- Phòng kế toán: Có nhiệm vụ làm công tác quản lý toàn dịên về tài chính, thu thập
2.2.2.Thực trạng kế toán bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty
Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty cổ phần Xây Dựng và Thương mại Tuyết Phong
- Bộ phận bán hàng tìm kiếm khách hàng theo tuyến trên địa bàn được giao, thỏa thuận giá, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký hợp đồng bán (nếu có)
- Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho (3 liên)
- Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi đã được lập và ký của bộ phận lập phiếu sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than lên viết):
+ Liên 1: Lưu tại quyển gốc + Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hóa đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng số tiền thanh toán, chiết khấu (nếu có), thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
- Hóa đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho được duyệt của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bộ phận đó và Giám đốc hoặc Phó giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì kế toán trưởng (hoặc kế toán công nợ) kiểm tra việc thu tiền trước khi ký duyệt đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã được ký duyệt ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký của thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. Một liên của phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng
TH1: Bán hàng hóa đã thu tiền
Sơ đồ 2.1:sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng hóa đã thu tiền và vào sổ sách kế toán (phụ lục 02)
Ví dụ: Ngày 22/01/2015, công ty cổ phần gạch Khang Minh mua 100.000 viên gạch 6 lỗ tròn của công ty theo hóađơn số 0000039, đơn giá 2.600 đồng/viên, đã thu bằng tiền mặt, VAT 10%
a.Nợ TK 111: 286.000.000 Có TK 511: 260.000.000 Có TK 3331: 26.000.000
- Công ty áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ để tính giá hàng xuất kho vì vậy khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán hàng hoa thì theo phương pháp này kế toán chỉ theo dõi số lượng hàng xuất bán và đến cuối tháng mới tính giá vốn hàng bán dựa trên đơn giá bình quân cả kỳ của hàngđó. Giáđơn vị bình quân cả kỳ của gạch 6 lỗ tròn là 1.800 đ/viên. Kế toánđịnh khoản:
b. Nợ TK 632: 180.000.000 Có TK 1561: 180.000.000 Chứng từ sử dụng:
- Phiếu Xuất kho số23(phụ lục 03)
- Biên bản giao nhận hàng hóa(phụ lục 04)
- Phiếu Thu số 003 (phụ lục 05)
- Hóa đơn GTGT số 0000039 (phụ lục (06) Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ nhật ký chung (phụ lục 2.1)
- Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ chi tiếtbán hàng(phụ lục 2.5)
Công ty căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa 2 đơn vị, bộ phận bán hàng nhậnđơn hàng và lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho cho các khoản mục sau:
+ loại hàng: gạch 6 lỗ tròn
+ Số lượng vàđơn giá, tổng giá trị: Ghi trong hóađơn GTGT + Phương thức thanh toán: Tiền mặt
Sau khi phiếu nàyđược lập, bộ phận bán hàng ký duyệt và chuyển cho bộ phận kế toán để viết hóađơn GTGT. Phiếu xuất kho và hóađơn GTGT là chứng từ phản ánh số lượng, giá trị hàng hóa xuất bán, là căn cứ để thủ kho xuất hàng ghi thẻ kho và thủ tục có liên quan trong quá trình bán hàng, tổng giá thanh toán còn là căn cứ để tính doanh thu, thuế GTGT. Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hóa đơn GTGT theo mẫu số 01 GTGT -3LT. Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho và hóađơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần vàđược luân chuyển như sau:
+ Đối với Phiếu xuất kho: Liên 1 lưu tại gốc, thủ kho ký vào 2 liên còn lại trong đó liên 3 giao cho người nhận, liên 2 giữ lại ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán.
+ Đối với hóađơn GTGT Liên 1 lưu tại quyển hóađơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán
Sau đó phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
Tiếpđến, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi thủ kho nhậnđược hóađơn GTGT và phiếu đềnghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho. Một liên của phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng hoặc lái xe để ra cổng.
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng vàđược chi tiết theo từng loại hàng hóa. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hóađơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Nhân viên bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và chuyển hàng, khách hàng nhận hàng và các chứng từ sau đó làm thủ tục thanh toán, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Liên 2: Giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ tiền mặt và chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán tiền mặt.
+ Liên 3: Giao cho khách hàng.
Sau khi đầyđủ các nội dung và ký, kế toán chuyển 3 liên cho kế toán trưởng hoặc giám đốc ký duyệt sau đó nhận lại 3 liên và lưu liên 1. Hai liên còn lại giao cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận và người nộp tiền giữ lại liên 3. Thủ quỹ dùng liên 2 để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán tiền mặt.
Trên phần mềm kế toán Misa:
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm như sau:
Phân hệ bán hàng -> Bán hàng thu tiền ngay-> Nhập liệu:
+ Thông tin chung: Chọn đối tượng đã được mã hóa “CT_ KHANGMINH”, địa chỉ tự cập nhật, diễn giải “Bán hàng cho công ty Khang Minh”.
+ Điền các thông tin chứng từ như ngày tháng , ký hiệu, số hóa đơn.
+ Thông tin hàng tiền: Chọn các mã hàng “GACH6LO”; các chỉ tiêu như diễn giải, kho, TK nợ, TK có, đơn vị tính phần mềm tự cập nhật căn cứ vào khai báo báo ban đầu. Nhập vào cột số lượng là 100.000; cột đơn giá là 2.600 đồng
cần chọn TK kho là “156”.
Kế toán sau khi kiểm tra tất cả các thông tin thì chọn “Cất” để lưu dữ liệu và “In” -> Hóa đơn GTGT , phiếu thu (Phụ lục 05)
Kết thúc quá trình nhập liệu, phần mềm MISA sẽ tự cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1), sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.2), sổ cái TK 111(Phụ lục
2.3), sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết bán hàng(Phụ lục 2.5), riêng sổ cái TK 632 và TK
156 phần mềm sẽ cập nhật cột “số tiền” tại thời điểm cuối tháng.
TH2: Bán hàng hóa chưa thu tiền
Cũng tương tự như trường hợp bán hàng hóa đã thu tiền chỉ khác ở chỗ là sau khi nhận hàng khách hàng chưa thanh toán tiền hàng kế toán công nợ ghi sổ công nợ.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng chưa thu tiền và vào sổ sách kế toán (phụ lục 02)
Ví dụ: Ngày 26/01/2015 công ty cổ phần Trung Kiên mua 50.000kg sắt xây dựng theo hóađơn số 0000042, đơn giá là 13.910đ/kg, công ty chưa thanh toán tiền hàng, VAT 10%.
a. Nợ TK 131: 765.050.000 Có TK 511: 695.500.000 Có TK 3331: 69.550.000
- Công ty áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ để tính giá hàng xuất kho vì vậy khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán hàng hóa kế toán chỉ theo dõi số lượng hàng xuất bán và đến cuối tháng mới tính giá vốn hàng bán dựa trên giáđơn vị bình quân cả kỳ của hàng hóađó. Giáđơn vị bình quân cả kỳ của sắt xây dựng các loại là 9.850 đ/kg. Kế toánđịnh khoản:
b. Nợ TK 632: 492.500.000 Có TK 156: 492.500.000 Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho số32(phụ lục07)
- Hóađơn GTGT số 0000042(phụ lục08) Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng
- Sổ cái TK 156, 632, 511, 131
Trên phần mềm kế toán Misa:
- Khi nhận được phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất ,thủ kho căn cứ xuất kho và giao hàng cho khách. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ như đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho tiến hành nhập liệu như sau:
- Phân hệ bán hàng -> Bán hàng chưa thu tiền -> Nhập liệu:
+ Thông tin chung: Chọn đối tượng đã được mã hóa “CT_TRUNG KIEN”, địa chỉ tự cập nhật, diễn giải “Bán hàng cho công ty Trung Kiên”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Điền các thông tin chứng từ như ngày tháng , ký hiệu, số hóa đơn.
+ Thông tin hàng tiền: Chọn các mã hàng “SAT XD”; các chỉ tiêu như diễn giải, kho, TK nợ, TK có, đơn vị tính phần mềm tự cập nhật căn cứ vào khai báo ban đầu. Nhập vào cột số lượng lần lượt là 50.000 đồng, cột đơn giá lần lượt là 13.910 đồng
- + Thông tin thuế, giá vốn: hầu hết các chỉ tiêu phần mềm đều tự cập nhật, chỉ cần chọn TK kho là “156”.
- Kế toán sau khi kiểm tra tất cả các thông tin thì chọn “Cất” để lưu dữ liệu và chọn “In” -> Hóa đơn GTGT (Phụ lục 08).
- Sau khi kết thúc quá trình nhập liệu, phần mềm MISA sẽ tự cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1), sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.2), sổ cái TK 131 (Phụ lục 2.4), sổ chi tiết bán hàng , sổ chi tiết TK131, riêng sổ cái TK 632 (Phụ lục 2.6) và TK 156 (Phụ lục 2.7) phần mềm sẽ cập nhật cột “số tiền” tại thời điểm cuối tháng khi kế toán thực hiện thao tác tính giá xuất kho (do Công ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ). *Các trường hợp phát sinh:
- Ví dụ: ngày 29 tháng 01 năm 2015 Công ty xuất bán cho công ty thiết bị điện và hệ thống tự động hóa 5000 viên gạch 6 lỗ tròn với tổng giá thanh toán 14.300.000 đồng (VAT 10%). Khách hàng nhận nợ.
- Ngày 30 tháng 01 năm 2015, công ty thiết bị điện và hệ thống tự động hóa nhận được hàng. Tuy nhiên, do hàng không đúng quy cách mà công ty này đã yêu cầu là gạch 6 lỗ vuông nên trả lại hàng, hai bên chấp nhận làm biên bản trả lại hàng hóa, Công ty thiết bị điện và hệ thống tự động hóa chuyển trả lại toàn bộ số hàng cùng hóa đơn GTGT, công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuyết Phong đã nhập kho số hàng đầy đủ.
Ngày 30/01/2015
- Căn cứ vào biên bản trả lại hàng hóa(phụ lục 09),hóa đơn GTGT(phụ lục
10) và phiếu nhập kho(phụ lục 11) kế toán hạch toán:
Nợ TK 511: 13.000.000 Nợ TK 3331: 1.300.000
Có TK 131TĐH: 14.300.000 Nợ TK 156: 12.000.000
Có TK 632: 12.000.000
- Khi hạch toán trên phần mềm, ngày 29/01/2015, kế toán vào phân hệ Bán hàng- Bán hàng chưa thu tiền ghi nhận doanh thu như bình thường. Ngày 30/01/2015 kế toán vào phân hệ Bán hàng-Hàng bán bị trả lại, giảm giá và ghi đầy đủ chi tiết số liệu cần thiết vào phần hóa đơn, phiếu nhập.