cho công tác đánh giá của thủ kho chính xác hơn.
Các phép thử nghiệm áp dụng trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
+ Kiểm tra bộ chứng từ lưu trong kho xem trong đó có biên bản kiểm nhận nguyên vật liệu hay không.
+ Chọn mẫu thùng/bao còn ở trong kho để kiểm tra nguyên vật liệu bên trong thùng/bao về tình trạng chất lượng.
+ Chọn mẫu thùng/bao còn ở trong kho để kiểm tra số lượng nguyên vật liệu bên trong xem có khớp với số lượng nguyên vật liệu trong mỗi thùng theo phiếu xuất kho hay không. Sau đó, kiểm toán viên sẽ tìm nguyên nhân và xử lý chênh lệch (nếu có).
+ Phỏng vấn thủ kho để xác nhận xem công ty có lập biên bản nhận nguyên vật liệu khi nhận nguyên vật liệu từ công ty đối tắc hay không.
Rủi ro 2 - Xuất thành phẩm không qua nhập kho Thực trạng
Sau quá trình sản xuất, thành phẩm được đưa ra khỏi phân xưởng để chuyển thẳng lên xe giao cho đối tác mà không qua kho, hoặc chỉ lưu tạm ở kho một đến hai ngày (trong những trường hợp bất khả kháng và số lượng thành phẩm ít) rồi chuyển cho đối tác. Và việc lưu kho này không được theo dõi trên sổ sách.
Nguyên nhân
Xuất phát từ đặc điểm quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gia công xong đợt hàng nào thì chuyển thẳng cho đối tác để quá trình sản xuất diễn ra được liên tục. Ngoài ra, do điều kiện cơ sở vật chất của công ty không cho phép, kho thành phẩm tương đối nhỏ, không cho phép lưu trữ một số lượng thành phẩm và những hoạt động này không thường xuyên diễn ra, nên việc theo dõi trên sổ sách không được chú trọng.
Hậu quả
Việc không ghi chép, theo dõi số lượng hàng thành phẩm lưu kho dễ dẫn đến việc mất mát, hư hỏng thành phẩm, gây thất thoát tài sản của công ty, làm ảnh hưởng đến uy tín cũng như khả năng hoàn thành hợp đồng.
Giải pháp
Thắt chặt công tác quản lý quá trình chuyển thành phẩm cho đối tác. Nếu lưu kho phải ghi chép theo dõi và lập phiếu nhập kho đầy đủ để có căn cứ đối chiếu về sau.
Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, đặc biệt chú trọng công tác mở rộng, bảo trì của kho thành phẩm trong Công ty.
Các phép thử nghiệm áp dụng trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
+ Quan sát xem trước khi đưa lên xe chuyển cho đối tác, thành phẩm được lấy từ trong kho hay từ xưởng sản xuất.
+ Kiểm tra bộ chứng từ trong trường hợp trong kho có thành phẩm (doanh nghiệp lưu kho 1-2 ngày) xem doanh nghiệp có lập phiếu nhập kho thành phẩm hay không.
+ Phỏng vấn những người có trách nhiệm (thủ kho, nhân viên phòng vật tư, nhân viên bốc vác,…).
Rủi ro 3 - Rủi ro gia công hao phí nhiều nguyên vật liệu mà không lập biên bản xử lý
Thực trạng
Công ty cổ phần da giày Huế nhận nguyên vật liệu từ đối tác để gia công. Lượng nguyên vật liệu nhận được đó nhiều hay ít tùy thuộc vào số lượng đặt hàng của bên đối tác, ngoài ra hai bên thỏa thuận về một lượng hao phí nguyên vật liệu nhất định. Tuy nhiên trong quá trình gia công có những trường hợp do máy móc kỹ thuật bị trục trặc, hỏng hóc hay trình độ tay nghề của công nhân còn hạn chế nên có thể sử dụng vượt qua lượng nguyên vật liệu hao phí dự trữ.
Qua quá trình thực tế phỏng vấn, khi được hỏi về vấn đề hao phí quá nhiều nguyên vật liệu Công ty xử lý như thế nào, kế toán trưởng trả lời: “Trong trường sử dụng nguyên vật liệu vượt quá định mức cho phép thì phải lập biên bản ghi rõ lý do hao phí. Nếu lý do thỏa đáng như lượng hao phí định mức quá ít hay do những yếu tố khách quan như thời tiết, thiên tai… thì Công ty sẽ yêu cầu Công ty đối tác gửi bổ sung thêm nguyên vật liệu, số nguyên vật liệu gửi thêm này sẽ do công ty đối tác chịu trách nhiệm. Nhưng nếu như do tay nghề của công nhân hay do công tác bảo quản, lưu trữ của Công ty Da giày Huế không chu đáo thì số nguyên liệu gửi thêm sẽ do Công ty Da giày chịu trách nhiệm.” Tuy nhiên khi chúng tôi tiến hành phỏng vấn thủ kho để đối chiếu và xin xác nhận kiểm tra các biên bản ghi lý do hao phí thì các biên bản lại không hiện hữu và thủ kho trả lời rằng: thực tế, Công ty không có thời gian để lập biên bản. Nếu công nhân gia công hỏng, với những lỗi nhỏ thì có thể tháo ra làm lại, còn nếu với những lỗi lớn, không thể sữa chữa được thì vứt bỏ luôn.
Do khối lượng công việc của phân xưởng lớn, đòi hỏi hoạt động phải tiếp diễn liên tục trong khi số lượng các nhân viên quản lý có hạn.Việc lập biên bản tốn nhiều thời gian, rắc rối dẫn đến làm chậm tiến độ công việc do đó không tiến hành.
Hậu quả
Trong các doanh nghiệp, rủi ro thường xảy ra do hai chiều hướng: thứ nhất, doanh nghiệp không thiết kế thủ tục kiểm soát. Thứ hai, doanh nghiệp có thiết kế thủ tục kiểm soát nhưng thủ tục kiểm soát không được thực hiện hoặc có thực hiện nhưng không hiệu quả.
Ở đây ta có thể thấy, Công ty Cổ phần Da giày Huế đã thiết kế thủ tục kiểm soát cho trường hợp sử dụng quá lượng nguyên vật liệu trong hạn mức cho phép, tuy nhiên thủ tục này lại hoạt động không hiệu quả, thậm chí không được thực hiện. Điều này sẽ dẫn tới rủi ro cho doanh nghiệp. Công ty không lập biên bản ghi rõ lý do sử dụng quá lượng nguyên vật liệu, như vậy Công ty đối tác sẽ không chấp nhận chịu trách nhiệm cho số nguyên vật liệu gửi thêm khiến cho Công ty Da giày tổn thất tài sản. Hoặc trong trường hợp lý do sử dụng quá nguyên vật liệu là do tay nghề công nhân còn yếu kém, một số công nhân cẩu thả trong khi gia công nhưng vì Công ty lại không lập biên bản xử lý nên không thể đòi công nhân bồi thường, trừ tiền lương công nhân, khiến doanh nghiệp phải chịu rủi ro mất mát tài sản.
Giải pháp
Công ty nên thiết lập và áp dụng các chính sách quản lý về hạn mức sử dụng nguyên phụ liệu đối với mỗi công nhân, tổ sản xuất và toàn công xưởng.
Xây dựng chính sách thưởng phạt đối với mỗi công nhân trong quá trình sản xuất để khuyến khích để vừa nâng cao năng suất lao động vừa đảm bảo trong việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả.
Các phép thử nghiệm áp dụng trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
+ Kiểm tra bộ chứng từ lưu trong phân xưởng xem có lập biên bản xử lý trong trường hợp gia công hao phí nguyên vật liệu hay không, đối chiếu với những vấn đề: hạn mức sử dụng nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu nhận từ kho, số sản phẩm đã hoàn thành, số lượng nguyên vật liệu còn lại.
+ Phỏng vấn quản đốc phân xưởng để xác nhận xem xưởng có lập biên bản xử lý khi nguyên vật liệu bị hao phí hay không, sau khi phỏng vấn, kiểm toán viên sẽ có được cái nhìn tổng quát về xưởng sản xuất, tuy nhiên kiểm toán viên cần xem xét sự am hiểu tinh tường những vấn đề được hỏi và sự tin cậy trong câu trả lời của quản đốc phân xưởng.
