1.3.1 Chứng từ hạch toỏn lao động
Ở cỏc Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toỏn về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhõn sự của Doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiờn cỏc chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lương và cỏc khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động và tài liệu liờn quan để đỏnh giỏ hiệu qủa cỏc biện phỏp quản lý lao động vận dụng ở Doanh nghiệp. Do đú Doanh nghiệp phải vận dụng và lập cỏc chứng từ ban đầu về lao động phự hợp với cỏc yờu cầu quản lý lao động, phản ỏnh rừ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.
Cỏc chứng từ ban đầu gồm:
- Mẫu số 01- LĐTL – Bảng chấm cụng: Bảng này do cỏc tổ sản xuất hoặc cỏc phũng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày cụng của từng người lao động theo thỏng hoặc theo tuần (tựy theo cỏch chấm cụng và trả lương ở từng Doanh nghiệp)
- Mẫu số 03- LĐTL – Phiếu nghỉ hưởng BHXH, chứng từ này do cỏc cơ sở y tế được phộp lập riờng cho từng cỏ nhõn người lao động nhằm cung cấp thời gian người lao động được nghỉ và hưởng cỏc khoản trợ cấp BHXH, BHYT.
- Mẫu số 06- LĐTL – Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành, mục đớch lập chứng từ này nhằm xỏc nhận số sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành của đơn
vị hay của cỏ nhõn người lao động, làm cơ sở để lập bảng thanh toỏn tiền lương, tiền cụng cho người lao động. Phiếu này do người giao việc lập, phũng Tổ chức lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến kế toỏn làm chứng từ hợp phỏp để trả lương.
- Mẫu số 07- LĐTL – Phiếu bỏo làm đờm, làm thờm giờ, làm ca…
- Mẫu số 08- LĐTL – Hợp đồng giao khoỏn: Là bản ký kết giữa người giao khoỏn và người nhận khoỏn về khối lượng cụng việc, thời gian làm việc, trỏch nhiệm và quyền lợi mỗi bờn khi thực hiện cụng việc đú, đồng thời là cơ sở để thanh toỏn tiền cụng lao động cho người nhận khoỏn.
- Mẫu số 09- LĐTL – Biờn bản điều tra tai nạn lao động: Biờn bản này nhằm xỏc định một cỏch chớnh xỏc và cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại nơi đơn vị để cú chế độ Bảo hiểm cho người lao động một cỏch thỏa đỏng và cú cỏc biện phỏp đảm bảo an toàn lao động, ngăn ngừa cỏc tai nạn xảy ra tại đơn vị.
Cỏc chứng từ ban đầu bộ phận lao động tiền lương thu thập, kiểm tra, đối chiếu với chế độ của Nhà nước, của Doanh nghiệp và thỏa thuận theo hợp đồng lao động sau đú ký xỏc nhận chuyển cho kế toỏn tiền lương làm căn cứ lập cỏc bảng thanh toỏn lương, bảng thanh toỏn BHXH…
1.3.2 Tớnh lương và cỏc khoản trợ cấp BHXH.
Hiện nay Nhà nước cho phộp Doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo thỏng hoặc theo tuần. Việc tớnh lương và cỏc khoản trợ cấp BHXH, kế toỏn phải tớnh riờng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phũng ban quản lý. Trường hợp trả lương khoỏn cho tập thể người lao động, kế toỏn phải tớnh lương phải trả cho từng việc khoỏn và hướng dẫn chia lương cho từng thành viờn trong nhúm tập thể đú theo cỏc phương phỏp chia lương nhất định nhưng phải đảm bảo cụng bằng và hợp lý.
Căn cứ cỏc chứng từ ban đầu cú liờn quan đến tiền lương và trợ cấp BHXH được duyệt, kế toỏn lập cỏc bảng thanh toỏn sau:
- Bảng thanh toỏn tiền lương ( mẫu số 02 – LĐTL ) :
Mỗi tổ sản xuất, mỗi phũng ban quản lý mở một bảng thanh toỏn lương, trong đú kờ tờn và cỏc khoản lương được lĩnh của từng người trong đơn vị.
- Bảng thanh toỏn BHXH ( mẫu số 04 – LĐTL ) :
Được mở và theo dừi cho cả Doanh nghiệp về cỏc chỉ tiờu: Họ tờn và nội dung từng khoản BHXH người lao động được hưởng trong thỏng đú.
- Bảng kờ thanh toỏn tiền thưởng lập cho từng tổ sản xuất, từng phũng ban bộ phận kinh doanh.
Cỏc bảng thanh toỏn này là căn cứ để trả lương và khấu trừ cỏc khoản khỏc như : BHXH, BHYT,…, bồi thường vật chất đối với người lao động.
