còn làm thủ công, chưa ứng dụng được phần mềm xếp thời khóa biếu, do vậy sv học không đúng phòng học vẫn còn tồn tại. Đây là thực trạng ít nhiều ảnh
Bảng 2. 7. Nhận xét của 30 giáo viên về việc tổ chức phân công giảng dạv
Nguyên nhân của thực trạng trên là do số lượng giáo viên một số môn đang còn thiếu, sự biến động về số giáo viên đi học nâng cao trình độ, nghỉ thai sản,...
Sơ đồ 2.3. Quy trình xếp thời khóa biếu
2.3.4.2. Việc lập kế hoạch.
với tất cả các lớp ở các chuyên ngành, hệ đào tạo khác nhau. Công việc này do chuyên viên kế hoạch của phòng đào tạo đảm nhiệm. Việc ứng dụng CNTT vào việc lập kế hoạch mới chỉ dừng lại ở mức độ soạn thảo văn bản, lập bảng tính thực hiện kế hoạch chưa có phần mềm để quản lý việc thực hiện kế hoạch. Đây đang là bất cập trong quản lý kế hoạch đào tạo của nhà trường vì do không có phần mềm chuyên dụng nên việc quản lý tiến độ thực hiện kế hoạch năm học còn gặp nhiều khó khăn.
2.3.4.3. ỉ e kế hoạch thi hết học phần.
Do chưa có phần mềm quản lý nên cán bộ phòng Đào tạo vẫn xét tư cách dự thi thông qua số liệu báo cáo của giáo viên bộ môn do vậy tính chính xác của số liệu chưa được cao, thường xảy ra các sai sót dẫn đến sinh viên đủ điều kiện thi lại không có tên trong danh sách dự thi, phải tiến hành điều chỉnh lại. Khi xét điều kiện dự thi tốt nghiệp, phòng Đào tạo vẫn xét tư cách theo hình thức tổng hợp số liệu của tất cả các học phần về điểm số, sau đó kết hợp với ban Công tác sinh viên tổng họp số liệu về kết quả rèn luyện. Việc làm này sẽ tốn rất nhiều thời gian và con người, độ chính xác về số liệu trong công việc không cao vì vậy nếu có phần mềm quản lý điểm và QL sinh viên thì công việc sẽ nhanh hơn trong việc phân phòng thi, đánh số báo danh và xét tư cách dự thi thông qua thống kê, tổng họp.
Việc theo dõi tiến độ học kỳ và xác nhận thù lao giảng dạy, chấm thi và coi thi của GV: Công việc theo dõi tiến độ học kỳ và xác nhận thù lao giảng dạy, chấm thi, coi thi của nhà trường do phòng đào tạo thực hiện. Việc ứng dụng CNTT trong công tác này mới chỉ dừng lại ở cấp độ sử dụng bảng tính
dõi tiến độ học kỳ, không linh động trong việc in các báo biểu thống kê tổng hợp.
Công tác xác nhận giờ chuân cho GV được thực hiện thông qua báo cáo giờ giảng, chấm thi, coi thi của GV và phòng Đào tạo kiêm tra, xác nhận trình Ban Giám hiệu Nhà trường xét duyệt. Việc làm này tốn nhiều thời gian vì phải tập hợp số liệu, đối chiếu số liệu giữa việc kê khai của GV và thời khóa biểu, do đang còn làm thủ công nên ít nhiều dẫn đến việc số liệu có thể sai sót.
2.3.5. Quản lý điêm, văn bằng.
2.3.5.1. Quản lý điêm.
Trong Nhà trường việc học tập và rèn luyện của sinh viên thực hiện theo Quyết định số 42/2002/QĐ-BGD&ĐT ngày 21/10/2002 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT là một công việc quan trọng được đặt ra hàng đầu. Đây là một công việc được tiến hành thường xuyên nhất của Nhà trường. Chính vì vậy mà công tác QL học tập của sinh viên được quan tâm một cách sát sao. Trong công tác QL học tập của sinh viên thì công tác QL điểm là một công việc quan trọng nhất, bởi đây là công việc rất mất thời gian, cần phải chi tiết, cấn thận để có độ chính xác, an toàn và đầy đủ về thông tin điểm của sinh viên.
Vào cuối năm học phòng Đào tạo lại tiếp tục tồng kết điểm trung bình của cả năm học gửi cho cố vấn học tập. cố vấn học tập chịu trách nhiệm gửi thông tin về điếm số cho sinh viên.
