2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu đƣợc sử dụng cho việc nghiên cứu đề tài là số liệu thứ cấp tại cơng ty từ năm 2011 đến năm 2013 và số liệu 6 tháng đầu năm 2014 bao gồm: Bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng chi tiết một số sổ sách kế tốn, chứng từ.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
- So sánh trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế để xác định mức biến động về khối lƣợng, quy mơ của hiện tƣợng kinh tế. Đồng thời so sánh số tƣơng đối giữa các chỉ số của kỳ phân tích so với kỳ gốc để cho thấy đƣợc tốc độ tăng trƣởng của chỉ tiêu kinh tế.
- Nghiên cứu thực trạng cơng tác kế tốn tiêu thụ hàng hĩa và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty.
- Phân tích nguyên nhân ảnh hƣởng đến hiệu quả của cơng tác kế tốn tại cơng ty. Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại PHẦN MỀM KẾ TỐN (Máy vi tính) Sổ kế tốn
-Báo cáo tài chính
-Báo cáo kế tốn quản trị
34 - Phƣơng pháp kế tốn:
+ Thu thập thơng tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận kinh doanh phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh.
+ Hệ thống hĩa thơng tin về giá vốn hàng bán, các loại chi phí, doanh thu. + Xác định giá trị hàng hĩa xuất kho.
+ Cơng tác kế tốn của cơng ty đƣợc thực hiện dựa trên chứng từ gốc, từ đĩ kế tốn tiến hành ghi sổ tổng hợp và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đĩ tổng hợp kết quả kinh doanh trong kỳ và lập báo cáo tài chính
35
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH THÀNH
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Bên cạnh các cơng ty, tập đồn đồ sộ và danh tiếng thì bất kỳ nƣớc nào cũng tồn tại một số lƣợng đáng kể các DNN&V. Tại Việt Nam, các DNN&V đĩng vai trị rất quan trọng trong nền kinh tế. Họ là khối Doanh nghiệp làm ra của cải và tạo ra rất nhiều cơng ăn, việc làm cho ngƣời lao động. Cơng ty TNHH Minh Thành tại Cần Thơ là một trong số đĩ.
Cơng ty TNHH Minh Thành với tiền thân là phân xƣởng sản xuất tấm trần Thanh Vân. Sau một thời gian hoạt động cĩ hiệu quả và tạo đƣợc chỗ đứng nhất định, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng cũng nhƣ mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh cho cơng ty, Thanh Vân quyết định thành lập cơng ty TNHH Minh Thành với tên gọi đầy đủ là: Cơng ty TNHH SX – TM – DV Minh Thành.
Cơng ty đƣợc thành lập theo quyết định số 00097/QĐCTUB do Ủy ban Nhân dân Thành phố Cần Thơ cấp ngày 05/01/2000, giấy phép hoạt động kinh doanh số 5702000047 do Sở kế hoạch đầu tƣ cấp ngày 09/01/2001.
Địa điểm sản xuất kinh doanh: 101 Tầm Vu, phƣờng Hƣng Lợi, quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.
Mã số thuế: 1800402172 Số điện thoại: 07103.840.313 Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng.
Giám đốc cơng ty: Ơng Nguyễn Văn Ngắt.
3.2 NGÀNH NGHỀ VÀ LĨNH VỰC KINH DOANH
Trong những năm đầu thành lập, song song với hoạt động sản xuất và kinh doanh tấm trần thì cơng ty cịn cĩ hoạt động vận tải và thi cơng cơng trình. Đội vận tải chuyên vận chuyển hàng hĩa và hành khách; đội thi cơng chuyên về thi cơng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp nhẹ theo sự điều phối của Giám đốc. Do hoạt động khơng mấy hiệu quả nên từ năm 2007, cơng ty đã cắt bỏ hai hoạt động này.
36
Hiện nay, lĩnh vực chính của Minh Thành là sản xuất và buơn bán tấm đĩng trần bằng nhựa PVC. Sản phẩm đƣợc phân phối thơng qua các đại lý, cửa hàng vật liệu xây dựng và bán trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng ở Cần Thơ.
