Hoạt động chung của cỏc doanh nghiệp du lịch về tổ chức sự kiện

6. Cấu trỳc của luận văn

2.3.1. Hoạt động chung của cỏc doanh nghiệp du lịch về tổ chức sự kiện

kiện tại Hưng Yờn

Những năm trở lại đõy, nhịp sống kinh tế đó cú nhiều thay đổi, cỏc dịch vụ phỏt triển nhằm tăng hiệu quả kinh doanh nõng cao hỡnh ảnh cho cỏc tổ chức, đặc biệt là cỏc tổ chức kinh doanh trong thời kỳ cạnh tranh nhƣ hiện nay thỡ việc thiết lập cỏc mối quan hệ với ngƣời tiờu dựng và cụng chỳng rất quan trọng.

Hoạt động của cỏc doanh nghiệp du lịch Hƣng Yờn về tổ chức sự kiện cũn rất đơn giản, chƣa cú tớnh chuyờn nghiệp và chi phớ cũn thấp. Nhỡn một cỏch tổng quỏt về hoạt động của doanh nghiệp đầu tiờn là tỡm kiếm khỏch hàng, sau khi đó cú khỏch hàng sẽ gửi bỏo giỏ và kớ hợp đồng rồi thiết kế tổng thể kịch bản và chuẩn bị một số cụng việc cho sự kiện, cuối cựng là quyết toỏn chi phớ thực tế.

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ mụ tả hoạt động của cỏc doanh nghiệp du lịch

- Tỡm kiếm khỏch hàng: Hầu nhƣ cỏc doanh nghiệp du lịch này đều mới gia nhập thị trƣờng về lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện, vỡ thế mà cỏc doanh nghiệp chƣa đƣợc nhiều ngƣời biết đến với khả năng kinh doanh ngành dịch vụ này mà chỉ biết đến cỏc doanh nghiệp tổ chức tour du lịch, vỡ vậy việc tỡm kiếm khỏch hàng đƣợc đặt lờn vai phũng kinh doanh.

Tỡm kiếm khỏch hàng Gửi bỏo giỏ và kớ HĐ Thiết kế tổng thể kịch bản Cụng tỏc chuẩn bị Quyết toỏn chi phớ thực tế

Việc tỡm kiếm khỏch hàng cú thể tiến hành theo nhiều cỏch, và sử dụng nhiều nguồn thụng tin nhƣ thụng tin trờn sỏch, bỏo, internet, thụng tin dựa vào khỏch sử dụng tour của doanh nghiệp… Khi xỏc định xem đối tƣợng khỏch hàng và nhỡn nhận khả năng của khỏch hàng phự hợp với khả năng của doanh nghiệp, cỏc nhõn viờn kinh doanh tiến hành cụng việc tiếp xỳc với khỏch hàng, thụng qua điện thoại, thƣ điện tử, sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, núi chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện.

Giao dịch cú thể đƣợc kớ ngay khi khỏch hàng đang cú nhu cầu thực sự và lƣu ý khi mà khỏch hàng chƣa cú nhu cầu.Việc làm này cũng giống nhƣ gửi một cataloge cho khỏch hàng để khỏch hàng tiến hành lựa chọn, và khỏch hàng sẽ mua khi cú nhu cầu, thụng bỏo với khỏch hàng về sự cú mặt của doanh nghiệp mỡnh, và lƣu ý khỏch hàng sử dụng dịch vụ của mỡnh khi mà khỏch hàng đang muốn tổ chức một sự kiện.

- Gửi bỏo giỏ và kớ kết hợp đồng: Gửi bản bỏo giỏ là dựa vào giỏ thị trƣờng đang cú về dịch vụ tổ chức sự kiện, cỏc doanh nghiệp tham khảo cỏc giỏ cả dịch vụ phụ kốm, tham khảo giỏ của cỏc dịch vụ tổ chức sự kiện của cỏc doanh nghiệp cạnh tranh, cộng thờm phớ dịch vụ, mà phũng kinh doanh gửi cho khỏch hàng một bảng bỏo giỏ cho khỏch hàng, cỏc nhõn viờn kinh doanh tiến hành giao dịch qua email hoặc fax, hoặc trực tiếp gặp mặt khỏch hàng. Việc gửi giấy bỏo giỏ đến cụng ty khỏch hàng là việc làm cú ý nghĩa thiết thực nhất giữa cả hai bờn, bảng bỏo giỏ thụng bỏo với bờn khỏch hàng phạm vi trỏch nhiệm của họ, cũn với bờn khỏch hàng thỡ bảng bỏo giỏ giỳp họ cõn đối lại ngõn sỏch sự kiện và tớnh toỏn xem cú sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp khụng.