Cuối mỗi học kỳ, cuối năm học thì phòng Đào tạo tổng hợp lại điểm của toàn trường, căn cứ vào điểm để làm cơ sở báo cáo Nhà trường họp xét khen thưởng, kỷ luật, xét điều kiện tốt nghiệp và công nhận tốt nghiệp.
2.3.5.2. Việc quản lỷ và cấp phát, văn bằng, chứng chỉ.
Sau khi sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp theo quy định, Nhà trường sẽ tổ chức lễ bế giảng cho sinh viên, đồng thời trao quyết định công nhận tốt nghiệp, bảng điếm học tập, văn bằng (chứng chỉ).
ứng dụng CNTT để quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ:
về quyết định công nhận tốt nghiệp và bảng điểm học tập: việc làm hai báo biếu này mất nhiều thời gian vì phòng Đào tạo phải nhập đầy đủ thông tin của từng sinh viên như: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, điếm từng học phần của tất cả các học kỳ, điểm thi lại nếu có. Sau khi đã nhập xong, kiểm tra, đối chiếu rồi dùng phần mềm Microsoít Word in ra theo hình thức trộn tài liệu.
về văn bằng và chứng chỉ: sau khi đã có quyết định tốt nghiệp, phòng Đào tạo in bằng cho tìmg sinh viên. Việc quản lý vẫn ở hình thức thủ công nên sẽ mất nhiều thời gian, nhân lực và không phù hợp với tình hình phát
đội ngũ GV yêu nghề, tâm huyết với nghề dạy học và tất cả đều hướng đến mục tiêu đào tạo và phát triển trường trong tương lai.
Công tác quản lý GV gồm các nội dung sau:
I Quản lý hồ sơ của GV: lưu tất cả những thông tin liên quan đến GV như sơ yếu lý lịch, trình độ chuyên môn, hoàn cảnh gia đình, những thành tích,...của GV. Được phòng Tổ chức hành chính cập nhật và lưu trữ hàng năm bằng phần mềm Microsoít Word;
+ Đê đảm bảo có sự thông tin liên lạc kịp thời đến GV, nhà trường đã sử dụng hệ thống email nhằm thông báo cũng như tiếp nhận những giáo án, thống kê những ý kiến của GV hên quan đến công tác giảng dạy.
Việc quản lý đội ngũ GV của Nhà trường còn chưa mang tính khoa học, đang thực hiện thủ công vì vậy sẽ khó theo dõi được tình hình chất lượng đội ngũ, số lượng cán bộ, GV, CNV sắp về hưu đê có chiến lược bổ sung, thời gian tới cần có phần mềm quản lý đội ngũ GV để từ đó tích hợp, thống kê về đội ngũ GV một cách dễ dàng.
2.3.6.2. Quản lý sinh viên.
Quy trình quản lý sinh viên của Nhà trường được thiết kế như sau:
phải sửa đổi lại thông tin của học sinh để phản ánh được chính xác thực tế hồ sơ học sinh của nhà trường.
Phòng Đào tạo Nhà trường cùng phối hợp với phòng Công tác sinh viên, các khoa, tổ bộ môn đê điều phối hợp lý và phân công giảng dạy cho các GV, xây dựng thời khóa biểu thực hiện trong toàn trường theo đúng chương trình đào tạo. Ban Giám hiệu Nhà trường giao trách nhiệm cho các GV quản lý lớp và phản ánh đúng tình hình thực tế quá trình học tập và rèn luyện của sinh viên qua sổ ghi điểm, số ghi đầu bài,... làm tiêu chí cho việc xếp loại sinh viên sau này.
Cố vấn học tập có nhiệm vụ nhận lớp sau khi đã được Ban Giám hiệu phân lớp chủ nhiệm, cố vấn học tập lấy hồ sơ của sinh viên có trong danh sách lớp mình từ ban Công tác sinh viên để lưu hồ sơ và một số thông tin cần thiết vào sổ chủ nhiệm hoặc sổ tay ghi chép của mình. Phòng Đào tạo cung cấp danh sách lóp cho các GV bộ môn giảng dạy để GV bộ môn theo dõi.
Hiện nay với số lượng sinh viên hàng năm của nhà trường là gần 1.000 sinh viên, việc quản lý sinh viên của Nhà trường đang tiến hành là: Sau khi nhập học các lớp làm bản sơ yếu lý lịch của từng sinh viên sau đó đóng tập nộp lại cho phòng Công tác sinh viên. Việc quản lý này đang còn nhiều bất cập vì:
- Sinh viên và gia đình chưa có điều kiện nắm bắt kịp thòi được tình hình học tập, rèn luyện.
