3.2.1. Giải pháp 1: Sử dụng một hệ thong phần mềm quản lý đồng bộ
khoản thu từ sinh viên cũng như quản lý các hoạt động phát sinh trong quá trình hoạt động và đào tạo của Nhà trường.
- Xây dựng các cổng thông tin trên Internet để phục vụ cho việc cập nhật thông tin phục vụ cán bộ giảng viên và sinh viên: lịch làm việc, lịch học lịch thi, kết quả học tập, đăng ký’ tín chỉ, ...
- Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung là giải pháp thể hiện mức độ Tin học hóa của mỗi đơn vị cả về sự đầu tư cơ sở vật chất cũng như khả năng ứng dụng CNTT của cán bộ, GV. Đồng thời cũng tạo môi trường thuận lợi cho mọi người tiếp cận với CNTT.
- Xây dựng thành công trung tâm Tin học trong nhà trường. Trong đó có hệ thống thiết bị trung tâm bao gồm các máy chủ File Server (máy chủ quản lý và lưu trữ các loại tệp dữ liệu ở các thể loại dùng chung), máy chủ Domain Name Server (máy chủ phân cấp quản lý và phân loại đối tượng người dùng), máy chủ Database Server (máy chủ lưu các tệp dữ liệu và các phần mềm dùng chung);
Nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế ứng dụng CNTT của Nhà trường trên cơ sở thiết bị, phần mềm hiện có và nhu cầu mở rộng để xây dựng phương án lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp dùng chung cho các phần mềm;
3.2.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong Nhà trường.
3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp:
Đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định và liên tục, phục vụ cho tất cả các cán bộ giảng viên và sinh viên toàn trường.
3.2.2.2. Nội dung và phưong pháp thực hiện của giải pháp:
- Sử dụng hệ thống đường truyền Internet: ít nhất là đường truyền cáp quang lOMbps;
- Xây dựng hệ thống máy chủ chuyên dụng;
- Đầu tư hệ thống máy tính phục vụ cán bộ giảng viên Nhà trường. Khuyến khích giáo viên đầu tư máy tính xách tay đế phục vụ công tác ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy;
- Hoàn thiện, nâng cấp hệ thống mạng nội bộ (LAN) trong Nhà trường. Mạng LAN có hiệu quả lớn trong việc chuyển giao thông tin nội bộ. Nhiều thông tin được chuyển giao giữa lãnh đạo và các phòng ban, giữa các phòng ban với nhau. Mạng LAN có thể được dùng đê phố biến thông tin trong toàn thẻ cán bộ. Mạng LAN cũng có thê dùng để thay thế chế độ hợp giao ban thường kỳ. Một số đơn vị đã sử dụng phương pháp này thay cho phương pháp tập trung toàn bộ cán bộ lại đê họp giao ban thường kỳ. Ngoài ra, mạng LAN
quản lý và giảng dạy. Tại các trường, công việc của cán bộ quản lý rất đa dạng. Ngoài việc quản lý, cán bộ quản lý còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác. Hệ thống máy tính tại các phòng có nối mạng LAN giúp cho các cán bộ không phải đi lại nhiều để thực hiện công việc. Mạng Internet giúp cho cán bộ luôn luôn nắm bắt được thông tin thời sự khắp nơi trong và ngoài nước, có thể hên lạc với nhiều đối tác với nội dung đa dạng, có thể trong đổi chuyên môn với đồng nghiệp, với những người cùng sở thích mà thậm chí không biết về họ. Mạng Internet giúp cho cán bộ nâng cao trình độ, nâng cao nhận thức, thấy được mức độ quan trọng của thông tin.
- Trang bị chương trình quản lý chạy trên mạng LAN. Chương trình này cần dễ sử dụng để cán bộ quản lý không cần phải có kiến sức sâu về CNTT cũng có thể sử dụng được. Đây là điểm quan trọng vì trình độ CNTT của cán bộ quản lý trong trường không được đồng đều. Nếu chương trình khó sử dụng sẽ làm cho cán bộ không muốn sử dụng. Nếu chương trình dễ sử dụng sẽ giúp cho cán bộ chóng quen với các sử dụng chương trình, quen với kỹ thuật mới, quen với ứng dụng CNTT trong công việc, nâng dần trình độ CNTT của cán bộ. Mặt khác, chương trình cần theo chuân dữ liệu chung đê có thể dễ dàng hòa nhập với các chương trình mà cấp trên đã trang bị hay sắp trang bị. Chuẩn dữ liệu thống nhất cho việc sử dụng dữ liệu cho nhiều chương trình khác nhau một cách thuận lợi.