Bảng bỏo giỏ khụng chỉ giỳp khỏch hàng hỡnh dung chi phớ trong sự kiện mà cũn giỳp đụi bờn hỡnh dung cỏc mảng của sự kiện, tuy nhiờn bỏo giỏ này là giỏ cho dịch vụ cơ bản, tớnh riờng cỏc dịch vụ thiết bị phỏt sinh. Dựa

vào yờu cầu của bảng bỏo giỏ, thấy cú sự phự hợp với kinh phớ ngõn sỏch của chủ thể sự kiện sẽ tiến hành kớ kết hợp đồng đỏnh dấu sự hợp tỏc đụi bờn.

Hợp đồng kớ kết là giao kốo giữa cỏc doanh nghiệp du lịch và cỏc bờn đối tỏc, những vấn đề mà cả hai bờn thoả thuận từ cụng việc đụi bờn và trƣờng hợp thanh toỏn.v.v…

- Thiết kế kịch bản tổng thể và làm cụng tỏc chuẩn bị: Việc thiết kế kịch bản và làm cụng tỏc chuẩn bị phải làm nối tiếp nhau. Thiết kế kịch bản tổng thể là thiết kế toàn bộ chƣơng trỡnh nhƣng cũng phải phự hợp với mục đớch ban đầu của sự kiện. Cụng tỏc chuẩn bị là lờn kịch bản cỏc vai, phõn cụng mỗi ngƣời một trỏch nhiệm rừ ràng, nhƣ vậy để mọi ngƣời cú ý thức tự giỏc về trỏch nhiệm của mỡnh. Cỏc thành viờn trong nhúm đều cú ảnh hƣởng lẫn nhau.

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sự kiện của doanh nghiệp du lịch

Giỏm đốc là đại diện cho doanh nghiệp chịu trỏch nhiệm trƣớc phỏp luật và trƣớc khỏch hàng. Khi nhận đƣợc yờu cầu của khỏch hàng thỡ phõn

Giỏm đốc Phú Giỏm đốc Phũng tổ chức sự kiện Phũng kinh doanh Phũng hành chớnh nhõn sự Phũng kế toỏn Phũng PR Phũng thiết kế

cụng xuống Phú giỏm đốc và cỏc phũng ban trực thuộc. Cỏc trƣởng phũng phõn cụng cho cỏc nhõn viờn dƣới cấp, sau đú tập hợp cỏc cụng việc đó làm theo nhƣ kịch bản lại cho cỏc trƣởng phũng. Cỏc trƣởng phũng bỏo cỏo cho phú giỏm đốc và cuối cựng bỏo cỏo lờn Giỏm đốc cỏc cụng việc làm đƣợc để kịp thời làm những cụng việc chƣa đƣợc, đang đi chệch hƣớng. Vỡ vậy luồng thụng tin là luồng thụng tin hai chiều, cỏc trƣởng phũng và cỏc nhõn viờn dƣới quyền đều cú thể núi ra suy nghĩ của mỡnh, gúp ý cho cỏc ý tƣởng hoặc cỏc phƣơng phỏp hoạt động tốt hơn, do cú sự phõn cụng rừ ràng ban đầu, cỏc nhõn viờn dễ dàng thực hiện cỏc cụng việc đó đƣợc phõn cụng từ trƣớc đú, cụng việc chia nhỏ nờn sự khú khăn sẽ giảm hơn, và nhõn viờn sẽ hoạt động sỏng tạo hơn. Cỏc bộ phận làm cụng tỏc chuẩn bị, tập hợp cỏc dịch vụ sử dụng cho sự kiện, thuờ cỏc dịch vụ mà cỏc doanh nghiệp khụng thể cú đƣợc, tổng duyệt cỏc kịch bản trƣớc khi sự kiện diễn ra, điều chỉnh những vấn đề cho phự hợp, làm cỏc thủ tục hành chớnh với chớnh quyền sở tại và tại địa điểm tổ chức sự kiện.

