Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán TSCĐ theo hình thức NKC
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty Cổ phần Sông Đà 7)
Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ về TSCĐ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ
Chứng từ tăng, giảm, bảng khấu hao
tài sản cố định Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy SỐ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214 Bảng cân đối số phát sinh Thẻ, sổ chi tiết tài sản cố định Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán
In các báo cáo kế toán, các sổ kế toán.
liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 211, 212, 213, 214 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết luôn được thực hiện tự động và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ
Hạch toán TSCĐ tăng do mua sắm tại Công ty Cổ phần Sông Đà 7
Quy trình luân chuyển chứng từ tổng quát khi tăng TSCĐ do mua sắm được minh hoạ theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 5: Luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ kế toán tăng TSCĐ
(1) (2)
Để trình bày cụ thể những chứng từ sử dụng, quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán tăng TSCĐ của Công ty do mua sắm, lấy ví dụ điển hình về việc mua sắm 1 ôtô tải ben tự đổ CAT 769D nhằm phục vụ cho nhu cầu hoạt động của Chi nhánh Sông Đà 702.
Dựa vào tình hình thực tế nhu cầu sử dụng tài sản cũng như việc nâng cao năng suất lao động, chất lượng công trình đắp đập tại thuỷ điện Sơn La do Chi nhánh Sông Đà 702 đang thi công. Chi nhánh Sông Đà 702 có nhiệm vụ lập kế
Phòng Vật tư- Cơ giới viết giấy đề nghị mua hàng
Phòng kế toán lập hồ sơ TSCĐ Tổng giám đốc Công ty, Tổng Công ty duyệt mua
Bộ phận sử dụng
Phòng kinh tế tiến hành kí hợp đồng mua tài sản
hoạch mua sắm TSCĐ mà cụ thể là máy thi công để gửi về phòng Vật tư- Cơ giới của Công ty Sông Đà 7. Sau đó, phòng Vật tư- Cơ giới viết giấy đề nghị trình Tổng giám đốc Tổng Công ty Sông Đà phê duyệt (1). Tại đây, Tổng Giám đốc sẽ tiến hành xem xét, kiểm tra và phê duyệt để có quyết định về phòng Vật tư- Cơ giới (2). Căn cứ vào quyết định của Tổng Giám đốc, chuyển cho phòng Kinh tế có trách nhiệm lấy báo giá của ôtô tải ben tự đổ CAT 769D, lựa chọn mua và tiến hành kí Hợp đồng với bên bán là Công ty TNHH Hưng Thiên (3). Các bên tiến hành bàn giao 1 ôtô tải ben, lập biên bản bàn giao, Công ty Cổ phần Sông Đà 7 nhận Hoá đơn GTGT của bên bán. Khi hoàn thành bàn giao hai bên tiến hành thanh lý Hợp đồng và lập biên bản thanh lý Hợp đồng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT mà bên bán phát hành, Công ty tiến hành thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng. Dựa vào các chứng từ trên mà phòng Kế toán- Tài chính nhập vào máy tính, phần mềm kế toán SAS sẽ tự động chuyển số liệu vào phiếu hạch toán, sổ chi tiết TSCĐ, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TSCĐ (4).
Từ kế hoạch mua sắm TSCĐ sử dụng trong năm, Chi nhánh Sông Đà 702 gửi Tờ trình lên Công ty Cổ phần Sông Đà 7 có mẫu như sau:
CÔNG TY CP SÔNG ĐÀ 7 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH SÔNG ĐÀ 702 Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Sơn La, ngày 28 tháng 5 năm 2012
TỜ TRÌNH
( v/v: trang bị thêm xe máy, thiết bị) Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Sông Đà 7
Phòng Quản lý Vật tư- Cơ giới Công ty. Căn cứ theo:
- Năng lực thiết bị hiện có của Chi nhánh Sông Đà 7
- Tiến độ và khối lượng công việc tại công trình thuỷ điện Sơn La
Chi nhánh Sông Đà 702 kính trình Giám đốc Công ty và Phòng Quản lý Vật tư- Cơ giới Công ty đầu tư thêm cho đơn vị 1 xe ôtô tải ben tự đổ ( trọng tải từ 30- 50 tấn) Rất mong được sự lưu tâm giải quyết của các quý ông Xin chân thành cảm ơn!
