II. AUTOCORRECT
BÀI 6: TRỘN TÀI LIỆU (MAIL MERGE)
Trong thực tế, đơi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…. Thơng tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận, ta cĩ thể dùng cơng cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chĩng.
Tính năng trộn in thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Tính năng này dùng chèn thơng tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đĩ bằng cách kết hợp hai nguồn thơng tin làm một. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thơng tin như: họ tên, năm sinh, địa chỉ, …, trong danh sách để gởi thư mời, giấy báo thi, … Để làm việc này bạn phải cĩ hai tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách, tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ: thư mời, giấy báo thi, …). Cĩ thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge như sau:
1. Tập tin dữ liệu nguồn (data source):
Một File chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ơ.
Hãy tạo tập tin dữ liệu nguồn như sau. Lưu Danh Sach
Hoten Namsinh SBD Phong thi
Chung Thiên Trí 12/01/1986 008 02
Nguyễn Thị Thanh Trúc 20/04/1977 001 01
Hứa Thanh Long 15/01/1975 003 02
Cù Yến Nhi 18/02/1980 004 02
Trầm Hồng Bảo Ngọc 17/03/1977 005 01
Mai Huế Ân 24/12/1985 006 02
Hồ Lệ Ngọc 15/11/1980 007 01
2. Tập tin chính (Main Document):
Một File văn bản mẫu đã được trình bày hồn chỉnh
SỞ GIÁO DỤC / ĐÀO TẠO CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM GDTX TỈNH TRÀ VINH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--- ---