Ngoài ra kế toỏn cú thể lập sổ lương cỏ nhõn cho từng người lao động nhằm cung cấp cho người lao động chi tiết cỏc thu nhập của mỡnh ở Doanh nghiệp, đồng thời người lao động cú thể tự so sỏnh thu nhập của mỡnh qua cỏc thỏng để đỏnh giỏ việc chấp hành kỷ luật lao động ở Doanh nghiệp.
1.3.3 Thanh toỏn lương :
Việc trả lương cho CNV trong cỏc Doanh nghiệp hiện nay thường được tiến hành theo hai kỳ trong thỏng ( Theo thoả ước lao động tập thể).
- Kỳ 1: Chi tạm ứng cho CNV đối với những người cú tham gia lao động trong thỏng ( Thời gian chi trả từ ngày mồng 5 đến ngày mồng10 hàng thỏng ).
- Kỳ 2: Sau khi tớnh lương và cỏc khoản khỏc phải trả CNV trong thỏng, Doanh nghiệp thanh toỏn nốt số tiền cũn được lĩnh trong thỏng đú cho CNV sau khi đó trừ đi cỏc khoản được khấu trừ. (Thời gian chi trả từ ngày mồng 20 đến ngày 25 hàng thỏng). Đến kỳ thanh toỏn lương và cỏc khoản thanh toỏn trực tiếp khỏc, Doanh nghiệp phải lập giấy xin rỳt tiền mặt tại ngõn hàng về quỹ để chi trả lương đồng thời phải lập uỷ nhiệm chi để chuyển tiền thuộc quỹ BHXH cho cơ quan quản lý quỹ BHXH.
Việc chi trả lương cho CNV căn cứ vào cỏc “ Bảng thanh toỏn tiền lương”, “Bảng thanh toỏn BHXH” để chi trả lương và cỏc khoản khỏc phải trả CNV. Số tiền trờn được thanh toỏn qua hệ thống thẻ ATM của CNV được mở tại Ngõn hàng, Bưu điện…
1.4 Kế toỏn cỏc khoản phải trả người lao động
1.4.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 334- Phải trả người lao động Bờn nợ:
- Cỏc khoản phải trả người lao động, đó ứng cho người lao động. - Cỏc khoản khấu trừ vào lương người lao động
Bờn cú:
- Cỏc khoản phải trả người lao động ( tiền lương, tiền thưởng. BHXH,….) Dư cú:
- Tiền lương tiền thưởng và cỏc khoản khỏc cũn phải trả cho người lao động. Tài khoản này cú thể cú số dư Nợ, phản ỏnh số tiền đó chi trả quỏ số phải trả cho cỏn bộ cụng nhõn viờn,
- Tài khoản này cú 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3341- Phải trả cụng nhõn viờn: Phản ỏnh cỏc khoản phải trả và tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản phải trả cho cụng nhõn viờn của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng cú tớnh chất lương, bảo hiểm xó hội và cỏc khoản phải trả khỏc thuộc về thu nhập của cụng nhõn viờn.
+ Tài khoản 3348- Phải trả người lao động khỏc: Phản ỏnh cỏc khoản phải trả và
tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản phải trả khỏc ngoài cụng nhõn viờn của doanh nghiệp về tiền cụng, tiền thưởng( nếu cú) cú tớnh chất về tiền cụng và cỏc khoản khỏc thuộc về thu nhập của người lao động.
- Cuối thỏng, căn cứ vào cỏc chứng từ tớnh lương, tớnh thưởng, kế toỏn lập bảng phõn bổ tiền lương, tiền thưởng theo lương vào chi phớ sản xuất kinh doanh theo đỳng cỏc đối tượng tập hợp chi phớ:
Nợ TK 622 - Tiền lương phải trả cho cụng nhõn viờn trực tiếp sản xuất.
Nợ TK 6271 - Tiền lương phải trả cho cụng nhõn viờn quản lý và phục vụ sản xuất ở phõn xưởng sản xuất.
Nợ TK 6411 - Tiền lương phải trả cho nhõn viờn bỏn hàng.
Nợ TK 6421 - Tiền lương phải trả cho nhõn viờn quản lý doanh nghiệp Cú TK 334 - Tổng số tiền phải trả cụng nhõn viờn trong thỏng.
- Tớnh tiền thưởng hay trợ cấp khú khăn phải trả người lao động từ quỹ khen thưởng, phỳc lợi.
Nợ TK 353 - Qũy khen thưởng, phỳc lợi,
Cú TK 334 - Tổng số tiền thưởng phải trả.
- Tớnh khoản trợ cấp Bảo hiểm xó hội phải trả người lao động. Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc.
Cú TK 334 - Phải trả người lao động.