- Quyết toỏn chi phớ thực tế: Việc kớ kết một hợp đồng là đỏnh dấu sự giao dịch của một sự kiện đƣợc tổ chức, thỡ việc quyết toỏn tớnh chi phớ tổ chức sự kiện đỏnh dấu sự kết thỳc của một sự kiện. Thụng thƣờng bờn cỏc doanh nghiệp thanh toỏn cỏc khoản chi phớ tổ chức sự kiện trƣớc mà chƣa cú sự đặt cọc, số tiền đƣợc trả sau khi sự kiện kết thỳc. Cỏc doanh nghiệp lập một bảng quyết toỏn chi phớ thực tế đƣa cho bờn khỏch hàng, số tiền sẽ đƣợc chuyển khoản qua ngõn hàng, và mọi thắc mắc liờn hệ với phũng kế toỏn và giải thớch rừ ràng từng khoản mục một.

Hiện nay một phần do quy mụ cỏc sự kiện ở Hƣng Yờn cũn nhỏ nờn cung ứng những dịch vụ này chỉ đũi hỏi chiến lƣợc của doanh nghiệp tập trung ở thị trƣờng tỉnh nhà. Đội ngũ nhõn viờn đƣợc đào tạo bài bản chuyờn nghiệp sẽ đỏp ứng đƣợc nhu cầu và từng bƣớc mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

2.3.2.Quy trỡnh tổ chức sự kiện của cỏc doanh nghiệp du lịch tỉnh

2.3.2.1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

- Xỏc định mục đớch: Sự kiện nào tổ chức cũng phải cú mục đớch rừ ràng, nhằm thoả món nhu cầu mong muốn của chủ sự kiện. Vỡ vậy, doanh nghiệp phải xỏc định rừ mục đớch của sự kiện là gỡ? Ra mắt sản phẩm, hội nghị khỏch hàng, họp bỏo... để cú sự chuẩn bị phự hợp và chớnh xỏc cho sự kiện của mỡnh. Cỏc doanh nghiệp luụn xỏc định rừ ràng mục đớch phải cú ý nghĩa đớch thực phải đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành cụng cao và tăng uy tớn cho đối tƣợng, giành đƣợc thiện cảm của những thành viờn và cỏc đối tƣợng quan tõm.

Cỏc mục đớch tổ chức sự kiện của cỏc doanh nghiệp luụn rừ ràng, thể hiện rừ bản chất của sự vật hiện tƣợng, phự hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tƣợng. Điều này sẽ trỏnh đƣợc thất bại, lóng phớ ngõn sỏch và những hậu quả khụng mong muốn và điờ̀u này cũng sẽ giúp nhƣ̃n g người trong tụ̉ chƣ́c giƣ̃ t ập trung và không xoay ra khỏi nhƣ̃ng lý do chính đờ̉ tụ̉ chƣ́c sƣ̣ kiện. Tại Hƣng Yờn cỏc sự kiện mới chỉ tổ chức trong phạm vi vừa và nhỏ nờn cỏc doanh nghiệp khụng khú khăn trong quỏ trỡnh xỏc định mục đớch tổ chức và mục đớch cũn phụ thuộc vào yờu cầu của chủ sự kiện. Một sự kiện tổ chức thƣờng hƣớng tới một số mục đớch. Cỏc doanh nghiệp luụn xỏc định cho mỡnh những mục đớch chớnh, mục đớch phụ để tập trung ƣu tiờn trong thực hiện. Đồng thời cũng xem xột mục đớch đƣa ra cú phự hợp khụng? Mục đớch cũn gắn liền với quy mụ và ngõn sỏch tổ chức sự kiện.

Trong 30 khỏch hàng đƣợc hỏi đó sử dụng dịch vụ sự kiện của doanh nghiệp thỡ cú khoảng 18 khỏch hàng bằng lũng với mục đớch đó đạt đƣợc chiếm khoảng 60% cũn 12 khỏch hàng chiếm 40% chƣa đƣợc thoả món với mục đớch sự kiện đƣa ra.

Vớ dụ, Sự kiện khai trƣơng, giới thiệu sản phẩm mới, tài trợ cỏc cuộc thi, kỷ niệm thành lập cụng ty…Mục đớch của tổ chức sự kiện là gõy sự chỳ ý

cho sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp từ đú giỳp tăng doanh số bỏn của cụng ty. Đối với cỏc sự kiện lễ hội truyền thống việc tổ chức sự kiện là một dịp thể hiện nhu cầu mong muốn của toàn bộ tập thể, mang lại giỏ trị tinh thần cho toàn bộ ngƣời tham dự và cụng chỳng quan tõm. Đối với sự kiện thể thao tổ chức trong cụng ty mục đớch của cỏc sự kiện này cú thể là tăng sự gắn kết của cỏc thành viờn cụng ty (nếu tổ chức cho nhõn viờn). Đối với sự kiện hội nghị khỏch hàng mục đớch là củng cố hỡnh ảnh của cụng ty trong mắt đối tỏc (nếu tổ chức cho đối tỏc) hay xõy dựng hỡnh ảnh của cụng ty trờn cỏc phƣơng tiện truyền thụng.

