- Khiếm khuyết
phòng ban Điển hình như vấn đề giao hàng Thông thường, thời gian giaohàng mắt
giờ/phiếu hàng. Công nhân đã tìm ra nguyên nhân giao hàng chậm là do sự phối hợp giữa các phòng ban không tốt, làm cho thủ tục, giây tờ thường xuyên bị tắc nghẽn. Trong đó, thời gian viết phiếu xuất kho đã chiếm một nửa thời gian chờ đợi sau khi giao nhận hàng. Giải pháp đưa ra rất đơn giản: thay vì phải chờ giao xong hàng mới viết phiếu xuất kho, bây giờ hai công việc được thực hiện song song.
Chị lao công cũng hăng hái đề xuất thay đổi quy trình tưới cây đã áp dụng cả chục
năm nhằm tránh giờ tưới cây buổi trưa lúc nhiệt độ cao, hạn chế lượng nước bốc hơi,
gây lãng phí. Tất cả những góp ý này tuy chưa đo lường được hiệu quả nhưng nó cho
tiến, bắt đầu từ những ý tưởng đơn giản. Điều này cũng có nghĩa, nhân viên được định hướng, thấy rõ đam mê và cả trách nhiệm của mình trong từng công việc. "Trách
nhiệm và đam mê sẽ tạo nên động lực cho nhân viên tham gia cải tiến liên tục.
2. _ Kaizen ở công ty thủy điện [ALY:
Công ty Thy điñn IALY tiñn thân là Nhà máy Thñy điữñn IALY đc thành lp ngày 28/02/2000, trữ] chính tñi xã Ialy, huyữn Chñpăh, tElnh Gia Lai. ĐữIn ngày 22/6/2007 chính thñc chuyñn đãi thành Công ty Thy điñn IALY. Thủy điñn IALY là công trình đc khili công đu tiên (04/11/1993) và có công suilt In nhñt (720MW) trong hñ thững bñlc thang trên dòng Sê san. Công ty đữlm nhữn chñlc năng quñn lý, viIn hành 03 nhà máy trên sông Sê san vñii tElng công suiñlt 1080MW, sữn lBñng điãn bình quân năm 5 tữ] 310 triu kWh. KñI tữ khi đññc thành Ilp đữIn nay, ngoài vic liên tữIc hoàn thành các chñl tiêu kinh tĩ1I, kñ hoñIch do Tữp đoàn Điữln Ic giao. Công ty luôn chữ đng trong viElc áp dñng các tiñn bñ khoa hñlc kñ thuñt, phElữñng thñc quñn lý, điu hành tiên tin vào quá trình hoñlt đững cña doanh nghiữJp.
1. Lý doáp dũng Kaizen
Ý tñững áp dững công cñl cñi tin 5S đã đữc Lãnh đữlo Công ty ñp ñ tñ đu những năm 2000 khi đang triữIn khai vn hành đững bữI hñ thững quñn lý chữt 1EIfng theo tiêu chuin ISO 9001:2000 trong toàn doanh nghiữlp. Nhữn thEly tính bữ1c bách trong vific la chEln công cữl quữnn lý điu tiñt ñ tìm vi mô nhữlm to ra môi trñlữlng làm viiñic ngăn nñlp, khoa hñlc và phát huy tính sáng to cña cán bñ công nhân viên thì 5S là milc tiêu phñi hññng đũn. ĐBIBc s1 hñ tr cña các chuyên gia tl vữIn, Lãnh đữlo Công ty đã chữln mlt si nhân viên đña đi đào tilo vñli mñic đích tiữp clln và đEIt nỡn móng cho viilc triEIn khai hñ thững 5S.
2. Thĩc tin áp dững
Công ty đã lữlp ra mElt kñ hoRlch trin khai nhữl sau:
° Đánh giá thñlc trng 55 đñ xác đữnh đi8u kiElIn hiñn tổi có thÉl đáp lng các yêu cñu cña 5S đữn đâu và đa các hững mñc cñn phñli thñc hi1n đã hi1ñng đñữn tiêu chí cBla 5S.
