7. Bố cục khóa luận
2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin của thư viện
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin – thư viện là một hoạt động vô cùng quan trọng. Khi áp dụng nó, cả hoạt động phục vụ và nghiệp vụ được tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ.
Hiện nay, 4 thư viện phổ thông của huyện Thanh Hà thì chỉ có thư viện trường THPT Hà Bắc là đã áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện. Thư viện đã sử dụng phần mềm “LIBRARY SCHOOL” của công ty phần mềm Quảng ích để quản lý mọi hoạt động của thư viện như nhập sách , mượn sách, trả sách, nhập thẻ thư viện , in mã vạch , in phích, lưu trữ d ữ liệu, tra mu ̣c lục điện tử…
Ví dụ về giao diện của môđun lưu thông tài liệu (mượn/trả sách) của phần mềm “LIBRARY SCHOOL”:
Mỗi cuốn sách đều được dán mã vạch ở trang tên sách. Khi sử dụng phần mềm để quản lý hoạt động nghiệp vụ của thư viện thì mọi thông tin không những chỉ được lưu trên sổ mà còn được lưu trên máy tính. Điều đó giúp cho thông tin về tài liệu được quản lý tốt, khi có sự cố gì xảy ra, ta vẫn có thể nắm rõ về tài liệu đó.
Khi phục vụ bạn đọc, thư viện đã quản lý việc mượn, trả sách hoàn toàn trên máy tính. Khi muốn mượn hay trả sách, bạn đọc phải đưa thẻ thư viện cho cán bộ thư viện. Cán bộ sẽ đưa mã vạch của thẻ đó đến máy đọc mã vạch, tiếp đó là đưa mã vạch của cuốn sách đó đến gần máy đọc mã vạch. Khi máy nhận mã vạch, cán bộ thư viện sẽ tiến hành in phiếu trên máy để xác nhận việc mượn hay trả của người dùng tin. Thư viện mới chỉ áp dụng mã vạch để quản lý thư viện trong 6 năm gần đây, nhưng hiệu quả mà nó đem lại vô cùng lớn, đặc biệt là trong hoạt động phục vụ. Khi có phần mềm quản lý, máy đọc mã vạch thì việc mượn sách trở nên nhanh chóng. Với việc phục vụ bạn đọc chủ yếu vào giờ ra
chơi, nếu như không áp dụng công nghệ thông tin, máy móc hiện đại thì hiệu quả phục vụ là rất thấp. Người dùng tin và cán bộ sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc ghi sổ mượn, trả, ký tên.
So với các thư viện trường học khác trong huyện, thư viện trường THPT Hà Bắc là thư viện duy nhất đã áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ bạn đọc. Các trường khác vẫn phục vụ bằng hình thức truyền thống thông qua sổ sách. Thư viện trường THPT Thanh Hà và thư viện trường THPT Thanh Bình đang trong giai đoạn hoàn tất cơ sở dữ liệu để năm tới sẽ phục vụ bạn đọc. Thư viện của trung tâm GDTX huyện Thanh Hà vẫn chưa áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện.