Công tác tổ chức sắp xếp kho

7. Bố cục khóa luận

2.2.3.1 Công tác tổ chức sắp xếp kho

dung và hình thức. Nhưng ở tất cả các thư viện trường phổ thông của huyện chưa có thư viện nào tiến hành phục vụ theo hình thức kho mở được, bởi vì:

- Học sinh vào kho xem sách chưa có ý thức cũng như không nắm chắc nguyên tắc sắp xếp kho nên sách thường xuyên bị đảo lộn, gây khó khăn cho các bạn mượn lần sau và cán bộ thư viện mất rất nhiều thời gian và công sức để sắp xếp lại kho sách.

- Khi phục vụ theo kho mở, nếu cán bộ quản lý kho không tốt thì rất dễ bị mất tài liệu.

- Hiện nay, học sinh phải học rất nhiều, không có nhiều thời gian lên thư viện đọc sách, tìm sách. Hơn nữa, thư viện trường THPT Hà Bắc chỉ mở cửa tất cả các buổi sáng – buổi học chính quy của các em nên các em chỉ có thời gian mượn sách vào những lúc ra chơi. Vì vậy, tra tìm theo phương pháp truyền thống, thông qua tờ mục lục và sách mục lục thì học sinh sẽ nắm được khái quát vốn tài liệu một cách nhanh chóng, tra tìm được quyển sách đó nhanh chóng hơn. Vì những lý do trên mà thư viện trường THPT Hà Bắc, thư viện trường THPT Thanh Hà, thư viện trường THPT Thanh Bình vẫn tiến hành phục vụ theo hình thức kho đóng. Thư viện phục vụ theo hình thức này có những ưu điểm sau: - Bạn đọc tra tìm sách rất nhanh chóng. Ở thư viện trường THPT Hà Bắc do cán bộ thư viện đã tiến hành in tất cả tên sách, ký hiệu xếp giá của cuốn sách đó theo môn học, trong môn học lại sắp xếp theo từng khối, rồi in lại thành một quyển mục lục và dán từng tờ mục lục đó lên trên bàn theo từng môn như Toán, Lý, Hóa, Văn, Anh…. Vì vậy mà học sinh tra tìm sách rất nhanh, đáp ứng được yêu cầu. 3 thư viện còn lại nên đưa cách tra cứu này vào hoạt động phục vụ vì như vậy bạn đọc sẽ có nhiều công cụ tra cứu và cách tra cứu này có rất nhiều ưu điểm.

- Kho sách được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, đúng vị trí.

- Cán bộ mất thời gian lấy sách

- Thư viện tốn nhiều phiếu yêu cầu mượn sách - Bạn đọc mất thời gian chờ lấy sách

Để đỡ mất thời gian, ảnh hưởng đến học tập, các bạn học sinh thường ghi phiếu yêu cầu để giờ sau hoặc hôm sau mượn tài liệu.

2.2.3.2 Bảo quản tài liệu

Để sách có tuổi thọ dài hơn phục vụ bạn đọc thì công tác bảo quản vốn tài liệu cần phải làm tốt từ ý thức của con người đến yếu tố phòng kho, phòng chống hỏa hoạn và yếu tố cuối cùng là đóng và sửa chữa tài liệu. Cụ thể của từng biện pháp bảo quản được tiến hành như sau:

a. Giáo dục bạn đọc

Để bảo quản vốn tài liệu, giáo dục ý thức của người dùng tin là vô cùng quan trọng và là biện pháp có giá trị nhất để giữ gìn vốn tài liệu. Để giáo dục bạn đọc, thư viện tiến hành nhắc nhở học sinh giữ gìn, bảo vệ sách trước khi họ mượn về nhà. Bên cạnh đó, thư viện còn giáo dục gián tiếp thông qua các hình thức nội quy sử dụng thư viện. Học sinh nào đến thư viện cũng cần phải đọc nội quy để biết cách mượn tài liệu. Nội quy thư viện được treo ở chỗ dễ nhìn thấy. Đặc biệt, thư viện có những hình thức phạt rất nghiêm khắc đối với trường hợp làm mất mát hay hư hỏng tài liệu. Ví dụ như làm mất sách sẽ phải đền gấp đôi giá bìa của cuốn sách; làm rách sách, viết vào sách thì phải mua đền quyển sách khác cho thư viện. Thư viện của trung tâm GDTX cũng thường nhắc nhở cán bộ giáo viên giữ gìn sách cẩn thận, nếu mất sách thì phải mua đền quyển mới.