° Xây dững Ban chữ đo 5S vñi chñữc năng hñl tr, khuyn khích, giám sát,
nhñc nhñ, đánh giá và cñli tin viilc triữln khai 5S, ch đinh cán bữl đi3u
phñi dñ án 55.
° Thiñt kñl các bữIng tin, tranh cñ đãng, khu hilu vĩ 5S treo, đñ ti các vi trí đ tuyên truyữn nhữn thic 5S cho cán bñl công nhân viên.
° Biên soEln, công bñ, hññng dñn áp dũng tài liu cho những hoñlt đng sàng 1c, sữIp xip, sữIch s1 vữli sữI hữlng ng tham gia cña mũi n
»‹ _ Xây dững bñl tiêu chí đánh giá 5S. Tiñn hành đánh giá hot đững 5S ti các khu vñc theo tiêu chí đánh giá và do Ban chữl đo tin hành.
° Lữñp kñ holich khilc phc, cñi tin và kim tra các điữm chữa phù hp sau mñi lẰn đánh giá.
° Ghi nhữn, khen thEIñng các cá nhân, đữn vi có thành tích duy trì và cli tin 5S tt nhữm đ8y mñlnh phong trào 5S/Kaizen trong công ty.
Viũc tri1n khai 5S đñc tiEIn hành ti các hØng mñc/khu viIc sau:
° Các văn bñnn, chính sách hñl tr, quy đữInh viilc triEIn khai và duy trì 55. ° Khu vñlc văn phòng (đi tØing chính là hñ s1, tài li3u, thilt bữl văn phòng). ° Khu vũc sữIn xuiit (đi t1ng chính là máy móc, thilt b1, d8ng cñ đo đc,
xiIEIng sila chữa, hñl thing PCGC).
° Khu vũc kho (đBi tñnng chính là các vũt tữ, quữnn lý kho). ° Khu vñIc chung (phòng hp, nhà ăn, hành lang, nhà vñ sinh, ...).
° Khu vữIc xung quanh (sân bãi, vn cây, khu vñc đã xe, nhà bo vi, ...).
Vi mñt phñm vĩ rñng lin nhữl vñy, đ3 đm blo tính khil thi, lãnh đo Công ty và Ban điñu hành đã áp dũng chu trình quñn lý chữt Ing PDCA: Plan (LiIp kñ hoñich) - Do (Trin khai thñc hiñn) - Check (Kim tra kEIt quñ) - Act (Hành đng 2n) đñ kiiim soát tin đũ. Theo đó, mñi hot đãng đu đữIc lip thành kñ [ch chỉ tiÄt vili tng ni dung công vic, ngñli phñ trách, ngñIi phñli hp, nguñn lñc, thi đim b8t đu, kRIt thúc vili tng thanh ngang tin đñ cñl thñ. BữIn kñ hoElch này đ8c công bñ đn các khu vc và đñt ñ mÏït vĩ trí thích hp đữ những ngñBi có trách nhiñm luôn kiBm soát và đánh giá tững ni dung công viic. NhEl v3y, mi trElc trữlc gElp phñli đu đc xi lý, nhữlng chữlm tr hay tiic trách đu nhanh chóng đRIñc khñi thông.
Trong quá trình triEIn khai, ban 5S luôn chữl đững giúp đñ các đữn vũ xác đẼlnh và giñi quyt các khó khăn vĩ vñt chñt và tinh thữn, lữp kñ hoñich và trình lên lãnh đữlo phê duyBt các cách thữc xil lý. Đñc bit, viic áp dữIng trilt đủ các nguyên tc quñn lý trBc quan đã giúp cán bñ công nhân viên cña công ty sp xữlp dững cñ mñit cách khoa hc, h3ữing dữn thao tác rõ ràng, nhữn bit các cñnh báo trong công viñc mñt cách nhanh chóng đñ kñlp thRli xi lý. Các thông tin, hình Elnh vũ 5S luôn đñc cp nhẼlt kElp thi thông qua các bững tin chia sñ.
Qua 7 tháng thñc hiñn vñi 6 bElc tiñn hành trên, đữn tháng 4 năm 2008, lEÊIn
đñu tiên, công ty đc các chuyên gia cña Hi đng đánh giá thữỒc hành tt 5S đánh giá đt 505 đim trên tững s1 600 điữlm ti các khu vilc, t1ØIng ng vi tữI
1ñ 83,8% và vữIt mữc yêu cñu xét cữp chững chữ (70%) là 13,8%, trữ thành doanh nghiữp miñn Trung đu tiên áp dững thành công công cñI 5S và đt chững chữ ThEIc hành tñIt 5S.
Ông Masahiro Ikeda, chuyên gia JICA vữ đánh giá 5S đã nhữlIn xét: “Thy điữn IALY là hình mũu trong viBc tiBp cñn và áp dững công cñ cñi tin năng suBlt Kaizen/5S trên phữlm vi rẦing”. Ti Hi nghữl Cán bñ quữn lý chñt lBElng liin thil IV đ8ñIc tñ chữc ti Đà Nững, Giám đữlc Công ty Thily điln [ALY báo cáo vñl kinh nghi]m tữl mô hình điñn hình áp dñng thành công 5S. Gữ1n 200 cñ tia là các doanh nhân khu vữc Min Trung đã chăm chú lữing nghe nhữlng kinh nghiữm thũc tñ vñ lĩnh vic này. TI cñ s1 lý lun và những hình ình minh hñla, bài tham luñn "Kinh nghiñm áp dữing 5S cñla Công ty Thily điữln IALY” đã thu hút sữl quan tâm và s1 tán thành cña khán giữ. ĐØ chững minh cho hiñu quñl duy trì hot đững 5S, trong lữIn đánh giá th hai đữ1 gia hữln hiñu Ic chững chñ ThElc hành tt 5S vào tháng 5 năm 2010, tñ Iñ điữlIm cña Công ty đã vññït ti] Lữ cña In đánh giá đu tiên và đit 85.4%. Phát biñu tñi cuñc hp bữ mc, ông Ogawa Ryohei chuyên gia kữl thuñt cña JICA nhữn xét “Viiic tuân th các chu8Ầln mñlc vi 5S cña Công ty Thy đi8n IALY nhũ hiBn nay là điBln hình ñ ViBt Nam và có thữl so sánh ngang bầng vũli các doanh nghiÄp Nhữt BBn”. Đũlc biữIt là viBic thữc hi1n đủy đẼl cam kñIt cña lãnh đữlo doanh nghiữlp trong viữñlc áp dững đững b1, duy trì th8ing xuyên và cñi tin liên tc các hñ thữlng qun lý chñt Ilñng nhữl: ISO 9001:2008, ISO/IEC 17025:2005 và Kaizen/5S đang đ8c vữn hành ti Công ty. Mũc dù phữlm vi quñn lý rñng, các khu vñc nñm rñli rác, nhiÑu vũ trí đữIt đữI thiÃt bữ, hàng hóa (nh kho viIt tñ) hay di phát sinh du mñ, rác thi nhñ 21ng gia công cñl khí...những nhñl ý thc và tin suñïlt thc hiñn viic sàng Ic, sp xp, siIch s1... khá tt cla CBCNV nên các chuyên gia đã tìm thñy nhiu điñm phù hp ti đây. Bên cñnh đó, hot đEIng cñi tin cũng đc CBCNV thilc hiñn và mang li những hi8u quñl thiẾlt thilc, góp phin nâng cao hi8u suRit lao đng và cñli thiÊIn môi trlng làm viiñIc. Cñ chữ đng viên khen thữñng cho các tp thi, cá nhân có thành tích, áp dững chñl tài vữli những trữlñng hp không tuân thi đc lãnh đo công ty duy trì thữc hin nghiêm túc nên đã tño đ8lc đữnng lBc cho ngñBi lao đñng.
Những khó khăn trong viñc thRc hiEIn Kaizen tRli công ty lIaly:
° Thay đẼli nhữn thEIc cña nhân viên trong doanh nghiEÊlp đổ hñ hiñlu rõ li ích cña 5S đững thñli hñl1ng Ilng và tham gia mñlt cách tích cc. Vì thông th8ñng khi tip cn mBt đilu mBi, buñc phñi thay đi thói quen thì phin Pdng chung cña mñi ngññi là chững đñi và né tránh. Do vñly viilc tuyên
truyñn, vn đãng đRl toàn thữl nhân viên nhữIn thữlc và làm theo là điu cñn phñli đIc nghiên cñu và thữIc hiñn ¡ nhiñu hình thũc.
‹« Xây dữlng các tài li1u hñ thững đ đinh hññIng quá trình thc hin nhi: Quy trình đánh giá 5S; Tiêu chí thc hành tñlt 5S; Tiêu chuữIn loili bñ những đñ vñt không cñn thi... Vì hiñn nay chñla có tài liñu chính thñng hññng diIn vñn đữ này nên doanh nghiip phñẦli tìm tòi và xây dũng trên cñl sữ phù hữIp vñli đc thù ca doanh nghip.
Những thun li trong vic thñc hiñn Kaizen ti công ty laly:
° Công ty đã xây dilng và vn hành thông suñit hEl thing quữin lý chữlt I8 theo tiêu chuñn ISO 9001:2000 tñ năm 2005 nên đã có đc những nñn tñng qun lý ñ tìm vĩ mô. Điu này đc xem là thun li đñu tiên, bBi thñc t áp dữIng công ty đã nhữIn thñy có nhiñu s1 hñ trñl gia ISO và 5S. ° Ngay tữl những ngày đu thành Ip (tháng 2/2000) lãnh đữlo doanh nghiữlp
đã xác đữInh viic to lip môi tr8ữIng làm viiIc, môi trØñng siing khoa h1c, gữn gàng, ngăn nữlp là nhiim vẼl quan tring. Do vñy vñ cñ bữln viic sàng Iữc, sp xp, sEIch si (3S đu tiên trong 5S) đã đữlElc doanh nghiñp thữc himn tñ riIt sim. Đây cũng là thun IBi thñ hai, bi khi chính thñc áp dũng 55 thì công ty chñ viñc nâng nhElng đi3u đã thilc hiữln lên mñit tìm mi khoa hữc, bài bữn và chuyên nghiữñlp hữn.
3. _ Đc đi7ñm riêng cña Kaizen tñi công ty thữly điñn Ialy
° Ti Công ty Thy điñn Ialy đánh giá Ban lãnh đo đc xem là mElt phñn
cña các phiên đánh giá chữIt lữIng nñli bữl theo đinh kỳ. Đi diÊIn lãnh đữlo
chñt I1ñng (QMR) là Phó giám đc doanh nghiñp. Vi mô hình Ban điñu
hành nhñ vñy s1 ràng bullc trách nhiñm cña lãnh đo doanh nghiữlp trong vijc xây dữlng và áp dữlng hl thững. Hữn nña do QMR đñng thi là Phó giám đc nên chữ cñn đánh giá QMR đñng nghĩa vi đánh giá Ban lãnh đo. Điñu này vña tit kim thñli gian những vn phñn ánh đữldc yêu cñu cña các cuc đánh giá.
° Khi lp chữững trình đánh giá chữt Iiing ni bñ, công ty quy đữnh rõ vilc đánh giá QMR là mñlt nñi dung cñla c ng trình đánh giá. Nên công ty đánh giá QMR vào thi điữlm culli cùng cña phiên đánh giá đữl thun tin cho viiIc đánh giá đng thili báo cáo và phñln ánh tElng quan vi hñl thữlng. ° Tuy nhiên, trong mñlt phiên đánh giá cñ th, thì vic có đánh giá QMR hay
không phñl thuữlc vào mñït s1 yu t1:
- NElu hñ thing vữn hành đãng bñl, chữ tìm thy những đim phù hEIp thì không nhñt thiữlt phñi đánh giá Ban lãnh đo hoñc QMR mà chữ cñin trao đBi và báo cáo chung vĩ hñl thững vñi QMR.