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH ( Ký, họ tên)
Biểu mẫu 2: Tờ trình về việc trang bị thêm xe máy, thiết bị
Công ty Cổ phần Sông Đà 7 có nhu cầu mua mới 1 ôtô tải ben tự đổ CAT 769D, Công ty làm một giấy Đề nghị yêu cầu Tổng công ty đồng ý xét duyệt. Mẫu giấy yêu cầu Tổng công ty như sau:
Tổng Công ty Sông Đà CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty CP Sông Đà 7 Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số: 385 CT/QL-CG-VT Hà Nội, ngày 07 tháng 06 năm 2012
GIẤY ĐỀ NGHỊ
Kính gửi: Tổng giám đốc Tổng công ty Sông Đà Căn cứ:
- Kế hoạch đầu tư, đổi mới trang thiết bị của Tổng Công ty
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2012 của Công ty Sông Đà 7 - Tình hình thực tế của đơn vị thi công tại chi nhánh Sông Đà 702
- Tình trạng máy móc thiết bị hiện có của Công ty, Công ty Sông Đà 7 đề nghị: Tổng giám đốc duyệt mua một số TSCĐ sau:
STT Tên TSCĐ Nước sản
xuât
Số lượng Ghi chú 1 Ôtô tải ben tự đổ CAT 769D ( 38-40 tấn) Hoa Kỳ 1 cái
2 … … …
Rất mong được sự lưu tâm giải quyết, xin cảm ơn!
Giám đốc công ty ( Ký, đóng dấu, họ tên)
Biểu mẫu 3: Giấy đề nghị duyệt mua TSCĐ
Sau khi nhận được giấy đề nghị của Công ty Cổ phần Sông Đà 7 gửi lên, Tổng Công ty xem xét, ý kiến phản hồi được ghi trong quyết định phê duyệt như sau:
BỘ XÂY DỰNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số 189 TCT/ HĐQT Hà Nội, ngày 15 tháng 06 năm 2012
QUYẾT ĐỊNH
CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
( v/v: Phê duyệt giấy đề nghị mua ôtô tải ben tự đổ CAT 769D 38- 40 tấn)
Căn cứ:
- Kế hoạch đầu tư đổi mới trang thiết bị của Tổng công ty
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2012 của Công ty Sông Đà 7 - Giấy đề nghị số 385 của Giám đốc Công ty Cổ phần Sông Đà 7
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Phê duyệt cho Công ty Cổ phần Sông Đà 7 mua ôtô tải ben 38- 40 tấn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Điều 2 : Đơn vị tiến hành đấu thấu thu mua tài sản. Biên bản giao nhận tài sản gửi về phòng Quản lý Vật tư- Cơ giới và phòng Tài chính- Kế toán Tổng công ty để theo dõi.
Điều 3 : Các ông giám đốc, trưởng phòng quản lý Vật tư- Cơ giới, kế toán trưởng, trưởng phòng tổ chức hành chính công ty Sông Đà 7 có trách nhiệm thi hành quyết định này
Nơi gửi: Tổng giám đốc Tổng Công ty - Điều 3 ( ký, đóng dấu, họ tên) - Lưu tại phòng QL VT- CG
Biểu mẫu 4: Quyết định của HĐQT phê duyệt mua TSCĐ
Sau khi nhận được quyết định phê duyệt của Tổng công ty, Công ty Cổ phần Sông Đà 7 lấy báo giá của ôtô tải ben tự đổ cần mua cụ thể như sau:
Công ty TNHH Hưng Thiên GIẤY BIÊN NHẬN
VP: 210- Long Biên (BÁO GIÁ) Điện thoại: 04.7471719
FAX : 04.8235317
Tên khách hàng: Công ty Cổ phần Sông Đà 7
Địa chỉ: Toà nhà Sông Đà – Phạm Hùng - Từ Liêm- Hà Nội
ĐVT VNĐ
TT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1 Ô tô tải ben CAT 769D 1 cái 760.000.000 760.000.000
Cộng 760.000.000
Thành tiền( bằng chữ): Bảy trăm sáu mươi triệu đồng chẵn
Giám đốc Công ty Ngày 30 tháng 6 năm 2012 Người nhân hàng Người viết
Biểu mẫu 5: Giấy biên nhận( báo giá)
Công ty căn cứ vào các chỉ tiêu đề ra kết hợp với các thông tin tham khảo đi đến quyết định chọn Công ty TNHH Hưng Thiên là đơn vị cung cấp ô tổ tải ben. Sau đó, phòng Kinh tế kế hoạch ký kết hợp đồng với Công ty TNHH Hưng Thiên.
CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 7 HD số 32./ KTTM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do -Hạnh púc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
V/v Cung cấp Ô tô tải ben
- Căn cứ Luật Thương Mại
- Căn cứ vào thỏa thuận của hai bên ngày 30 tháng 06 năm 2012
Bên A (Bên bán): Công ty TNHH Hưng Thiên
Địa chỉ: 210- Tổ 30- P. Thượng Thanh- Long Biên- Hà Nội Điện thoại/fax:
Đại diện: Nguyễn Thành Nghĩa - Chức vụ: Phó Giám Đốc MST: 0101310696
Bên B (Bên mua): CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 7
Địa chỉ: Xã Ít Ong - Huyện Mường La - Tỉnh Sơn La
Văn phòng đại diện: Tòa nhà Tập Đoàn Sông Đà - Số 32 đường Phạm Hùng - huyện Từ Liêm - thành phố Hà Nội
Điện thoại: 04 3787 8230 - Fax: 04 3787 8229 – Email : songda7.sd@gmail.com MST : 0100845515
Đại diện: Nguyễn Hữu Danh – Giám Đốc
Sau khi bàn bạc thống nhất hai bên cùng thoả thuận ký kết hợp đồng với những điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung hợp đồng
Đơn vị tính: đồng
STT Tên sản phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Ô tô tải ben CAT 769D
1 760.000.000 760.000.000
Tổng cộng 760.000.000
Thuế GTGT: 10% 76.000.000
Tổng giá thanh toán 836.000.000
Điều 2 : Phương thức thanh toán
2.1 Hợp đồng này có hiệu lực từ khi bên A nhận được khoản tiền ứng trước 50% tổng giá thanh toán
2.2 Số tiền còn lại 50% bên B thanh toán hết cho bên A sau khi kiểm nghiêm đầy đủ và đúng chất lượng của ô tô tải ben CAT 769D bên A đã giao .
2.3 Phương thức thanh toán : Chuyển khoản
Điều 4: Phương thức giao nhận
- Bên A giao hàng tại văn phòng đại diện: Tòa nhà Tập Đoàn Sông Đà - Số 32 đường Phạm Hùng - huyện Từ Liêm - thành phố Hà Nội.
- Thời gian giao hàng: ngày 30 tháng 06 năm2012 ( chỉ tính theo giờ làm việc) kể từ khi bên A nhận được tiền chuyển khoản hoặc tiền mặt của bên B.
Điều 5: Bảo hành :
- Thời hạn bảo hành 2 năm theo tiêu chuẩn quy định. Địa điểm bảo hành tại
Hà Nội.
- Trong trường hợp Bên B làm hỏng do tai nạn hoặc thực hiện không đúng hướng dẫn sử dụng và giám sát, nghiệm thu với nội dung đã huấn luyện và phổ biến của Bên A . Bên A không chịu trách nhiệm lỗi do bên B gây ra .
Điều 6: Trách nhiệm hai bên * Trách nhiệm bên A
- Bên A hướng dẫn cho nhân viên của Bên B những kỹ thuật cơ bản để có thể thực hiện việc bảo quản và cách sử dụng đúng cách.
* Trách nhiệm bên B
- Bên B có trách nhiệm nhận ô tô ben CAT 769D của bên A theo hợp đồng . - Bên B có trách nhiệm thanh toán 50 % số tiền hàng còn lại sau khi nhận đủ hàng của bên A giao .
Điều 7: Thời hạn hiệu lực, kéo dài và chấm dứt hợp đồng.
- Hợp đồng này có giá trị từ ngày 30 tháng 06 đến ngày 30 tháng 09 năm 2012. Nếu cả hai bên mong muốn tiếp tục hợp đồng, các thủ tục gia hạn phải được thỏa thuận trước khi hết hạn hợp đồng trong thời gian tối thiểu là 5 ngày.
Điều 9: Xử lý phát sinh và tranh chấp
Trong khi thực hiện nếu có vấn đề phát sinh hai bên cùng nhau bàn bạc thỏa thuận giải quyết. Nếu hai bên không tự giải quyết được, việc tranh chấp sẽ được phân xử tại Tòa kinh tế . Quyết định của tòa án là cuối cùng mà các bên phải thi hành.Phí tòa án sẽ do bên có lỗi chịu trách nhiệm thanh toán.
Những chi tiết không thể trong hợp đồng này, nếu có xảy ra, sẽ thực hiện theo quy định chung của Luật thương mại, Nghị định 25/CP và pháp lệnh hiện hành.