- Khi khấu trừ vào lương, thưởng phải trả người lao động cỏc khoản được khấu trừ như: Bảo hiểm xó hội, Bảo hiểm y tế, tạm ứng chưa thanh toỏn, khoản phải thu cú tớnh chất bồi thường,
Nợ TK 334- Phải trả người lao động, Cú TK141- Tạm ứng.
Cú TK 338- Phải trả, phải nộp khỏc. Cú TK 138- Phải thu khỏc.
- Khi ứng hoặc trả cỏc khoản phải trả cho người lao động. Nợ TK 334 - Phải trả người lao động.
- Trường hợp cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập cho Nhà nước theo quy định thi khi xỏc định số thuế phải nộp:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động.
Cú TK 3335 - Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước.
1.4.3 Sơ đồ hạch toỏn:
Sơ đồ 1.1 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 334 BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ khấu trừ vào lương
TK 338 (3383) Tớnh BHXH phải trả cho CNV Tạm ứng lương/thanh toỏn lương và cỏc khoản ph.trả SD Nợ: Số tiền trả thừa cho cụng nhõn viờn
SD Cú: Cỏc khoản tiền lương,
tiền cụng, tiền thưởng, BHXH
trả thay lương cũn phải trả cho
cụng nhõn viờn
TK 141, 138,3388,3335 TK 334 TK 622 , 627, 641, 642, 635, 811, 241, 353 Cỏc khoản tạm ứng, khỏc….
khấu trừ vào lương
Tớnh lương, thưởng và cỏc khoản phải trả người lao động
TK 338 (2, 3, 4, 9)
1.5 Kế toỏn cỏc khoản trớch theo lương
Cỏc khoản trớch theo lương bao gồm: bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phớ cụng đoàn.
1.5.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 338 - Phải trả phải nộp khỏc. Bờn nợ:
- Cỏc khoản đó nộp cho cơ quan Nhà nước. - Khoản BHXH phải nộp cho cụng nhõn viờn, - Cỏc khoản chi về KPCĐ
- Xử lý giỏ trị tài sản thừa, cỏc khoản đó trả, đó nộp khỏc Bờn cú:
- Trớch BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phớ kinh doanh, khấu trừ vào lương cụng nhõn viờn.
- Gớa trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đó nộp, đó trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bự. - Cỏc khoản phải trả khỏc.
Dư nợ: (nếu cú)
- Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toỏn. Dư cú:
- Số tiền phải trả, phải nộp, giỏ trị tài sản thừa chờ xử lý. Tài khoản 338 cú cỏc tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý. + TK 3382- Kinh phớ cụng đoàn. +TK 3383- Bảo hiểm xó hội. + TK 3384- Bảo hiểm y tế.
+TK 3385- Phải trả về cổ phần húa.
+ TK 3387- Doanh thu chưa thực hiện. + TK 3388- Phải trả, phải nộp khỏc. + TK3389- Bảo hiểm thất nghiệp.
1.5.2 Trỡnh tự hạch toỏn
- Hàng thỏng, căn cứ vào tổng tiền lương thực tế phải trả cho người lao động và bảng phõn bổ chi phớ tiền lương, kế toỏn tiến hành trớch quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phớ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 622- Đối với cụng nhõn trực tiếp sản xuất.
Nợ TK 627- Đối với cụng nhõn phục vụ và quản lý tại phõn xưởng. Nợ TK 641- Đối với nhõn viờn bỏn hàng.
Nợ TK 642- Đối với nhõn viờn quản lý doanh nghiệp. Cú TK 3382- KPCĐ (2% lương thực tế) Cú TK 3383- BHXH (17% lương cơ bản) Cú TK 3384- BHYT (3% lương cơ bản) Cú TK 3389- BHTN (1% lương cơ bản)
- Khấu trừ vào lương cỏc khoản BHXH, BHYT, BHTN. Nợ TK 334- Phải trả người lao động
Cú TK 3383- BHXH Cú TK 3384- BHYT Cú TK 3389- BHTN
- Căn cứ vào chứng từ nộp tiền cho cơ quan quản lý BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Nợ TK 338 (2,3,4,9)
Cú TK 111,112
- Căn cứ vào cỏc chứng từ thanh toỏn BHXH, phải trả người lao động Nợ TK 3383 – BHXH
Cú TK 334 – Phải trả người lao động.