- Nâng cấp trang thông tin (website) của Nhà trường và xây dựng trang website cho từng Khoa và các phòng ban có nhu cầu cấp thiết. Trang thông tin là một phương tiện truyền bá, thu thập thông tin rất hữu hiệu nếu sử dụng nó đúng đắn. Trang thông tin được xây dựng trên kỹ thuật siêu liên kết
thông tin sẽ phổ biến thông tin về Nhà trường và các Khoa đến được rất nhiều người trong phạm vi lớn. Trang thông tin cho phép người tham khảo thông tin có thể giao lưu trực tuyến với nhau, với cán bộ lãnh đạo, cán bộ giảng viên của Nhà trường nên thông tin đến được với người xem là rất cập nhật. Trên trang thông tin có thê tố chức những cuộc thăm dò ý kiến. Ý kiến được thăm dò có thể sẽ lan rộng, nhiều người trả lời. Nhà trường sẽ thu thập được nhiều ý kiến khác nhau thông qua trang website để phân tích và hoạch định chiến lược cho đơn vị. Mặt khác, trên trang web có thế tổ chức những dữ liệu mà mọi người có thể truy cập được.
- Xây dựng kho dữ liệu dùng chung. Dữ liệu là các thông tin theo một từng chủ đề nào đó như chương trình, giáo trình, thời khóa biểu, các bài giảng, các tiểu luận...đã được số hóa. Dữ liệu dùng chung được phát hành trên mạng. Có dữ liệu mọi người có thể truy cập tự do, bất cứ ai cũng có thể tham khảo. Thông thường đó là những thông tin có tính quảng bá, quảng cáo cho đơn vị như thông báo tuyển sinh, thông tin về các hoạt động của đơn vị. Có loại dữ liệu mà chỉ có những người có quyền truy cập mới có thể truy cập được. Đó là dữ liệu có tính riêng tư của một người hoặc của một đơn vị. Người có thể truy cập được dữ liệu riêng như vậy thường là người trong đơn vị hoặc là người có hên quan đến đơn vị và được đơn vị cung cấp quyền truy cập. Trong ímg dụng CNTT vào quản lý và giảng dạy thường khó khăn và mất nhiều thời gian tìm hiểu nghiên cứu. Vì vậy, người nghiên cứu thành công một vấn đề thường có tâm lý không muốn chia sẻ với những người khác, với đồng nghiệp của mình. Hoặc nếu có chia sẻ thì vẫn giấu một số yếu tố quan trọng nào đó. Nên có cơ chế để khuyến khích cán bộ chia sẻ những sản phẩm mình làm được với toàn thể những người khác, cần hướng dẫn đế cán
mở rộng, sử dụng sẽ tiện lợi hưn. Dần dần sẽ tạo nên một cơ sở dữ liệu dùng chung.
Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng đế cho cán bộ thực hiện được ý tưởng của bản thân. Cơ sở vật chất tạo ra nhu cầu sử dụng nó vào công tác hàng ngày. Nhưng tăng cường cơ sở vật chất cần phải có lộ trình và phù hợp với năng lực ímg dụng của cán bộ trong đơn vị, nếu không thì sẽ gây lãng phí.
về quy định chuân thông tin và lưu chiỉyến thông tin trong hệ thong quản lý
- Thông tin trên hệ thống máy tính có nhiều chuẩn khác nhau. Việc quy
định một chuẩn thống nhất là một việc rất cần thiết. Một chuẩn dữ liệu thống nhất giúp cho toàn bộ hệ thống sử dụng được dữ liệu tập thể. Chuẩn dữ liệu cần phải đế mọi hệ thống máy tính đều có thể mở được, có thế sử dụng được. Chuấn của dữ liệu dạng ký tự đã được quy định là chuẩn 16 bit, dùng bộ mã UNICODE. Đây là bảng mã có tính phổ dụng cao, chỉ cần dùng bộ mã trên máy tính là có thể dùng được dữ liệu của trường. Do lịch sử để lại nên trước đây chuẩn dữ liệu sử dụng là bộ mã VNI-WINDOWS. Đây là bảng mã 8 bit, không phổ dụng trên tất cả các hệ thống máy tính. Những máy tính không cài đặt bảng mã này sẽ không sử dụng được dữ liệu mã hóa theo dạng này. Do những bất tiện trong việc sử dụng nên hiện nay bộ mã chuân tiếng việt được quy định lại là dùng bảng mã UNICODE. Hiện nay, trong thực tế vẫn có nhiều người sử dụng bộ mã VNI-WINDOWS, do vậy khi chuyển giao thông tin giữa các máy tính, một số máy tính không sử dụng được. Đê phát triển rộng rãi việc ứng dụng CNTT trong Nhà trường, lãnh đạo cần quy định chặt chẽ, nghiêm ngặt việc sử dụng chuân dữ liệu. Chuẩn dữ liệu thống nhất giúp
bộ có thể bổ sung những mặt còn thiếu sót cho nhau, giúp cho toàn thể cán bộ nhanh chóng phổ cập.
- Thay đổi quy định hướng lưu chuyển thông tin theo cách mới. Thông tin làm cho lãnh đạo nắm được trạng thái của hệ thống trong thời điêm cụ thể đế ra những quyết định cụ thể. Thông tin làm cho cán bộ giảng viên nắm được phương thức làm việc, trạng thái của Nhà trường, phương pháp phát triển. Trước đây, thông tin thường đến với các đối tượng trong hệ quản lý bằng các phương tiện thông thường như văn bản, mệnh lệnh của cấp trên với cấp dưới hay báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên. Thông tin có thế đến theo nhiều con đường khác nhau như thông qua trò chuyện. Khi CNTT phát triển, thông tin đến với mọi người qua một kênh quan trọng là mạng Internet toàn cầu. Thông tin trên Internet được thẻ hiện bằng nhiều hình thức như văn bản, tranh ảnh, phim video. Thông tin trên Internet được con người chấp nhận rất nhanh chóng, nên Internet phát triển nhanh, sâu và rộng trong xã hội. Thông tin trên đó rất đa dạng, nhiều lĩnh vực nên con người phải sàng lọc, xử lý thông tin để được thông tin cần thiết cho bản thân. Mạng nội bộ cũng là một công cụ truyền thông tin hữu hiệu trong một đơn vị. Thông tin trong mạng nội bộ được chuyển giao giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên, giữa người học với cán bộ giảng viên, giữa người học với cán bộ lãnh đạo và ngược lại...Thông tin trên đó cần phải theo một chuấn nhất định nếu không thì không sử dụng trực tiếp được. Quy định về hướng lưu chuyển thông tin giúp cho các mối liên hệ trong hệ thống quản lý được nhanh chóng, thông tin có tính thời sự cao.
sử dụng kỹ thuật chữ ký số làm cho người nhận thông tin tưởng đó là thông tin đúng, có tính pháp lý và phải thực hiện. Một số quan niệm về thông tin trên mạng là không có tính pháp lý, không có giá trị nêu như có sự cạnh tranh về tính xác thực của thông tin đó. Việc đưa chữ ký số vào sử dụng giúp cho các thông tin quản lý có hiệu quả hơn. Thông tin quản lý được lưu chuyên nhanh đến người nhận có tính chính xác thực và có giá trị pháp lý để sử dụng hay thực hiện.
- ứng dụng CNTT trong việc thu thập và xử lý thông tin: Thu thập thông tin là một thao tác mà người quản lý luôn cần thực hiện đẻ các quyết định quản lý được đúng đắn. Việc thu thập thông tin theo cách truyền thống thường được thực hiện thông qua những các cuộc họp, thông qua thăm dò ý kiến...Nhưng những cách thức này thường đem lại những thông tin không đầy đủ, không thẳng thắn do những lý do tâm lý con người như ngại va chạm, ngại phát biểu chính kiến, ngại cấp trên hiểu sai về mình. Thông tin có thể không được đầy đủ vì người phát biểu ý kiến không nghĩ trọn vẹn ngay lập tức hết các khía cạnh của vấn đề, thời gian không đủ để tất cả mọi người đều trình bày ý kiến của mình. Thông tin có thể được gửi qua văn bản đến người nhận thông tin cũng phải mất thời gian nhất định. CNTT giúp chúng ta giải quyết rất tốt vấn đề này. Khi cần tham khảo ý kiến mọi người, vấn đề cần tham khảo được đưa lên mạng một cách rộng rãi. Người tham gia ý kiến có thể ở một vị trí rất xa về địa lý, trong một khoảng thời gian đủ để suy nghĩ về các khía cạnh của vấn đề mà phát biểu ý kiến. Người tham gia ý kiến có thể tham khảo ý kiến của người khác trước khi đưa ra ý kiến của mình, có thể tham gia ý kiến nhiều lần mà không lo về thời gian hạn hẹp. Như vậy thông tin thu thập được có tính trợn vẹn hơn, đầy đủ hơn. Nhưng khi tham khảo ý
Người tham khảo ý kiến phải biết sàng lọc, xử lý thông tin để thu nhận được những thông tin hữu ích cho công việc.
- ứng dụng CNTT trong kiểm tra: kiểm tra là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý. Quản lý mà không có kiêm tra thì coi như không có quản trình quản lý nữa. Khâu kiểm tra giúp người quản lý nắm được thực trạng của hệ thống mà mình đang phụ trách. Yêu cầu của kiêm tra là phải khách quan, kịp thời, số liệu thu thập được phải chính xác và phản ánh đúng thực trạng của vấn đề được kiểm tra. Trong cách thực hiện theo truyền thống, lãnh đạo yêu cầu các cấp tiến hành kiêm tra và báo cáo kết quả lên cấp trên. Cách làm như vậy có nhiều vấn đề tế nhị nên nhiều khi số liệu thu thập qua khâu kiểm tra không chính xác và thiếu khách quan.
Những quy dịnh về lưu lượng thông tin và xử lý thông tin làm cho cán bộ có định hướng trong việc xử lý thông tin theo chuẩn, theo đường hướng quy định. Thông tin lưu chuyển trong hệ thống máy tính của đơn vị được sử dụng thuận tiện hơn, không gây lãng phí công sức, làm cho con người không mất nhiều thời gian vào việc nhập dữ liệu hoặc sửa chữa dữ liệu, giúp cho cán bộ tập trung thời gian vào nghiên cứu chuyên môn nhiều hơn, góp phần nâng cao trình độ cán bộ.
về việc tô chức bộ phận chuyên trách về CNTT
Lãnh đạo tham khảo ý kiến chuyên gia CNTT để đề ra những công việc liên quan đến CNTT trong Nhà trường. Những nhiệm vụ gồm:
còn hạn hẹp, không nên quá chú trọng yếu tố này mà coi nhẹ hoặc bỏ qua yếu tố kia. Việc ứng dụng CNTT vào công việc phải được coi như một hệ thống bao gồm nhiều thành phần. Các thành phần này kết hợp hữu cơ với nhau theo một cấu trúc nhất định. Neu cấu trúc này bị phá vỡ, hệ thống sẽ bị trục trặc, hoạt động không hiệu quả, gây nên lãng phí cho sự đầu tư của Nhà trường.
- Đảm bảo cho hệ thống máy tính, mạng máy tính, mạng Internet hoạt động đều, thông suốt. Đây là vấn đề quan trọng trong thời đại CNTT. Hệ thống ốn định, cán bộ sẽ thực hiện nhiều ứng dụng trên máy tính hơn. Hệ thống máy tính gồm hệ thống các linh kiện kết hợp nhau, kèm theo phần mềm chạy trên hệ thống đó. Phần cứng không có phần mềm thì không thể thực hiện được công việc gì, phần mềm mà thiếu phần cứng thì không có chỗ hoạt động, nên cũng không thể làm được công việc gì dù là nhỏ nhất. Việc đảm bảo hệ thống hoạt động đều cũng là một yếu tố phức tạp, đòi hỏi người cán bộ phải có một đầu óc tống hợp, có kiến thức chuyên sâu về CNTT, có kiến thức sâu về kiến trúc máy tính, có kiến thức sâu về phần mềm ímg dụng.
- Thu thập thông tin và xử lý thông tin, báo cáo lãnh đạo. Thông tin là yếu tố quan trọng trong quản lý và giảng dạy. Thông tin phải có bộ phận xử lý trước rồi báo cáo lên lãnh đạo thì việc xử lý của lãnh đạo sẽ hiệu quả hơn và