Hợp đồng này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty tiến hành họp Hội đồng kiểm nghiệm, Biên bản họp như sau:
CÔNG TY SÔNG ĐÀ
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( VẬT TƯ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Ngày 30 tháng 06 năm 2012
Hoá đơn số : HĐ GTGT 0076328 Ngày 01 tháng 6 năm 2012 của Công ty TNHH Hưng Thiên 210- Tổ 30- P. Thượng Thanh- Long Biên- Ha Nội.
Thành phần kiểm nghiệm, gồm có:
Ông (bà): Nguyễn Thị Nga Chức vụ: P. phòng quản lý VT- CG Ông (bà): Đặng Kim Ngọc Chức vụ: Trưởng phòng TCKT Ông (bà): Nguyễn Quốc Trường Chức vụ: P.Phòng Kinh tế Ông (bà): Trần Tuấn Anh Chức vụ: Nhân viên bán hàng Nội dung kiểm nghiệm các hàng hoá
Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư, Mã số Phương thức kiểm ĐVT Số lượng
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất Ô tô tải ben tự đổ
CAT 769D Loại 38- 40 tấn Xem xét, đếm số lượng cái 01 01 không
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Hàng đúng quy cách phẩm chất. Thành phần kiểm nghiệm
Bên giao Kế toán Đại diện kỹ thuật Ban VT- CG ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu mẫu 6:Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá
Sau khi hội đồng kiểm nghiệm đưa ra biên bản kết luận tài sản mua vào đúng quy cách số lượng và chất lượng, Công ty quyết định mua ô tô tự đổ ben. Sau đó, khi ô tô được giao cho Công ty thì làm Biên bản bàn giao thiết bị theo mẫu như sau:
TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty CP Sông Đà 7 Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số 364/ QLVT- CG
BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ
Hôm nay, ngày 01 tháng 07 năm 2012 tại Công ty Cổ phần Sông Đà 7- Toà nhà Sông Đà- Phạm Hùng - Từ Liêm- Hà Nội.
A/ THÀNH PHẦN
1. Bên giao: Công ty TNHH Hưng Thiên, đại diện:
- Ông, bà: Nguyễn Quốc Doanh Chức vụ: Phó phòng Kinh doanh - Ông, bà: Trần Tuấn Anh Chức vụ: Nhận viên bán hàng 2. Bên nhận: Công ty Cổ phần Sông Đà 7
- Ông, bà: Nguyễn Thị Nga Chức vụ: P. Phòng VT- CG - Ông, bà: Đặng Kim Ngọc Chức vụ: Trưởng phòng TCKT - Ông, bà: Nguyễn Quốc Trường Chức vụ: P. Phòng Kinh tế.
Hai bên cùng nhau thống nhất giao nhận lô hàng xe ô tô tải ben tự đổ CATERPILLAR và phụ kiện theo Hợp đồng số: 160507/DCD- SD7 ngày 16 tháng 5 năm 2012 cụ thể như sau:
* 1 ô tô tải ben hiệu CATERPILLAR Model 769D mới 100% - Số khung: CAT769DABBB00443 - Số máy: 5XD 03800 - Trọng lượng: 39.985kg * 1 hòm gỗ: - Trọng lượng: 488kg B/ TÌNH HÌNH KỸ THUẬT 1.Phần động lực: Tốt 6. Chất lượng còn lại: 100%
2.Cơ cấu di chuyển: Tốt 7. Dụng cụ phụ tùng kèm theo: Tốt 3.Cơ cấu công tác: Tốt 8. Nước sản xuất: Hoa Kỳ
4.Khung và cơ cấu khác: Tốt 9. Năm sản xuất: 2012 5.Kết luận tình trạng kỹ thuật: Tốt
Hai bên đã thống nhất giao nhận lô hàng trên không có vướng mắc để làm cơ sở thanh toán. Biên bản được lập thành 08 bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên giao 04 bản, bên nhận 04 bản
Đại diện bên giao Lái xe Đại diện bên nhận ( Ký tên, đóng dấu) ( Ký tên) ( Ký tên, đóng dấu).
Biểu mẫu 7: Biên bản bàn giao thiết bị
lấy Hoá đơn mua ô tô để hạch toán vào phần hành Tài sản cố định. Hoá đơn là một chứng từ quan trọng làm căn cứ pháp lý của nghiệp vụ mua bán tài sản và được in