b. Đóng và sửa chữa tài liệu

Vì tuổi của thư viện còn trẻ, thư viện trường THPT Hà Bắc cũng như 3 thư viện còn lại đều rất trẻ, thư viện trường THPT Hà Bắc mới thành lập được 11 năm, các thư viện còn lại thời gian thành lập ít hơn, vì vậy mà những tài liệu cần phải đóng bìa, tu sửa lại ở thư viện là rất ít. Thư viện trường THPT Hà Bắc chỉ tiến hành mang đi tu sửa những tài liệu cổ, quý hiếm, các tài liệu khác nếu có hư hỏng thì thư viện sẽ tự tu sửa. Các thư viện khác đều tự tu sửa những tài liệu bị rách, hư hỏng.

c. Giữ vệ sinh kho

Đây là hoạt động thường xuyên nhất của thư viện để tiến hành bảo quản kho, giá tài liệu. Tài liệu của thư viện chủ yếu là tài liệu truyền thống với chất liệu giấy rất dễ bị môi trường bên ngoài tác động. Các thư viện đã có những biện pháp, điều kiện để hạn chế tối đa những nhân tố gây hại đến tài liệu như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, mốc, mối mọt…bằng các biện pháp như:

- Các thư viện đều được bố trí ở nhà kiên cố, đảm bảo khô ráo thoáng mát. Hệ thống giá, kệ của THPT Hà Bắc , THPT Thanh Hà, THPT Thanh Bình, được bố trí ở nơi cao ráo, thoáng khí, được xếp trên kê ̣ sắt sơn tĩnh điê ̣n , tủ kính... Giá sách được đặt cách tường và nền nhà hợp lý đã tránh được cho tài liệu khỏi bị ẩm ướt và nấm mốc. Ngăn cuối cùng của giá sách đã được đặt đúng tiêu chuẩn là đặt cách sàn 20cm. THPT Hà Bắc, THPT Thanh Bình, thư viện trung tâm GDTX huyện Thanh Hà, giá sách đã đặt giá cách tường 50cm còn thư viện trường THPT Thanh Hà do kho tài liệu rất chật hẹp nên chưa đảm bảo yêu cầu này .

- Các kho được thiết kế tiếp xúc được với ánh sáng tự nhiên và có hệ thống chiếu sáng nhân tạo là các mạng đèn huỳnh quang. Các bóng đèn huỳnh quang được phân bố đều trong kho, sách luôn có đủ ánh sáng trong mọi trường hợp. Để bảo quản tốt hơn nữa vốn tài liệu, thư viện đã dùng hệ thống kính màu để hạn chế ánh sáng trắng của nắng . Thư viện trường THPT Hà Bắc còn có các rèm che bằng vải.

- Thư viện có hệ thống quạt để tránh cho kho sách khỏi ẩm ướt khi thời tiết không thuận lợi, hạn chế sự phát triển của nấm mốc.

- Một điều quan trọng nữa là các thư viện thường xuyên tiến hành vệ sinh kho giá vào thứ 5 hàng tuần.

d. Phòng chống hỏa hoạn

Sách, báo, tạp chí là những tài liệu dễ cháy. Vì vậy mà phòng chống hỏa hoạn cho thư viện là một việc làm vô cùng quan trọng để bảo vệ kho sách của thư viện. Thư viện THPT Hà Bắc, THPT Thanh Hà, THPT Thanh Bình đã nghiêm túc thực hiện những quy định phòng hỏa như: điện lắp đặt cẩn thận; đèn huỳnh quang được lắp mới, chắc chắn; riêng thư viện trường THPT Hà Bắc còn trang bị đầy đủ các thiết bị phòng và chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động; trang bị các bình dập lửa CO2.

2.2.4 Công tác phục vụ người dùng tin

2.2.4.1 Tầm quan trọng của công tác phục vụ người dùng tin

Phục vụ người dùng tin là công đoạn cuối cùng, là sản phẩm của thư viện được đưa ra sử dụng. Công tác này chiếm vị trí quan trọng nhất vì mục tiêu cao cả của thư viện không nằm ngoài mục đích phục vụ người dùng tin. Nếu như tài liệu đã được xử lý xong, đưa ra phục vụ mà không được độc giả quan tâm thì tài liệu đó cũng trở thành vô nghĩa và sẽ bị lãng quên theo thời gian. Khi nguồn tài liệu chất lượng tốt mà công tác phục vụ không tốt thì cũng không gây dựng được hứng thú đọc sách cho người dùng tin, làm cho độc giả không muốn đến thư viện. Công tác phục vụ là một công việc rất hay, nhưng cũng rất khó. Công việc này đỏi hỏi sự nhiệt tình, hòa đồng, vui vẻ, tận tình của người cán bộ đối với bạn đọc.

2 trường THPT Thanh Bình, THPT Thanh Hà tra cứu bằng tủ mục lục; thư viện trường THPT Hà Bắc ngoài hình thức trên còn có thêm tờ mục lục và sách mục lục. Tủ mục lục được để ở phòng đọc của học sinh vì 3 thư viện này có phòng kho, phòng làm việc của cán bộ thư viện và phòng đọc của học sinh được bố trí thông nhau, còn phòng đọc của giáo viên đều được đặt ở bên cạnh phòng kho. Tủ mục lục để như vậy là rất hợp lý vì đáp ứng nhanh cho người dùng tin chủ yếu của thư viện là học sinh. Tờ mục lục và sách mục lục đều được dán trên bàn nên bạn đọc có thể tìm được, tra cứu một cách nhanh chóng và thoải mái. Hình thức tra cứu truyền thống này rất dễ sử dụng vì cách sử dụng của nó đơn giản, dễ hiểu, chỉ cần cán bộ thư viện hướng dẫn một lần là bạn đọc có thể nhớ được và biết cách sử dụng. 3 thư viện trên, mục lục đều được chía làm 3 loại: mục lục chữ cái, mục lục phân loại và mục lục chủ đề. Hiện nay, tủ mục lục của thư viện trường THPT Hà Bắc ít được người dùng tin sử dụng vì mất nhiều thời gian tra tìm. Bạn đọc thường tra tài liệu theo tờ mục lục đã chia theo môn học và theo khối lớp dán ở mặt bàn hoặc tra sách mục lục. Mỗi cuốn sách ở trong sách mục lục hay tờ mục lục đều đã định ký hiệu phân loại, ký hiệu xếp giá. Hai hình thức tra cứu này là phổ biến tại thư viện trường học. Còn thư viện trường THPT Thanh Hà, thư viện trường THPT Thanh Bình, bạn đọc vẫn chỉ có một phương tiện tra cứu duy nhất là tủ mục lục. Vì vậy mà bạn đọc rất mất thời gian tra tìm tài liệu. Trong năm tới, thư viện trường THPT Hà Bắc và thư viện trường THPT Thanh Hà sẽ cho bạn đọc tra cứu bằng 3 hình thức chủ yếu là tờ mục lục, sách mục lục và cơ sở dữ liệu trên máy tính. Thư viện của trung tâm GDTX chưa xây dựng được mục lục vì trường không cấp kinh phí mua tủ mục lục.

Tra cứu truyền thống có nhiều ưu điểm như sau:

- Bạn đọc chưa được tiếp xúc với máy tính, với tin học vẫn có thể tra tìm được tài liệu mình cần.

Với bộ máy tra cứu truyền thống này, người dùng tin nhất thiết phải đến thư viện mới có thể tra tìm được sách. Hiện nay, toàn bộ sách trong thư viện THPT Hà Bắc đã được mô tả và lưu giữ trên máy tính. Thư viện trường THPT Thanh Hà, thư viện trường THPT Thanh Bình đang hoàn tất cơ sở dữ liệu trên máy tính. Khi thư viện có kinh phí để đầu tư mua máy tính thì bạn đọc có thể tra cứu tài liệu bằng cơ sở dữ liệu lưu giữ trên máy tính. Còn việc đưa bộ máy tra cứu lên mạng toàn cầu, bạn đọc có thể tra cứu ở mọi nơi, mọi lúc thì còn là tương lai khá xa của các thư viện.

2.2.4.3 Phương thức phục vụ

Hiện tại, các thư viện phổ thông vẫn đang phục vụ theo hình thức kho đóng. Để mượn được sách, người dùng tin phải tra tủ mục lục, tờ mục lục, sách mục lục và đưa phiếu yêu cầu để cán bộ thư viện lấy tài liệu.

Thư viện trường THPT Hà Bắc mở cửa phục vụ vào 5 buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Thời gian mở cửa phục vụ của thư viện là: 7h30 – 11h30.

