d -Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội cấp huyện
2.2.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lƣu vào kho lƣu trữ huyện uỷ
thuộc diện nộp lƣu vào kho lƣu trữ huyện uỷ
Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là bản kê những nhóm tài liệu có giá trị của Đảng, các tổ chức chính trị xã hội thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ để bảo quản vĩnh viễn và lâu dài ( thời hạn bảo quản lâu dài ở đây xác định là 70 năm đánh giá, áp dụng cho khối tài liệu về nhân sự cụ thể, tính theo tuổi thọ trung bình của một đời người).
Danh mục phải đảm bảo yêu cầu:
- Những thành phần tài liệu được xác định, lựa chọn để đưa vào danh mục phải phản ánh đầy đủ các lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng cơ quan, tổ chức. Danh mục phục vụ chủ yếu cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ, theo quan điểm đó, bản danh mục phải gắn với danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu.
- Danh mục phải bao gồm những thành phần tài liệu quan trọng, có giá trị khoa học, lịch sử, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 70 năm đánh giá.
- Tên nhóm, nội dung nhóm tài liệu được hệ thống hoá ngắn gọn, dễ áp dụng, tránh trùng lặp.
Danh mục không chỉ là công cụ chỉ dẫn công tác lựa chọn tài liệu để nộp lưu mà còn là công cụ định hướng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ. Phạm vi thời gian sử dụng danh mục sẽ phù hợp với phạm vi hoạt động ổn định của các cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan ấy. Bản danh mục tài liệu của một cơ quan sẽ thay đổi khi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó thay đổi.
Phương pháp cụ thể được áp dụng để xây dựng danh mục thành phần tài liệu:
- Khảo sát thực tế thành phần tài liệu trong kho lưu trữ,
- So sánh, phân tích thành phần tài liệu của các cơ quan trong hệ thống - Phân tích chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở, liên hệ với các cơ quan trong và ngoài hệ thống để thấy được vị trí, ý nghĩa của tài liệu sản sinh ra.
- Lựa chọn cách trình bày danh mục thành phần tài liệu
Để có thể lựa chọn đúng, đủ tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, danh mục được trình bày phải đảm bảo không xé lẻ hồ sơ, tài liệu. Căn cứ vào thực tế tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị xã hội huyện và thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan này, cũng như thực tế các khối tài liệu hiện đang bảo quản trong các kho lưu trữ huyện uỷ trong cả nước, chúng tôi lựa chọn cách trình bày danh mục theo khối các cơ quan đồng nhất về chức năng như đã nêu ở phần 2.2.1.
Danh mục được xây dựng bằng cách khái quát tài liệu theo các nhóm đảm bảo yêu cầu như đã nói ở trên, liệt kê các nhóm và mô tả chi tiết nội dung nhóm tài liệu. Việc trình bày trình tự các nhóm theo quan điểm đảm bảo dễ hình dung, dễ tập trung tài liệu và thuận lợi cho công tác hệ thống hoá tài liệu trong kho.
Cụ thể như sau:
- Tài liệu của các cơ quan lãnh đạo Đảng huyện: để tận dụng triệt để sự hình thành tự nhiên của tài liệu, chúng tôi chủ trương trình bày theo cơ cấu tổ chức, đó là Đại hội đại biểu đảng bộ huyện và BCH Đảng bộ huyện. Trong từng phần, tài liệu được liệt kê theo sự hình thành tự nhiên của tài liệu khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Cách sắp xếp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, bổ sung tài liệu khi đến thời hạn nộp lưu. Ví dụ:
1. Tài liệu của cơ quan lãnh đạo Đảng huyện 1.1. Tài liệu Đại hội
- Tài liệu về chuẩn bị Đại hội -Tài liệu Đại hội chính thức - Tài liệu về phục vụ Đại hội
1.2. Ban Chấp hành Đảng bộ huyện - Tài liệu Hội nghị
- Tài liệu huyện uỷ ban hành
- Hồ sơ vấn đề, vụ việc do huyện uỷ chủ trì xử lý - Tài liệu các cơ quan gửi đến huyện uỷ
………..
- Tài liệu của các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ: thành phần tài liệu được sắp xếp theo lĩnh vực hoạt động của các cơ quan. Cách trình bày này thể hiện rõ nét những lĩnh vực công tác tiêu biểu cho hoạt động của các cơ quan, có tính ổn định cao, có thể áp dụng lâu dài và dễ bổ sung thêm những tài liệu mới vào danh mục mà không ảnh hưởng đến bố cục chung. Đồng thời, để hạn chế sự trùng lặp tài liệu trong danh mục, bản danh mục tài liệu của các ban được thống kê làm hai phần, một phần thống kê khối tài liệu chung có ở tất cả các ban và một phần thống kê tài liệu riêng tiêu biểu cho hoạt động của từng ban. Mặt khác, phần này cũng không sử dụng được lâu dài nếu trình bày theo đặc trưng cơ cấu tổ chức của từng cơ quan. Bởi lẽ bộ máy tổ chức trong giai đoạn hiện nay có nhiều khả năng thay đổi cho phù hợp với chủ trương kiện toàn tổ chức, hướng tới tinh giản bộ máy, nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của các cơ quan đã được đề ra tại Hội nghị lần thứ tư Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá X [54; 8], khi cần có thể lập ra các ban tham mưu giúp việc và giải thể khi hoàn thành công việc của Trung ương.
- Tài liệu của Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện: là đơn vị sự nghiệp trực thuộc cấp uỷ và uỷ ban nhân dân cấp huyện, trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện có cơ cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu khác biệt so với các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ. Do đó, khối tài liệu của Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện sẽ được thống kê thành nhóm riêng. Ví dụ:
2. Tài liệu các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ, Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện
2.1. Tài liệu các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ 2.1.1. Tài liệu chung
2.1.2. Tài liệu về lĩnh vực hoạt động riêng của từng ban + Tài liệu về công tác kiểm tra Đảng
+ Tài liệu về công tác tổ chức xây dựng Đảng + Tài liệu về công tác Tuyên giáo
………
2.2. Tài liệu Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện - Tài liệu hội nghị
- Tài liệu về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ… ……….
- Tài liệu của các chi bộ, đảng bộ trực thuộc huyện uỷ, các đảng bộ xã, phường, thị trấn: Do mỗi chi, đảng bộ đều có cơ cấu tổ chức chung như Đại hội, BCH nên phần này có cách kết cấu giống như cách kết cấu của cơ quan lãnh đạo đảng huyện nhưng các nhóm tài liệu được liệt kê phù hợp với chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các chi bộ, đảng bộ. Trong thực tế, thành phần, khối lượng tài liệu sẽ có nhiều điểm khác nhau giữa các Đảng bộ, chi bộ, ví dụ tài liệu của Đảng bộ phường khác với tài liệu của Đảng bộ Công an huyện hay Chi bộ (hoặc Đảng bộ) Viện Kiểm sát, Toà án…Tuy nhiên, phần này sẽ chỉ dùng một danh mục chung cho tất cả các cơ quan, do đó, chúng tôi cố gắng mô tả tối đa các thành phần tài liệu chung nhất. Ví dụ:
3. Tài liệu các chi bộ, đảng bộ trực thuộc huyện uỷ, đảng bộ xã, phường, thị trấn
3.1. Tài liệu Đại hội
- Tài liệu Đại hội chính thức - Tài liệu về phục vụ Đại hội 3.2. Tài liệu Ban Chấp hành
- Tài liệu chung
- Tài liệu về công tác kiểm tra đảng - Tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ - Tài liệu về công tác tuyên giáo - Tài liệu về công tác dân vận
- Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở : Đối với tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội cấp huyện, tuy có cơ cấu tổ chức đều bao gồm Đại hội và Ban Chấp hành nhưng do thành phần, nội dung tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội có sự khác biệt căn bản nên mỗi tổ chức là một danh mục riêng. Trong từng tổ chức, tài liệu được sắp xếp theo lĩnh vực hoạt động. Đối với các tổ chức chính trị xã hội cấp xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp cơ sở), việc thành lập, quy mô tổ chức và hoạt động tuỳ theo đặc điểm của từng địa phương. Tuy nhiên, nhìn chung tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội cấp cơ sở không nhiều. Mỗi tổ chức đều có các nhóm tài liệu lớn như tài liệu Đại hội, Ban Chấp hành. Trong đó, hầu hết nhóm tài liệu căn bản của các tổ chức chính trị xã hội cấp cơ sở tương tự như cấp huyện nhưng có phạm vi hẹp hơn do chức năng nhiệm vụ và quy mô tổ chức hẹp hơn cấp huyện. Bên cạnh đó, nhiều nhóm tài liệu như hồ sơ vấn đề, chuyên đề, hồ sơ về việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của TW, tỉnh, huyện... khó có thể hình thành ở cấp cơ sở mà phải tập trung lập hồ sơ ở cấp huyện mới đảm bảo giá trị lịch sử và phát huy giá trị khai thác sử dụng của tài liệu lưu trữ. Do đó, chúng tôi sử dụng chung một bản kê cho nhóm các tổ chức chính trị xã hội cơ sở. Ví dụ:
4. Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở 4.1. Các tổ chức chính trị xã hội huyện
- Tài liệu về chuẩn bị Đại hội - Tài liệu về diễn biến Đại hội - Tài liệu về phục vụ Đại hội * Tài liệu Ban Chấp hành huyện đoàn
- Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo chung về công tác đoàn thanh niên
- Tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ - Tài liệu về công tác kiểm tra
- Tài liệu về công tác tuyên giáo - Tài liệu về công tác thanh thiếu niên ……….
4.1.2. Tài liệu Mặt trận tổ quốc huyện
4.2. Tài liệu các tổ chức chính trị xã hội cơ sở ………….
Như vậy, Danh mục thành phần tài liệu cần phải nộp lưu được trình bày thống nhất với danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu. Trong từng khối cơ quan, danh mục được trình bày linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc điểm và tình hình cụ thể của tài liệu.
Tóm lại: Giải quyết tiếp những nhiệm vụ của đề tài còn chưa sáng tỏ trong chương 1, chương này trình bày những nghiên cứu về tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội cấp huyện và cơ sở. Xác định mục đích, yêu cầu, điều kiện thay đổi, cách thức trình bày, phương pháp cụ thể để xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ đảm bảo mô tả tối ưu các nhóm tài liệu, khoa học, hợp lý và dễ sử dụng nhất.
CHƢƠNG 3: