II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY
1. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng con ngườ
Trong mọi hoạt động kinh doanh thì con người luôn là nhân tố đóng vai trò quan trọng. Công ty sẽ đạt được nhiều thành công khi có một đội ngũ lao động hợp lí về chất lượng và số lượng, cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng, nâng cao hình ảnh, và uy tín của Công ty trên thị trường.
Hiện nay, nhân viên VAE không có xu hướng gắn bó lâu dài với Công ty. Hiện tượng chuyển công tác vẫn diễn ra khá thường xuyên và gây ảnh hưởng không nhỏ tới ý thức trách nhiệm của nhân viên đối với công việc cũng như gây ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ mà Công ty cung ứng.
Các nhân viên của VAE chủ yếu là những người trẻ tuổi. Những sai sót của nhân viên chủ yếu là do hạn chế về nghiệp vụ, kinh nghiệm, nhận thức kém về chất lượng dịch vụ nên thiếu trách nhiệm trong công việc, hoặc thiếu kiến thức trong việc sử dụng máy móc, thiết bị của Công ty.
Mặt khác, trong giai đoạn khối lượng công việc lớn, nhân sự của VAE không đủ đáp ứng khối lượng công việc mà Công ty đã nhận. Nếu từ chối hợp đồng, đồng nghĩa với khả năng bị mất khách hàng là rất cao.
Để nâng cao chất lượng con người, Công ty cần có những giải pháp sau:
1.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên Công ty
Để nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín của Công ty trên thị trường, VAE cần đảm bảo có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, kinh nghiệm phong phú, trình độ ngoại ngữ nhất định. Để làm được điều đó, Công ty cần có những chương trình đào tạo nhân viên:
- Tổ chức các khóa học về đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, ngoại ngữ chuyên ngành, tin học… hằng năm, đáp ứng yêu cầu kinh doanh trước mắt và lâu dài của Công ty. Hiện nay, Công ty đã là thành viên của hàng kiểm toán thế giới BKR, vì vậy, ngoại ngữ là một yếu tố cần thiết cho sự phát triển của VAE. Bên cạnh việc học lấy chứng chỉ CPA, Công ty VAE nên có nhiều chính sách cho nhân viên đi học các khóa học lấy chứng chỉ quốc tế như ACCA, CAT, CFA…
- Tổ chức các buổi thảo luận mỗi tháng một lần trong từng phòng nghiệp vụ, nhằm giúp các nhân viên mới cũng như những nhân viên trong phòng học hỏi kinh nghiệm của nhau, tránh những sai lầm không mong muốn.
- Bên cạnh kiến thức chuyên môn, Công ty VAE cần phân công người ở các phòng nghiệp vụ phụ trách việc đào tạo các kỹ năng khác cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới như: thái độ đối với khách hàng, cách xử trí khi có sự cố xảy ra, diện mạo bên ngoài của nhân viên…sao cho khách hàng cảm thấy họ được tôn trọng, thấy được sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của Công ty.
- Hằng năm, Công ty VAE nên có đợt thi nghiệp vụ để sàng lọc những người yếu kém, kết hợp với sự đánh giá năng lực của trưởng phòng và các đồng nghiệp để nhận xét, đánh giá người tài một cách chính xác.
1.2 Xây dựng chính sách giữ người tài
Để giữ người tài, Công ty cần tiếp tục xây dựng hệ thống thưởng, phạt, các chính sách đãi ngộ nhân viên một cách hợp lý và hiệu quả hơn nữa.
Hiện nay, VAE đã có một chính sách lương, thưởng phạt rõ ràng, công khai với toàn bộ nhân viên để mọi người tuân thủ và khuyến khích mọi người có trách nhiệm hơn với công việc của mình.
Những nhân viên mới: được hưởng mức lương cố định.
Những nhân viên lâu năm: được hưởng mức lương theo hệ số, và theo doanh thu hợp đồng kiểm toán.
Những nhân viên có bằng CPA: ngoài chính sách trên, những nhân viên này được quyền góp vốn vào Công ty VAE, và được hưởng lợi nhuận chia cho các thành viên góp vốn vào cuối năm.
Tuy nhiên, chính sách lương được các nhân viên đánh giá chưa công bằng. Mức lương của những người mới vào thường là lương cố định, còn lương của những người làm trên 1 năm được tính theo lương hợp đồng, nhưng giữa hai mức lương này không chênh lệch nhiều, gây bất bình trong nhân viên. Nguyên nhân là do quỹ lương của VAE còn hạn chế, những người ở mức hệ số lương cao vẫn phải chia sẻ bớt cho những người mới để giữ người.
Ngoài ra, VAE cũng có những đãi ngộ nhất định đối với những người có thời gian làm việc trong Công ty lâu năm như thưởng của Công ty cho những người gắn bó với Công ty từ 5 năm trở lên, thưởng của phòng theo hệ số lương lâu năm.Tuy nhiên, chính sách này của VAE vẫn chưa thực hiện triệt để, có năm Công ty thực hiện, có năm không.
Công ty cũng đã tạo môi trường làm việc hết sức thoải mái, các đồng nghiệp luôn luôn giúp đỡ nhau, Công ty luôn tổ chức sinh nhật cho từng cá nhân.
Để tạo một môi trường làm việc công bằng hơn nữa, em xin đưa ra một số giải pháp:
VAE nên hạ mức lương cố định của những người mới vào xuống, đồng thời cho họ hưởng mức lương theo hợp đồng. Như vậy, tạo sự công bằng trong Công ty. Phòng quản trị nhân sự của VAE nên làm phiếu điều tra về mức độ hài lòng về lương của các nhân viên, đồng thời ghi nhận những đề xuất của nhân viên, để nhân viên và doanh nghiệp gắn bó với nhau hơn.
Chế độ đãi ngộ nhân viên gắn bó lâu năm với Công ty được thực hiện đều đặn, triệt để, không sót nhân viên nào cả.
Ban lãnh đạo có thể tạo ra mối quan hệ ngày càng tốt đẹp giữa các nhân viên, giữa nhân viên với lãnh đạo, thông qua:
- Luôn duy trì các quy tắc làm việc một cách rõ ràng, bình đẳng.
- Duy trì sự tôn trọng những đóng góp của nhân viên và ghi nhận sự đóng góp đó bằng nhiều hình thức khác nhau.
- Duy trì tổ chức các kỳ nghỉ, các buổi liên hoan cho nhân viên trong Công ty, có sự tham gia của gia đình nhân viên ví dụ như : Tết trung thu, lễ Giáng sinh, tết cổ truyền… tạo không khí ấm áp, liên kết giữa các thành viên trong Công ty, giúp họ có cơ hội hiểu nhau hơn.
…
Để thực hiện được những giải pháp trên, VAE cần:
Hằng năm, VAE cần trích ra những khoản nhất định từ lợi nhuận thu được giành cho hoạt động đào tạo nhân sự.
Xây dựng kế hoạch đào tạo rõ ràng:
- Đối tượng cần đào tạo: Đối tượng cần đào tạo là ai?
- Hình thức đào tạo: đào tạo trong Công ty hay đào tạo ngoài Công ty, mức độ chi phí đào tạo, chất lượng đào tạo…
- Đào tạo nghiệp vụ gì? Yêu cầu như thế nào?...
Xây dưng chế độ thưởng phạt trên cơ sở năng lực làm việc của nhân viên, căn cứ vào đó để xác định hệ số khen thưởng, phạt hợp lý.
Thực hiện chính sách khen thưởng một cách triệt để.