Thư viện luôn được sự ủng hộ tích cực, cũng như sự tham gia sử dụng nhiệt tình của cán bộ giáo viên và học sinh trong trường. Với thời gian phục vụ như vậy, thư viện vẫn chưa thỏa mãn được lòng mong mỏi về nhu cầu mượn sách, đọc sách của người dùng tin, đặc biệt là học sinh. Vì vậy, trong thời gian tới, thư viện trường THPT Hà Bắc nên tăng thêm số buổi phục vụ.

Thư viện trường THPT Thanh Hà phục vụ vào 3 ngày/tuần: thứ 2, thứ 4, thứ 6. Thời gian phục vụ của thư viện là:

-Sáng: 7h – 11h

- Chiều: 13h30 – 17h30

quyết định 61 ngày 6/11/1998 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành quy chế về tổ chức và hoạt động của thư viện trường phổ thông thì với trường có 33 lớp học như trường THPT Thanh Hà thì cần phải có 3 cán bộ thư viện. Vì vậy nguồn nhân lực của thư viện hiện nay là quá ít.

Thư viện trường THPT Thanh Bình, thời gian phục vụ dài nhất. Thư viện phục vụ trong 5 ngày từ thứ 2 đến thứ 6. Thời gian phục vụ của từng buổi như sau:

- Sáng: 7h – 11h - Chiều: 13h30 – 17h

Thời gian phục vụ của thư viện đã đáp ứng được yêu cầu của học sinh và giáo viên trong trường về việc đọc và mượn sách.

Thư viện trung tâm GDTX huyện Thanh Hà do là cán bộ kiêm nhiệm, cô đảm nhiệm cả công việc của phòng kế toán, phòng thiết bị đồ dùng nên thời gian mà cán bộ giáo viên, cán bộ quản lý có thể mượn sách là từ thứ 2 – thứ 6. Thời gian làm việc cụ thể của các buổi như sau:

- Sáng: 7h30 – 11h30 - Chiều: 13h30 – 16h30

Các thư viện đang phục vụ theo 2 hình thức là: - Phục vụ đọc tài liệu tại chỗ

- Phục vụ mượn tài liệu về nhà  Phục vụ đọc tài liệu tại chỗ

Thư viện phục vụ cho cả giáo viên và học sinh dưới hình thức này. Nhưng hình thức này ít được sử dụng ở thư viện trường THPT Hà Bắc. Bởi thư viện chỉ phục vụ vào buổi học chính của học sinh nên học sinh không có thời gian lên thư viện đọc sách. Còn phòng giáo viên rất ít khi mở cửa nên giáo viên thường mượn sách đến phòng chờ giáo viên hoặc về nhà đọc.

Thư viện trường THPT Thanh Hà công tác phục vụ được tốt hơn vì số buổi phục vụ nhiều hơn nên bạn đọc có nhiều thời gian lên thư viện đọc và mượn sách.

Khi người dùng tin có nhu cầu đọc sách tại chỗ thì người dùng tin viết phiếu yêu cầu, để phiếu vào hộp để phiếu. Sau đó, cán bộ thư viện sẽ vào kho lấy sách và ghi vào sổ mượn đọc tại chỗ; người dùng tin sẽ ký mượn và mang tài liệu ra bàn đọc. Mỗi lần mượn đọc, học sinh được mượn tối đa 2 cuốn.

 Phục vụ mượn tài liệu về nhà

Đây là hình thức phục vụ chủ yếu của 3 thư viện vì nó đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin. Khi mượn về nhà, họ có nhiều thời gian nghiên cứu hơn.

- Đối với, thư viện trường THPT Hà Bắc, bạn đọc có thể mượn được nhiều cuốn sách ở thư viện: tối đa là 5 cuốn/ lần. Sách được mượn về nhà là sách tham khảo của các môn học; sách mở rộng kiến thức, nâng cao trình độ của các môn học; sách phục vụ các nhu cầu về mở rộng, nâng cao kiến thức chung, tài liệu về các cuộc thi theo chủ đề, chuyên đề, các đề thi học sinh giỏi. Còn sách giáo khoa, từ điển, tác phẩm kinh điển thì người dùng tin chỉ được đọc tại chỗ. Thời gian mượn có thể kéo dài 30 ngày nên đây là hình thức phục vụ chủ yếu của thư viện. Để mượn được sách thì bạn đọc phải tra tủ mục lục, tờ mục lục dán trên bàn hoặc sách mục lục. Sau khi tìm được cuốn sách mình cần thì bạn đọc ghi tên cuốn sách đó, ký hiệu của sách, tác giả cuốn sách và điền đầy đủ các thông tin: