ảnh hưởng tới tổ chức kê toán chi phí và tính gía thành tại các doanh nghiệp thuộc công ty cổ phần VỈNAFCO
Công ty cổ phần VINAFCO với bề dầy lịch sử về kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá, công ty đã không ngừng phát triển và xây dựng một hệ thống các doanh nghiệp trực thuộc kinh doanh dịch vụ vận tải đa phương thức: vận tải bộ, vận tải thuỷ, vận tải đường sắt,...Mỗi doanh nghiệp trực thuộc đảm nhiệm chuyên
môn hoá về từng loại hình phương thức vận tải như: Công ty vận tải biển cung cấp
dịch vụ vận tải biển, công ty TNHH tiếp vận VINAFO cung cấp dịch vụ vận tải bộ, sắt,...Tại các doanh nghiệp này cung cấp dịch vụ vận tải dưới hai hình thức chủ yếu là:
Đảm bảo dịch vụ vận tải hàng hoá trọn gói: tức là từ cung cấp phương tiện vận tải cho đến mọi dịch vụ khác kèm theo.
Tổ chức cung cấp dịch vụ vận tải hàng hoá dưới dạng đại lý vận tải. Như vậy, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải của các đơn vị vận tải
+ Bước 3: Lập kế hoạch điều vận: Công ty có thể vận chuyển hàng hoá bằng
phương tiện của mình hoặc thuê đơn vị vận tải khác vận chuyển. + Bước 4: Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch vận chuyển.
+ Bước 5: Thanh lý hợp đồng vận chuyển: tiến hành khi kết thúc quá trình vận chuyến hàng hoá.
Thứ hai, về phương tiện vận tải: các công ty đều được trang bị các phương
tiện để vận chuyển hàng hoá khác nhau: ôtô, tầu biển để đảm bảo vận chuyển hàng hoá đảm bảo, an toàn. Ngoài ra, trong những trường hợp cần thiết công ty có
thể thuê thêm phương tiện. Như công ty vận tải biển VINAFCO thuê định hạn 50 chỗ của công ty vận tải biển VINALINE,....
Thứ ba, Việc khai thác và vận chuyển hàng hóa của công ty phụ thuộc khá
lớn vào điều kiện cơ sở hạ tầng( đường xá, cầu phà,...) và điều kiện môi trường, khí hậu.
Thứ tư, Sản phẩm của công ty cung cấp là sản phẩm đặc biệt - không có
hình thái vật chất cụ thể và chỉ được tiến hành sản xuất khi có đơn đặt hàng ( hợp đồng vận chuyển ký kết) và tiêu thụ ngay.
Từ đặc điểm tổ chức kinh doanh như trên đã chi phối và ảnh hưởng trực tiếp đến tính chất chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp này. Qua khảo sát tại một số doanh nghiệp thuộc công ty cổ phần VINAFCO, chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ chủ yếu được phân loại theo công dụng kinh tế và nội dung chi phí
Đối với hình thức vận chuyển hàng hoá, chi phí dịch vụ vận tải được phân thành các khoản mục như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm giá trị nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình vận tải là nhiên liệu (xăng, dầu).
- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản lương phải trả cho tổ lái
( Lái
xe, thuỷ thủ tầu, phụ xe, tầuvà các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn).
- Chi phí sản xuất chung gồm:
+ Chi phí khấu hao phương tiện vận tải, tài sản cố định phòng vận tải. + Chi phí săm lốp, bảo dưỡng xe...
+ Chi phí sửa chữa phương tiện (sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên). + Chi phí mua phí giao thông và bảo hiểm phương tiện.
+ Chi phí bồi thường thiệt hại khi xảy ra tai nạn.
+ Các chi phí khác: chi phí bốc xếp, lưu kho bãi hàng hoá,....
hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàng, nhưng doanh nghiệp vận tải không trực tiếp thực hiện hợp đồng mà chuyển hợp đồng cho doanh nghiệp khác thực hiện. Hình thức đại lý vận tải, chi phí phát sinh liên quan chỉ là các chi phí môi giới, ký kết hợp đồng. Do vậy, đây thực chất là hoạt động thương mại trong các doanh nghiệp vận tải. Hình thức vận tải này trong công ty cổ phần VINAFCO
chủ yếu thực hiện với loại hình vận tải đường sắt và vận tải bằng đường hàng không
Việc phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí của các doanh nghiệp kinh doanh vận tải thuộc công ty cổ phần VINAFO tạo điều kiện thuận lợi
cho việc hạch tóan chi phí sản xuất, giúp kế toán tính toán nhanh và chính xác giá
thành dịch vụ vận tải hàng hoá. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc phân loại chi phí này mới chỉ dừng lại ở việc phục vụ công tác hạch toán và lập báo cáo tài chính mà chưa quan tâm đến phân loại chi phí phục vụ cho quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Hiện nay chưa có doanh nghiệp nào trong công ty phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí ( chi phí khả biển, chi phí bất biến, chi phí hỗn hợp) hay phân
loại chi phí cho việc lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh ( chi phí cơ hội, chi
phí chìm) khi quyết định hay từ chối đơn đặt hàng vận chuyển. Do đó chất lượng thông tin phục vụ cho quản trị doanh nghiệp còn hạn chế.