Trần nhựa là các tấm nhựa ghép mí lại với nhau, cĩ nhiều màu sắc để lựa chọn, để cách âm, cách nhiệt ngƣời ta sẽ bỏ xốp lên trên. Trần nhựa cĩ ƣu điểm là đẹp, nhẹ, khơng sợ bị ố do mái dột, giá thành rẻ nhƣng khơng bền (khoảng 5 năm nhựa sẽ bị lão hĩa).
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Tổ chức bộ máy quản lý cơng ty là việc bố trí, sắp xếp mọi ngƣời trong cơng ty vào những vai trị, những cơng việc cụ thể. Nĩi cách khác, tổ chức là tổng thể những trách nhiệm hay vai trị đƣợc phân chia cho nhiều ngƣời khác nhau nhằm đạt đƣợc mục tiêu và nhiệm vụ chung.
Minh Thành cĩ cấu trúc tổ chức đơn giản chỉ nhằm thực hiện chức năng kế tốn cịn các chức năng quản trị khác (tài chính, nhân sự, Marketing, chiến lƣợc,..) khơng cĩ bộ phận đảm nhận. Quyền quyết định mọi vấn đề tập trung vào chủ doanh nghiệp, cơ chế quản lý chủ yếu dựa trên sự thuận tiện, phụ thuộc lớn vào năng lực và kinh nghiệm của chủ doanh nghiệp.
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý cơng ty Hội đồng thành viên
Nhân danh cơng ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cơng ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và chủ sở hữu cơng ty về việc thực hiện các quyền và
PHỊNG KẾ TỐN PHÂN XƢỞNG SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
37
nhiệm vụ đƣợc giao theo qui định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật cĩ liên quan.
Giám đốc
Là ngƣời điều hành hoạt động hàng ngày của cơng ty, quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
Cĩ nhiệm vụ xây dựng phƣơng hƣớng sản xuất kinh doanh, chƣơng trình hoạt động từng thời kỳ cũng nhƣ quy chế làm việc trong cơng ty, kiến nghị phƣơng án cơ cấu tổ chức cơng ty.
Ngồi ra, Giám đốc cịn cĩ nhiệm vụ xem qua và ký vào các chứng từ, các báo cáo của cơng ty; xét duyệt và quyết tốn, phân phối lợi nhuận cho các thành viên trong cơng ty.
Các quyền và nghĩa vụ khác qui định tại điều lệ cơng ty và pháp luật cĩ liên quan. Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Phịng kế tốn
Chức năng: quản lý tài chính, kế tốn cho cơng ty; Tƣ vấn cho ban lãnh đạo cơng ty về lĩnh vực tài chính.
Nhiệm vụ:
– Thực hiện tồn bộ cơng việc của kế tốn nhƣ: kế tốn tiền mặt, kế tốn chi phí, kế tốn giá thành,…
– Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế tốn của cơng ty.
– Làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội với các vấn đề cĩ liên quan đến cơng việc kế tốn – tài chính của cơng ty.
– Đảm bảo an tồn tài sản của cơng ty về mặt giá trị,… Phân xưởng sản xuất
Phân xƣởng sản xuất tấm trần nhựa đƣợc đặt tại 101 Tầm Vu, phƣờng Hƣng Lợi, quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ. Phân xƣởng cĩ các quyền và nhiệm vụ sau đây:
38
– Đƣợc tồn quyền tính giá thành sản phẩm theo từng thời điểm và định giá bán theo thị trƣờng sao cho cĩ lợi nhuận.
– Đƣợc tuyển chọn cơng nhân theo kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. – Đƣợc tồn quyền tìm kiếm thị phần trong và ngồi thành phố.
