Với mục đích xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả theo nguyên tắc của nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, cải cách thủ tục hành chính là một nội dung có ý nghĩa quan trọng trong chương trình cải cách hành chính ở nước ta. Thủ tục hành chính là công cụ, phương tiện để đảm bảo thực thi thống nhất và tạo điều kiện cho việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hiệu quả của các quyết định quản lý; là cầu nối quan trọng đảm bảo mối liên hệ giữa Nhà nước và nhân dân; đồng thời là hình thức để người dân thực hiện quyền của mình.
Cơ chế "một cửa" về thực hiện thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân, tổ chức đã được đề ra đầu tiên trong lĩnh vực đầu tư trực tiếp của nước ngoài tại Quyết định số 366/HĐBT ngày 7/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành chế độ thẩm định các dự án có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài. Cơ chế "một cửa" và "một cửa tại chỗ" đã trở thành nguyên tắc trong hoạt động của các Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất.
Dựa trên những kết quả và chuyển biến bước đầu trong việc áp dụng cơ chế "một cửa" trong lĩnh vực đầu tư trực tiếp nước ngoài đã thể hiện ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác cải cách thủ tục hành chính, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 38/CP ngày 4-5-1994 về cải cách một bước thủ tục hành chính mà mục tiêu quan trọng là hướng đến việc giải quyết tốt hơn các công việc của công dân, tổ chức, đặc biệt là cộng đồng doanh nghiệp. Yêu cầu của Nghị
quyết là "nhằm tạo bước chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức xã hội và giữa cơ quan nhà nước với công dân". Cùng với yêu cầu phát triển và hội nhập, cải cách thủ tục hành chính ở nước ta từng bước được định hình về nội dung, phương hướng triển khai với những bước đi, cách làm nhằm bảo đảm bộ máy hành chính phục vụ tốt hơn nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội.
Trên lộ trình thực hiện Nghị quyết số 38/CP, từ năm 1995 thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hà Nội, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, tỉnh Quảng Bình... đã chủ động thí điểm thực hiện áp dụng cơ chế giải quyết công việc theo mô hình "một cửa" hoặc "một cửa, một dấu".
Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010 ban hành kèm theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ đã xác định phải đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính với mục tiêu cơ bản là:
Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính nhằm bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng trong khi giải quyết công việc hành chính. Loại bỏ những thủ tục rườm rà, chồng chéo dễ bị lợi dụng để tham nhũng, gây khó khăn cho dân. Mở rộng cải cách thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực, xóa bỏ kịp thời những quy định không cần thiết về cấp phép và thanh tra, kiểm tra, kiểm soát, kiểm định, giám định [5].
Trên tinh thần đó, những năm qua công tác cải cách thủ tục hành chính trở thành nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong chương trình công tác của Chính phủ và các bộ, ngành, địa phương. Nghị quyết Trung ương 5 khóa X về tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước đã nêu rõ:
Tập trung đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, xem đây là khâu đột phá để tạo môi trường thuận lợi, minh bạch cho mọi hoạt
động của người dân và doanh nghiệp, phải tiến hành rà soát các thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực, chỉ rõ những thủ tục, những quy định sai trái, không phù hợp và nguyên nhân cụ thể để kiên quyết sửa đổi. Đây là khâu cản trở sự phát triển và gây nhiều bức xúc trong nhân dân, phải tập trung chỉ đạo tạo sự chuyển biến nhanh trong lĩnh vực này [29].
Thực hiện Nghị quyết Trung ương 5 khóa X, việc tiếp tục cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính gắn với việc thực hiện cơ chế "một cửa" đã được triển khai mạnh và thu được những kết quả bước đầu tích cực. Các bộ, ngành và địa phương đã tích cực rà soát, sửa đổi một số thủ tục hành chính liên quan nhiều đến người dân, doanh nghiệp. Đặc biệt, thủ tục hành chính trên những lĩnh vực bức xúc, liên quan trực tiếp tới người dân và doanh nghiệp như đất đai, xây dựng, hộ tịch, hộ khẩu, đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, hải quan, thuế, kho bạc, xuất nhập khẩu v.v... đã được rà soát nhiều lần, loại bỏ những thủ tục hành chính phức tạp, gây phiền hà, bước đầu tạo lập lại niềm tin của người dân và doanh nghiệp vào hoạt động phục vụ của các cơ quan công quyền.
Việc cải cách theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính gắn với việc thực hiện cơ chế "một cửa" được triển khai mạnh trong quá trình thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010. Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 4/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (nay là Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương) đã tạo ra một cách thức giải quyết công việc hiệu quả cho công dân, tổ chức, đã thể chế hóa mối quan hệ giữa chính quyền và công dân thông qua việc thực hiện cơ chế "một cửa".
Khái niệm mô hình hay cơ chế "một cửa" đối với bây giờ thì chắc hẳn ai cũng hiểu rõ, nhưng cách đây 10 năm, khi nói đến cải cách thủ tục hành chính kết hợp vận hành theo mô hình "một cửa" thì vẫn còn là điều khá lạ lẫm đối với nhiều người.
"Một cửa" là cơ chế thực hiện các thủ tục hành chính, theo đó công dân, tổ chức có nhu cầu chỉ cần đến một nơi tại một cơ quan nhà nước đề xuất yêu cầu và nhận kết quả giải quyết, không phải đi lại nhiều lần, qua nhiều cơ quan để giải quyết. Mục đích của việc áp dụng cơ chế "một cửa" là tạo thuận lợi, giải quyết nhanh chóng công việc của công dân, tổ chức trên cơ sở đổi mới quy trình công tác, cải tiến sự phân công, phối hợp giữa các cơ quan hành chính nhà nước, đề cao ý thức, trách nhiệm phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
Thực hiện cơ chế "một cửa" tự nó mang ý nghĩa cải cách quan trọng. Nó không những là biện pháp cải cách thủ tục hành chính, mang lại lợi ích cho người dân và doanh nghiệp, tăng cường quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân, mà còn là tiền đề để điều chỉnh tổ chức bộ máy hành chính, đổi mới phong cách làm việc của cán bộ, công chức, viên chức cho phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa.
Từ việc áp dụng cơ chế "một cửa"đối với một lĩnh vực tại một vị trí địa lý giới hạn, thì nay nguyên tắc "một cửa" đã được áp dụng với nhiều lĩnh vực tại 63 tỉnh thành trên toàn quốc. Sau đây, luận văn trình bày về công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại một số tỉnh, thành phố.
Thành phố Hồ Chí Minh là địa phương đầu tiên của cả nước đã nghiên cứu và triển khai thí điểm thực hiện cơ chế hành chính "một cửa, một dấu" ở quận-huyện và cơ chế "một cửa" ở các sở-ngành, phường, xã, thị trấn. Trong giai đoạn 2001-2007, Ủy ban nhân dân thành phố thường xuyên chỉ đạo các sở-ngành, quận-huyện tiếp tục hoàn thiện, nâng cao chất lượng cơ chế hành chính "một cửa một dấu" ở quận-huyện và thực hiện cơ chế "một cửa" ở tất cả
các sở-ngành và phường-xã, thị trấn (gồm 4 lĩnh vực xây dựng nhà ở, đất đai, hộ tịch và chứng thực theo Quyết định số 321/2004/QĐ-UB ngày 28 tháng 12 năm 2004 của Ủy ban nhân dân thành phố) trong việc giải quyết công việc hành chính theo yêu cầu của công dân và doanh nghiệp theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ. Thực hiện chương trình cải cách hành chính, chống quan liêu giai đoạn 2006- 2010 và yêu cầu phát triển kinh tế- xã hội trên địa bàn thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố đã thông qua các báo cáo: tổng kết 10 năm thực hiện cơ chế "một cửa, một dấu" trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; báo cáo tổng kết 03 năm thí điểm thực hiện Đề án tổ chức và hoạt động của Tổ nghiệp vụ hành chính công tại quận 3, 11, Bình Thạnh và Tân Bình từ năm 2004 đến năm 2007. Qua tổng kết, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành các quyết định về chấm dứt thực hiện đề án thí điểm thành lập tổ nghiệp vụ hành chính công tại Ủy ban nhân dân quận 3, quận 11, quận Tân Bình, quận Bình Thạnh; Quyết định số 66/2008/QĐ-UBND ngày 20 tháng 8 năm 2008 về bãi bỏ Quyết định số 4461/QĐ-UB-NC ngày 22 tháng 8 năm 1997 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Quy chế tổ chức và làm việc của Ủy ban nhân dân quận- huyện thuộc thành phố Hồ Chí Minh theo cơ chế "một cửa, một dấu", cho phép các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân các quận- huyện được sử dụng con dấu theo quy định hiện hành của Chính phủ.
Đến nay, các sở - ngành thành phố, 24/24 quận - huyện, 322/322 phường, xã, thị trấn đã áp dụng cơ chế "một cửa" trong giải quyết các thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trên địa bàn thành phố theo thẩm quyền quy định. Hầu hết các lĩnh vực áp dụng cơ chế "một cửa" đều được xây dựng quy trình có hướng dẫn chi tiết, toàn bộ quy trình, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc của người dân và doanh nghiệp đều niêm yết công khai tại bảng hướng dẫn và trang web của các cơ quan.
Đồng thời, nhằm nâng hiệu quả của mô hình "một cửa", Thành phố Hồ Chí Minh đã kết hợp triển khai và hoàn thiện quy trình giải quyết hồ sơ
hành chính theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 (nay là TCVN ISO 9001:2008) tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Từ 15/12/2008, hệ thống "Một cửa điện tử" chính thức được đưa lên mạng thông tin tích hợp trên Internet của Thành phố. Hệ thống trả lời tự động về tình trạng hồ sơ qua điện thoại hay tin nhắn khi nhận được yêu cầu của người dân. Ngoài truy cập website và sử dụng điện thoại, qua hệ thống "Một cửa điện tử", người dân có thể tra cứu thông tin trực tiếp tại các quận huyện, sở ngành qua các hệ thống mã vạch hoặc kiosk với màn hình cảm ứng. Người dân có thể biết được tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn của từng quận, huyện, sở, ngành. Đến ngày 15/12/2008 đã có 9 quận, huyện được kết nối vào hệ thống. Đến cuối tháng 12/2008 có thêm 9 quận, huyện, sở tham gia và theo kế hoạch, toàn bộ 24 quận huyện, sở ngành phục vụ trực tiếp nhu cầu của người dân đã tham gia "Một cửa điện tử" trong năm 2009.
Để có thể cung cấp thông tin cho "Một cửa điện tử", từ năm 2005 thành phố Hồ Chí Minh đã tập trung thực hiện chương trình chính phủ điện tử với việc ứng dụng công nghệ thông tin bắt đầu từ các quận huyện.
Đến nay có 23/24 quận, huyện đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin theo mô hình chung của thành phố. Hiện có 20/24 quận, huyện vận hành chính thức các phần mềm quản lý hành chính; 12/24 quận, huyện đã đưa vào sử dụng các phần mềm về quản lý xây dựng.
Năm 2000, chỉ sau 2 năm quận Hồng Bàng xây dựng, thực hiện cơ chế "một cửa", các tỉnh, thành phố phía Bắc đến tham quan, học tập đều thừa nhận: Công cuộc cải cách hành chính ở Hải Phòng đang đi trước, đón đầu, đưa công nghệ hành chính vào quản lý nền hành chính với phong cách làm việc khoa học rõ người, rõ trách nhiệm, dỡ bỏ nếp làm việc đơn giản, phiến diện để phục vụ nhân dân tốt hơn.
Cũng vào thời điểm đó, quận Hồng Bàng áp dụng quản lý hành chính theo tiêu chuẩn ISO tức thì mang lại hiệu quả cải cách nền hành chính hướng
tới hội nhập. Sau kinh nghiệm bước đầu của Hồng Bàng, thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, cuối năm 2003, Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo triển khai điểm cơ chế "một cửa" tại 5 đơn vị hành chính khác là Sở Kế hoạch và Đầu tư, Tài Nguyên và Môi trường, Xây dựng, Lao động Thương binh và Xã hội và Ủy ban nhân dân quận Đồ Sơn.
Hai năm sau, quản lý hành chính theo cơ chế "một cửa", ở các đơn vị này đều nhận được số hồ sơ giải quyết tăng 30-35%, nhưng vẫn giải quyết đúng và trước thời gian quy định đến 99%, không hề gây phiền hà cho nhân dân. Từ kết quả khả quan trên, đến nay thành phố đã triển khai ở 100% ngành, quận, huyện đều có "nhà một cửa". Đã có gần 50% số cơ quan hành chính Nhà nước thực hiện bộ phận "một cửa" mang tính độc lập, chuyên trách và có những cải cách tích cực, đơn giản hồ sơ, biểu mẫu, rút ngắn thời gian giải quyết vụ việc.
Điển hình giải quyết các thủ tục hành chính có cải tiến tích cực trên nhiều lĩnh vực như: Cấp đăng ký kinh doanh, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy phép xây dựng, chứng nhận nhân thân, Chế độ thương binh liệt sĩ... đều giảm thời gian so với quy định từ 5-10 ngày. Nhất là trong việc cấp hộ chiếu, đăng ký hộ khẩu, cấp chứng minh nhân dân, đăng ký phương tiện giao thông vận tải, công an thành phố duy trì tốt cải cách đơn giản hóa hồ sơ, biểu mẫu để nhân dân được nhận chứng thực trong thời gian ngắn nhất.
Nhằm nâng cao hiệu quả của mô hình "một cửa", Hải phòng đã đầu tư, nâng cấp "nhà một cửa" ngày càng khang trang, hiện đại. Ví như phòng "một cửa" của quận Hồng Bàng. Tại đây, hệ thống camera gồm máy thu, phát hình, âm thanh để hướng dẫn công dân đến giải quyết thủ tục hành chính đều được thể hiện công khai. Hệ thống máy tính gồm 8 máy trạm tham gia mạng nội bộ (LAN) của Ủy ban nhân dân quận phục vụ tác nghiệp cho cán bộ, công chức trong việc cập nhật, xử lý thông tin cũng như kiểm tra, giám sát giải quyết hồ sơ hành chính của lãnh đạo để trả lời trước nhân dân. Những hồ sơ đang thụ
lý giải quyết còn vướng mắc ở đâu đều được chỉ dẫn công khai. Việc bố trí, thực hiện theo quy trình như vậy không hề gây một khó khăn nào cho nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính khi nhân dân cần. Hay tại phòng "một cửa" quận Ngô Quyền, nơi được coi như đơn vị cải cách mọi thủ tục hành chính rất mẫu mực, trung bình mỗi tháng đón gấp hai lần số người dân đến giao dịch hành chính so với trước. Năm đầu triển khai "một cửa", quận Ngô Quyền đã giải quyết 3.000 bộ hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chứng thực giấy tờ cho hơn 1 vạn khách hàng, nhưng chưa một trường hợp nào khiếu nại việc giải quyết của quận. Từ đó đến nay hàng năm "nhà một cửa" Ngô Quyền