4. Phạm vi nghiên cứu
3.1.1Lịch sử hình thành và phát triển
Thƣ viện Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội đƣợc thành lập từ năm 1956 (ngay sau ngày thành lập trƣờng). Trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Thƣ viện đã có nhiều đóng góp quan trọng vào việc đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đông đảo, đóng góp tích cực vào sự nghiệp phát triển kinh tế - khoa học - kỹ thuật của đất nƣớc.
Thời gian đầu mới thành lập, điều kiện hoạt động của Thƣ viện lúc bấy giờ còn gặp rất nhiều khó khăn. Vốn tài liệu ban đầu chỉ có 5000 cuốn sách, cơ sở vật chất nghèo nàn và 2 cán bộ phụ trách không có nghiệp vụ thƣ viện, hơn nữa Thƣ viện là một bộ phận trực thuộc Phòng Giáo vụ. Tuy nhiên, Thƣ viện vẫn
không ngừng phấn đấu để đảm bảo phục vụ tốt cho cán bộ và sinh viên trong trƣờng, kể cả trong thời gian sơ tán.
Thƣ viện đã từng đi sơ tán ở: Lạng Sơn, Hà Bắc, Hải Hƣng, Hà Tây cùng khối lƣợng lớn sách đem theo để phục vụ đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nƣớc.
Cũng trong giai đoạn này, từ Trƣờng ĐHBK Hà Nội đã hình thành những trƣờng đại học mới nhƣ: Đại học Xây dựng, Đại học Mỏ-Địa chất, Đại học Công nghiệp nhẹ và Phân hiệu II về Quân sự (nay là học viện Kỹ thuật Quân sự). Thƣ viện Trƣờng cũng chia sẻ nhiều tài liệu và đã cử cán bộ sang làm việc công tác tại Thƣ viện ở trƣờng Đại học Mỏ - địa chất và trƣờng Đại học Xây dựng.
Từ năm 1973, Thƣ viện tách ra thành đơn vị độc lập. Ban Thƣ viện đã liên tục đƣợc đầu tƣ và phát triển không ngừng. Khi miền Nam đƣợc giải phóng, một số cán bộ Thƣ viện đã vào công tác tại miền Trung và miền Nam để xây dựng Thƣ viện trong đó.
Trong thời kỳ đổi mới, Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hành hiện đại hóa công tác đào tạo, nâng cao chất lƣợng dạy và học. Trƣờng cũng đã đầu tƣ đáng kể cho Thƣ viện nhƣ tăng thêm kinh phí bổ sung, nâng cấp cơ sở vật chất cho xứng đáng với tầm vóc 50 năm phát triển và trƣởng thành của Trƣờng cũng nhƣ Thƣ viện, nhất là đầu tƣ xây dựng Thƣ viện điện tử rất quy mô và hiện đại.
Tháng 11/2003, Thƣ viện và Trung tâm thông tin và mạng đã sáp nhập thành đơn vị mới là Thƣ viện và Mạng thông tin với hai nhiệm vụ chính: vận hành và khai thác Thƣ viện điện tử mới và quản lý điều hành Mạng thông tin của Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Từ năm học 2006 - 2007, Thƣ viện điện tử Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng đọc tự chọn, cùng 2000 chỗ ngồi và tăng cƣờng khả năng truy cập vào các học liệu điện tử trực tuyến.
Đầu tháng 9/2008, theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu để phù hợp với tình hình mới, Bộ phận Thƣ viện tách ra và trở thành đơn vị Thƣ viện Tạ Quang Bửu độc lập, bƣớc vào một giai đoạn phát triển mới cùng với sự phát triển mạnh mẽ của trƣờng ĐHBK Hà Nội.
3.1.2. Chứ c năng, nhiê ̣m vụ của Thư viê ̣n Tạ Quang Bửu
Trên cơ sở đi ̣nh hƣớng chiến lƣợc phát toàn diê ̣n và lâu dài của đất nƣớc sau Đa ̣i hô ̣i Đảng toàn quốc lần thƣ́ IX , X và nghi ̣ quyết 14 của chính phủ về đổi mới cơ bản và toàn diê ̣n Giáo Du ̣c Đa ̣i ho ̣c Viê ̣t nam giai đoa ̣n 2006-2020, Trƣờng Đa ̣i ho ̣c Bách Khoa Hà Nô ̣i đã xây dƣ̣ng đề án “Hiê ̣n đa ̣i hoá Trƣờng Bách Khoa Hà Nội giai đoạn 2006-2030”với mu ̣c tiêu “Xây dựng trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội thành trƣờng đại học đào tạo trình độ cao, đa ngành, đa lĩnh vực; một trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ hàng đầu của đất nƣớc, với một số lĩnh vực đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và trên thế giới; một địa chỉ tin cậy, hấp dẫn đối với các nhà đầu tƣ phát triển công nghệ , giới doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc . Đóng góp vào quá trình công nghiê ̣p hoá hiê ̣n đa ̣i hoá đất nƣớc,phát triển nền kinh tế vững mạnh ổn định về chính trị, an ninh quốc phòng sánh ngang với các nƣớc trên thế giới” .Từ đó định hƣớng mục tiêu phát triển Thƣ viện Tạ Quang Bửu với chức năng nhiệm vụ sau:
3.1.2.1 Chức năng.
Bám sát các mục tiêu đã đề ra trên Thƣ viên Tạ Quang Bửu Trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội đã xây dựng và b ƣớc vào hoạt động vào tháng 10 năm 2006, Thƣ viện Tạ Quang Bửu trực thuộc trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội, có chức năng “tham mưu tư vấn cho Hiệu trưởng quản lý, nghiên cứu phát triển,
tổ chức khai thác các nguồn thông tin thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường”.
Hiện nay, Thƣ viện Tạ Quang Bửu đang phục vụ một đội ngũ bạn đọc đông đảo, đó là cán bộ công chức nhà trƣờng gồm cán bộ giảng viên, cán bộ phục vụ giảng dạy, nghiên cƣ́u khoa ho ̣c và số lƣợng lớn sinh viên trong trƣờng cũng nhƣ ngoài trƣờng.
3.1.2.2. Nhiệm vụ
Quản lý, phát triển nguồn thông tin thư viện
Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin của Thƣ viện thông qua việc khai thác, sử dụng các loại tài liệu từ nhiều nguồn trong nƣớc, nƣớc ngoài, có trong thƣ viện và từ các thƣ viện khác ( Tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử, mạng Internet….)
Thu nhận lƣu chiểu các tài liệu do nhà trƣờng xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã đƣợc nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, chƣơng trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, các dạng tài liệu khác của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong nhà trƣờng.
Phối hợp chặt chẽ với các thƣ viện, các nhà xuất bản, các trung tâm thông tin trong và ngoài nƣớc trong công tác bổ sung nguồn thông tin cho Thƣ viện.
Tổ chức bổ sung, điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tƣ liệu thƣ viện trong nhà trƣờng.
Tổ chức khai thác nguồn thông tin thư viện phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của trường
Tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu truyền thống đáp ứng nhu cầu của bạn đọc thông qua các nhiệm vụ:
Tổ chức quản lý hệ thống lƣu trữ thông tin và tổ chức bộ máy tra cứu thông tin truyền thống: hệ thống mục lục, kho tài liệu tra cứu…
Tổ chức hệ thống phòng đọc mở ứng dụng công nghệ hiện đại. Tổ chức phòng mƣợn áp dụng các công nghệ mới, tự động hoá. Tổ chức các phòng đa phƣơng tiện.
Tổ chức hoạt động tham khảo, tƣ vấn chỉ dẫn cung cấp thông tin, đào tạo ngƣời dùng tin..
Tổ chức triển lãm, trƣng bày, điều tra nhu cầu của bạn đọc. Phục vụ liên thƣ viện.
Tổ chức và quản lý các dịch vụ: sao lƣu tài liệu gốc, phục vụ thông tin hỏi đáp...
Tổ chức các hệ thống kho lƣu trữ và bảo quản tài liệu.
+Tổ chức hệ thống thông tin Thư viện số (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thiết lập cổng tra cứu thông tin tạo lập đầu mối truy nhập, tìm kiếm, khai thác và chia sẻ thông tin tự động hóa, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc trong và ngoài trƣờng.
Xây dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại: Tổ chức mục lục trực tuyến, các cơ sở dữ liệu thƣ mục, tóm tắt, toàn văn và biên soạn hệ thống thƣ mục điện tử về các tài liệu theo lĩnh vực đào tạo của trƣờng.
Xây dựng bộ sƣu tập số, các cơ sở dữ liệu toàn văn từ các nguồn lực thông tin khác nhau.
Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu chuẩn về xử lý thông tin và các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác thông tin thƣ viện: LCC, MARC 21, AACR 2, Dublin Core…
Phát triển nguồn nhân lực thƣ viện chất lƣợng cao đáp ứng đƣợc yêu cầu nghiệp vụ thƣ viện hiện đại, thông qua các hoạt động đào tạo, liên kết đào tạo bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ.
3.1.3 Khảo sát trực trạng thư viện Tạ Quang Bửu
Cùng với sự ra đời và phát triển của trƣờng Đại học Bách Khoa Hà Nội, thƣ viện Tạ Quang Bửu đang ngày một lớn mạnh, thể hiện là một trong những thƣ viện đi đầu trong các thƣ viện trƣờng Đại học, phục vụ đắc lực trong công cuộc đào tạo nhân lực chất lƣợng cao của nhà trƣờng. Từ một thƣ viện truyền thống với nguồn tài liệu chủ yếu là sách báo tạp chí dƣới dạng in, thƣ viện đang dần từng bƣớc tiến hành hiện đại hóa công tác nghiệp vụ thƣ viện, công tác phục vụ bạn đọc và tiến hành xây dựng hệ thống thƣ viện số hiện đại.
Đội ngũ cán bộ của thƣ viện đƣợc đào tạo cơ bản các ngành Thƣ viện, Công nghệ thông tin, ngoại ngữ và một số ngành khoa học khác, luôn đáp ứng đƣợc yêu cầu của thƣ viện hiện đại.
Về công tác nghiệp vụ thƣ viện, trƣớc kia thƣ viện hoạt động theo hình thức thƣ viện truyền thống. Công tác biên mục đƣợc thực hiện theo hình thức thủ công, ghi chép thông qua sổ sách, giấy tờ; hệ thống mục lục là các phích lƣu trữ. Khi công nghệ thông tin bắt đầu phát triển thì việc tin học hóa công tác thƣ viện là vô cùng cần thiết giúp cho việc quản lý và tra cứu dễ dàng hơn. Từ năm 1997, thƣ viện đã đƣa phần mềm CDS/ISIS vào sử dụng. Đây là phần mềm quản trị dữ liệu do tổ chức UNESCO cung cấp cho các nƣớc đang phát triển, là hệ thống lƣu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp đƣợc thiết kế để quản trị CSDL dạng văn bản có cấu trúc, quy tắc mô tả tài liệu theo chuẩn quốc tế ISBD. Phần mềm này chạy trên hệ điều hành DOS.
Từ năm 2002, dự án xây dựng Thƣ viện điện tử đƣợc thực hiện. Thƣ viện điện tử đã đi vào hoạt động với diện tích sử dụng 17500 m2 gồm 8 phòng tự chọn xếp theo chuyên ngành, 2 phòng đa phƣơng tiện, 2 phòng mƣợn, 5 phòng tự học, 8 phòng học nhóm, với 2500 chỗ ngồi và hệ thống kho tàng rộng rãi, hiện đại có sức chứa 2 triệu bản sách. Phƣơng thức phục vụ đã đƣợc thay đổi từ kho đóng sang phƣơng thức tự chọn, từ thủ công sang tự động hóa hoàn toàn bằng máy đọc và in mã vạch. Các thiết bị cũng đƣợc cung cấp đầy đủ với tổng số 120 máy tính, photocoppy, máy scane, hệ thống an ninh đƣợc trang bị cổng từ, camera quan sát. Ngoài thƣ viện trung tâm của trƣờng, còn có 16 thƣ viện và tủ sách các khoa. Từ năm 2006, thƣ viện bắt đầu mua tạp chí điện tử ScienDirect về chuyên ngành Computer Science với số lƣợng 117 tên tạp chí và nhiều nguồn dữ liệu miễn phí khác.
Hiện nay, thƣ viện đã ứng dụng các công nghệ hiện đại: toàn bộ hệ thống thƣ viện đƣợc quản lý bằng máy tính, mƣợn trả bằng công nghệ mã vạch, quản lý an ninh bằng cổng từ, chỉ từ và công nghệ RFID, hệ thống nối mạng toàn thƣ viện và có hệ thống Wireless, bạn đọc có thể tra cứu tài liệu bằng máy tính tại thƣ viện và từ xa thông qua mạng Internet.
Năm 2006, nắm đƣợc xu thế phát triển của hệ thống thƣ viện là liên kết, kết nối, hội nhập, thƣ viện đã đầu tƣ cài đặt phần mềm tích hợp VTLS nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, quản lý mƣợn trả, bổ sung, lƣu hành các dữ liệu biên mục cho sách mới và tạo khả năng tra cứu một cách thuận tiện cho ngƣời dùng. Phần mềm này hỗ trợ các chuẩn biên mục quốc tế: AACR2, MARC 21, LCC, Subject Headings,… là điều kiện thuận lợi cho công tác biên mục của thƣ viện cũng nhƣ trao đổi thƣ mục quốc tế. Toàn bộ 42.000 biểu ghi trên phần mềm CDS/ISIS đƣợc MARC hóa và chuyển sang phần mềm mới. Với việc xây dựng CSDL trên phần mềm này đã giúp bạn đọc không chỉ trong trƣờng mà cả các bạn đọc của các trƣờng, các thƣ viện khác có thể tra
cứu và tiếp cận đến nguồn tài nguyên thông tin của thƣ viện. Hiện tại, với phần mềm VTLS Thƣ viện đã tăng cƣờng đƣợc khả năng xử lý thông tin về chất lƣợng và thời gian. Cán bộ phòng nghiệp vụ có thể sử dụng tới 70% là biểu ghi trên mạng về. Việc xử lý liên thông giữa các khâu công việc tạo hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên với nhu cầu ngày càng lớn tìm kiếm dữ liệu toàn văn thì VTLS chƣa thực hiện đƣợc. Trên hệ thống VTLS chỉ có dữ liệu về thƣ mục, giúp bạn đọc tra cứu đầu sách và vấn đề nâng cấp và tùy biến có nhiều hạn chế do đây là một phần mềm thƣơng mại. Do vậy việc lựa chọn phần mềm mã nguồn mở để xây dựng hệ thống thƣ viện số nhằm lƣu trữ các tài liệu số trong thƣ viện, khắc phục những điểm hạn chế trên của hệ thống VTLS và tuân theo các chuẩn quốc tế về biên mục và trao đổi tài liệu liên thƣ viện phục vụ nhu cầu bạn đọc là hết sức cần thiết.
Với cơ sở vật chất đƣợc Nhà nƣớc trang bị, Thƣ viện Tạ Quang Bửu đủ điều kiện để phát triển một thƣ viện hiện đại. Yêu cầu cấp bách đối với thƣ viện là xây dựng một hệ thống thƣ viện số, quản lý nguồn tài liệu số nhƣ luận văn, luận án, ebooks…phục vụ cho công tác bạn đọc. Đồng thời hệ thống này cũng phải có chức năng đồng bộ hóa dữ liệu, có thể mở rộng tƣơng tác với cơ sở dữ liệu hiện có, đặc biệt phải tuân theo chuẩn quốc tế về mô tả, biên mục dữ liệu số và chuẩn liên thƣ viện tăng cƣờng khả năng tìm kiếm lẫn nhau của liên thƣ viện các trƣờng đại học trong và ngoài nƣớc.
3.2 Mục tiêu xây dựng thư viện số ở thư viện Tạ Quang Bửu
Xây dựng một phần mềm thƣ viện số hiện đại, mềm dẻo, linh hoạt, đa nền, thân thiện với ngƣời dùng và có khả năng mở rộng để các khoa, viện, cán bộ, học viên và sinh viên trong trƣờng có thể truy nhập và tìm kiếm tài nguyên số của thƣ viện phục vụ cho quá trình học tập và nghiên cứu.
Từng bƣớc số hóa kho luận văn, luận án, đƣa các tài liệu ebooks và nguồn bài giảng audio, video vào quản lý và tạo thành một nguồn tài nguyên số mạnh cho ngƣời cán bộ và sinh viên. Nguồn tài nguyên số đƣợc tuân theo các chuẩn biên mục nhƣ ISBD, AACR2, các chuẩn biên mục khổ mẫu Dublin Core và mô tả dữ liệu và truyền dữ liệu METS.
Đƣa các hoạt động nghiệp vụ thƣ viện theo các chuẩn quốc tế. Trở thành một trong những hệ thống thƣ viện số đầu mối trong hội liên hiệp thƣ viện các trƣờng đại học trong nƣớc, có khả năng kết nối và trao đổi thông tin với các hệ thống thƣ viện số trên thế giới.
3.3 Tiến hành xây dựng thư viện số ở thư viện Tạ Quang Bửu
Sau khi tìm hiểu các chuẩn thƣ viện số và phần mềm thƣ viện số hiện nay, thƣ viện đã quyết định chọn phần mềm nguồn mở Dspace làm công cụ phát triển thƣ viện số. Bên cạnh đó, việc phát triển đã khai thác các nguồn tƣ liệu và tiềm lực vốn có của thƣ viện nhƣ hệ thống biên mục, mục lục đã đƣợc sử dụng trên hệ thống VTLS, nguồn tài liệu về luận văn luận án là các dạng file .doc, .pdf, trên các CD-ROM.
Để tái sử dụng nguồn dữ liệu vốn có của hệ thống VTLS cho hệ thống thƣ viện, thƣ viện đã xây dựng một module đồng bộ dữ liệu giữa 2 hệ thống. Hệ thống mục lục trên VTLS đƣợc biên mục theo khổ mẫu MARC, trong khi đó phần mêm Dspace tuân theo chuẩn biên mục Dublin Core, do vậy để tận dụng nguồn mục lục này, phải dựa vào bảng chuyển đổi MARC sàn Dublin Core và