– Cĩ trách nhiệm chấp hành sự chỉ đạo của quản đốc phân xƣởng và Giám đốc cơng ty. Tuân thủ, chấp hành đúng luật lao động đối với ngƣời lao động. Ngồi các lao động trực tiếp tham gia tạo ra sản phẩm cịn cĩ những nhân viên quản lý, phục vụ khác tại phân xƣởng của Minh Thành nhƣ: quản đốc phân xƣởng, nhân viên KCS, nhân viên kỹ thuật cơ điện và nhân viên tạp vụ. Trong đĩ:
Quản đốc
Kiểm sốt tất cả các hoạt động sản xuất của cơng ty một cách chặt chẽ và cĩ hiệu quả.
Chủ động trong việc lập kế hoạch nhân sự để bổ sung kịp thời lao động cho sản xuất.
Tƣ vấn cho ban Giám đốc cơng ty về chiến lƣợc hoạt động sản xuất để đạt hiệu quả tốt nhất.
Chịu trách nhiệm trong việc quản lý, nắm bắt tình hình lao động của nhân viên tại phân xƣởng.
Tham mƣu với cấp trên về việc thay đổi qui trình sản xuất nhằm tăng năng suất.
Nhân viên KCS
Kiểm tra qui trình quản lý chất lƣợng trong quá trình sản xuất.
Quản lý và giám sát việc thực hiện nội qui về cấp phát vật tƣ, nguyên phụ liệu sản xuất.
Phát hiện kịp thời những sai hỏng và đề xuất biện pháp sửa chữa.
Lập biên bản những trƣờng hợp sai qui trình kỹ thuật và qui rõ trách nhiệm thuộc về ai.
Đánh giá cụ thể tình hình chất lƣợng sản phẩm trƣớc khi xuất xƣởng. Tham gia giải quyết đơn khiếu nại của khách hàng về chất lƣợng sản phẩm.
39
Chịu trách nhiệm sửa chữa, thay thế linh kiện, lắp đặt mới các thiết bị cơng nghệ, máy mĩc phục vụ cho sản xuất trong phân xƣởng.
Chịu trách nhiệm vận hành, bảo quản, bảo dƣỡng máy phát điện.
Chịu trách nhiệm lắp đặt, thay thế, sửa chữa những thiết bị hỗ trợ cho sản xuất kinh doanh nhƣ: hệ thống cung cấp nƣớc sinh hoạt, nƣớc phục vụ sản xuất, hệ thống thốt nƣớc của nhà xƣởng, các cơng cụ dụng cụ phịng cháy chữa cháy, cơng cụ bảo vệ an tồn cho ngƣời lao động, cơng cụ phục vụ bếp ăn tập thể,… Chịu trách nhiệm theo dõi, lên kế hoạch và tiến hành việc bảo trì, bảo dƣỡng các máy mĩc, thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chịu trách nhiệm lập hệ thống sổ theo dõi về lịch sử máy, quá trình bảo trì, bảo dƣỡng để lƣu trữ và sử dụng khi cần thiết.
Nhân viên tạp vụ: phục vụ bữa ăn trƣa cho nhân viên và chịu trách nhiệm về việc dọn dẹp, vệ sinh tồn phân xƣởng.
Sơ đồ 3.2: Hoạt động sản xuất và kinh doanh
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN 3.4.1 Cách thức tổ chức 3.4.1 Cách thức tổ chức
Cơng ty hiện cĩ duy nhất 1 kế tốn giữ vai trị kế tốn Trƣởng tại phịng kế tốn. Do đĩ, vị kế tốn Trƣởng này cĩ trách nhiệm phải giải quyết tất cả các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày trong tồn cơng ty với tƣ cách là một kế tốn Trƣởng và đồng thời cũng là một kế tốn viên với các phần hành kế tốn khác nhau. Cụ thể:
Kế tốn trƣởng: điều hành mọi hoạt động trong phịng kế tốn, cĩ nhiệm vụ kiểm tra và tổ chức chỉ đạo cơng tác kế tốn; tổ chức ghi chép, tính tốn, theo dõi các sổ sách chứng từ, phản ánh chính xác, đầy đủ tồn bộ tài sản và phân tích
Nhập kho nguyên vật liệu liệu Xuất kho nguyên vật liệu liệu Máy tạo thành sản phẩm Máy in vân- Tạo bĩng Nhập kho Đĩng gĩi Xuất bán
40
tình hình kinh doanh của cơng ty…; Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và pháp luật Nhà nƣớc về các mặt hoạt động tài chính.
Kế tốn vật tƣ: theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, hàng hĩa.
Kế tốn cơng nợ: theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng và nhà cung cấp.
Kế tốn bán hàng: cĩ trách nhiệm trực điện thoại, ghi chép hĩa đơn do khách hàng đặt, sau đĩ chuyển vào cho thủ kho giao hàng theo qui cách mà khách hàng đã yêu cầu.
Kế tốn tiền lƣơng: thực hiện chấm cơng, tính lƣơng phải trả cho ngƣời lao động và trích các khoản theo lƣơng theo tỷ lệ qui định.
Kế tốn tài sản cố định: theo dõi tình hình mua sắm, sửa chữa tài sản cố định, tiến hành tính và phân bổ khấu hao hàng tháng cho các bộ phận, các hoạt động liên quan đến thanh lý, nhƣợng bán tài sản,…
Kế tốn giá thành: tổ chức tập hợp và phân bổ từng loại CPSX theo đúng đối tƣợng tập hợp CP và đúng đối tƣợng tính giá thành, vận dụng phƣơng pháp tính giá thành thích hợp để tính giá thành và giá thành đơn vị thực tế theo đúng khoản mục qui định và đúng kỳ tính giá thành, lập các báo cáo về CPSX và giá thành SP,…
Kế tốn thuế: theo dõi tình hình thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra, kê khai và khấu trừ thuế; xác định thuế thu nhập doanh nghiệp và nộp thuế,…
Thủ quỹ: cĩ trách nhiệm bảo quản tiền mặt của cơng ty, thực hiện nghiệp vụ thu chi theo chứng từ hợp lý, hợp lệ. Hàng ngày, thủ quỹ kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và đối chiếu với kế tốn.
3.4.2 Chế độ kế tốn
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế tốn theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính.
Kỳ kế tốn năm bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dƣơng lịch hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”).
41
Hình thức ghi sổ kế tốn: áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ kết hợp với hình thức kế tốn trên máy vi tính (cơng ty hiện đang sử dụng phần mềm Unesco để hỗ trợ cho cơng tác kế tốn).
Phƣơng pháp hạch tốn hàng tồn kho: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp xuất kho: nhập trƣớc – xuất trƣớc.
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đƣờng thẳng. Phƣơng pháp hạch tốn thuế giá trị gia tăng: phƣơng pháp khấu trừ thuế.
3.4.3 Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khĩa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Cĩ và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cái tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Cĩ của tất cả các tài khoản trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dƣ Nợ và tổng số dƣ Cĩ của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
3.5 SƠ LƢỢC VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY TỪ NĂM 2011 ĐẾN NĂM 2013 2011 ĐẾN NĂM 2013
42
Bảng 3.1: BẢNG TĨM TẮT KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CƠNG TY TNHH MINH THÀNH (Giai đoạn 2011-2013)
Stt Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
1
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4.274.064.975 3.430.125.653 4.261.236.326 (843.939.322) (19.75) 831.110.673 24,23
2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - - - -
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.274.064.975 3.430.125.653 4.261.236.326 (843.939.322) (19.75) 831.110.673 24,23 4 Giá vốn hàng bán 3.962.834.092 3.060.951.699 3.890.162.018 (901.882.393) (22,76) 829.210.319 27,09 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 311.230.883 369.173.954 371.074.308 57.943.071 18.62 1.900.354 0,51
6 Doanh thu hoạt động tài chính - - - - - - -
7 Chi phí tài chính - - - - - - -
8 Chi phí quản lý kinh doanh 237.791.304 281.954.246 302.821.256 44.162.942 18.57 20.867.010 7,40
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 73.439.579 87.219.708 68.253.052 13.780.129 18,76 (18.966.656) (21,75)