa được thông quan dễ dàng. Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh.