Giám đốc: là ngƣời có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc cơ quan quản l nhà nƣớc và các đối tác. Giám đốc tổ chức quản l một cách tổng quan mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đàm phán và k kết các hợp đồng mua bán của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh: Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh, tìm kiếm đối tác. tham mƣu. kiến nghị và đề xuất với Giám đốc những thị trƣờng tìm năng nhất.
Phó giám đốc nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và bố tr nhân sự cho phù hợp với khả năng trình độ và nhu cầu công việc cụ thể.
Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của an Giám Đốc, phòng này thực hiện toàn bộ công việc kinh doanh. tìm kiếm đối tác. tổ chức mua bán hàng hóa.
Phòng Marketting: đây là bộ phận hỗ trợ cho phòng kinh doanh và ban Giám Đốc trong việc nghiên cứu thị trƣờng, phát triển và mở rộng thị trƣờng có tiềm năng tốt. phát triển mặt hàng mới.
GIÁM ĐỐC PHÕNG KẾ TOÁN PGĐ. KINH DOANH PGĐ. NHÂN S BỘ PH N GIÁM SÁT PHÒNG KINH DOANH MARKETTING BỘ PH N GIAO NH N - KHO HÀNG
Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của an Giám Đốc, phòng Kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ nhiệm vụ có liên quan đến công tác kế toán tài ch nh của công ty nhƣ: nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, t nh toán lãi lỗ, quyết toán thuế, t nh thuế phải nộp nhà nƣớc Cuối mỗi tháng, mỗi qu phòng kế toán báo cáo cho giám đốc kết quả kinh doanh đồng thời lập các báo cáo tài ch nh để nộp cho cơ quan nhà nƣớc.
ộ phận giám sát: ộ phận này hỗ trợ cho Giám đốc việc theo dõi và giám sát. đôn đốc công việc phòng ban trong công ty. Ngoài ra bộ phận này còn đề xuất với giám đốc khen thƣởng những bộ phận, cá nhân hoàn thành tốt công việc c ng nhƣ xử phạt khi không hoàn thành công việc đƣợc giao.
ộ phận giao nhận: thực hiện việc giao nhận.tổ chức quản l hàng tồn kho.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
3.4.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán tại Công ty Nhân Kiến Văn
3.4.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trƣởng
Kế toán trƣởng do Giám Đốc quyết định, bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trƣớc Giám Đốc về việc thực hiện trách nhiệm đƣợc giao. Kế toán trƣởng có nhiệm vụ và quyền hạn:
Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
Kế Toán Trƣởng (Kế toán tổng hợp) Kế Toán Công Nợ, Chi Phí Kế Toán Tiền Mặt Kế Toán TGNH Thủ Quỹ
Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã đƣợc Giám Đốc phê duyệt. tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng qu , từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch đƣợc giao để báo cáo Giám Đốc Công ty.
Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng. triển khai công việc đã đƣợc phân công cụ thể cho từng ngƣời.
Chịu trách nhiệm ch nh trong việc quản l toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng Kế toán trên cơ sở đó phân công ngƣời chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc .
Có kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lƣợng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp l để Giám Đốc quyết định.
Kế toán tổng hợp
Kiểm tra việc ghi chép sổ sách. hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định.
Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi ph , giá vốn, doanh thu. Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm cho công ty.
Thực hiện và hạch toán các nghiệp vụ về TSCĐ. phân bổ lao động trong kỳ. Theo dõi chi phí bán hàng, chi ph quản l doanh nghiệp.
Lập các chứng từ. hạch toán các nghiệp vụ về tr ch lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi ph trả trƣớc. phân bổ chi ph trả trƣớc.
Lƣu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trƣởng phòng kế toán. In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu.
Kế toán tiền mặt
Kiểm tra t nh hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện ch nh xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty.
Đối chiếu với kế hoạch thu cho từng đợt đƣợc Giám Đốc phê duyệt để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trên cơ sở kiểm tra các hồ sơ chứng từ đƣợc thanh toán. đƣợc phê duyệt hợp lệ.
Hạch toán đầy đủ ch nh xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng nhƣ quy định.
Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
Kiểm tra t nh hợp lệ các hồ sơ thanh toán và thực hiện ch nh xác, lập kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản tr ch nộp khác.
Liên hệ với ngân hàng để giao nhận các chứng từ của ngân hàng giấy báo nợ. giấy báo có kịp thời.
Hạch toán đầy đủ, ch nh xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
Kiểm tra thƣờng xuyên số dƣ tiền gửi và tài khoản tiền mặt, kiểm tra chi tiết mỗi loại tiền.
Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trƣởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản ph ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
Kế toán chi phí. công nợ
Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng.
Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dõi công nợ khách hàng.
Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày.
Thủ quỹ
Có nhiệm vụ quản l tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, quản l cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên.
Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện ch nh xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty.
Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày. Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
- Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính và thông tƣ 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính hƣớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Kỳ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (VND) - Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung.
Hình thức kế toán Nhật k chung
- Nguyên tắc. đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật k chung
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật k chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế. tài ch nh phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật k , mà trọng tâm là sổ Nhật k chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật k để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật k chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật k chung. Sổ Nhật k đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ. thẻ kế toán chi tiết.
(1) Hàng ngày. căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ. trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật k chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật k chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ. thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật k chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật k đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật k đặc biệt liên quan. Định kỳ 3. 5. 10... ngày hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật k đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật k đặc biệt nếu có .
2 Cuối tháng, cuối qu , cuối năm. cộng số liệu trên Sổ Cái, lập ảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc lập từ các Sổ. thẻ kế toán chi tiết đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên ảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật k chung hoặc sổ Nhật k chung và các sổ Nhật k đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật k đặc biệt cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật k chung đƣợc thể hiện qua sơ đồ ở trang sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng. hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu. kiểm tra
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật k chung.
3.4.2.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
- Thuế GTGT: Công ty thực hiện hạch toán và kê khai thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp tr ch khấu hao tài sản cố định: theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
- Ghi nhận hàng tồn kho: Phản ánh và ghi chép theo nguyên tắc giá gốc. - Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
- Giá trị hàng hóa xuất kho: Doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật k đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI ảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
ảng tổng hợp chi tiết
ảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014) Đơn vị t nh: triệu đồng. STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 Chênh lệch 2012 với 2011 Chênh lệch 2013 với 2012 Giá trị Tỉ lệ % Giá trị Tỉ lệ % 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.426 3.590 5.589 1.689 1.164 47,96 1.999 55,69
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 8 5 47 2 -2 -30,96 41 749,18
3 Doanh thu thuần về bán hàng 2.418 3.584 5.542 1.686 1.166 48,22 1.958 54,63
4 Giá vốn hàng bán 1.681 2.819 3.850 1.125 1.138 67,73 1.031 36,58
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng 737 765 1.692 562 28 3,74 927 121,16
6 Doanh thu hoạt động tài ch nh 2 4 9 3 2 91,72 5 105,87
7 Chi phí tài chính - - - - - - - -
8 Chi phí bán hàng 124 329 783 196 205 165,68 454 137,96
9 Chi ph quản l doanh nghiệp 299 305 396 225 6 2,01 91 29,82
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: 317 136 522 144 -181 -57,24 387 285,39
11 Thu nhập khác 0 8 15 0 8 3329,80 7 87,50
12 Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 317 132 513 144 -185 -58,35 381 288,86
13 Chi ph thuế TNDN hiện hành 79 23 116 29 -56 -70,84 93 401,16
14 Lợi nhuận sau thuế 237 109 397 115 -129 -54,18 288 265,04
Qua bảng trên ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng liên tục qua 3 năm từ năm 2011 đến năm 2013 và có tốc độ tăng mạnh. Cụ thể doanh thu của công ty năm 2011 là 2.426 triệu đồng đến năm 2012 doanh thu tăng lên 3.590 triệu đồng, tăng 47,96% so với năm 2011; đến năm 2013, doanh thu tiếp tục tăng, đạt 5.589 triệu đồng, tăng 1.999 triệu đồng, tăng đến 55,69% so với năm 2012. Qua 2 lần tăng doanh thu bán hàng, năm 2013 tốc độ tăng cao hơn năm 2012, đạt đến 55,69% so với 47,96% của năm 2012. Từ các lần tăng doanh thu ta thấy đƣợc công ty đã đạt đƣợc một phần mục tiêu là tăng doanh số bán qua các năm, đạt đƣợc kết quả này là công ty đã áp dụng các ch nh sách khuyến mãi, chiết khấu, quảng cáo, cho khách hàng. Ngoài ra, công ty c ng dần chiếm lĩnh thị trƣờng và tạo dựng đƣợc uy t n đối với khách hàng, nên tạo sự gắn bó của khách hàng c và thu hút nhiều khách hàng mới và khách hàng tiềm năng, đó là l do tại sao doanh thu tăng cao vào năm 2012 và chậm lại ở năm 2013.
Giá vốn hàng bán c ng tăng liên tục và chiếm tỷ trọng cao trong 3 năm, từ năm 2011 đến năm 2013, nhƣng có xu hƣớng giảm lại. Đáng chú , xu hƣớng biến động của giá vốn hàng bán tăng chậm hơn biến động của doanh thu. Cụ thể, vào năm 2012, doanh thu tăng 1.164 triệu đồng, tăng 47,96% so với năm 2011, thì giá vốn hàng bán c ng tăng, tăng 1.138 triệu đồng tăng 67,73%); trong khi đó, năm 2013, doanh thu tăng đến 1,999 triệu đồng, tăng 55,69% so với năm 2012 thì giá vốn hàng bán lại tăng nh hơn, tăng 1.031 triệu đồng chỉ tăng 36,58% so với năm 2012. Từ đây có thể thấy Công ty đã làm tốt công tác hàng hóa, làm cho tốc độ tăng giá vốn hàng bán chỉ còn 36,58%, xấp xỉ 0,5 lần so với con số 67,73% vào năm 2012.
Ch nh vì thế, dù các khoản giảm trừ doanh thu vào năm 2013 tuy tăng đến 41 triệu đồng tăng đến 749,18% so với năm 2012 nhƣng lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ lại tăng mạnh vào năm 2013 tăng 927 triệu đồng tăng 121,16%) so với năm 2012, trong khi vào năm 2012, lợi nhuận gộp tăng nh , chỉ tăng 28 triệu đồng tăng 3,74% so với năm 2011. Ta có thể thấy rằng việc quản l tốt giá vốn hàng bán đã đem lại lợi nhuận rất cao cho năm 2013.
Về khoản doanh thu tài ch nh, qua 3 năm tăng liên tục, vào năm 2012 chỉ tăng 2 triệu đồng, tăng 91,72% so với năm 2011, tiếp tục tăng mạnh vào năm 2013, tăng 5 triệu đồng, tăng 105,87% so với năm 2012. Trong 3 năm qua Công ty đã không phải trả bất kỳ khoản tiền nào cho chi ph tài ch nh, góp phần làm giảm gánh nặng về chi ph và tăng doanh thu. Tuy nhiên Công ty chƣa sử dụng đòn bẫy tài ch nh để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tuy không phải chi trả chi ph tài ch nh, nhƣng Công ty lại mang gánh nặng về