Rủi ro 4 - KCS không thực hiện ghi chép, lập biên bản số sản phẩm hỏng, sai sót so với tiêu chuẩn quy định
Thực trạng
Khi sản phẩm đã đi qua hết tất cả các chuyền để thực hiện các công đoạn gia công, sản phẩm sẽ được tập hợp và được trưởng chuyền mang đến cho bộ phận KCS – kiểm tra chất lượng sản phẩm - để kiểm tra chất lượng, mức độ hoàn thiện của sản phẩm lần cuối cùng. Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn đề ra, sản phẩm sẽ được chuyển tới bộ phận đóng gói rồi chuyển đi cho đối tác. Nếu sản phẩm không đạt được tiêu chuẩn theo quy định, sản phẩm đó được KCS loại ra một bên, sau đó sẽ có người của phân xưởng sản xuất tiến hành thu gom số sản phẩm không đạt tiêu chuẩn đó để tiến hành làm lại. Việc sản phẩm hư hỏng, sai sót ở khâu, chuyền nào thì sẽ được chuyển tới khâu, chuyền thực hiện công đoạn đó thực hiện lại. Sẽ có một bộ phận phụ giúp tháo, tách các bộ phận hỏng, sai sót so với quy định để các chuyền thực hiện lại.
Theo như những trao đổi với quản đốc phân xưởng, chúng tôi được biết rằng những sản phẩm hỏng, sai sót so với những tiêu chuẩn đề ra thì bộ phận KCS phải phân loại, ghi nhận số lượng đã kiểm tra, cũng như phải lập biên bản ghi nhận số sản phẩm hỏng, sai sót đó để tiến hành thực hiện gia công lại. Tuy nhiên, với thực tế chúng tôi theo dõi, quan sát cũng như có những trao đổi với chị Thừa - thủ kho của Công ty, thì việc ghi nhận, lập biên bản số sản phẩm hỏng, sai sót so với tiêu chuẩn quy định hoàn toàn không có.
Nguyên nhân
Theo như trao đổi với thủ kho, chúng tôi được biết đó là vì quy mô của Công ty tương đối nhỏ, việc xử lý chỉ mang tính nội bộ, và khối lượng công việc rất lớn, việc
lập biên bản, cũng như theo dõi số lượng rất mất thời gian, làm chậm tiến độ công việc do đó những nguyên tắc quản lý thường được bỏ qua.
Hậu quả
Sản phẩm các chuyền mang cho KCS kiểm tra không có ghi chép số lượng, thêm vào đó là các sản phẩm hỏng, sai sót so với quy định không được lập biên bản chứng nhận về mẫu mã, số lượng, quy cách sai phạm… dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng trong quá trình hoạt động, đặc biệt là công tác quản lý sản phẩm. Cụ thể, những sản phẩm hỏng, sai sót không được ghi chép, lập biên bản, dẫn đến trường hợp KCS cố tình đánh giá sai những sản phẩm hoàn thiện đạt tiêu chuẩn, rồi tìm cách chuyển số sản phẩm hoàn thiện đó ra bên ngoài tiêu thụ, trục lợi cho bản thân.
Nếu việc này thực sự có xảy ra, hậu quả sẽ rất lớn, một lượng sản phẩm hoàn thiện của Công ty sẽ bị tuồn ra ngoài thị trường, trước hết gây thiệt hại cho chính Công ty khi bị mất đi một lượng tài sản, sau nữa sẽ làm cho tiến độ công việc bị chậm, làm ảnh hưởng nhiều tới tiến độ thực hiện hợp đồng, thêm nữa là ảnh hưởng đến công sức của nhiều người, nhiều bộ phận liên quan đến việc hoàn thiện sản phẩm đó, vì nếu thiếu sản phẩm thì cả một dây chuyền sản xuất phải tiếp tục sản xuất tiếp những sản phẩm bị chiếm đoạt đó.
Giải pháp