Thực tế cho thấy cú rất nhiều cụng ty dỏm bỏ ra hàng trăm triệu mỗi năm để tổ chức sự kiện và đạt khụng ớt thành cụng nhƣ tăng doanh số bỏn, tăng uy tớn tăng giỏ trị tài sản thƣơng hiệu trờn thị trƣờng cạnh tranh. Nhƣng khụng phải lỳc nào cũng đỏp ứng đƣợc nhu cầu của chủ sự kiện đặt ra.Vỡ nhu cầu tổ chức sự kiện dự nhỏ hay lớn đều phải phự hợp với ngõn sỏch tổ chức sự kiện.

- Xỏc định địa điểm: Hiện nay ở Hƣng Yờn cỏc sự kiện đƣợc tổ chức ngoài trời thỡ địa điểm tổ chức làm tại nơi diễn ra sự kiện nhƣ sự kiện lễ hội. Một số sự kiện đƣợc tổ chức ngoài trời nhƣ Lễ hội đền Mẫu, lễ hội đền Đa Hoà – Dạ Trạch, đền Mõy…Cảnh thiờn nhiờn cựng với bài trớ của con ngƣời khụng khớ nhộn nhịp của ngày hội..Sự kiện chỉ cú thể diễn ra ở bờn ngoài mới cú thể đỏp ứng đƣợc nhu cầu của khỏch.

Cũn nếu sự kiện diễn ra trong nhà thƣờng là cỏc sự kiện thƣơng mại nhƣ giới thiệu sản phẩm, khai trƣơng trụ sở, tri õn khỏch hàng, cỏc sự kiện biểu diễn nghệ thuật, hội họp…. thỡ cỏc doanh nghiệp du lịch vẫn thƣờng xuyờn phải thuờ cỏc địa điểm tổ chức sự kiện nhƣ: Cỏc nhà hàng, khỏch sạn, trung tõm Hội nghị quốc tế Plaza… Địa điểm thuờ phụ thuộc vào nhu cầu của chủ sự kiện, giỏ cả phụ thuộc vào địa điểm và thời gian.

Tại Hƣng Yờn giỏ thuờ phũng hội nghị của cỏc khỏch sạn từ 1-2 sao nhƣ khỏch sạn Nam Hải, Ngõn Giang, Á Đụng… sức chứa 150 – 200 khỏch,

thời gian khoảng 2h-4h là từ 1,5 triệu – 2 triệu đồng. Đối với trung tõm Hội nghị quốc tế Plaza giỏ cao hơn khoảng trờn 2 triệu vỡ sức chứa phũng khoảng trờn 500 ngƣời. Cũn với cỏc sự kiện nhỏ thỡ thuờ địa điểm tại cỏc nhà hàng giỏ dao động từ 700 trăm nghỡn đến 1,5 triệu. Hợp đồng thuờ địa điểm sẽ đƣợc kớ kết giữa hai bờn (xem phụ lục) và ngoài thuờ địa điểm, chủ sự kiện thƣờng thuờ thờm một số dịch vụ bổ sung cho địa điểm nhƣ micro, hoa bục phỏt biểu, hoa bàn Vip, nƣớc uống, tiệc trà, mỏy chiếu, màn hỡnh…

- Dự toỏn ngõn sỏch và lập kế hoạch: Việc quan trọng nhất của một sự kiện, là dự toỏn về ngõn sỏch, đụi khi bờn chủ sự kiện cũng yờu cầu bờn cỏc doanh nghiệp dự toỏn sơ bộ ngõn sỏch, thƣờng thỡ ở trong bảng bỏo giỏ của cỏc doanh nghiệp nhƣng đụi khi chủ thể sự kiện lờn khung dự toỏn ngõn sỏch, và giao cho bờn cỏc doanh nghiệp tớnh toỏn dự toỏn cho danh mục hàng hoỏ và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện, cỏc chi phớ cho cỏc hoạt động dịch vụ thiết yếu.

Bảng 2.1. Dự toỏn ngõn sỏch về một sự kiện thƣơng mại của Cụng ty du lịch Á Đụng tại Hƣng Yờn

STT Nội dung hạng mục ĐVT Số

lƣợng Đơn giỏ Thành tiền 1

Cổng hơi đầu rồng dỏn đề

can tờn chƣơng trỡnh dài 15m chiếc 1

3,500,000 3,500,000 2 Sõn khấu khung hộp KT : 8m*4m (thảm đỏ, bục phỏt biều, bậc tam cấp lờn xuống

sõn khấu) m2 32 120,000 3,840,000 3

Khung backdrop sõn khấu KT : 8m*3m (thiết kế,

khung, căng treo) m2 24

150,000

3,600,000

4

Bàn đại biều VIP KT:

1.8m*0.5m mặt bàn trắng, chiếc 4

100,000

400,000

rốm quõy xung quanh đỏ xếp ly

5

Ghế Xuõn Hũa phủ vỏy ghế

trắng, nơ ghế đỏ bộ 200

25,000

5,000,000

6 Giàn phỏo điện (10 quả) quả 10

150,000

1,500,000

7

Âm thanh 06 loa đơn JBL Cụng suất 600W/ Loa, Bàn Mixer, 6 Micro khụng dõy, cục cụng suất, chõn micro, Thiết bị phụ trợ đi kốm õm

thanh, Kỹ thuật điều chỉnh bộ 1

4,000,000 4,000,000 8 Nhạc cụng chƣơng trỡnh ngƣời 1 1,000,000 1,000,000 9 Ca sĩ hỏt nhạc mới (1 nam và 2 nữ) ngƣời 3 1,500,000 4,500,000 10 MC nữ/ nam Dẫn chƣơng trỡnh ngƣời 1 3,500,000 3,500,000 11 Banner ngang KT :

6m*0.7m (in + căng treo) chiếc 2

250,000 500,000 12 Banner dọc KT :

1.5m*0.6m (in + căng treo) chiếc 10

150,000 1,500,000 13 Chi phớ lắp đặt và vận chuyển bộ 1 2,500,000 2,500,000 TỔNG CỘNG 35,340,000 Chi phớ khỏc cho chƣơng trỡnh

1. Rửa ảnh

2. In thẻ Ban tổ chức 3. Phớ tiếp khỏch 4. Ăn uống

Trờn thực tế cỏc sự kiện cú thể khỏc nhau về tớnh chất, quy mụ… Do đú mà danh mục hàng húa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khỏc nhau. Vỡ thế mà cỏc doanh nghiệp đó cõn đối lựa chọn ra danh mục thớch hợp cho sự kiện.

Bảng 2.2. Danh mục những hàng húa, dịch vụ thƣờng cú trong tổ chức sự kiện của doanh nghiệp du lịch Hƣng Yờn

Stt Danh mục hàng hoỏ Stt Danh mục hàng hoỏ

1 Thƣ mời 12 Phim ảnh

2 Thuờ địa điểm tổ chức 13 Thực đơn

3 Thức ăn 14 An ninh

4 Đồ uống 15 Chi phớ nhõn cụng

5 Trang trớ nội thất 16 Tiền điện

6 Trang trớ khỏc 17 Thực trạng thiết bị

7 Âm nhạc 18 Vật liệu quảng cỏo

8 Giải trớ 19 Thụng tin liờn lạc

9 Dẫn chƣơng trỡnh 20 Quà tặng

10 Ánh sỏng 21 Vận chuyển

11 Sõn khấu 22 Cỏc chi phớ khỏc

Theo tỏc giả tổng hợp

Với cỏc doanh nghiệp du lịch Hƣng Yờn, cỏc sự kiện do doanh nghiệp tổ chức thỡ Ban tổ chức thƣờng gọn nhẹ hơn với cơ cấu quan hệ trực tiếp với cỏc đầu cụng việc một cỏch linh hoạt và tiết kiệm chi phớ.

Ban tổ chức với thành phần gồm:

Trƣởng ban: phụ trỏch chung, cú thể kốm thờm một số việc.

Phú ban: phụ trỏch hoạt động hoặc nội dung. Chuyờn tổ chức cỏc nội dung hoạt động chớnh trong sự kiện.

Một số ủy viờn khỏc chuyờn lo từng nội dung nhỏ nhƣ văn nghệ, trũ chơi, õm thanh, ỏnh sỏng, tiếp tõn…

Bảng 2.3. Bảng lập kế hoạch cụng việc về một sự kiện Khai trƣơng của