2.2.2. Thực trạng tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụvận tải hàng hoá tại các doanh nghiệp thuộc công ty cổ phần VINAFCO vận tải hàng hoá tại các doanh nghiệp thuộc công ty cổ phần VINAFCO
2.2.2.1. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải, tại các doanh nghiệp vận tải trực thuộc công ty cổ phẩn VINAFCO sử dụng các tài khoản:
- Tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Tài khoản 622 - Chi phí nhân công trực tiếp - Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung
- Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111,112, 141, 152,... Các tài khoản chi phí trên được mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Cụ thể:
Định mức nhiên liệu
HOWO( Đầu kéo)
Điêu kiện bình thường
Chạy có hàng (lít/lOOOTK Ma nơ (lít/giờ Chạy vo (lít/giờ) Cự ly gần (lít/giờ) - Tầu VINAFC025 - Tầu VINAFC026
* Tại công ty TNHH vận tải biển VINAFCO, chi tiết các tài khoản chi phí cho từng tầu cụ thể:
+ Tầu VINAFCO 25: TK 621025, 622025, 627025, + Tầu VINAFCO 26: TK 621026, 622026, 627026,
2.2.22. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và sổ sách kế toán
Tại công ty cổ phần VINAFCO và các doanh nghiệp trục thuộc sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bao gồm các chứng từ liên quan đến các yếu tố chi phí như nhiên liệu, nhân công, khấu hao TSCĐ, chi phí săm lốp, chi phí bằng tiền khác,... đầy đủ, đảm bảo đúng mẫu và các yêu cầu theo quy định của chế độ kế toán, của luật kế toán về chứng từ kế toán.
* về lao động - tiền lương: Bảng chấm công:; Bảng thanh toán tiền lương; Biên
bản điều
tra tai nạn lao động
* về tiền tệ: Phiếu thu.; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng,....
* Các chứng từ khác: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyên
nội bộ ; Hoá đơn GTGT; vé cầu phà,
* Hệ thống sổ sách kế toán phục vụ cho hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải hao gồm:
- Sổ chi tiết: gồm các sổ chi tiết, bảng theo dõi chi phí sản xuất phát sinh cho
từng đối tượng tập họp chi phí, bảng phân bổ các khoản mục chi phí. - Sổ tổng hợp: Bao gồm sổ cái các tài khoản 621, 622, 627, 154,....
22.2.3. Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp tliuộc công tỵ cổ phần VINAFCO
222.3.1. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp thuộc công ty cổ phần VINAFCO
Việc xác định đúng đối tượng tính hạch toán chi phí sản xuất là công việc đầu tiên trong công tác hạch toán chi phí sản xuất dịch vụ và được các doanh nghiệp hết sử quan tâm. Xuất phát từ quy trình sản xuất dịch vụ, đặc điểm tổ chức
sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần VINAFCO, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được các doanh nghiệp trực thuộc xác định như sau:
* Đối với hình thức vận chuyển hàng hoá: tập hợp theo từng phương thức vận
tải, cụ thể:
51 Phương thức vận tải biển ( chuyên sâu về phương thức vận tải này là Công ty TNHH vận tải biển VINAFCO): Doanh nghiệp tổ chức sản xuất kinh doanh bố trí theo từng đội tầu thì đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng con tầu cụ thể.
Đây cũng là phương thức vận tải sẽ được nghiên cứu sâu trong luận văn này. * Đối với hình thức đại lý vận tải hàng hoá: tất cả các doanh nghiệp thuộc công
ty cổ phần VINAFCO đều thực hiện hình thức đại lý này và đối tượng tập hợp chi
phí sản xuất là từng họp đồng vận tải cụ thể.
Trên cơ sở đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã được xác định, kế toán tại các doanh nghiệp này sử dụng các phương pháp hạch toán chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí, chi phí phát sinh liên quan đến đối tượng nào thì hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó. Với các chi phí chung phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng thì tập họp sau đó tiến hành phân bổ cho từng đối tượng theo các tiêu thức phù hợp.