2.3.6.3. Công tác tuyển sinh.
Hàng năm, Nhà trường đã ứng dụng phần mềm tuyển sinh đại học của Bộ GD&ĐT vào công tác tuyển sinh. Quy trình và cách thức tuyển sinh theo đúng quy định của Bộ GD&ĐT.
Sau khi tuyển sinh, ban Công tác sinh viên có nhiệm vụ tiếp nhận sinh viên khóa mới, phân lớp theo chuyên ngành học sinh đăng ký và lưu trữ hồ sơ sinh viên.
2.4.Dánh giá chung về thực trang quản lý úng dụng công nghệ thông tin
trong đào tạo theo hệ thống túi chỉ ỏ Trường Đại học Công nghệ Vạn
Xuân.
2.4.1. Những thành tựu
Có thể nói, trường Đại học Công nghệ Vạn Xuân đã sớm có chủ trương đưa CNTT vào hoạt động và từng bước đầu tư, trang bị cơ sở thiết yếu phục vụ cho việc ứng dụng CNTT trong GD&ĐT. Nhờ đó, việc triển khai và ứng dụng CNTT được áp dụng hầu khắp các đơn vị, các khoa và phòng chức năng. Việc đưa website vào nhà trường, xây dựng trung tâm học tập trực
triển khai ứng dụng CNTT. Máy móc thiết bị được mua bổ sung và nâng cấp hàng năm. Đồng thời trang bị cho mỗi đơn vị khoa một bộ máy chiếu, tạo điều kiện, môi trường đê các đơn vị ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong dạy học. Kinh phí đầu tư cho thiết bị CNTT và truyền thông lớn. Đội ngũ CBGV hầu hết đã biết ứng dụng CNTT trong dạy học, công tác. Nguồn nhân lực chuyên giảng dạy và thực hiện các hoạt động, điều hành để ứng dụng CNTT được tăng cường về số lượng và chất lượng. Các cán bộ quản lý đều sử dụng CNTT trong hoạt động dạy học, quản lý ở trường. Nhờ triển khai ứng dụng CNTT và truyền thông trong hoạt động, hiệu quả công việc ở các bộ phận chức năng như đào tạo, tố chức, tài vụ, quản lý, giảng dạy, hợp tác quốc tế...tăng lên rõ rệt.
Công tác quản lý việc ứng dụng CNTT được chú trọng, thể hiện ở khâu Ban Giám hiệu đã có những chủ trương lớn, có tính chất đột phá về đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực đê ứng dụng CNTT, nối mạng Internet, xây dựng vvebsite, xây dựng trung tâm học tập trực tuyến. Nhà trường đã xác định các bước đi phù hợp, lập kế hoạch cho từng giai đoạn, tổ chức thực hiện và chỉ đạo các bộ phận, các đơn vị thực hiện ímg dụng CNTT trong dạy học, quản lý. Công tác thu thập thông tin được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, việc kiêm tra đánh giá chưa được thực hiện nghiêm túc. Chưa có tiêu chuẩn đánh giá việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động dạy học, quản lý, công tác phục vụ và thực hiện nhiệm vụ của các đối tượng. Vì vậy, cần có những giải pháp đê tăng cường khai thác và sử dụng CNTT nhằm ứng dụng mạnh mẽ CNTT để nâng cao chất lượng đào tạo - bồi dưỡng, phục vụ trong nhà trường.
dụng CNTT còn lỏng lẻo, chưa được đầu tư thích đáng, vẫn còn một số giảng viên ngại và chưa tích cực sử dụng thiết bị CNTT, tần suất sử dụng chưa cao, tập trung vào một số giáo viên, một số môn. số lượng phần mềm khai thác chưa nhiều, HSSV chưa thực sự chủ động tham gia vào quá trình học tập với sự hỗ trợ của thiết bị và công nghệ. Việc vận dụng các kiến thức được bồi dưỡng, khai thác và sử dụng CNTT trong dạy học của GV chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra. Chưa khai thác hết các tính năng, tác dụng của các phần mềm CNTT đê phục vụ công tác quản lý như sử dụng sơ đồ, biếu đồ đê so sánh vói chuẩn và yêu cầu, hoặc phân tích xu hướng phát triển, phát hiện đặc điểm của hiện tượng.
Nhà trường chỉ có phần mềm chuyên dụng nhằm quản lý kết quả học tập của sinh viên, các hoạt động còn lại đều làm thủ công, phân biệt thực hiện tại các đưn vị chuyên trách. Do đó việc quản lý của các cấp lãnh đạo rất khó khăn.
Công tác lập báo cáo còn nhiều vướng mắc do phải tống họp số liệu từ nhiều phòng ban khác nhau, tiến hành đối chiếu và tổng hợp nên dễ sai sót và mất nhiều thời gian, nhiều nhân lực. Do đó các báo cáo không thể tổng hợp kịp thời, các cấp lãnh đạo không thê nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động trong toàn trường.
- Chưa có một cơ chế, chính sách hợp lý và hành lang pháp lý cụ thể quy định cho ứng dụng CNTT vào các hoạt động của Nhà trường. Đặc biệt là
Kết luận chương 2
Trong chương này chúng tôi đã trình bày thực trạng quản lý ứng dụng CNTT trong đào tạo theo hệ thống tín chỉ. Từ khảo sát thực tế chúng tôi đã chỉ ra:
- ưu điếm:
+ về trình độ Tin học của CBGV Nhà trường: Hầu hết CBGV Nhà trường đều biết sử dụng máy tính, ứng dụng các phần mềm tin học văn phòng, nhận, gửi thư điện tử vào công việc;
+ Cơ sở vật chất phục vụ việc ứng dụng CNTT: Nhà trường đã cố gắng trang bị hệ thống máy tính cho CBGV làm việc; HSSV học. Tất cả các phòng ban chức năng đã có đường truyền Internet tốc độ cao.
- Nhược điềm:
+ về nhận thức của đội ngũ, một số nhận thức về CNTT chưa đầy đủ dẫn tói tâm lý lo ngại sử dụng CNTT, nhân lực vừa thiếu vừa yếu;
+ Chưa có một cơ chế, chính sách hợp lý và hành lang phát lý cụ thể quy định cho ứng dụng CNTT vào các hoạt động của nhà trường. Đặc biệt là công tác quản lý;
+ Số lượng máy tính, máy chiếu và các thiết bị phụ trợ ở trường có nhưng vẫn còn thiếu nhiều;
không chủ động phụ thuộc vào nhà đầu tư dẫn tới cơ sở vật chất hạ tầng tin học chỉ đáp ứng phần nào việc ứng dụng CNTT trong nhà trường.
CHƯƠNG 3
MỘT SÓ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG ĐÀO TẠO THEO HỆ THỐNG TÍN CHỈ
Ở TRIĨỜNG DẠI HỌC CÔNG NGHỆ VẠN XUÂN
3.1.Nguyên tắc đề xuất các giải pháp
3.1.1. Đảm bảo tính kế thừa
Cùng với quá trình đổi mới toàn diện của đất nước, hệ thống các cơ sở giáo dục đại học Việt Nam đang trong quá trình đổi mới theo định hướng và yêu cầu của đổi mới giáo dục đại học.
Thành tựu phát triển của Trường Đại học Công nghệ Vạn Xuân trong giai đoạn vừa qua có sự đóng góp đáng kể và cơ bản của hoạt động đào tạo và quản lý quá trình đào tạo do Ban đào tạo và các đơn vị đào tạo của Nhà trường thực hiện. Điều đó cho thấy tính hợp lý cũng như giá trị của những kinh nghiệm được đúc rút từ thực tiễn công tác này tại Trường. Những thay đối này là sự kế thừa những thành tựu của hoạt động đào tạo từ giai đoạn trước nhưng có sự sáng tạo ra những cách làm mới hơn, hiệu quả hơn so với
các nhân tố của quá trình đào tạo phù hợp với yêu cầu của đào tạo theo hệ thống tín chỉ.
3.1.2. Đảm bảo tính toàn diện
Các giải pháp quản lí đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Trường Đại học Công nghệ Vạn Xuân phải đảm bảo tác động một cách đồng bộ đến các thành tố của quá trình đào tạo đê hình thành được các điều kiện thực hiện đào tạo theo hệ thống tín chỉ.
Tính toàn diện trong các giải pháp quản lí quá trình đào tạo tại Trường Đại học Công nghệ Vạn Xuân còn phải đảm bảo hài hòa các mối quan hệ của các bên có liên quan đến công tác này. Từ mối quan hệ giữa các cấp lãnh đạo trực tiếp và gián tiếp của Bộ GD&ĐT với Trường trong quá trình thực hiện