Nợ TK 3382 – KPCĐ
Cú TK 111 – Tiền mặt
1.5.3 Sơ đồ hạch toỏn
Sơ đồ 1.2 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 338
TK 622, 627, 641, 642, 635, 811, 241 TK 1111, 1121 TK 338 (2,3,4,9)
KPCĐ thực chi tại đơn vị
Trớch BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ vào chi phớ SXKD
Nộp BHXH, BHYT,BHTN,
KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ TK 334
Trớch BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ trừ vào lương của nhõn viờn TK 334 BHXH phải trả cho cụng nhõn viờn TK 1111,1121 Nhận BHXH từ cơ quan quản lý quỹ SD Nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toỏn
SD Cú: Số tiền cũn phải trả,
phải nộp khỏc, BHXH, BHYT,
BHTN, KPCĐ đó tớnh nhưng chưa nộp, chưa chi
1.6 Kế toỏn cỏc khoản trớch trước tiền lương nghỉ phộp của cụng nhõn sản
xuất
1.6.1 Nguyờn tắc hạch toỏn
Theo quy định hiện hành mỗi người lao động trong danh sỏch lao động của doanh nghiệp được nghỉ 12 ngày phộp vẫn hưởng đủ lương. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc bố trớ ngày nghỉ khụng thể đều đặn giữa cỏc thỏng trong năm, nờn khoản tiền những ngày nghỉ phộp hàng năm của đối tượng này thường phải được trớch trước theo kế hoạch để tớnh vào chi phớ từng kỳ nhằm làm cho chi phớ sản xuất và giỏ thành khụng bị biến động đột biến,
Phương phỏp trớch trước tiền lương của cụng nhõn sản xuất tớnh vào chi phớ của kỳ kế hoạch như sau:
Mức trớch trước tiền lương nghỉ Tiền lương chớnh phải trả Tỷ lệ trớch của CNSX theo kế hoạch trước cho CNSX trong thỏng trước
Tổng tiền lương nghỉ phộp theo kế hoạch trong năm của CNSX Tỷ lệ
trớch
trước = Tổng tiền lương chớnh theo kế hoạch trong năm của CNSX X
100%
Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trớch trước theo kế hoạch cho phự hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phộp để phản ỏnh đỳng số thực tế chi phớ tiền lương vào chi phớ sản xuất.
1.6.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 335 – Chi phớ phải trả Bờn nợ:
- Cỏc chi phớ thực tế phỏt sinh thuộc chi phớ phải trả.
- Chờnh lệch chi phớ phải trả lớn hơn số thực tế phỏt sinh được ghi giảm chi phớ. Bờn cú:
X =
- Chi phớ phải trả dự tớnh trả trước đó hoạch toỏn vào chi phớ sản xuất kinh doanh. Số dư cú:
- Chi phớ phải trả đó tớnh vào chi phớ SXKD nhưng thực tế chưa phỏt sinh.
1.6.3 Trỡnh tự hạch toỏn:
- Trớch trước vào chi phớ tiền lương nghỉ phộp phải trả trong năm cho cụng nhõn sản xuất.
Nợ TK 622 – Chi phớ nhõn cụng trực tiếp. Cú TK 335 – Chi phớ phải trả.
- Khi thực tế phỏt sinh tiền lương nghỉ phộp phải trả cho cụng nhõn sản xuất. Nợ TK 335 – Chi phớ phải trả
Cú TK 334 – Phải trả người lao động.
- Tớnh số trớch trước BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trờn số tiền lương nghỉ phộp phải trả cho cụng nhõn sản xuất.
Nợ TK 622 – Chi phớ nhõn cụng trực tiếp Cú TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389)
- Cuối niờn độ kế toỏn, tớnh tổng số tiền lương đó trớch trước trong năm của CNSX và tổng tiền lương nghỉ phộp phải trả thực tế phỏt sinh
+ Nếu số trớch trước nhỏ hơn số thực tế phỏt sinh thỡ điều chỉnh tăng chi phớ. Nợ TK 622
Cú TK 335
+ Nếu số trớch trước lớn hơn số thực tế phỏt sinh thỡ điều chỉnh giảm chi phớ. Nợ TK 335
1.6.4 Sơ đồ hạch toỏn
Sơ đồ 1.3: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 335
Trớch BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tớnh trờn tiền lương
nghỉ phộp phải trả TK 334 TK 335 Tiền lương nghỉ phộp phải trả cho cụng nhõn sản xuất Số trớch trước TL nghỉ phộp của CNSX hàng thỏng Hoàn nhập chờnh lệch chi phớ trớch trước TL nghỉ phộp lớn hơn TL nghỉ phộp thực tế PS
Cuối niờn độ kế toỏn điều
chỉnh số chờnh lệch TL nghỉ
phộp thực tế PS lớn hơn chi phớ đó trớch
SD Cú: Chi phớ phải trả dự
tớnh trả vào chi phớ SXKD
nhưng thực tế chưa phỏt sinh
TK 338
TK 622,627,641,642
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CễNG TY TNHH MTV THAN HỒNG THÁI
2.1 Giới thiệu cụng ty