7. Bố cục luận văn
4.3.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy, việc hệ thống chứng từ kế toán trong Bệnh viện cần phải được thực hiện, khắc phục những thiếu sót, tồn tại trong quá trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Trước hết, đơn vị cần phải thực hiện tốt việc ghi chép ban đầu để có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác và trung thực những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh. Cụ thể :
Thứ nhất là đối với khâu lập, luân chuyển chứng từ
Một là, để đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời các mẫu chứng từ theo quy định của chế độ kế toán HCSN, bệnh viện cần sử dụng các chứng từ theo quy định để phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cụ thể:
- Khi có công cụ, dụng cụ bị mất hoặc hỏng ở các khoa, phòng ban bộ phận của bệnh viện cần thiết phải lập giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ nhằm xác nhận số lượng công cụ dụng cụ bị hỏng, mất làm căn cứ ghi sổ của bộ phận kế toán và bộ phận quản lý sử dụng trên" sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ theo nơi sử dụng"
- Đối với việc phản ánh các khoản thanh toán tiền làm thêm giờ, thanh toán thu nhập tăng thêm,.. bệnh viện cần sử dụng đầy đủ các chứng từ như : đầu tháng bộ phận nào có nhu cầu làm thêm giờ do công việc phát sinh nhiều phải có Tờ trình lập kế hoạch làm thêm giờ trong tháng kèm theo ‘‘ giấy báo làm thêm giờ’’ { phụ lục 4.1} để xin phép cấp trên nội dung công việc cần làm thêm ngoài giờ. Cuối tháng sử dụng ‘’báo cáo kết quả công việc’’ đã làm được trong những ngày làm thêm và ‘‘bảng chấm công’’ { phụ lục 4.2} để xác nhận số giờ làm thêm giờ trong tháng.
Hai là, bổ sung một số chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong bệnh viện để đáp ứng yêu cầu quản lý do nhà nước chưa quy định sẵn. Các chứng từ này nhà nước không quy định mẫu nên bệnh viện được tự thiết kế mẫu và các mẫu này phải đảm bảo có đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định của Luật kế toán như sau:
Đối với các chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu quyết định tính chính xác, đầy đủ, kịp thời chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy, bệnh viện cần thiết lập các chứng từ cho từng khoa, từng bộ phận, từng nơi phát sinh để thuận lợi cho việc theo dõi, đánh giá được hiệu quả hoạt động của từng khoa và bổ sung thêm phần xác định và phân định rõ trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên các chứng từ kế toán.
Bệnh viện cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ đáp ứng tính kịp thời và nguyên tắc đồng kiểm soát, kiểm tra chéo và cùng khai thác thông tin kế toán trong hoạt động, công tác quản lý và quản trị đơn vị. Quy trình luân chuyển chứng từ của đơn vị phải phù hợp với từng hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý. Ví dụ: luân chuyển khâu lập, phân loại, xử lý, kiểm tra phê duyệt chứng từ về thu viện phí cho phù hợp với trường hợp phải thu tạm ứng trước một lần khi bệnh nhân nhập viện hoặc thu tạm ứng theo từng đợt hàng
tuần hoặc định kỳ trong quá trình điều trị đối với bệnh nhân nan y điều trị dài ngày để đảm bảo thu kịp thời tránh thất thoát viện phí ;
Thứ hai là đối với khâu kiểm tra chứng từ
Bệnh viện cần nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối tài khoản kế toán được chính xác. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán phải được tiến hành như sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ ;
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan ;
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ như yêu cầu đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan theo quy định.
Thứ ba, đối với khâu dự trữ, bảo quản chứng từ.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hàng năm đơn vị nên dự trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD-ROM, USB . Hiện nay lượng chứng từ hàng ngày phát sinh rất lớn, kể cả các bảng kê thanh toán cho bệnh nhân thanh toán hàng ngày. Vì vậy cần phải có kho chứng từ tài chính kế toán riêng, cần đề nghị mua các giá để chứng từ bằng INOX nhiều tầng. Chứng từ cần phân loại, chia thành các hộp sau đó phân các kho riêng, kho để chứng từ thu chi thường xuyên, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân bảo hiểm y tế, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân viện phí và phải được đánh số thứ tự theo các báo cáo tháng, quý, năm... Việc lưu giữ chứng từ trên các giá và thành các kho như vậy sẽ đảm bảo cho việc tra cứu, kể cả phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra kiểm toán trong việc rút hồ sơ để tổng hợp báo cáo.