Trình tự hạch toán các khoản chi phí sản xuất dịch vụ tại các doanh nghiệp thuộc công ty cổ phần VINAFCO diễn ra như sau:
2.2.2.32. Kế toán chi phí nhiên liệu trực tiếp
Trong ngành vận tải nói chung, chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành vận tải. Do đó các doanh nghiệp vận tải đã xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng loại phương tiện để quản lý chặt chẽ chi phí nhiên liệu. Định mức tiêu hao nhiên liệu phụ thuộc và rất nhiều yếu tố: Phương tiện mới, cũ, trọng
tải chuyên chở, đi trên các loại đường hay trong điều kiện thời tiết khác nhau ,... . Chi phí nhiên liệu tiêu hao của các đầu xe, tầu tham gia vào hành trình vận chuyển được tính trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu của các loại xe, tầu và được hạch toán vào TK 621” Chi phí nhiên liệu trực tiếp”- Chi tết chi từng đối tượng.
* Tại công ty TNHH tiếp vận VĨNAFCO: Chi phí nhiên liệu phát sinh là chi phí
nhiên liệu (xăng, dầu nhờn) được xác định căn cứ theo định mức tiêu hao nhiên liệu của phương tiện vận tải. Định mức tiêu hao nhiên liệu thường được tính trước
căn cứ vào số km đường xe lăn bánh. Nếu địa bàn vận chuyển là miền núi, định mức tiêu hao được quy đổi từ đường đồng bằng sang. Với mỗi phương tiện vận
Biểu 2.1. Định mức tiêu hao nhiên liệu cho các loại xe vận tải
52 * Tại công ty TNHH vận tải biển VINAFCO: Chi phí nhiên liệu trực tiếp phát sinh là nhiên liệu (dầu diezen, dầu nhờn) và được xác định theo định mức tiêu hao
nhiên liệu cho các loại phương tiện vận tải thuỷ cụ thể cho từng tầu. Định mức nhiên liệu tiêu hao đối với các tầu chuyên chở hàng hoá phụ thuộc vào yếu tố trọng tải và đặc biệt phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thời tiết.
Bảng 2.2: Định mức tiêu hao nhiên liệu cho các phương tiện vận tải thuỷ
Khi phát sinh hợp đồng vận chuyển, phòng kế hoạch kinh doanh giao nhiệm
vụ cho từng đội vận tải ( đối với vận tải bằng phương tiện ô tô) hoặc cho từng đội
tầu ( đối với vận tải bằng phương tiện tầu) với từng tuyến đường hay hành trình tầu có tính toán cụ thể số km hành trình và căn cứ tạm tĩnh số nhiên liệu tiêu hao để chuyển xuống cho phòng kế toán tạm ứng cho lái xe, tầu tiền để mua nhiên liệu trong chuyến đi. Khi hợp đồng thực hiện xong, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ
tính ra mức tiêu hao nhiên liệu thực tế cho đội xe, đoàn tầu.
- Chi phí nhiên liệu tiêu hao cho đội vận tải ô tô sẽ đuợc tính theo công thức
Chi phí Số nhiên liêu cho lkm Số km
Đơn giá thưc tế
nhiên liệu = đường X đường xe X
1 lít nhiên liêu
tiêu hao (định mức từng xe) lăn bánh
Cự ly vận chuyển Cự ly vận chuyển nhiên liệu tiêu hao định mức cho X 1000 TKm vận chuyên X (TKm) thực tê 1 lít nhiên liêu + Theo giờ máy nố (cả đi và về):
Chi phí nhiên liệu = tiêu hao Số giờ máy nô X (giờ) Số nhiên liệu định mức cho X 1 giờ máy nổ Đơn giá thực tế 1 lít nhiên liệu
Sau đó, phòng kế hoạch kinh doanh lập bảng tổng hợp nhiên liệu tiêu hao chuyển cho phòng kế toán. Phòng kế toán tiến hành tổng hợp chi phí nhiên liệu cho từng đội xe và đội tầu, ghi chứng từ ghi sổ ( Biểu 2.3 và Biểu 2.16 - Phụ lục ) và đồng thời lập sổ chi tiết nhiên liệu trực tiếp ( Biểu 2.4; Biểu 2.17 - Phụ lục). Từ chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái TK 621” Chi phí nhiên liệu trực tiếp” (
Biểu 2.5 ; Biểu 2.18 - Phụ lục).