- NBu hñ thững có nhiñu đim cñln thRc hiñn hành đững khilc phc, phòng ngñla, cñi tiñn thì nên đánh giá Ban lãnh đo hojc QMR trên tỉnh thữn chữ rõ những hñn chữ cña hñl thững cùng vũli viữIc đa ra những kiñn nghĩ1 cñIn thữlc hiữn đi vEli QMR.
° Khi thành Iữp Ban chữ đño 5S, cán bữ phñl trách khu vũIc... chữn những ngññi có năng lc, uy tín trong doanh nghiñp (thông thññng lãnh đo các phòng, ban, phân xñlng). CEI cñu t1 chữlc cña bil phữn này nên đñïc thit
lEIp đữn các tñn các tlI, đi đñ đilm kiBim soát và điBu tiB tìm vi
mô. Những ngñIñi này nhữt thiữt phñ c đào tĨlo và thông suilt những
nñli dung cñ bn và chñ yilu vữ công cñl 55.
° Quan tâm đữn vic trang bñ công cñ, dững cñ cho viic thữc hiñn và duy trì 55 đñ1 có thữl đẼlm bo tính siln sàng cho mñli ngñi (những chi phí này th8ng không lEIn vĩ giá trEl) nhữl: các bElng hiñu, vÉl trí 5S, các vit dñng
phc vñ cho viñIc thu din, tiêu hy rác, các dữIng cñl siln kñ, vũ...
° Thiñt IEfIp cñ chữ khen thững và kñ luilt kp thBi đãi to hành lang và chữ đữInh nhữm duy trì áp dũng. Đây là công cñ rilt quan tr8ng bBi nñu không tin hành đánh giá 5S vñi tĩIn suñlt hñp lý đữ khen thØlng những tp th, cá nhân tích cc và xi1 lý nhElng trlữlng hữlp vi phEỮlm thì sñ phát sinh tình trữ ng làm theo phong trào hollc làm qua loa, đi khái và culli cùng mñii th vn hoàn nhñ cũ.
Thữt ra, đñ có đc những gì nhữl hôm nay, Công ty Thy điñn IALY phñBi tri qua cñ mñit quá trình chung tay xây dũng và gìn giữ cña mñli ngñi. Hiữu quñ
mà Kaizen/5S mang lñi chính là to ra mflt phññng t mñi, đa
những gì đã có lên tIm: khoa hữïc, h1 thñng và hoàn thiữn hữn. Gái hiñn hữu và rõ ràng mà mñii ngññi đu nhìn thly chính là môi tr1ñng siing và làm viilc trữ nên gin gàng, sữñIch s1, ngăn nữlp hữIn. Tài liñu, hñ si, vữIt dEIng, trang thiñt b8 phIc vñ cho công viilc c sữp xñp dũ thãy, dã ly, dữ tìm. Điñu kiñn hñl tr luôn thuữIn tin và sữn sàng. Điữlu này đững nghĩa vũii tiÄt kim rilt nhiu thili gian và công sñc mà vn dĩ trữiEIc đây vô tình bEl đánh mñlt do chính những hoRlt đñng không chuữn tác cña mình. Kho vñt tĩ vi din mo hoàn toàn khác trñc: thông thoáng, hài hòa hữln. Những phòng làm viiñlc ngăn nñlp, thữlm mi. Khu vũc xung quanh quang đãng và đp mñit. NBi sEln xuñlt đ8ñlc bài trí gin gàng, khoa hc và nhiñlu thil nñla đã hình thành nên mñt công nghñ môi trững t1¡ Công ty thữly điữIn laly.
