- Thanh lý SD cuối kỳ
3. Thanh lý Tài sản cố định
Để thanh lý Tài sản cố định, bộ phận có tài sản cố định cần thanh lý lập Giấy đề nghị thanh lý. Kế toán Tài sản cố định kiểm tra tình trạng của TSCĐ, rồi đệ trình Đề nghị này lên Giám đốc phê duyệt. Biên bản thanh lý được lập và ký tuân theo quy định chung. Kế toán TSCĐ cập nhật việc thanh lý vào phần mềm.
2.2.3.3 Kiểm soát các khoản cho vay
Cho vay là chức năng kinh tế hàng đầu của các Ngân hàng thương mại. Với hầu hết các Ngân hàng, khoản mục cho vay chiếm từ 50% đến 70% nguồn thu nhập của Ngân hàng (thu nhập từ lãi cho vay). Ngoài lãi cho vay, Ngân hàng còn có nguồn thu từ các loại phí khác nhau từ các hoạt động cho vay. Ví dụ như phí bắt nguồn khoản cho vay, phí dịch vụ/đại lý, phí dự phòng/cam kết, phí liên quan đến lãi suất,… Đồng thời rủi ro trong hoạt động Ngân hàng thường tập trung vào danh mục các khoản cho vay. Vì thế, hoạt động cho vay thường là khu vực tập trung sự chú ý quản lý.
Tại Eximbank, tổ chức bộ phận tín dụng gồm có những thành phần sau: - Ủy ban Điều hành: Gồm có Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám
đốc Tài chính, các nhà điều hành cấp cao. Ủy ban chịu trách nhiệm hoàn toàn cho tất cả các khoản vay được cấp. Đồng thời, Ủy ban chịu trách
nhiệm thiết lập các chính sách tín dụng; phê chuẩn các khoản cho vay lớn, những khoản cho vay vượt quá hạn mức tín dụng; thông qua mức dự phòng tổng thể. Giám sát của Ủy ban thuộc theo dõi giám sát ở mức độ cao.
- Ủy ban Tín dụng: Gồm các nhà quản lý có nhiệm vụ tham gia các cuộc họp thường kỳ, xem xét hoạt động tín dụng hàng ngày, giám sát các cán bộ tín dụng trong việc tuân thủ chính sách tín dụng. Họ cũng xem xét điều kiện đối với các đối tượng cho vay mới, phê chuẩn các khoản cho vay trong phạm vi quyền hạn; rà soát các khoản cho vay hiện thời; lập công thức cho các chính sách cho vay, chẳng hạn theo khu vực và hạn mức. Ngoài ra, họ có trách nhiệm báo cáo cho Ủy ban Điều hành về kết quả công việc của mình.
- Chuyên viên Tín dụng: Đảm nhiệm chức năng marketing và chức năng thu hồi nợ; giới thiệu các loại hình cho vay đến Khách hàng và xây dựng mối quan hệ với Khách hàng. Họ chịu trách nhiệm về hồ sơ đi vay của các Khách hàng; chuẩn bị Tờ trình đề nghị cho vay và lập Tờ trình gửi cho Ủy ban Tín dụng. Các chuyên viên Tín dụng hoạt động theo chính sách và thủ tục Tín dụng, bị hạn chế về quyền hạn.
- AMC – Phòng quản lý nợ và Tài sản của Khách hàng: Chịu trách nhiệm đánh giá tín dụng đối với các đề xuất cho vay mới và rà soát tín dụng đối với các khoản vay hiện thời. Cán bộ phòng AMC sẽ thu thập và cung cấp các thông tin chung về ngành, hỗ trợ các chuyên viên Tín dụng. Bộ phận này không có quyền hạn phê chuẩn.
- Phòng quản lý Tín dụng: Bảo quản hồ sơ Tín dụng của từng Khách hàng vay, thu thập chứng từ cần thiết về các khoản cho vay, xác nhận các thông tin về Khách hàng. Các quản lý viên giám sát ngày đến hạn thanh toán các khoản cho vay cũng việc kiểm tra việc thu lãi và gốc từ Khách hàng; giám sát các khoản cho vay quá hạn mức; giám sát sự thay đổi trên thị trường về giá trị của các tài sản đảm bảo cho các khoản vay. Họ cũng phối hợp với
Phòng Ngân quỹ trong việc nhận và trả các khoản quỹ; phối hợp với Phòng Kế toán về lãi suất và các loại phí của Khách hàng.
- Sự phối hợp của Bộ phận Tín dụng với các Phòng Ban khác: Phòng Kế
toán có nhiệm vụ giải ngân khế ước nợ, thu tiền lãi; Phòng Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ rà soát các mảng Tín dụng; Phòng Pháp chế có nhiệm vụ xem xét các khoản Tín dụng có đảm bảo đúng tính pháp lý hay không; Phòng Thu hồi nợ làm các công tác cần thiết khi thu hồi nợ, có thể là giải quyết tranh chấp, kiện tụng.
Mục tiêu quản lý của Ngân hàng Eximbank là tối đa hóa lợi ích của Ngân hàng trên cơ sở đảm bảo an toàn. Mục tiêu quản lý khoản mục cho vay cũng thống nhất với mục tiêu chung: giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng sinh lời. Dựa trên chính sách cho vay của Eximbank, các biện pháp cơ bản đã được thực hiện để kiểm soát các khoản cho vay.
2.2.3.4 Kiểm soát các khoản trả trƣớc ngắn hạn
Là một số khoản tiền thuê dịch vụ của Eximbank như dịch vụ bảo vệ, thuê văn phòng. Thông thường được trả trước từ 2-3 tháng, khi nhận được hóa đơn hoặc Giấy đề nghị thanh toán, Kế toán kiểm tra lại và đệ trình Kế toán trưởng phê duyệt và ghi vào phần mềm, hàng tháng sẽ phân bổ lại vào chi phí. Tuy nhiên, tài khoản này không trọng yếu, ít rủi ro.
2.2.3.5 Kiểm soát đối với tiền lƣơng và nhân viên
1. Tuyển dụng nhân sự
Dựa trên nhu cầu và đề nghị của mỗi phòng ban, Trưởng phòng Nhân sự sẽ tổ chức kế hoạch tuyển dụng. các nhân viên mới tuyển sẽ được chọn để đưa vào 1 trong 2 giai đoạn trước khi trở thành nhân viên chính thức: giai đoạn thử việc 3 tháng và giai đoạn thử thách 6 tháng. Nếu nhân viên đạt được các chỉ tiêu mà ngân hàng đề ra thì sẽ ký hợp đồng chính thức.
Trưởng phòng nhân sự cũng có trách nhiệm cập nhật thong tin của nhân viên mới vào hệ thống phần mềm quản lý hành chính nhân sự.