2.2.2.33. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Tại các doanh nghiệp vận tải thuộc công ty cổ phần VINAFCO nói chung, chi phí nhân công trực tiếp thường chiếm tỷ trọng từ 20% đến 30% trong tổng giá thành dịch vụ. Chi phí nhân công trực tiếp cũng được tập hợp cho từng đội vận tải hay từng đội tầu, bao gồm:
+ Tiền lương phải trả tổ lái (lái xe, thuỷ thủ tầu, phụ lái) + Các khoản trích theo lương
+ Tiền ăn trưa ( chi phí hỗ trợ tiền ăn)
Chi phí nhân công được hạch toán vào tài khoản 622” Chi phí nhân công trực tiếp” - Chi tiết cho từng đối tượng.
Qua khảo sát tại các doanh nghiệp thuộc công ty cổ phần VINAFCO ( công ty TNHH tiếp vận VINAFCO và công ty TNHH vận tải biển VINAFCO) cho thấy, các công ty vận tải áp dụng hai hình thức trả lương, đó là: hình thức trả lương theo thời gian và hình thức trả lương theo sản phẩm.
Đối với hình thức trả lương theo thời gian ( áp dụng ở tất cả các doanh
nghiệp thuộc công ty), trả cho thời gian nghỉ phép, hội họp, nghỉ lễ và những ngày
xe, tầu vào bảo dưỡng thường xuyên hay chờ việc. Kế toán căn cứ vào hệ số cấp bậc của lái xe, thuỷ thủ tầu, phụ lái và thời gian nghỉ vì những lý do trên trong tháng để tính lương
Hàng tháng, tại từng đôi vận tải lập bảng chấm công để tính ra ngày công thực tế của lương thời gian . Căn cứ vào ngày công thực tế, hệ số lương thời gian và bậc lương của từng người, kế toán tiến hành tính lương:
54 thời gian Số ngày làm việc thực tế X (Mức lương cơ bản) Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ
Trong đó :
+ Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ được công ty quy định là 26 + Mức lương cơ bản = Hệ số lương X Mức lương tối thiểu
Đối với hình thức trả lương theo sản phẩm: Tại Công ty TNHH tiêp vận
VINAFCO và công ty TNHH vận tải biển VINAFCO thuộc công ty cổ phẩn VINAFCO xây dựng đơn giá tiền lương tính trên 1.000 đồng doanh thu để tính lương phải trả cho lái xe và phụ xe, thuỷ thủ tầu. Hình thức trả lương này được áp dụng nhằm khuyến khích người lao động, nâng cao ý thức kỷ luật trong làm việc, tăng năng suất lao động ...Cuối tháng căn cứ vào doanh thu thực hiện được của từng đội vận tải, kế toán tính lương sản phẩm:
+ Tiền lương sản phẩm của lái xe, phụ xe và các thuỷ thủ tầu: Tiền lương sản phẩm
Tổng doanh thu thưc
của lái, phu xe/ thuỷ = ' X Đơn giá tiền lương
, „ ' hiên ( 1.000đ)
' cho 1.000 doanh thu
Trong đó: Đơn giá tiền lương cho 1.000 đ doanh thu được quy định căn cứ vào cự ly cụ thể như sau:
Biểu 2.6. Định mức đơn giá tiền lương cho 1.000 doanh thu tại công ty TNHH tiếp vận VINAFCO
Biểu 2.7. Định mức đon giá tiền lương cho 1.000 doanh thu tại công ty 1NHH vận tải biển VỈNAtCO
Ngoài ra, mỗi ngày thực tế làm việc, nhân viên công ty còn được hỗ trợ tiền
ăn đường quy định là 120.000đ ( đối với lái xe ô tô) và 250.000đ (đối với thuỷ thủ tầu). Còn đối với các ngày xe, tầu sửa chữa bảo dưỡng hay chờ việc thì thanh toán tiền ăn ca theo định mức như những cán bộ công nhân viên làm việc tại văn phòng là 12.000đ/ngày
Thu nhập thực tế của mỗi nhân viên là tổng lương thời gian, lương sản phẩm và tiền ăn trưa.
Tại công ty VINAFCO quy định chung cho cả các đơn vị trực thuộc là lương được trả làm hai kỳ: kỳ I vào ngày 15 hàng tháng, kỳ II vào ngày cuối tháng. Các khoản trích theo lương bao gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ, trích với tỷ lệ
25%, trong đó 19% tính vào chi phí của doanh nghiệp hàng tháng, còn 6% trừ vào
thu nhập của người lao động. Với khoản BHXH (5%), BHYT (1%) được trừ khỏi 6 tháng 1 lần
Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán ghi vào Chứng từ- ghi sổ , đồng thời lập sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp (Biểu 2.8; Biểu 2.